Diseñando un sistema de recopilación GTD

Diseñando un sistema de recopilación GTD

Si habéis leído la serie GTD para dummies, recordaréis que la base del sistema es una buena recopilación. De nada nos sirve tener el mejor software de gestión de tareas o utilizar el calendario de forma efectiva, si no estamos teniendo en cuenta todo lo que puede tener impacto en nuestra vida personal y profesional.

Para tener la seguridad de que no vamos a olvidar ninguna tarea importante, o que podemos capitalizar nuestras ideas geniales en cualquier momento, necesitamos contar con un buen sistema de recopilación. Como hemos visto ya muchas veces, de lo que se trata es de sacar de la cabeza inmediatamente cualquier idea o cosa que nos preocupe, y guardarla en un lugar confiable que nos permita recordarlo cuando llegue el momento. Pero, ¿cómo construir el mejor sistema de recopilación posible?

Para crear mi sistema de recopilación, y revisarlo cada cierto tiempo, yo empleo un método de 3 pasos muy simple. Os explico a continuación cómo lo hago.

1. Analizo mis contextos

Para dar con la combinación “perfecta” de herramientas de recopilación, el primer paso es analizar mis contextos. En mi caso, paso la mayor parte del tiempo en casa y en la oficina, y en menor medida en la calle. Aunque hace tiempo viajaba mucho, actualmente los viajes ya no impactan de manera importante en mi productividad.

Cuando estoy en casa, gran parte de mi ocio y de mis proyectos –por no hablar del blog– requieren del uso del ordenador. Sin embargo, en la oficina tengo acceso restringido a algunas herramientas online interesantes que podría utilizar para implementar mi sistema GTD, como Dropbox, Evernote o Google Docs. Simplemente no puedo utilizarlas, así que, si quiero implementar un sistema de recopilación unificado, debo tener esto en cuenta.

Por otro lado, aunque paso la mayor parte de mi tiempo sentado en casa o en la oficina, tener una forma de recopilar “on the move” sigue siendo muy importante para mi. Al menos 2 días de la semana tengo actividades en la calle después de trabajar, y durante el fin de semana casi no piso mi casa mas que para dormir.

2. Selecciono las herramientas

Con el panorama anterior, utilizar papel y bolígrafo no es una opción viable. Realizando la mayor parte de mi actividad en un ordenador, ya sea en casa o en la oficina, sería absurdo utilizar herramientas de “baja tecnología”. Imaginad el tiempo que perdería traspasando mis notas del ordenador al papel, o viceversa con lo que haya recopilado en la calle.

Teniendo la restricción del acceso a internet en la oficina, utilizar herramientas en la nube tampoco me resulta una opción viable, mucho menos cuando muchos fines de semana los paso en una casa de campo donde no hay ni teléfono.

En mi caso particular, lo más lógico era optar por algún dispositivo portátil que pudiera llevar conmigo todo el tiempo, y que pudiera sincronizar fácilmente al menos con el ordenador de mi casa.

3. Reduzco y simplifico

Cuando diseñé mi primer sistema de recopilación utilizaba una Palm V –¿alguien se acuerda todavía de la era pre-teléfonos-inteligentes?–. Con el tiempo añadí a mi arsenal de recopilación una cámara fotográfica. Y después descubrí lo cómodo que era poder tomar notas de voz, especialmente en circunstancias donde anotar en papel o escribir en mi PDA no era posible.

Llegó un momento en que tenía que cargar con varios “gadgets” a todos lados, además de mi teléfono móvil, de modo que el proceso de recopilación empezaba a suponer un problema logístico. Finalmente decidí sustituir todo por un BlackBerry, y desde hace poco, por un iPhone. Ahora por fin sólo necesito un pequeño accesorio para recopilar, con el que además puedo tener acceso a otra de mis bandejas de entrada fundamentales: el correo electrónico.

Paradójicamente, tener un iPhone me ha abierto de nuevo la puerta a las herramientas de productividad en la nube. Con un acceso a internet permanentemente disponible en mi iPhone –incluso en la casa de campo–, estoy empezando a utilizar Evernote como herramienta de recopilación, y a pesar de mi paranoia, considerando seriamente tener mi sistema de archivo digital en Dropbox.

Y tú, ¿cómo diseñaste tu sistema de recopilación? ¿Crees que podrías mejorarlo con estas ideas? ¿Se te ocurren otras? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Geek Calendar (via Flickr)

22 comentarios

  1. Actualmente con Wunderlist (sistema de listas y tareas: es gratis y se sincroniza con todo, además se pueden compartir listas) en el iphone ya casi no anoto nada en la libretita, aunque la sigo llevando conmigo!

  2. Compara con Sugarsync antes, Jero.
    A mí Evernote me está dando mucha fluidez: tuits para leer los envío allí. Capturas de libros que me interesan, allí, a su @inbox, Fotos que hago para ilustrar post, allí y notas de voz que grabo y envío directamente a la dirección de email de Evernote. Supongo que sabes lo de enviar a Evernote…
    Es más, con Evernote así, a tutti plein, estoy seriamente planteándome usar solo esa herramienta y mis moleskines (estas son sagradas porque escribo mucho y en cualquier situación).
    Ah, te aviso. 4ª relectura de Organízate con eficacia, de Allen. (Qué mal encuadernado está, se me desvencija y muchas hojas ya están unidas de nueva con tesafilm)

    PD: Me gusta mucho el favicon.

  3. Hola Jero,

    Desde que empecé a leer tu blog siempre he tratado de seguirte el paso en cuanto a los avances tecnológicos y prácticos que supone el hecho de adoptar la productividad en nuestra vida.

    Te agradecería muchísimo un artículo en el cual nos ejemplificaras paso a paso, cómo recopilas y organizas un proyecto usando estas herramientas, sigo con la BB que conociste cuando estuviste en México, pero ya viene mi cambio para seguir la carrera con mi mentor.

    Un saludo.

    Omar Carreño

  4. Interesante articulo, me estoy iniciando y todavía no se si quedarme con Evernote o things
    Evernote me gusta muchísimo por su fluidez y facilidad de recopilar enviando a buzón por correo electrónico pero no maneja contextos y acciones por proyecto que si lo hace , ademas things permite colocar fechas limites y ordenar por las mismas, pareciera que things es mejor a la hora de organizar

    En este momento, como novato, podría adecir que para recopilar Evernote es el mejor.a

    PD: Voy en mi segunda lectura de “GTD for dummies” excelente, luego releeré las notas que deje en “organizarse con eficacia”

    • @José:

      Bueno, Evernote y Things son cosas totalmente distintas y con objetivos diferentes. Con Evernote se puede implementar una especie de GTD, pero no está pensado para eso. Things, por el contrario, nació como una herramienta GTD nativa.

      Dicho lo cual, es totalmente válido utilizar ambos de forma integrada. Yo utilizo Things para mi “core GTD”, y Evernote para recopilar y crear un archivo de referencia de artículos y documentos que no contengan información crítica.

    • @José:

      En realidad no creo que sea justo comparar Evernote con Things. Cada uno está pensando con diferentes objetivos en mente. Aunque mucha gente se empeña en utilizar Evernote para gestionar las listas y los recordatorios GTD, creo que Things –entre otras opciones–, es muy superior a Evernote.

      Mi recomendación: utiliza Evernote para recopilar y organizar tu archivo de referencia, y Things para gestionar todo lo demás GTD.

  5. Cada vez está mas cerca el dia en que se pueda revivir la mitica discusion sobre plumas montblanc y libretas moleskine que leí hace mucho tiempo en el blog del tambien mítico holandes errante. Obviamente quien mantiene estas disputas suele ser un autentico negado en productividad. En cuanto al articulo de Jero, mi recomendacion es boli, libreta y grabadora (puede ser la del movil o no). Y para el resto del GTD: boli y hojas sueltas. la tecnologia se debe usar cuando te facilita la vida y no cuando te la complica (caso delicious, por ejemplo). seguid alimentando a la nube seguid, ya vereis la tormenta que os va a caer encima.

    • @santana:

      El uso de herramientas de baja tecnología puede ser, sin duda, una opción. Pero para muchos de los que nos pasamos el día pegados a un ordenador, la tecnología es una bendición.

  6. Lo acabo de ver ahora:

    http://canasto.es/2011/07/la-caja-de-la-productividad/

    la gente puede pensar lo que quiera, mas que nada porque cuando hablé del tema de la tarjetas basado en el sistema de archivo del japones, creo que fue en una fecha posterior al 14 de julio.

    En cuanto a mi futuro sistema, avanzo que las tarjetas son de colores, se autogestiona solo (como el sistema de archivo del japones) en su mayor parte y abarca no solo las proximas acciones sino el sistema de organizacion personal (productividad personal) completo.

    • @Santana:

      Tranquilo hombre, nadie duda de la originalidad de tu idea ;-)

      En lo particular, agradezco el esfuerzo que haces por compartir ideas diferentes. Ojalá que pronto puedas describir con más detalles el sistema –reconozco que me interesa y mucho–.

  7. Lo primero de todo agradecerte este blog que tanto me está ayudando a profundizar en el GTD.
    Tengo que reconocer que hasta ahora no he conseguido una aplicación eficiente del sistema, creo que en gran parte porque desde comencé sus uso, mis herramientas y funciones han variado demasiado rápido, aun así, voy avanzando.
    Me ha interesado mucho este post dado que este es uno de mis puntos críticos dada la gran cantidad de tiempo que paso en el transporte público, tiempo que dedico fundamentalmente a planificar el día (en la ida) y recopilar noticias en la vuelta.
    En cuanto a los contextos tengo una situación similar, es decir PC en casa y otro en el trabajo, con muchas limitaciones de acceso, lo que hace que la nube no sea una buena opción para mí.
    Dado que los PC tienen Windows 7 y Office, mi herramienta de recopilación es OneNote (hay en la Web muy buenas ideas para implementar GTD en esta herramienta). Los blocks de notas los llevo en un USB que conecto al ordenador en que este trabajando en cada momento y que respaldo en casa todos los días (Sin esto no podría vivir).
    En los desplazamiento usaba OneNote móvil (mi teléfono corporativo también es móvil) y lo sincronizaba en el ordenador de casa sin problemas, aunque una reciente migración a mobile 7 ha complicado esto ya que ahora sólo puedo sincronizar con un disco de SkyDrive en la nube, y soy un poco paranoico con eso e guardar datos por ahí, por lo que estoy pensando alguna solución para este tema (lo cierto es que el móvil me resulta muy útil ya que me permite guardar, imágenes, voces o cualquier cosa), además de leer las fuentes RSS.
    Y más o menos esto os puedo contar de mi sistema.

    • @A. Simón:

      Una implementación interesante. Gracias por compartirla. Estoy seguro de que nos ayudará a muchos. Por desgracia, cada vez es más habitual que las empresas limiten el acceso a la red.. ¡como si eso fuera a evitar que nuestra productividad baje o suba!

  8. Imagino que ya te lo habrán dicho hasta la saciedad, GRACIAS por “GTD PARA DUMMIES”, esperemos que con el tiempo y la práctica podamos abandonar dicha categoría. En primer lugar me leí el manual del Sr. Allen y a renglón seguido me cayó del cielo el tuyo que también he terminado (espero no haberme saturado inconscientemente).

    Mi situación actual: en el trabajo es imposible instalar nada, todo está (perdón por la expresión) capado. Utilizamos intranet, ofimática (open office), correo electrónico (outlook versión anterior a 2007), móvil de empresa sin posibilidad de envío de e-mails ni conexión a internet; y en casa si tengo adsl con PC (normalito), netbook y e-reader (intocable, es de mi mujer, no hay quien se acerque). No tengo smartphone ni iphone, no tablet, (podría tenerlos pero pagar otro conexión más, me da dolor de barriga teniendo adsl en casa, y me da mucho coraje que todas las apps de cualquier smartphone tengan que utilizarse por narices on line, de echo devolví un samsung galaxy por ese motivo, no podía acceder a un calendario si no tenía conexión a internet, que me obliguen a pasar por el aro no es lo mío).

    Por todo lo que explico, ahí va la pregunta, cómo me recomendarías que pudiera implementar GTD en ambos lugares teniendo en cuenta que lo del lápiz y libreta no creo que me ayudar a arrancar ??
    GRACIAS.

    • @Jesús:

      Realmente dejas pocas opciones. Si tu entorno laboral está limitado, no quieres utilizar un smartphone ni tampoco papel y lápiz… ¡complicado!

      Lo único que se me ocurre es que utilices un smartphone sin servicio de datos –aunque poco habitual, es posible–, y selecciones aplicaciones que te permitan sincronizar manualmente cuando llegues a casa.

  9. Hola, Jero.

    He seguido tu blog, desde hace unos meses he descargado tu libro de GTD para dummies e incluso he leido el libro de David Allen, sin embargo aun no logro implementar el método, de pronto me parece súper complicado, me ayudaría muchísimo que me pudieras explicar como administrar el flujo del metodo por ejemplo a traves de Things, ya que el 95% de mis actividades las hago frente a la computadora y la verdad aun no entiendo como administrar el flujo usando la aplicacion, una duda que tengo es si dentro de mis actividades diarias quiero dedicar 2hr a la lectura por la mañana y 2hr por la noche, en que lista coloco esta accion? en fin tengo muchisimas dudas aun, espero que puedas ilustrarme sobre este tema.

    Gracias por tu atencion, felicidades por tu blog! Genial.

  10. Enhorabuena por el blog, aprendo mucho con él.

    Quería comentar el hecho de centralizarlo todo en google (sí, ya sé, nube, gran hermano…) con todas sus herramientas: gmail, calendario y sobre todo Notes (aunque le falta todavía para ser GTD full compliant). ¿Qué opináis al respecto?

    • @jmari:

      Se puede practicar GTD virtualmente con cualquier herramienta, digital o física –lo que algunos llaman herramientas de baja tecnología–. El universo de Google ofrece excelentes aplicaciones para hacer todo lo que se necesita, aunque hay algunos aspectos de GTD que no resulta tan fácil de implementar sólo con ellas.

      En mi caso particular, prefiero utilizar una herramienta expresamente diseñada para practicar GTD, como Things para Mac. Hay otras igualmente buenas, e incluso algunas online, de entre las cuales te recomiendo sin duda la más avanzada que conozco, todavía en beta, y candidata a ser mi herramienta GTD en un futuro próximo:

      http://facilethings.com

      Echale un vistazo y luego me comentas.

  11. Todo lo expuesto aquí esta genial. No puedo estar más de acuerdo con Jero respecto a que lo primero que hay que hacer es analizar los contextos particulares de cada uno y en función de eso decidir. Yo puedo decir que tras más de un año con GTD, he decidido volver al papel ya que no encuentro ninguna aplicación que funcione del todo bien. He decidido desarrollar la mía propia, proyecto que ha pasado de mi lista Algún día/Tal vez a mi lista de proyectos actuales.

    ¿Como hago actualmente la recopilación?. Pues realmente con un mix de herramientas en baja y alta tecnología. Trabajo normalmente en casa (puntualmente) en mi estudio y en la oficina de uno de mis clientes VIP, por lo que me muevo bastante. Cuando estoy en la calle recopilo con Evernote o bien con el bloc de notas del iphone. En el resto de casos, suelo usar una moleskine tipo agenda diaria, que a la vez inbox analógico me sirve de diario de seguimiento. El calendario lo llevo en otra moleskine tipo agenda diaria en la que solo anoto mis compromisos diarios, las acciones concretas que debo hacer en un día concreto y la información específica para un día. Las listas las llevo en una moleskine normal etiquetada de forma coherente. He probado Things, Omnifocus, RTM, etc. La verdad es que no están mal, pero todas tienen carencias respecto a GTD y tener que usar herramientas dispersas no me gusta nada, por eso he decidido desarrollar mi propio sistema- Aún no se como, pero seguro que GTD me ayudará desbordando al máximo mi creatividad….

    Un saludo y Feliz Navidad.

  12. Me parece muy bien todo lo que comentáis sobre las aplicaciones para implementar GTD pero para los usuarios de windows nos quedan pocas opciones que no sea evernote y en la nube. A mi en la nube no me gusta y en evernote se hace algo complejo. Luego está Thinking rocks pero si no quieres pagar es casi imposible la sincronización con dispositivos android para poder llevarlo a todas partes. ¿Alguna sugerencia?

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