El delicado equilibrio del trabajo

Equilibrio de piedras

Foto por James Jordan (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Si lo pensamos detenidamente, sólo hay 3 cosas que podemos estar haciendo en un momento dado: realizando trabajo predefinido –por ejemplo, escribiendo un reporte–, definiendo dicho trabajo –desglosar las actividades de un proyecto–, o realizando tareas a medida que estas surgen –buscando un papel que nos acaba de pedir un compañero que espera en nuestro escritorio. Por mucho que le demos vueltas, no hay más.

Nos guste o no, todas ellas son actividades que forman parte de nuestro a día a día, y no podemos escapar a ninguna de ellas. Sin embargo, hay una diferencia fundamental entre la persona productiva y la que no lo es: la persona productiva pasa la mayor parte del tiempo haciendo trabajo predefinido.

Recordemos que ser productivo significa hacer más de lo que queremos hacer, y menos de lo que tenemos que hacer. El trabajo predefinido es el trabajo que nosotros decidimos hacer de forma consciente, ya sea porque es importante para nuestro trabajo o porque forma parte de nuestros planes personales. Es decir, es el trabajo que nos permitirá conseguir nuestros objetivos. Por eso, debemos pasar la mayor parte del tiempo haciéndolo.

Pero, ¿y qué hay de los otros dos tipos de trabajo? Como decía, ambos son inevitables. Definir el trabajo es fundamental en un sistema productivo. Sin definir el trabajo es imposible canalizar adecuadamente nuestros recursos en la dirección correcta. Antes de hacer el verdadero trabajo tenemos que saber qué actividades son las que nos harán avanzar en nuestros planes, y organizarlas de la mejor manera posible.

Sin embargo, no hay que perder de vista que definir el trabajo no es hacer el verdadero trabajo. Uno de los errores más comunes que cometen las personas que están aprendiendo GTD, o para el caso cualquier otro sistema de productividad personal, es que pasan demasiado tiempo definiendo el trabajo –creando listas, procesando, organizando, etc.–, y creen que eso es trabajar. Una sobredefinición del trabajo es una pérdida de tiempo y recursos, y debemos evitarlo a toda costa.

El otro tipo de trabajo, hacer las cosas según surgen, es todavía más dañino. Hacer las cosas sobre la marcha es permitir que sean los demás los que nos impongan sus prioridades y objetivos. O peor aún, que sean las circunstancias. Generalmente caemos en este tipo de trabajo cuando no hemos definido correctamente el nuestro.

Por supuesto, hay ciertas ocasiones en las que no tenemos más remedio que hacer las cosas cuando surgen, por ejemplo, si nos llama el jefe a su despacho, o se produce una emergencia que debe ser resuelta inmediatamente. Pero la mayoría de las veces somos nosotros los que caemos solitos en esta trampa, porque resulta más cómodo dejar que las cosas nos controlen que tomar nosotros el control de las cosas.

Es necesario definir el trabajo y hacer algunas cosas cuando surgen, pero sobretodo, es necesario trabajar. Utiliza un método que reduzca al máximo el tiempo que empleas en definir y organizar el trabajo, y si surgen cosas nuevas para hacer, anótalas –captúralas–, pero no te detengas y sigue trabajando en lo importante. De esta forma mantendrás siempre un buen equilibrio productivo.

Y tú, ¿mantienes un buen equilibrio entre los tres tipos de trabajo? Comparte tu experiencia en un comentario.

9 comentarios

  1. cuánta razón! a mi me encanta hacer preciosisimas listas para ver lo ocupada que estoy y todo lo que tengo que hacer, cuando acabo la lista la satisfacción por el orden obtenido se confunde con la satisfacción del trabajo bien hecho… pero ojo, todavía no he empezado a hacer nada!
    Creo que es el problema de estos sistemas, que la motivación por ponerte en marcha y ejecutar las acciones sólo la encuentras en ti mismo, por mucho que la busques en el exterior.

    • @Killi:

      Por si te sirve de consuelo –y de acicate–, por ahí hemos pasado casi todos. Como muy bien dices, sólo cuando consigues encontrar la motivación y la fuerza interior es cuando empiezas a avanzar –uy, parece sacado de Star Wars ;-)

  2. Hace varios meses que te sigo, (últimamente incluso en el twitter) y la verdad es que admiro lo que haces y más aún lo que dices… incluso me he pasado al Autofocus (utilizo la aplicación TUDURNO para gestionar las listas)… pero la verdad es para mi desesperación no consigo liberarme de esas tareas urgentes que van surgiendo cada dia y que no me permiten ser todo lo productivo que querría. Al final entre llamadas de clientes, minireuniones de último momento, compañeros que vienen con sus problemas, etc, etc… se me pasa el dia sin finalizar mis objetivos.

    Lo seguiré intentando.

    • @Pere:

      Gracias por tu apoyo y por seguirme. Por lectores como tú merece la pena todo el esfuerzo de mantener este blog en marcha :-)

      La verdad, no existe una receta única para todo el mundo, sencillamente porque cada uno tenemos entornos diferentes. En mi caso, aunque tengo tareas urgentes y tengo que apagar fuegos –como todo el mundo–, puedo disponer de bastante tiempo para avanzar los proyectos de verdad, tanto profesionales como personales. Sin embargo, algunas personas como tú tienen un perfil muy distinto.

      Piensa que todas las herramientas y técnicas que vemos aquí no son más que ingredientes. Cada uno debe elegir los mejores ingredientes para su situación y mezclarlos de la mejor manera posible. En cualquier caso, hay ocasiones en que sencillamente no se puede hacer más; si tu jefe te trae fuegos que apagar cada hora, y no puedes educarlo para que te deje trabajar en lo importante, sólo tienes dos opciones: 1) asumir que así son las cosas, o 2) buscar otro trabajo.

      Las dos opciones son igualmente válidas, sólo tienes que elegir una conscientemente y aceptar por qué lo haces. Dejarás de sufrir, te lo garantizo.

  3. Como ocurre con frecuencia, en el término medio está la virtud. Si no organizas tu trabajo, acabas haciendo el trabajo según llega, con lo que no eres productivo. Por otra parte, si dedicas demasiado tiempo a organizar tu trabajo, al final no te queda apenas tiempo para trabajar, así que tampoco eres productivo. Nuevamente el problema no es el método que se usa, sino uno mismo.
    .-= Lo último publicado por José Miguel Bolívar: GTD: Cómo Escoger la Próxima Acción =-.

    • @José Miguel:

      Una vez más, totalmente de acuerdo. Desde luego, los últimos responsables siempre somo nosotros mismos. El úncio “pero” es que sigo pensando que el método influye más de lo que estás dispuesto a admitir. Es como tener un coche con cambio automático y otro con cambio manual: con ambos se puede correr una carrera de velocidad, pero el coche con cambio manual pone las cosas más fáciles –por supuesto, para otros asuntos el coche automático puede ser la mejor opción.

  4. La mayor parte de mi trabajo es planeado (predefinido), pero tengo muchos problemas para calcular cuanto tiempo voy a tardar en cada cosa.

    Sucede entonces que a veces el trabajo es cansado por tener que hacer mucho en poco tiempo o aburrido porque no tengo nada que hacer (me refiero a trabajo, siempre puedo inventar algo).

    Tambien contribuye que tengo la tendencia a “buscarle tres pies al gato” en cualquier cosa.

    • @Hluot:

      Créeme que si siempre estuvieras a las carreras no pensarías en buscarle tres pies al gato ;-)

      Aprovecha los tiempos “libres” para hacer cosas nuevas, proyectos que te llamen la atención. Sé que eres una persona disciplinada, calculadora y trabajadora. Aprovéchalo para compartir algo con los demás –a mi me gustaría :-)

  5. Bueno, de momento asumo que son así, pero que se pueden y se deben mejorar… Y eso también depende de mi. En algunos de los posts que publicas me veo reflejado y se que debo hacer para mejorar, a ver si averiguo el cómo.

    Gracias por responder.

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