El mito del «menos es más»

Bicicleta imposible

Debo reconocer que en algunos momentos de mi vida he sido un férreo defensor del «menos es más», o la idea de que lo simple casi siempre es mejor que lo complejo. Fruto de aquél proceso de simplificación de mi vida personal y profesional, en su momento empecé a acercarme a un minimalismo racional, sobre el que dejé constancia en el blog y que, aún hoy en día, al menos en esencia, sigue rigiendo mi comportamiento general.

De aquella experiencia me quedó durante mucho tiempo la idea grabada en la cabeza de que casi todo se puede simplificar. Esa fue la causa —ahora lo percibo así—, por la que, entre otras cosas, inicié un proceso más o menos largo de alejamiento de GTD como metodología de productividad personal. Después de unos años en los que había conseguido consolidar los hábitos propuestos por David Allen con cierto éxito y bastante esfuerzo, me di a la tarea de investigar otras formas «más simples» de hacer las cosas. Fue entonces cuando descubrí Autofocus, el sistema de listas de Mark Forster, y coqueteé con ZTD, la versión minimalista de GTD de Leo Babauta.

Simplificar, al menos al principio, pareció una buena idea. Después de atravesar una etapa vital bastante ajetreada —una mudanza de país, cambio de trabajo, nuevas costumbres—, mi vida había entrado en velocidad de crucero de nuevo. Si debo ser honesto, en aquella época sentía que mi trabajo «rodaba suave, suave», como diría el maestro Julen Iturbe, y los cambios que fui introduciendo en mi forma de trabajar, inspirados en el «menos es más», lejos de suponer un problema, parecían encajar a la perfección.

El monstruo del estrés empezó a asomar la cabeza cuando mi trabajo empezó a demandar más nivel de control, y mi forma de trabajar no estaba preparada para ello. Inicié la coordinación de varios proyectos tecnológicos más o menos grandes, y ello sin abandonar el resto de responsabilidades que había tenido hasta ese momento. Poco a poco mi «menos es más» empezó a hacer aguas, y tuve que reconocer la cruda realidad: en el trabajo del conocimiento no es suficiente con aprender a gestionar tus necesidades actuales, es necesario desarrollar un flujo de trabajo robusto, que te permita adaptarte a cualquier posible situación. Nos guste o no, cada vez más tenemos que ser capaces de trabajar con solvencia en entornos VUCA —entornos volátiles, inciertos, complejos y ambigüos—, y las soluciones simplistas no sirven en esos casos.

No dudo de que Autofocus, ZTD y otras formas más o menos simplificadas de GTD les funcione a muchas personas para organizarse y ser productivas. Probablemente aún no se han visto enfrentados a un entorno VUCA de verdad. Pero en algún momento tendrán que hacerlo. Y en ese momento estarán en problemas.

Decía Albert Einstein que «se debe hacer todo tan sencillo como sea posible, pero no más sencillo de lo necesario». Y yo añado, «si es que quieres seguir obteniendo los mismos resultados». Efectivamente, cualquier sistema de productividad personal se puede simplificar, no hay más que ir quitándole partes hasta que quede tan manejable o comprensible como quieras. El problema es que si lo simplificas demasiado, es muy probable que el sistema deje de funcionar como antes.

Hace tiempo vi un diagrama que ilustraba muy bien esta idea. La relación entre complejidad y resultado obtenido de cualquier sistema —incluidas las metodologías de productividad personal—, se pueden representar mediante una especie de campana de Gauss, en la que la complejidad se representa en el eje de abscisas, y el resultado obtenido en el eje de ordenadas. Así, existe un punto de complejidad óptima, en el que se obtiene el mejor resultado posible, y que coincide con la cima de la campana. Un exceso de simplicidad o de complejidad hará que el sistema sea subóptimo y, por tanto, no de el resultado esperado.

Así que no, menos no siempre es más. A veces, para obtener los resultados que esperamos es necesario asumir cierto grado de complejidad, muchas veces más allá del que nos resulta cómodo. Pero como siempre, las cosas no son como nos gustaría que fueran, sino como son. A mi me costó tiempo asimilar esta idea, pero entenderlo supuso un antes y un después en mi vida personal y profesional.

Foto por Pedro Ribeiro Simões vía Flickr

8 comentarios

  1. Estoy de acuerdo pero con matices. Hay muchísima gente que jamás se va a enfrentar a un entorno en su vida: jamás. Es más, creo que son la inmensa mayoría. Ojo, la inmensa mayoría de personas, no de potenciales usuarios de un sistema de productividad (que ni por asomo es sinónimo de “todos los seres humanos”).

    Dicho esto, yo estoy en una etapa similar a la que pasaste, me siento cómodo tocando mi sistema de productividad, experimentando, etc. seguramente porque mi entorno, actualmente, no es tan exigente.

    A mi todo esto me recuerda un poco el mundo del desarrollo de aplicaciones informáticas. Una empresa adopta una metodología de desarrollo y calidad y la aplica a todos sus proyectos lo cual hace que sea una decisión perfecta para algunos proyectos y un error para otros. Luego descubre metodologías agiles y pasa a aplicarlas a todos sus proyectos, pendulando hacia ciertos éxitos y nuevos fracasos.

    La pregunta es, ¿no podríamos tener “marchas” en nuestro motor de productividad y cambiar en función de las necesidades? Sé que es más complejo y que requiere de un profundo conocimiento de uno mismo y de los problemas a los que se enfrenta.

    Sea como fuere, interesante entrada.

    • Muchísimas gracias por comentar, Rubén.

      Decir que hay muchas personas que «jamás» se van a tener que enfrentar a este tipo de entorno –y esto es una opinión–, es demasiado decir. Que les pregunten a los trabajadores de los primeros años de la Revolución Industrial si pensaban que tendrían que aprender nuevos tipos de trabajo para poder comer. O a nuestros padres si pensaban que terminarían sus días laborales teniendo que «masticar» el inglés o manejando un ordenador.

      La tendencia es clara para el que lo quiera ver, y todos los expertos parecen coincidir: cada vez hay más posibilidades de que terminemos enfrentándonos a entornos altamente inciertos en los próximos años. De momento puedes elegir, pero llegará un momento en que esto ya no sea una opción. ¿Por qué esperar hasta entonces para prepararte?

      Dicho esto, cada uno es libre de hacer lo que considere más oportuno. ¿Quién soy yo para criticar, que he sido el primer pecador? ;)

  2. Interesante tema Jerónimo. Yo creo que hay que encontrar lo que yo llamo el equilibrio de la simplicidad. El punto en que más complicación sería demasiada complicación y más simplificación demasiada simplificación. Un punto que está entre lo complicado y lo sencillo, pero no necesariamente en mitad de camino ( depende de los casos)
    Para llegar a ese punto hay dos caminos: la simplificación progresiva o la complicación progresiva ( por ejemplo el sistema de The lean start up) y el de la simplificación progresiva ( por ejemplo Steve Jobs diciendo “no es suficientemente sencillo”,
    Por un camino o por otro la mayor eficiencia y satisfacción se encuentra en buscar ese punto medio.
    Un saludo y enhorabuena por el artículo.

    • Coincido totalmente contigo, Iván. La ventaja que tenemos en el terreno de la productividad personal es que ese proceso de acercamiento progresivo ya ha sido completado hace tiempo: desde hace quince años sabemos que la forma óptima de trabajar en el trabajo del conocimiento se llama GTD, y en esto hay bastante consenso entre la mayoría de las personas de todo el mundo que busca la mejor forma de trabajar. Y por si esto fuera poco, hasta una parte de la comunidad científica ya ha explicado los procesos cognitivos que hace que GTD funcione.

      Otra cosa, claro, es que necesites encontrar una forma de trabajar en entornos menos exigentes –cada vez hay menos. Pero incluso en ese caso, los principios que subyacen de GTD han demostrado su universalidad y flexibilidad en todo tipo de entornos, culturas y necesidades. Incluso si no lo necesitas ahora, aprender una forma de trabajar universal siempre será una inversión.

  3. Si sigues una metodología trabajando que consideras óptima y en cada situación de estrés la abandonas posiblemente tengas un método incompleto y en el que realmente no confías.
    Gracias por hacerme reflexionar Jero

  4. Hay que buscar este punto de complejidad óptima en tu sistema de productividad personal. Este punto no es lo mismo para todos los personas ni en todos los momentos.

    Hace un tiempo, los métodos Autofocus y ZTD eran el punto óptimo para Jerónimo en esa época de su vida. No necesitaba nada más complejo, porque su vida no era compleja. De hecho, tendría una productividad menor si hubiera aplicado GTD, debido a las frecuentes revisiones que requiere este método.

    > No dudo de que Autofocus, ZTD y otras formas más o menos simplificadas de GTD les funcione a muchas personas para organizarse y ser productivas. Probablemente aún no se han visto enfrentados a un entorno VUCA de verdad. Pero en algún momento tendrán que hacerlo. Y en ese momento estarán en problemas.
    Parece que Jerónimo aconseja a todos pasarse a GTD, porque posiblemente en el futuro su situación cambiará. Esto es como aconsejar a todos cambiar su coche para una camión porque en el futuro quizás hay que transportar más cosas y habrá problemas.

    Si en la actualidad no hay necesidad de un sistema complicado, no cambies nada. No puedes predecir el futuro, ni hay que intentarlo. Analiza tu situación con frecuencia y toma medidas según tus necesidades de cada momento.

    Ahora Jerónimo necesita GTD, pero en un futuro, quizás debe volver a autofocus y ZTD.

    El método universal de productividad personal no existe, ni existirá1. Busca tu propio punto de complejidad óptima y conviértete en una esencialista.

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