El peligro de inventarte fechas

Pines en calendarioUna de las prácticas más comunes a la hora de trabajar, recomendada incluso por muchos de los llamados «expertos» en productividad personal, consiste en asignar fechas de vencimiento a gran parte de las cosas que hay que hacer. Y no me refiero solo a las fechas de vencimiento impuestas por la realidad, como por ejemplo un informe que te ha pedido tu jefa para el viernes, o el último día para entregar la declaración de la renta —fechas que mi amigo José Miguel Bolívar llama fechas objetivas, y que es imprescindible gestionar bien para ser efectivos. No, me refiero a esas fechas que nos inventamos y asignamos a las tareas con la secreta esperanza de que, de ese modo, nos «obligaremos» a hacerlas.

Algunas personas incluso rizan el rizo y, no conformes con las fechas de vencimiento objetivas propias de las tareas, se atreven con fechas aún más cortas para, dicen, evitar que llegue el día de vencimiento de verdad y no les haya dado tiempo a terminarlas. El resultado es que tienen el calendario hecho un auténtico tetris, como diría Alberto Almoguera. Lo cual sería hasta gracioso si no fuera porque ese «tetris» de colores hace que el calendario se vuelva una herramienta absolutamente inservible.

Efectivamente, una inflación de fechas de vencimiento tiene el mismo efecto que marcar todos los emails como urgentes: cuando todo es urgente, en realidad nada es urgente. Quien recibe todos los emails con la marca de urgente activada sabe que ya no puede confiar en dicha marca y, más pronto que tarde, terminará ignorándola. De igual modo, cuando todo tiene fecha es como si nada tuviera fecha.

Por un lado, ponerle fecha a todo implica necesariamente que todos los días tendrás un número significativo de tareas que, al menos en teoría, tienes que llevar a cabo «sin falta». Si tenemos en cuenta que, en el trabajo del conocimiento, los imprevistos y los cambios constates de prioridad están a la orden del día, la mayoría de las veces te resultará imposible tacharlas todas. El resultado es que se te quedarán cosas sin hacer, por mucho que les hayas puesto fecha. Y esta situación, repetida un día tras otro, terminará generándote frustración y estrés, derivados de no ser capaz de cumplir el plan que te habías propuesto.

Además, cuando las tareas compiten por el espacio en tu calendario, llega un momento en que te resulta muy difícil distinguir cuáles de esas tareas son de verdad para hoy —porque te has comprometido con un tercero, o debes cumplir un plazo—, y cuáles son simplemente fruto de tu buena voluntad. En estas circunstancias, aumenta enormemente el riesgo de terminar haciendo primero aquellas cosas que podrían haber esperado sin sufrir consecuencias indeseables, y de dejar sin hacer cosas que tendrías que haber hecho hoy sin falta. Como resultado, además de más estrés y frustración, llega el incumplimiento sistemático de muchos de tus compromisos y la pérdida de confianza en tu trabajo.

La alternativa consiste en dejar de ponerte fechas de vencimiento inventadas y usar el calendario solo para aquellas cosas que debes hacer en un día concreto sin falta, y que no es posible o no tiene sentido hacerlas en otro momento. Es decir, para aquellas cosas que de verdad te has comprometido a llevar a cabo —como citas, reuniones, llamadas, etc.—, y no para lo que te gustaría o habías pensado que ibas a hacer. Así, puedes empezar todos los días enfocándote primero en aquellas cosas que están en el calendario —ya que solo contiene cosas que tienen que estar hecho hoy sin falta—, y luego dando preferencia a aquellas cosas que tienen fecha de vencimiento comprometida, empezando en primer lugar con las más cercanas.

Trabajando de esta manera te asegurarás de dos cosas: por un lado, que tienes un número razonable de cosas en el calendario y nada que tenga que estar hecho hoy se quedará sin hacer; y por otro, que todo lo que tiene una fecha de vencimiento real es completado antes de que llegue el día, al ritmo que te permitan las circunstancias, sin estrés ni frustración.

2 comentarios

  1. Pingback: La #efectividad comienza diciendo NO - Cambiando Creencias

  2. En la productividad personal, rara vez las cosas son blanco y negro; casi siempre hay matizas.

    Es verdad que todos correspondemos a los mismos principios efectivos, porque pertenecemos a la misma raza y tenemos la misma estructura cerebral con las mismas ventajas y desventajas.

    Pero luego hay diferentes tácticas, trucos, preferencias y técnicas para poder aprovechar estas ventajas y eliminar las desventajas. Hay que diferenciar entre entender un principio y aplicar un atajo.

    Explico esto, porque un consejo que veo mucho es el de “no inventarte las fechas”, como explica Jerónimo Sánchez es este artículo.

    Es un consejo que yo también explico a personas que se están iniciando en la efectividad personal, pero siempre dejo claro que se trata de un atajo y no de ninguna ley universal.

    Para tu cerebro no hay ninguna diferencia entre lo que llamamos una fecha objetiva y una fecha inventada. Desde el punto de vista de tu mente, sólo hay una persona que pone fechas a las tareas: tu mismo y no importa si la base para decidir poner esta fecha es un requerimiento de otra persona o un compromiso tuyo.
    El problema de verdad con las fechas de vencimiento es el incremento del nivel de complicación. Con cada fecha que pones a una tarea, adquieres exponencialmente más dependencias entre futuras tareas. Con cada fecha—‘objetivo’ o ‘inventado’— que pones, estás hipotecando tu tiempo futuro y disminuye tu grado de libertad.

    El problema no es si las fechas las has inventado tu, sino la cantidad de fechas que tienes tener en cuenta a la hora de priorizar—intuitivamente—la próxima acción a hacer.

    Trabajar solo con fechas objetivas es un atajo, pero es mejor solucionar el problema de fondo desarrollando una alergia sana a las fechas límite. Si se trata de fechas de vencimiento, cuanto menos mejor.

    Conozco muchas personas que sólo asignan fechas objetivas a sus tareas, pero aun así no son capaces de priorizar bien debido a la enorme cantidad de dependencias y fechas de entrega a tener en cuenta.

    Por otro lado, las fechas límite también tienen aspectos positivos. Existe mucha documentación científico sobre los beneficios de asignar una fecha. Aplicando la Teoría de Motivación Temporal de Piers Steel, podemos observar que una fecha de vencimiento automáticamente incrementa nuestra motivación para terminar la tarea, el proyecto o objetivo.

    Si realmente quieres ser altamente efectivo, debes contar con una caja de herramientas llena de hábitos y técnicas probadas y usar la herramienta correcta en cada situación.

    Una fecha de vencimiento inventada puede ser una de estas herramientas que, si lo usas con moderación para no convertir tu agenda en un tetris, puede dar una gran ventaja a personas que ya tienen un alto nivel de efectividad.

    Por ejemplo, una recomendación de Getting Things Done—el método que enseña Jerónimo Sánchez—es usar fechas inventadas para comprometerte a hacer la revisión semanal. Los coaches del David Allen Company también sugieren usar esta técnica esporádicamente para tareas específicas.

    Pero es una técnica avanzada que hay que utilizar con cuidado para evitar sobrecargar tu agenda. Por eso, para principiantes es más fácil aplicar la regla de Jerónimo.

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