El sistema de archivo Firthunands (1)

Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos

Foto por Photo Phiend (via Flickr)

Nota del editor: Este es el primer artículo invitado de una serie de Hluot Firthunands, lector habitual del blog, en el que comparte con nosotros su método para archivo digital | Si quieres publicar un artículo en El Gachupas, revisa la página de colaboraciones.

Saber que tengo la información que requiero y no encontrarla me revienta el hígado. De nada sirve tener mucha y buena información si no la encuentro cuando la necesito. Entre lo anterior y el trabajo de buscar entre 50 directorios y 150 archivos, abriendo cada uno “a ver si este es”, conseguí la suficiente motivación como para pensar en ordenar mis archivos y carpetas siguiendo unas pocas reglas que fueran fáciles de memorizar y me permitieran almacenar, acumular y atesorar grandes cantidades de información.

Lo primero fue preguntar ¿a lo largo de la historia, quien ha manejado mucha información? Los bibliotecarios, la gente encargada de tener a la mano un libro entre miles. De ahí salió la idea de utilizar un sistema de clasificación de biblioteca para organizar los archivos. Después de una breve comparación entre el sistema Dewey y el de la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, me decidí por el ultimo por considerar que está más actualizado respecto a las necesidades actuales. Con esto encontré una forma de organizar los directorios.

Después vino la necesidad de ahorrarme el tiempo y el trabajo de abrir cada archivo para saber si era el buscado. Para solucionar esto pensé en las fichas bibliográficas, las cuales condensan la ubicación y la información más importante de un libro. El nombre de cada archivo debería de ser el equivalente a la ficha bibliográfica. Así con leer el nombre del archivo se sabe de que trata sin abrirlo.

Ahora, ¿qué fue lo que resultó de todas estas elucubraciones?

Primero los límites. El sistema de clasificación de la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos (SC) fue creado y sirve para administrar la biblioteca más grande del mundo. Yo no busco eso. Es decir, lo utilizo mientras es útil, pero algunas cuestiones sobre el grado de detalle de la clasificación puede dar problemas cuando trato de clasificar los archivos de mi trabajo, y resulta de que mi trabajo es multidisiplinario. Otro limite es la longitud de los nombres de archivos y directorios. Algunos sistemas operativos tienen problemas con esto y entonces es necesario abreviar.

Segundo, las definiciones. En adelante, un “directorio” será el directorio electrónico que corresponde a una clase del SC. Una “carpeta” sera el directorio electrónico que yo creo para mi trabajo, para guardar algún archivo, etc., y siempre estará dentro de un directorio correspondiente a una clase del SC. Dicho de otra forma, un directorio será el equivalente a una sala de biblioteca, una carpeta equivale a un libro. Además, al igual que con los libros, es necesario definir el lugar de procedencia y al mismo tiempo abreviar. Yo utilizo las dos letras del dominio de Internet de cada país.

Tercero, la declaración de libertad y soberanía. Resulta que los amables ingenieros de Microsoft que crearon Windows quisieron ahorrarle trabajo a los usuarios del sistema operativo programando todo para que funcione dentro del directorio “Mis documentos”. Gracias pero me niego. Para no tener problemas con los archivos y las carpetas, para que Windows respete mi clasificación y no se meta donde nadie lo llamó, es necesario trabajar en el directorio raíz del disco duro. Se abre “Mi PC”, entramos a “Disco local (C:)” y se crea una carpeta con un nombre corto, Por ejemplo “00” o “Trabajo”. En adelante, todo lo que se mencione, se hace dentro de esta libre y soberana carpeta, la cual no afecta el funcionamiento de Windows, y para abrirla se puede crear un acceso directo en el escritorio y en el menú de Inicio. Además, si toda mi información esta ahí dentro, con respaldar esta carpeta, respaldo toda mi información. Y por ultimo, algunas carpetas y archivos tendrán nombres largos que en “Mis documentos” no podrían existir.

Ahora sí, los resultados de las elucubraciones. El SC tiene clases y subclases enumeradas con las letras del abecedario, después vienen categorías. Con la clase y subclase es suficiente para poder administrar los archivos y trabajar sin problemas. Entonces se crea un directorio para cada clase y subclase, Por ejemplo “GE Ciencias ambientales”, “QA Matemáticas”, “RV Herbolaria” donde la primera letra corresponde a la clase (G de geografía, antropología y recreación, Q de ciencias, R de medicina en el ejemplo). Al final quedan cerca de 200 directorios, o sea cerca de 200 lugares donde poner los archivos y carpetas. Son muchos, pero están ordenados, son una clasificación sistemática de la inmensa mayoría de los temas sobre los que alguna vez algún mortal ha escrito algo. Y son inamovibles, en adelante no se cambiaran, casi, casi son parte del hardware de la computadora.

(continuará)

11 comentarios

  1. Me has atrapado con tu método, quedo a la espera de la segunda parte, recuerdo haberlo leído por arriba en un comentario pero no recuerdo en que post era.
    Sigue adelante y El Gachupas también.

    • @Pablo L

      Muchas gracias, pero en realidad el método no es mío, sino de Hluot Firthunands, otro lector del blog. Aprovecho tu comentario para agradecer que lo haya querido compartir con nosotros.

      Por supuesto, El Gachupas y yo seguiremos adelante, gracias a lectores tan animosos como tú ;-)

  2. En lo personal me gusta usar “find” asi no tengo tanto lío, pero tambien trato en la medida de lo posible organizarlo todo para no tener que “reventarme el hígado” buscando información, un sistema de biblioteca personal… debería ser frustante al inicio, ver los resultados … impactante !

    • @Adrian:

      Yo también prefiero utilizar el buscador de turno del sistema operativo que utilice. Sin embargo, reconozco que el método de Hluot es muy interesante, y estoy convencido de que puede ser muy valioso para las personas que tienen un archivo de referencia grande.

    • @David:

      El método es menos complejo de lo que parece, pero reconozco que es más complejo que simplemente amontonar los archivos y utilizar el buscador del sistema operativo :-)

  3. Hluot, ojala tuviera la paciencia que tu tienes para organizar mis archivos, creo que soy un caso perdido, pero intentare seguir tu método.

    Espero la continuación…vivir en el caos de archivos ¿Es tan grave?

  4. Hola a todos:

    Pensé en este sistema de ordenación porque manejo mucha información: 100 Gb de documentos y hojas de calculo más o menos, nada de musica o video, pocas fotos.

    Obviamente no manejo todo al mismo tiempo, pero que te pidan para ¡YA! un archivo de hace 3 años era estresante.

    Es cierto, el sistema fue un poco frustrante al inicio, tenia que ordenar la información que se generaba y la vieja, despues fue mucho mejor.

    A final de las partes, dejo algunas conclusiones. Esa es la parte que creo puede utilizar cualquier persona sin importar cuanta información almacene.

    Saludos

  5. Saludos a los blogueros.

    Felicidades Hluot. Yo suelo ser muy sistemática (para algunas cosas), porque en otras, como Menospausas, soy un caos. A mí también me pasa que tengo un relajo con mis archivos, de audio, video, fotos y documentos. Normalmente en vacaciones aprovecho para ordenar pero no he sido muy eficiente. Me encantó el método que propones. Normalmente siempre me motiva intentar inyectarle algo de disciplina a mi caos. Estaré esperando las siguientes entragas para intentar aplicarlo.

    Va un abrazo muy fuerte.

  6. Quedo agradablemente impresionado por los métodos de archivo que muestra, muchos de los cuales llevo años practicando con éxito.
    Con mi incorporación a la informática, he tropezado con los mismos defectos que se apuntan a los que le sumo la falta de pericia mía –que voy corrigiendo- con ayuda de la experiencia y de las aportaciones de ustedes mis nuevos descubrimientos.
    Una función muy interesante que estoy usando es el uso de faceboock como almacén de enlaces a artículos varios que me interesan, y dado que aportan miniaturas me es muy fácil el recordar de qué van…
    El muro cumple doble función, una: comparto con los amigos lo que me gusta y dos: me sirve de refresco, de almacén para reenvíos etcétera…
    Ignoro la capacidad que tiene el muro, pero creo que cumplirá una primera función muy útil, pues antes copiaba las URL con una reseña en una hoja y la archivaba en mis documentos, donde dado el volumen y poco visible que era me demoraba mucho, por el contrario las miniaturas que aporta faceboock ayudan un montón.
    Esta es mi modesta aportación a sus importantes métodos.
    Un saludo
    Avalon

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