El sistema GTD total no existe

El sistema GTD total no existe

“No es humano el deber que por soñar una humanidad perfecta es inexorable con los hombres”Jacinto Benavente (1866 – 1954). Dramaturgo y crítico español.

Cuando empecé a practicar GTD, como tantos otros novatos, pasé muchísimo tiempo obsesionándome con los detalles. Cada pocos días probaba un nuevo software o introducía una variante que supuestamente iba a mejorar el sistema. Por supuesto, al cabo de unos pocos días ya había encontrado otra forma supuestamente mejor de hacer las cosas. Y transcurridas unas semanas, volvía a probar las mismas cosas que había probado al principio, porque nada de lo demás había resultado tan perfecto como esperaba.

En mi ingenuidad e inexperiencia, pensaba que la clave estaba en las herramientas, en tenerlo todo milimétricamente organizado, por colores, tamaños y formas. Afortunadamente, hace tiempo que aprendí la primera lección de GTD: el secreto no está en las herramientas, sino en la mente: enfoque, constancia y hábitos. Desgraciadamente, tardé un poquito más en aprender otra de las lecciones importantes: que no existe el sistema GTD total.

No sé si a vosotros os has pasado lo mismo al empezar a practicar GTD, pero yo perdí incontables horas intentando que mis listas contextuales fueran perfectas. No soportaba la idea de que faltara alguna idea o tarea, por pequeña que fuera. Tampoco podía toparme con próximas acciones que ya estaban terminadas y no había marcado como tales, sin sentir culpabilidad. Llegaba incluso al absurdo de intentar mantener en mi sistema un registro completo de todas las acciones que componían mis proyectos.

En mi intento obsesivo por tener el sistema GTD total perdía de vista el objetivo real de practicar la productividad personal: mantener el control, ganar perspectiva y trabajar sin estrés. Paradójicamente, buscando la perfección de mi sistema nunca sentía que tenía el control –mi sistema siempre estaba incompleto o era inexacto–, e intentarlo mantener actualizado a cada segundo me generaba muchísimo más estrés del que supuestamente me libraba.

Aunque me costó algo de tiempo, finalmente me di cuenta de que GTD era un medio, no un fin en sí mismo. No podía ser esclavo de la herramienta, sino que debía valerme de ella para mis propósitos. Decidí deshacerme del perfeccionismo que había estado persiguiendo hasta entonces.

Así que asumí que mis listas nunca iban a ser perfectas, ni tenían porqué serlo. Que no me iba a morir si no podía hacer una revisión semanal cada viernes, religiosamente siempre que tuviera un cierto nivel de control –ya lo haría en algún momento de la siguiente semana, o cuando sintiera que lo necesitaba. Que no había software, Moleskine o pluma Mont Blanc que fueran a hacer que mi sistema GTD funcionara a la perfección.

Asumir la “imperfección” de mi sistema me permitió aprender que no merece la pena emplear energía en intentar tener un sistema GTD total –algo que dudo que nadie pueda tener alguna vez–, y que es mejor emplear esa energía en sacar adelante los proyectos valiosos que están representados en él, aunque sea de manera imperfecta.

Ahora, nunca quito el ojo del horizonte y soy bastante flexible con la forma en que practico GTD. Pero sobre todo, puedo vivir con la idea de un sistema que sé que no representa todo mi mundo productivo a la perfección, pero sí lo suficientemente bien como para mantener el control, enfocar mis esfuerzos con perspectiva y trabajar sin estrés. Al fin y al cabo, de eso se trata, ¿no?

Y tú, ¿sigues intentando que tu sistema GTD sea perfecto? Comparte tu experiencia y opinión en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Michael Vroegop (via Flickr)

13 comentarios

  1. Como profesora de comercio internacional en un ciclo formativo, y en otros lares, podéis imaginar que no necesito un sistema de productividad sofisticado. No obstante, desde pequeñita me encantaba guardar cosas en cajas, ordenar estanterías y además me convertí en una experta en encontrar cosas, gracias a mi madre, que siempre olvidaba donde había dejado su cartera y demás objetos. Total que siempre me gustó el tema de la organización y la productividad. Y después de varios años de encontrar información muy valiosa para mis clases y de no saber donde estaba cuando realmente la necesitaba, empecé a interesarme por la productividad en serio. Encontré el libro de David Allen a finales de 2009 y desde entonces he intentado implementar su sistema: lo he leído varias veces, tengo archivadores, me hago listas y sigo varios de los blogs más interesantes sobre productividad, entre ellos el tuyo. Me habéis ayudado a aprender un montón de cosas y he descubierto que adaptarse al sistema GTD de David Allen es lo mejor. Cómo tu dices lo importante no son las herramientas sino lo que consigo con ellas y además disfrutar. Actualmente mi sistema no es perfecto, pero me sirve para encontrar lo que necesito para mi vida y mis clases, así como hacer más cosas que me gustan con el mismo tiempo.
    Utilizo archivadores, bandejas, libreta papel para listas.
    Aplicaciones: Dropbox, Evernote, Wunderlist, Xmind, Delicious.

    Y acepto, que GTD es el sistema que mejor me funciona, y lo seguiré adaptando, porque creo que es perfecto vivir con la imperfección y disfrutar de la vida.

    Saludos y gracias por todas tus ideas, sigo aprendiendo contigo.

  2. Gracias, Jero.

    Creo que eso es lo que me ha estadopasando (el buscar el sistema perfecto), de hecho acabo de terminar unas semanas de llevar GTD en papel, lo que me ha hecho recordar la simplicidad de GTD y ahora con tu artículo vuelvo a recuperar el camino.

    Gracias.

  3. Hola Jero,

    Es una verdad como un puño, simplísima de comprender y dificilísima de erradicar (aunque me considero consciente y me esfuerzo en combatirlo no me atrevo ni de lejos a afirmar que lo he logrado).

    Aunque una cosa si es cierta. GTD tiene un componente personal mayoritario. Si le entregases a otra persona la infraestructura que utilizas (tu libreta, bandejas de entrada, cuenta de Evernote o lo que sea), no tendría prácticamente nada de GTD. Así que si por este principio asumimos que GTD es principalmente un sistema basado en nuestras capacidades, es lógico que fallará tanto como un humano (o sea, nosotros).

    Curiosamente cuando llevas un tiempo aplicando un método de organización da la sensación de que tu organización falla con más frecuencia. Aunque a decir verdad, sospecho que es porque cuando tienes un sistema te enteras de la mayoría de tus errores, y antes de muchos menos.

  4. Como siempre, lo clavas. Mis altibajos con el sistema se conocen desde hace tiempo. No hace mucho asumí que “GTD total” difiere de cada uno por el grado en el que cada uno organiza sus cosas.

    Sigo leyendo GTD y asumiendo detalles cada X tiempo cuando las circunstancias cambian. De la última leida saqué una frase que dice mas o menos que uno tiene que llevar un control de tal manera que lo que tiene que conseguir es sacarlo de la cabeza.

    Yo lo hacia de tal manera que no solo lo sacaba de la cabeza sino que me daba mas trabajo. De la misma manera en este momento lo interpreto que cada uno lleva el sistema a su manera. Explico: Mismo trabajo, mismo proyecto, coincidencia en el espacio, en el tiempo, mismo sistema, diferente persona, diferente GTD. Vamos todo igual pero, cambio de interpretación, cualidades y capacidades (cambio personal), cambio de GTD. Mismo sistema, distintos niveles de complejidad.

    Saludos, y sigue como siempre.

  5. Me siento identificado….con el problema añadido de que disfruto probando las herramientas, definiendo las listas, dándole la vuelta a las categorías, jugando con los proyectos. En fin, que pierdo el objetivo real del sistema como bien describes, pero con gusto ;-)

    Buen articulo para variar!!

  6. Considero que probar diferentes herramientas para gestionar gtd (desde las analógicas hasta las digitales) es una necesidad hasta encontrar cual de todos es el sistemas al que mejor nos adaptamos. Sin embargo cuando esto no se detiene y vivimos indefinidamente buscando el sistema perfecto, la búsqueda se vuelve patológica y perdemos el horizonte. En mi afán de alcanzar un modelo de gtd sin fisuras, llegue a complicarlo de tal manera que me resultaba insostenible y volvía a internar desde el principio. Hoy mi herramienta es un mix de tecnología y lápiz y papel. Trato de combinar lo mejor de ambos mundos. Hoy me resulta. Y trato que los futuros upgrade de gtd sean eso, pequeñas mejoras y no cambios radicales. Un saludo enorme desde el extremo sur del continente Americano.

  7. Hace unas semanitas que te leo y me gusta tu enfoque, más real, más humano. Soy perfeccionista y me siento muy identificado con lo que explicas.
    Está claro que no existe el sistema perfecto pero también es cierto, como dicen otros comentarios, que hay que dedicar tiempo a buscar el sistema que se adapte a tí.

  8. Llevo ya varios meses buscando aplicaciones y leyendo libros sobre GTD y la verdad es que avanzo muy poco. Ya me leí “organizare con eficacia” y ahora estoy intentando funcionar con Omnifocus en Mac, Iphone y Ipad y no lo llevo muy bien, no me siento muy seguro, algo no estaré haciendo bien. Llevo más de 10 años planificando y me interesa muchísimo aprender GTD y manejarlo con Omnifocus, me gustaría vuestra ayuda para saber cómo. Aún tengo dudas primarias, no veo la diferencia (practica) entre proyecto y carpetas.
    Gracias y un saludo,

  9. Hola Jero. Una entrada llena de sentido común (el menos común de los sentidos) y de honestidad. Reconforta comprobar que todos hemos pasado, y continuamos pasando, por situaciones parecidas por intentar encontrar el sistema perfecto de organización y GTD.

    En ese intento de aplicar el sistema perfecto e ir encontrando los puntos débiles, considero que llega un momento para cada uno en que las cosas empiezan a funcionar y el asunto se comienza a volver algo natural. Creo que es similara aprender a conducir, estudiar un idioma, etc donde al principio todo nos parece forzado, pero en algún momento algo cambia y empieza a fluir.

    Creo que básicamente, si somos honestos con nosotros, aprendemos a base de equivocarnos y volverlo a intentar. No se si es adecuado poner aquí un enlace (si no lo es por favor dímelo): Me ha hecho reflexionar bastante esta pequeña conferencia titulada “Estar equivocado” de Kathryn Schulz http://bit.ly/eXUSmp

    Valoro también poder leer los comentarios de otros lectores de tu blog, pues me ayuda a antender situaciones por la que he pasado también.

    Un saludos para ti y para todos los lectores.

  10. Hola, Jero.
    Quería mostrarte algo que me encontré en Niebla, de Unamuno. Quién diría que el bilbaíno era un maestro del GTD?! Cito a Augusto en uno de sus tantos soliloquios:
    “Muy bien, voy a apuntarlo, no sea que se me olvide. No hay más arte mnemotécnica que llevar un libro de memorias en el bolsillo. Ya lo decía mi inolvidable don Leoncio: ¡no metáis en la cabeza lo que os quepa en el bolsillo!
    Abrazos!

  11. Coincido contigo. Lo importante es que el sistema no pierda su utilidad por estar incompleto o mal mantenido, pero siempre que lo anterior no ocurra, lo inteligente es dedicarle el menor tiempo posible. Se trata de que GTD esté a tu servicio, no tú al suyo.. :-)

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