El proceso de incubación en GTD

El proceso de incubación en GTD

Uno de los conceptos más potentes que tiene GTD es el de incubación de las cosas, entendiendo por cosas todo aquello de lo que queremos o tenemos que ocuparnos en algún momento presente o futuro. Junto con saber delegar, saber incubar correctamente nos permite liberar presión de nuestro sistema de productividad. Podemos “olvidar” momentáneamente algunas cosas, y centrarnos en lo que realmente importa aquí y ahora.

Para que la incubación funcione es necesario contar con la certeza de que, llegado el momento, tendremos la oportunidad de activar de nuevo las cosas incubadas. Es decir, la seguridad de que podemos “olvidar” algo y volver a ser conscientes de ello en el momento adecuado, no cuando ya sea demasiado tarde.

GTD proporciona dos herramientas para incubar cosas, dependiendo de si queremos recordarlo en una fecha determinada, o simplemente cuando sintamos que ha llegado el momento de hacer algo. Para las primeras tenemos el calendario; para las segundas la lista “algún día/tal vez”.

Incubar en el calendario

Aunque el uso del calendario debería ser obvio para todo el mundo interesado en su productividad personal, es increíble cómo hay muchísimas gente que todavía no lo sabe utilizar correctamente –independientemente de que practique o no GTD. Muchos trabajadores del conocimiento –ejecutivos, ingenieros y en general, especialistas de muchísimas áreas–, todavía siguen intentando planificar su trabajo anotando tareas en el calendario.

El calendario debería utilizarse solo para programar acciones que debemos realizar obligatoriamente en un día o a una hora en particular, no para anotar lo que nos gustaría hacer. Algunos ejemplos de este tipo de acciones son asistir a reuniones, pagar recibos, ir a la cita con el dentista, etc. Es decir, compromisos que ya hemos adquirido con terceros y que no podemos eludir sin sufrir algún tipo de consecuencia.

Además de las acciones que debemos realizar en una fecha u hora, también debemos incubar en el calendario cualquier cosa que queramos recordar en una fecha determinada, generalmente porque solo tiene relevancia a partir de entonces. Por ejemplo, el comienzo de una feria profesional, el fin del plazo para pagar los impuestos, el cumpleaños de un cliente, la compra de entradas para un concierto, etc.

Para que el calendario sea efectivo como herramienta de incubación es necesario que lo revisemos todos los días sin excepción, de lunes a domingo –recuerda que también tenemos compromisos durante el fin de semana–, preferiblemente a última hora del día. De esa forma podremos “activar” las cosas incubadas con suficiente tiempo y elegir con mejor criterio las tareas más importantes que llevaremos a cabo al día siguiente.

Incubar en la lista “algún día/tal vez”

La otra herramienta de incubación es también una gran incomprendida de la productividad personal y los novatos de GTD. Me refiero a la lista “algún día/tal vez”. Quizá por su nombre, muchos creen que esta lista sólo sirve para arrojar en ella cosas de las que podemos olvidarnos probablemente para siempre. Generalmente eso es lo que sucede cuando no la utilizamos correctamente. Quizá por eso los novatos se resisten a utilizarla –¡vaya paradoja!

La mayoría de nosotros tenemos entre 30 y 50 proyectos activos, y más de 100 próximas acciones de las que ocuparnos. Es fácil darse cuenta de que tal volumen de frentes abiertos es muy difícil de manejar al mismo tiempo. Intentarlo es una receta segura para aumentar el estrés y la puerta abierta para la frustración.

Una forma de reducir estos efectos es incubando todos los proyectos y próximas acciones que podamos en la lista “algún día/tal vez”. La idea es mantener nuestras listas contextuales lo más ligeras posibles, quizá con solo 20 ó 30 de ellas, y algunos pocos proyectos activos –solo aquellos de los que vayamos a encargarnos realmente durante los próximos días.

Para que funcione de verdad, debemos revisar la lista “algún día/tal vez” al menos una vez a la semana. Durante dicha revisión tendremos la oportunidad de renovar nuestro compromiso con los proyectos que tenemos activos, “activar” otros nuevos que están esperando en la lista, y “dormir” temporalmente aquellos proyectos con los que hemos estado trabajando pero con los que no queramos/podamos trabajar durante los próximos siete días.

Si hacemos esta revisión como parte de nuestra rutina de revisión semanal GTD, no habrá peligro de “olvidar” nada importante, pues cada pocos días tendremos ocasión de cambiar de opinión, retomando o no cualquiera de nuestros proyectos y próximas acciones “dormidos”.

¿Ya usas estas dos formas de incubación en tu trabajo diario? ¿Qué dificultades encuentras para hacerlo? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Anónimo (via Flickr)

14 comentarios

  1. Obama tuvo dificultades para aumentar el techo de la deuda pero al final siempre es mas facil poner un parche que coger el toro por los cuernos. No solucionamos nada pero tenemos la sensacion de ‘seguir adelante’ cuando en realidad estamos cavando nuestra propia tumba.
    Tu, Jero, haces lo mismo, reconoces que 50 proyectos y 100 proximas acciones es estresante, inabarcable, frustrante etc y crees que la solucion es ir pasando proyectos y acciones a ‘listas de demora’ una vez por semana. Es como ir pidiendo aumentar el techo de la deuda. Eres el Obama del GTD !!!.
    ¿Cual es el problema? pues el mismo que con la deuda, que aumenta sin parar y sin posibilidad de solucion. Si alguien sigue tu consejo vera como en unas semanas los 50 proyectos se habran convertido en 70 y las 100 acciones en 150.
    Si alguien sigue tu consejo, que nos lo cuente dentro de unos meses y nos echamos unas risas.
    La solucion es la evidente: eliminar proyectos y acciones. Simplificar la vida.

    • Hola Santana,

      Tengo que decir que discrepo ampliamente contigo. Hay un detalle que se te pasa por alto y es que algunos proyectos son recurrentes, es decir, al cabo de un tiempo se reactivan.

      La opción de eliminar sistemáticamente no te “libera” de ese proyecto, sino que elimina todo resultado intermedio en el que hayas trabajado hasta ahora. ¿Cuál es el problema? Podrías pasarte 15 veces haciendo la fase 1 y eliminándola al final. Aunque parece evidente visto desde fuera y que eso no lo hace nadie nunca basta con observar a un fumador que quiere dejarlo o a alguien que está mirando vuelos o una cosa similar. El fumador fracasa múltiples intentos sin capacidad de aprender de ellos y prepararse para el siguiente, y el que busca piso, evalúa varias veces opciones descartadas porque entre tanta alternativa parecía que nunca se volvería a encontrar la misma.

      Estoy con Jero en esta, primero hay que desarrollar la confianza en el sistema con el hábito de mirar los elementos comunes (bandejas de entrada, calendario) a diario y así emplearlos estrictamente para lo que sirven (apoyo a proyectos mayores que deben ser gestionados en otro lugar).

      Un saludo a ambos,
      Iago

  2. Hola Jero,
    para mi, que llevo aproximadamente un año poniendo en práctica lo que voy aprendiendo de organización y GTD estos que comentas son puntos que me han sido de mucha utilidad.

    Utilizo el calendario de Google totalmente en la linea que describes; saber que según adquieres un compromiso, ya sea para los próximos dias como para dentro de tres meses, puedes al instante anotarlo y revisarlo periódicamente da una gran tranquilidad; en mi caso mayormente pues no tengo una buena memoria.

    La lista de algún día/tal vez ha sido para mi un gran descubrimiento dentro del GTD. Sobre todo es algo que ver lo que he ido anotando ahí me ayuda a ver con más claridad que proyectos me gustaría acomenter en el futuro en mi vida. He tenido un año laboral bastante complicado pues he tenido que afrontar proyectos de una complejidad superior a la que me había enfrentado hasta ahora (en parte esa ha sido la causa de comenzar a interesarme por la organización). Confieso que muchas de las cosas que he apuntado en mi lista de “Algún día/tal vez” no he podido encontrar el momento de hacerlas y, otras más, después de un tiempo han perdido relevancia y las he eliminado. Pero algunas si han sido ralizadas y las que están ahí siguen motivandome en lo personal y en lo laboral.

    Puedo entender en parte lo que comenta Santana en su post y comparto esa necesidad de simplificar (que tiene que ver con establecer prioridades) pero creo que saca conclusiones equivocadas. Por supuesto en la vida vamos aprendiendo mediante la experiencia y se requiere un proceso de aprendizaje y ajuste continuo. En ese proceso, personalmente como he comentado voy viendo aspectos que me han ayudado, y mucho. Algo deja de ser útil cuando hacemos de ello una doctrina (minimalismo, GTD…), más que un medio hábil.

    • @Jesús:

      La lista “algún día/tal vez” tiene precisamente la función que mencionas: poder “aparcar” cosas con tranquilidad, sabiendo que si te siguen interesando, podrás retomarlas en el futuro cuando sea el mejor momento.

      Hace tiempo era partidario de simplificar, incluso de no tener esta lista, pero con el tiempo y la práctica me he dado cuenta de que tener muchas cosas en la lista “algún día/tal vez” no hace daño a nadie –al menos no a mi. Incluso cientos de elementos se pueden revisar rápidamente en menos de 5 minutos, y la paz mental de saber que todas las potenciales buenas ideas están ahí, ¡no tiene precio!

  3. No pasa nada por discrepar conmigo, todo el mundo lo hace. Incluso me acusan de no haber entendido la esencia del GTD y por eso lo critico, cuando la realidad es que mi sistema se basa en GTD en su mayor parte.
    A ver, eliminar tareas, proyectos, quehaceres etc es muy facil. El tiempo es limitado por tanto no se puede hacer todo lo que nos gustaria hacer. El ser humano y su capacidad estan muy sobrevalorados. En España tenemos a un divulgador cientifico llamado Punset que tiene bastante exito y tal pues bien, siempre dice lo imperfecto que es nuestro cerebro completamente condicionado por las emociones, ademas de lento, con muy mala memoria y con tendencia a deteriorarse y funcionar aun peor con el paso del tiempo. Con esto quiero decir que las cosas que teoricamente son muy faciles, como el dejar de fumar que simplemente consiste en dejarlo y aguantar 10 dias de ‘mono’ (nerviosismo, irritabilidad etc) pues es algo que se vuelve muy dificil debido a las debilidades del ser humano. Lo mismo podriamos decir de cualquier adiccion incluida la comida, no hay nada mas facil que adelgazar si sabes como y tienes un minimo de autocontrol hasta convertir la nueva forma de comer en un habito. Otra adiccion es la procastinacion en la que nos empeñamos en hacer algo cuando deberiamos estar haciendo otra cosa. Con todo eso quiero decir que eliminar ‘cosas’ de la vida siempre es positivo, la simplifica y nos hace mas felices para afrontar las ‘ menos cosas’ que nos quedan por hacer, eso si, sin caer en el error de que ya que tenemos listas mas cortas pues podemos añadir cualquier cosa que se nos pase por la cabeza sin reflexionarlo demasiado.
    En cuanto al tema de los repasos diarios, semanales etc yo he consguido eliminarlos por completo. Creo en mi sistema y creo en mi mismo en el sentido que cada cosa que hago quedará reflejada y ordenada dentro del sistema. Si tengo la mas minima sospecha de que algo puede no estar reflejado en mi sistema solo tengo que escribir una nueva proxima accion para activar el proceso de revision (pero solo sobre este particular).
    En un sistema tradicional tipo GTD no pasa nada ya que en la revision semanal vamos a encontraranos con los ‘errores’ cometidos durante la semana pero en mi sistema ni siquiera contemplo la posibilidad de cometer un error pero no porque sea superman sino porque el propio sistema lo tengo diseñado asi. Con eso ahorro varias horas a la semana y si algun dia quiero hacer un repaso o revision de la manera tradicional pues puedo hacerlo pero no voy a encontrarme con nada fuera de lugar.

  4. Para Jesús:
    Si te refieres a que no crees que aumenten las listas de proyectos etc simplemente por fraccionarlas lo tengo comprobado. Si vemos una lista bien cortita y manejable tengo la tendencia a añadir cosas sin pensarmelo mucho (en estos momentos no pienso que tengo otra lista algun dia-quizas bla bla bla). Por eso es mejor trabajar siempre con listas reales, simplificarlas y sobretodo pensarlo muchisimo antes de añadir algo nuevo. Ademas te ahorras el tiempo semanal del intercambio de cromos entre las diferentes listas. Si eso unimos que no realizo ni la revision semanal ni ninguna otra pues todo eso es tiempo que va sumando. El GTD es mejorable pero sobretodo es muy adaptable a las necesidades de cada uno. Y a partir de ahi coges la gestion de tareas de Autofocus (tambien mejorada) y a todo ello le añades los componentes necesarios para que se autogestione todo el sistema y voilà, mi sistema funciona asi.

  5. Para Paco:
    Pormenorizar mi sistema seria larguisimo de explicar. Hace tiempo lei las condiciones que debian cumplir los articulos ‘aliens’ para que Jero diera su visto-bueno para ser publicados en este blog y me parecieron tan abusivas que me olvidé del tema. De todas formas en mis comentarios (que incluso antes tenian que pasar una pre-censura por parte de Jero, ahora ya no) siempre voy contando cosas sobre mi sistema. Si te interesa un aspecto concreto y que se pueda explicar en 10 lineas como maximo me lo pides y lo comento encantado. Para el que no me haya leido anteriormente que sepa que mi sistema tiene cosas de GTD, ZTD, Autofocus, todo debidamente ‘mejorado’ y adaptado a mis necesidades y ademas de las reglas de oro que conoceis todos: el 80/20, el pomodoro, no procastinar bajo ningun concepto, los 10 minutos para las tareas que no nos apetecen, el minimalismo, no dar tiempo a que lo importante pase a ser urgente para evitar un estres innecesario, eficacia+eficiencia. Todo el sistema esta en constante evolucion y nada esta duplicado. Si tenemos dudas sobre algo del sistema lo apuntamos como una tarea mas. Cada vez que estamos interactuando con el sistema ya lo estamos revisando, no hacen falta revisiones añadidas. Si olvidamos registrar algo en el sistema no hay segundas oportunidades ya que no hay revisiones por lo tanto se reducen muchisimo los errores (por la cuenta que nos trae). Debe prevalecer la confianza en uno mismo sobre la confianza ciega en un sistema. Muchos no se atreven a modificar el GTD por miedo a perder la integridad del sistema y deje de ser confiable. GTD es tan generalista que ni siguiera David Allen lo utiliza exactamente como nos lo vende. Bueno, no me enrollo mas.

    • @Santana:

      He dudado mucho si responderte o no. Al final lo hago porque creo en la buena intención de tus comentarios y porque creo que, a pesar de tu tono, algunas cosas que comentas pueden tener valor –espero estar acertando.

      Como David Allen se ha hartado de decir, GTD no es una herramienta, ni siquiera un sistema como tal. Es solo un enfoque sistemático para practicar la productividad personal, por lo que caben miles de implementaciones distintas –entre las cuales la tuya y la mía son solo dos de ellas. Básicamente viene a decir que utilicemos el flujo de trabajo de los 5 pasos, apliquemos la planificación natural a la hora de afrontar proyectos, y hagamos revisiones para poder adquirir perspectiva sobre lo que estamos haciendo. ¿Qué parte de lo que “vende” David Allen crees que no practica?

      Por otra parte, resulta interesante la manera en que has eliminado las revisiones de tu sistema. No dudo de que puedas trabajar sin ellas, pero me parece que es como quitarle una rueda a un coche: moverse se mueve con tres, pero podría moverse mejor con cuatro.

      En cuanto a la censura, esto no es un medio de comunicación público, sino un blog personal. Así que no creo que se pueda aplicar tal concepto. Aún así, todo lo que has escrito se ha publicado sin moverle una sola coma, con o sin revisión previa –ya te expliqué en su momento porqué moderé, que no censuré, algunos de tus comentarios durante unos días; no voy a insistir.

      Hablando de las condiciones para publicar, bueno, espero que entiendas que ningún bloguero en su sano juicio publicaría colaboraciones sin al menos asegurarse de que lo escrito tiene un mínimo de calidad, un estilo adecuado, y trata de asuntos relacionados con la temática del blog. Si eso te parece abusivo, lo lamento –a otros lectores y blogueros no se lo ha parecido; es más, afortunadamente, hasta ahora nunca he tenido que editar ninguna de las colaboraciones que he recibido.

      En fin, desde hace tiempo tengo la sensación de que nada de lo que escribo y opino te gusta. Sinceramente, no entiendo porqué sigues leyendo este blog. Empiezo a pensar que sólo te interesa demostrar lo equivocado que estoy, en lugar de compartir constructivamente los detalles de tu sistema. ¡Lástima! :-(

  6. @santana
    Yo también estoy interesado en conocer más a fondo tu sistema y en las herramientas que utilizas. No creo que Jero ponga problemas a publicarlo si utilizaras un enfoque más constructivo y mensajes menos agresivos. Conozco esa forma de escribir directa y sin tapujos, pero condidera que a determinados lectores les puede molestar.

    • escribo asi porque me gusta ir al grano y no perder tiempo en adornar el lenguaje. incluso he eliminado las tildes cuando no son imprescindibles, ademas de las mayusculas despues de un punto etc etc. no sigo modas ni me importa demasiado lo que la gente opine de mi sobretodo si es algo bueno. siempre hay que desconfiar de los aduladores. yo no escribo para todo el mundo, si a alguien le molesta mi forma de escribir estoy seguro que tampoco le va a interesar lo que digo.
      para Jero: te he dado la razon algunas veces sobretodo cuando escribes cosas que se salen de las cosas que ya se han repetido 4000 veces y que sabe todo el mundo. el problema no está en saber como ser mas productivo que no dejan de ser 4 cosas, de la misma forma que alguien que quiere perder peso por poco que se informe sabe perfectamente como se hace. El problema es otra cosa, somos humanos y no maquinas. tenemos que hackear nuestro cerebro para tener exito en cosas como el rendimiento (organizacion, produccion, llamalo como quieras) personal o adelgazar.
      no me enrollo mas, ya comentare mas cosas en proximos post de Jero.

  7. Buenos días:

    Concuerdo en que cada uno tiene su propia implementación de GTD, depende de la realidad de cada uno y el entorno en el que te mueves, no es lo mismo para un empleado dependiente, que para un microempresario que para un empresario, etc. etc.

  8. Soy nuevo en esto y precisamente ese es un error de los que cometo, usar el calendario para ingresar cosas que me gustaría hacer.
    Tu post me ayudo a clarificar esa parte y el porque no estaba funcionando el hacerlo de esa forma.

    Saludos

  9. Buenas,
    Para mí, la lista “Algún día/tal vez” es una de las que me resulta más útil. Me sirve, sobre todo, para ir limpiando y minimizando el resto de listas. Intento tener cada vez menos listas, menos tareas en las listas, menos contextos, menos e-mails y menos de todo; para ello “aparco” acciones en “Algún día/tal vez”; muchas de esas acciones las elimino de ADQ en las revisiones y otras las muevo al resto de listas si lo considero oportuno una vez que veo el asunto con perspectiva.
    Hay compromisos que uno no puede evitar y tienen que ir forzosamente a las listas de tareas, pero otros compromisos necesitan un tiempo de incubación (al menos en mi caso). Creo que pasa igual que con las compras; si pienso que me hace falta una camisa nueva no voy inmediatamente a la tienda a comprármela, espero una semana y puede que ya no lo vea tan importante y no me la compre, o puede que sí, y me la compre, pero iré a comprarla sabiendo mejor qué camisa quiero.

    Un saludo

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