El sistema de archivo Noguchi

Como seguidor del método GTD para la productividad personal, estoy más que familiarizado con los archivos del tipo A-Z, es decir, etiquetar carpetas con el asunto y guardarlas en un archivador por orden alfabético. Punto. Sin embargo, el economista y escritor Yukio Noguchi hace tiempo propuso un sistema de archivo que se aleja un poco del concepto de archivo que tenemos normalmente.

Aunque tiene algunas críticas más que justificadas, vale la pena echarle un vistazo detenido. Todavía no lo he probado (y no se si alguna vez lo probaré), pero reconozco que el sistema puede ser de algún valor en determinadas circunstancias.

El concepto es tan simple como sorprendente. Básicamente consiste en:

  1. Guardar cada documento en un sobre vertical (es decir, con la abertura por uno de los lados cortos), a los que previamente se les ha cortado la solapa.
  2. Etiquetar los sobres con el contenido y la fecha en uno de los lados largos. Opcionalmente, también se puede hacer una marca de color que indique materias comunes para los diferentes documentos.
  3. Almacenar los sobres de manera vertical en una estantería sin un orden particular. Cuando hay que recuperar un documento se revisan todos los sobres empezando desde la izquierda hasta dar con él (la idea es que el lado etiquetado quede hacia fuera para que sea fácil identificar el contenido). Una vez utilizado, se devuelve el sobre por el lado izquierdo. Igualmente, cada vez que llega un nuevo documento, este se colocará en el lado izquierdo. Tras un tiempo, los documentos más recientes y más utilizados quedarán a la izquierda, y los más antiguos y menos utilizados a la derecha.
  4. Revisar periódicamente los documentos de la derecha, destruyéndolos si ya no son necesarios, o pasándolos a un archivo “muerto”, es decir, un archivo de documentos con poco o ningún uso pero que hay que conservar. En la estantería sólo quedarán los documentos más utilizados y los nuevos documentos que hayan ido llegando.

Así explicado parece muy original, ¿verdad? Pero si nos fijamos, el sistema descrito por Noguchi recuerda mucho a la pila de papeles que todos hemos tenido alguna vez en la mesa (cuando todavía no éramos muy ordenados), con la única diferencia de que la pila funciona verticalmente, es decir, los documentos más recientes y más utilizados se van quedando arriba, y los menos utilizados abajo. ¿Dónde está realmente la originalidad de Noguchi? Esta es precisamente la crítica más importante que tiene el sistema, y quizá la razón por la que no ha tenido mucha difusión.

Yo creo, sin embargo, que cuando se tienen pocos documentos, o el volumen de documentos más usados es pequeño, este método puede ser más rápido que el tradicional A-Z, más económico y ahorrar bastante espacio de trabajo. En mi caso particular el sistema de archivo Noguchi me ha servido como inspiración para crear mis bandejas portátiles de entrada y de documentos para leer/revisar. Pero ese es tema para otro artículo :-)

¿Habías oído hablar alguna vez de este sistema de archivo? ¿Utilizas algún sistema parecido? Comparte tus ideas en un comentario.

Foto por Dani Simmonds

8 comentarios

  1. Primera vez que oigo hablar de él. Por una parte, es contraintuitivo (en el sentido de que estamos habituados a la clasificación en base a algún criterio), Por otra, es cierto que para un pequeño volumen, parece bastante práctico… Lo tendré en cuenta. Aunque por el momento, mi sistema es una caja de cartón tamaño archivador con fundas de plástico para cada letra del alfabeto (o grupo de letras).

    De momento, va bastante bien.

  2. En este sentido, creo que se puede usar un Mix. Aunque para determinada documentación el método A-Z o en mi caso el 00-99 es muy conveniente, sobre todo para organizar por fechas aquello que con frecuencia requiere de un seguimiento o revisión (finanzas, reportes operativos), en otras ocasiones lo que hago es utilizar el 00 para los conceptos o información vital (procedimientos, información relativa a un proyecto,…) y el 99 para aquello que sé que será consultado con menor frecuencia. A partir de ahí, organizo por frecuencia de uso. Si un tema deja de ser frecuente puedo renombrarlo por 99-XXX y así tendré una mezcla de un sistema y otro.

    • @Sergio Bercial:

      En primer lugar, muchas gracias por comentar y compartir tu método de archivo :-)

      Verás, yo no creo que sea necesario utilizar las etiquetas 00-99. Precisamente uno de los puntos fuertes del sistema Noguchi es que los documentos se ordenan por frecuencia de uso de forma orgánica, es decir, con el propio uso del archivo. Utilizar las etiquetas es sobrecargar la simplicidad del sistema –su mayor virtud–, y no veo muy claros sus posibles beneficios.

    • @Catriel:

      Me encanta que te tomes el tiempo de leer mis artículos más antiguos ;-)

      A mi también me encanta este método, especialmente cuando el archivo no tiene que ser estructurado –por ejemplo, lo veo difícil para clasificar expedientes de decenas o cientos de clientes. No he tenido tiempo de probarlo, pero creo que puede ser muy adecuado especialmente para los archivos personales.

      Si lo vas a probar, no dejes de compartir tu experiencia :-)

  3. Hola Jero, es la primera vez que veo información sobre este sistema. Para los oficinistas estos va de maravilla, aunque no todo es gratis para poder tenerlo ordenado tienes que emplear tiempo para organitzarlo y tenerlo a punto que como en muchos trabajos al final no dedicas. Yo siempre estoy pensando como organizarme para ser más productivo y no perder tiempo en busquedas por ejemplo. Intentaré probarlo!!. Gracias por el Blog.

  4. Incluso con pocos documentos, yo también sigo utilizando el sistema A-Z de toda la vida ;-) De hecho, mi archivo de papel es una caja de plástico con carpetas colgantes y un asa en la tapa. Lo puedo llevar como si fuera una maleta a donde quiera. Es lo que me resulta más práctico para la forma que tengo de trabajar.

    De todos modos me pareció interesante mostrar el sistema de archivo Noguchi. Quizá a alguien le resulte práctico.

Deja un comentario