El sistema de archivo Firthunands (y 3)

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Foto por net_efekt (via Flickr)

Nota del editor: Este es el segundo artículo invitado de una serie de Hluot Firthunands, lector habitual del blog, en el que comparte con nosotros su método para archivo digital | Si quieres publicar un artículo en El Gachupas, revisa la página de colaboraciones.

(Artículo anterior: El sistema de archivo Firthunands (1))

A final de cuentas, las ideas claves son:

  • Utilizar el SC para ordenar las carpetas y los archivos por temas como en una biblioteca.
  • Utilizar el nombre de los archivos como una ficha bibliográfica para no tener que abrir los archivos “a ver si este es”, “a ver si en este está”.
  • Hacer clara la diferencia de los diferentes archivos o carpetas; un e-book NO ES LO MISMO que el borrador de mi trabajo. El primero se consulta, el segundo se modifica, si son diferentes deben de tratarse de forma diferente y deben nombrarse de forma diferente.
  • Tener 40 copias del mismo archivo es intrascendente, lo que importa es saber donde se encuentran y cual se debe de conservar, las 39 restantes se borraran cuando se quiera.
  • Perder información no es un problema grande cuando se sabe que se perdió. Obtener la información de nuevo es más o menos fácil aunque se tenga que generar porque ya sabemos el camino.

La filosofía o linea de pensamiento subyacente a este sistema de organización es la jerarquización de los conceptos. Algunas personas ordenan sus archivos por años, tienen varias carpetas llamadas “2008”, “2009”, “2010” y dentro de cada carpeta tienen otras con el nombre del trabajo. Clasifican por “Fecha-Trabajo”, primero el concepto “tiempo” y después el concepto “trabajo”.

Este sistema de clasificación tiene como sustento que la tematica es lo más importante de la información, después el tipo de información y solo después de esto se considera el tiempo. Se clasifica por: “Tema-¿Que es?-Fecha-Lugar-Autor”.

Tomando esta idea, cualquier persona puede cambiar el orden de los conceptos, puede clasificar por “Fecha-Autor-Tema” o cualquier otra clasificación que se adapte a sus necesidades, pero recomiendo definir una vez cual sera el orden y respetarlo siempre.

Yo llegue dejar el tiempo en tercer lugar después de que me dí cuenta de que ponerlo en primer lugar dejaba fuera toda la información que yo no genero (o sea, la mayoría). Cuando decidí hacer un sistema de clasificación para cualquier tipo de información, tuve que establecer la jerarquización de los conceptos que se detalla.

A continuación los archivos que complementan el sistema:

1. Las carpetas con la clasificación completa

2. Los identificadores de dominio (país)

3 comentarios

  1. Estimado Jero:

    Todo lo que llevo leido en tu blog, las metodologias, y los conceptos de organización son el resultado de las búsquedas de organización del dia a dia de todos los profesionales que nos encontramos en la necesidad de poner las cosas en su sitio y rentabilizar nuestro escaso tiempo.
    Llevo tiempo pensando en la aplicación informática que sirva de piedra angular y que además, llegado el caso te devuelva la información cuando la necesites, cual memoria histórica, o te gestione tus tareas, … La cuestión es que llevo buscando la aplicación, que en ocasiones pienso que para cada persona o empresa debe ser a medida, pero que en el fondo creo que buscando la simplificación y la operatividad, se puede llegar a una aplicación genérica y que con flexibilidad en las variables sea configurable según el gusto. Hoy, precisamente he tenido un asunto desagradable al cambiar la titularidad de un seguro de automovil y comprobar que la prima me habia subido 60 euros porque según el operador yo había contratado telefonicamente una coverturas que según “recuerdo” eran solo de 6 euros… La aplicación en su sencillez hubiese guardado el “evento” como: Ampliación de cobertura “gestionmultas” , seguro coche “tal” hablo con “fulanita de tal”, en un mensajito mandado al correo de empresa que luego se archivaría en el gestor de eventos y que quedaría guardado con su fecha, datos etc…
    yo ahora hubiera rescatado ese dato y hubiera puesto reclamación por cobro indebido o por el contrario me hubiese tomado la pastilla para el alzehimer.
    Concretando… existe la aplicación, la han creado ya cómo se llama…, o sigo con mi tarea pendiente de aprender programación y me forro cuando la realice.
    Saludos.

    • @Vicente:

      Sinceramente, como he dicho en más de una ocasión, el problema generalmente no es de herramientas sino de hábitos. Aún suponiendo que desarrollaras dicha aplicación, de nada serviría si no tienes la disciplina de registrar todos los eventos en ella. Y por mi experiencia te digo que la mayoría de las personas no lo hará.

      No me mal intérpretes, no digo que sea mala idea. Sólo que no cometas el error de pensar que una herramienta mejor, más completa o más rápida solucionará tus problemas de organización y productividad personal.

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