Deshacernos o no deshacernos de las listas de tareas

Número uno

Foto por drcorneilus (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hace unos días leía una artículo muy interesante en Zen Habits, en el que Leo Babauta nos hacía una sugerencia rotunda y ciertamente drástica: deshazte de tu lista de tareas. En su lugar propone lo que él llama el Sistema De Una Cosa. Básicamente cosiste en anotar al principio del día la –única– tarea importante que vas a hacer. Leo justifica su movimiento diciendo que la gente que tiene listas de tareas se pasa todo el día gestionándolas, y eso va minando poco a poco nuestra energía.

A continuación os traduzco la idea central de su argumento:

Aquellos que tienen listas de tareas generalmente se pasan el tiempo gestionándola, o si no simplemente dejan de usarlas, llenándose de polvo y conviertiéndose en algo inútil, mientras que nosotros nos sentimos constantemente culpables por no mantenerla. Los que consiguen mantener la lista actualizada, gastan un montón de tiempo que podrían estar utlizando en hacer cosas importantes.

¿Y qué hay de las listas? Son largas, nunca consigues llegar al final, y la mitad de las veces nunca haces las cosas que hay en ellas. Es cierto que te sientes bien tachando algunos elementos, pero se siente horrible cuando otros nunca desaparecen. Todo ello supone un gasto de energía mental inútil, porque no te lleva a ninguna parte.

Lo único que importa es hacer.

Después de explicar que él sólo tiene una tarea al día, continúa diciendo:

Puedes hacer una lista de cosas por hacer, si quieres, o de tareas rutinarias que tienes que llevar a cabo por uno u otro motivo. Aunque yo consideraría eliminar tantas cosas como fuera posible de la lista de rutinas, pues tienden a crear fricción y te impiden hacer lo que realmente quieres hacer. Si haces una lista, no la consideres una lista de tareas o de cosas que liquidar. Simplemente considéralas como un recordatorio, y gasta tiempo sólo en añadir cosas a la misma, o como mucho, revisarla una vez al día [no en gestionarla].

En mi opinión, creo que desde hace tiempo Leo está un poco fuera de la realidad, especialmente desde que empezó a proponer el minimalismo en todo lo que hace. No lo voy a negar, yo también tiendo hacia lo simple. Pero lo que propone Leo es, en muchas de las ocasiones, imposible en la práctica.

Por otro lado, siento que los “defectos” que él achaca a las listas surge más de una incapacidad para entender cómo funcionan las listas que a defectos reales. En mi caso particular, sobre todo ahora que practico Autofocus, no es cierto que mis listas se llenen de polvo, ni tampoco me supone mucho tiempo gestionarlas –de hecho se gestionan casi solas. Por tanto, su argumento es simple y llanamente infundado.

Para él, que tiene el control sobre lo que quiere y puede hacer, puede que funcione. Pero definitivamente su caso no es el de la gran mayoría de personas. Utilizar listas ha sido y sigue siendo la mejor forma de autogestionarse, y ha demostrado su eficacia a lo largo de muchos años. Quizá pudiera trabajar sin listas y nada catastrófico sucedería. Pero lo que es seguro es que no obtendría ni siquiera un 10% de la productividad que obtengo con ellas.

[Por cierto, me da la sensación de que en el fondo Leo sabe perfectamente que lo que propone no tiene fundamento. Por eso al final de su argumento sugiere utilizar una lista que no funcione como una lista (sic). ¿Cómo diablos se come eso? ;-) ]

Y tú, ¿qué opinas? ¿Crees que se puede trabajar con el método de una sóla cosa de Leo Babauta? Comparte tu opinión con nosotros en un comentario.

34 comentarios

  1. Ante todo decirte que me alegra “verte” al pie del cañon. Creo que, al menos en mi caso, no pierdo o gasto tiempo gestionando las listas, sino que lo invierto. Es decir, haciendolo obtengo un beneficio que se traduce en sensacion de bienestar y autosatisfaccion.Las listas me ayudan p.e. a evitar no hacer algo que debiera haber hecho. Por otro lado, en la mayoria de los casos, el dia a dia nos obliga a variar nuestros planes iniciales, por lo que sin unas listas adecuadas estariamos perdidos.
    Quiza sea un punto de vista no tan “minimalista” pero la verdad es que me funciona bastante bien (obviamente todo es mejorable pero esto ya es otra cuestion).Saludos,

    • @Josep:

      Totalmente de acuerdo. Ya hemos dicho varias veces que cada uno debe utilizar las técnicas y herramientas que mejor se adapten a su forma de trabajo. Pero si hay algo que debería ser común a cualquier sistema esas son las listas de tareas. Por supuesto, no estoy diciendo que no se pueda trabajar sin utilizar listas, pero en mi experiencia es una forma muy ineficiente de hacerlo.

      En cuanto al minimalismo, mi sistema puede ser minimalista con una sóla lista, mientras que el tuyo puede serlo con 5. No se trata de tener poco, sino de no tener más de lo necesario.

  2. En mi caso, las listas no me funcionan. Creo que mi mente no es secuencial, es más difusa y por eso mantener la propia lista se convierte en una tarea más. Por eso entiendo, en parte, la filosofía de la única tarea. Creo que Leo buscó la polémica planteándolo así, pero lo que quiere transmitir, en mi opinión, es ¿qué es lo más importante pora ti hoy? Bien, pues haz eso y nada más.
    Esto no quiere decir que no uses listas en tu trabajo o en tu casa, o en cualqueir otra actividad, pero céntrate solo en la cosa más importante para ti cada día. Yo creo que por ahí iban los tiros, aderezados con un poco de pimienta polémica anti-gtd. Yo creo, como bien dices que ni el mismo se la cree.
    .-= Lo último publicado por Aitor Calero García: Fortalezas y debilidades: Qué tienes que aprender de Pujol y Raúl =-.

  3. Yo estoy a favor de las listas, las considero una herramienta muy útil, otra cosa es que te marques una tarea “estrella” al iniciar el día como objetivo prioritario y el resto gestionarlo siguiendo la pauta de las listas. Saludos.Montse

    • @Montse:

      Efectivamente, fijarse una –o tres– tareas más importantes cada día es una buena práctica. Pero desde luego, ello no puedo sustituir al menos una buena lista de tareas, ya sea del tipo Autofocus o listas contextuales de GTD.

  4. Yo lo anduve pensando…
    Y creo que en el fondo es lo que dice David Allen.Que las mejores cosas (“the coolest things”) que él hace no están en sus listas.
    Y agrega que para poder permitirnos hacer esas cosas que nos apasionan con total concentración necesitamos tener una lista de todo lo que no estamos haciendo.
    .-= Lo último publicado por Catriel: Boceto mural ¡Para empezar a pintar el Lunes! =-.

    • @Catriel:

      Totalmente de acuerdo. Las listas no son nuestra vida, pero no podemos mantener orden sin gestionar de algún modo lo que hacemos y debemos hacer –y yo todavía no conozco una forma mejor que las listas ;-)

  5. Pues la verdad, eso de no utilizar listas es medio radical (por no decir ultraradical).

    Tener una lista con cosas prioritarias es mejor que dejar 20 o 30 minutos en la mañana o tarde reordenando la lista de cosas donde estan revueltos los pendientes de mañana y las vacaciones de navidad. Pero eso es una lista mal llevada, no un defecto de las listas.

    Una lista con pocas cosas prioritarias me sirve a mí.
    Hacer una sola cosa cada día no me parece nada practico, sobretodo cuando las listas te ayudan a agrupar cosas, p. e. todas las cosas que puedo hacer en la calle cuando pase al banco.

    • @Hluot:

      En el fondo, la lista de cosas prioritarias no es más que una selección de tareas más importantes –que dicho sea de paso no tienen por qué ser diarias como muchos autores proponen, sino que puede ser semanal o hasta mensual. Lo que definitivamente necesitamos es un lugar donde “aparcar” las demás cosas no prioritarias, ya sea por contextos o todo junto en una sola lista. Y por supuesto, ello necesita cierta gestión, aunque sea de forma simple.

      Lo que propone Leo es como decirte que camines pero sin mover los pies. Es, sencillamente, un sinsentido y totalmente imposible.

  6. Sin listas he funcionado yo siempre, y no me ha ido del todo mal cuando las funciones estaban muy estructuradas y los objetivos eran muy concretos. Es decir, poder se puede, pero creo que actualmente eso me haría olvidarme de muchas cosas que mi subconsciente (qué es muy vago) dejaría de lado. El recopilar las ideas en una lista me hace concretar las acciones y llevarlas a caso sin procastinar (o casi).

    También es verdad que cuando lo intenté con el GTD me perdía gestionando las listas (que si esto a este contexto, que si esta acción a esta lista, que si voy a desglosar este proyecto en sus átomos y las coloco en aquella otra lista). Desde que he empezado con el AF eso ya no me sucede, ahora la lista parece autogestionarse, hasta ha tenido dos listas que debía necesitar (la de En Espera y la de Algún día) de parto natural, yo no lo he provocado, han surgido así.

    En resumen, claro que se puede trabajar con el método de sólo una cosa. Al igual que entre GTD, ZTD o AF todo depende de quién lo use, para qué, con qué trabajo, qué objetivos, etc. Cada cual debe tener un método, y además éste debe estar personalizado.

    • @Manolo:

      Como dices, se puede trabajar sin listas, pero en circunstancias muy particulares –probablemente las circunstancias que puede generar Leo en su entorno. Pero para cualquier persona “normal”, con unas pocas áreas de responsabilidad y varioas frentes abiertos, trabajar sin listas es casi un suicidio productivo. De nuevo, no digo que no se pueda sobrevivir, pero de forma muy poco eficiente.

      Me alegro de que Autofocus te esté ayudando. Creo que no estás solo en eso. Muchos lectores y yo mismo hemos encontrado en Autofocus una forma de reducir la procrastinación a niveles casi ridículos. Para mi ha sido todo un descubrimiento :-D

  7. Me alegra leerte! ;) Pues qué quieres que te diga. Yo llevaba años trabajando sin listas y no había tenido nunca problemas. Sin embargo, hace 18 meses cambié de trabajo radicalmente y nunca en mi vida había sentido tanto agobio por tener la sensación de que se me escapaban cosas, el estrés no me dejaba prestar atención a lo importante y por más horas que le dedicaba al trabajo, no conseguía ponerme al día. Todo estaba gris, hasta que descubrí GTD… Aún no tengo la rutina GTD asimilada al completo, pero desde luego las listas me han dado una tranquilidad tremenda. Ahora me siento seguro de que NO estoy haciendo aquello que NO quiero hacer. Y esto me ha liberado la mente de tal forma que por fin he conseguido volver a seguir un horario de trabajo casi normal y a disfrutar de mi tiempo.
    Ahora sería incapaz de volver a trabajar sin listas. Y el tiempo que dedico a actualzarlas… no me he cronometrado, pero es mínimo. Sí he descubierto recientemente una cosa: de nada me sirve plantarme delante la lista completa de cosas que hacer. Lo que hago a primera hora, antes de empezar a “hacer” es coger mi lista de próximas acciones y elegir un máximo de 4 ó 5 cosas que son a las que me voy a dedicar hoy. Si consigo terminarlas, entonces vuelvo a echarle un vistazo a la lista de acciones siguientes y eligo un par de ellas más. He ganado mogollón en seguridad y relajación.
    .-= Lo último publicado por David R. Jordan: Jerez y mis señales =-.

    • @David:

      Gracias por compartir tu experiencia personal. Es un ejemplo claro de que es posible trabajar con y sin listas, dependiendo de las circunstancias. El problema es que para la mayoría de las personas no es viable trabajar sin listas, como tú mismo pudiste comprobar al cambiar de trabajo.

      Por cierto que tu método de trabajo –elegir las 4-5 tareas más importantes al principio del día– es muy parecido al mío, antes con GTD y ahora con Autofocus ;-)

  8. Pues me parece que el señor Leo está fuera de cualquier realidad y trabajo ordinario. Hacer una sola cosa es en términos de productividad lo más improductivo posible. Me parece bien hacer una cosa a la vez, pero el día son muchas horas, muchas para hacer tareas personales y profesionales.

    Sólo haces una cosa en tu vida? Prefiero quedarme con la mia, mirar mi lista de tareas, y ejecutar y avanzar.

    El minimalismo no es reducir al máximo la cantidad sino reducir al máximo la ejecución y llegar a que menos sea más.

    Humilde opinión.

    Un abrazo muy fuerte, que te llegue con mucha fuerza y te anime a seguir avanzando y disfrutando de este recorrido tan precioso que tenemos todos, la vida.

    • @Shinfu:

      De acuerdo. Aunque no creo que Leo esté tan fuera de la realidad como aparenta. Es un tipo inteligente –no hubiera llegado donde está si no lo fuera–, y dudo que piense realmente que su sistema sea viable para la mayoría. Eso sí, domina perfectamente las masas, y sabe cómo crear polémica y beneficiarse de ella.

      Gracias por el abrazo. Lo recibo con mucho cariño. Ten por seguro que seguiré con más fuerza que nunca :-)

  9. Reconozco que el nombre de Leo Babauta me produce sarpullido. Me parece que lo que escribe suele carecer de fundamento y difícilmente soporta un análisis riguroso. Creo que ha intentado, con cierto éxito, aprovecharse comercialmente de los miles de procrastinadores incurables que han fracasado al intentar usar otros métodos serios y rigurosos como GTD. Lo fundamental para ser productivo no es el método, sino la actitud, del mismo modo que la simplicidad no equivale a la simpleza. Otro tema es que Leo probablemente ignore ambas cosas :-D
    .-= Lo último publicado por José Miguel Bolívar: GTD: Cuándo y Dónde Hacer la Revisión Semanal =-.

    • @José Miguel:

      Absolutamente nada que añadir, maestro. No lo hubiera podido decir mejor ni más claramente :-)

      Sólo un apunte: no creo que Leo ignore nada; simplemente es un tipo que conoce muy bien su negocio y sabe cómo sacar provecho de ello.

  10. Lo de una cosa al día me parecería genial… si sólo tuviese que gestionar de verdad una cosa al día. Pero mis tareas son bastante más numerosas. No conozco a Leo pero me temo que no puedo tomarme su planteamiento en serio.

    Estoy 100% con David Jordan: a mí el descubrimiento de GTD me permitió dar un giro radical. El sistema de autofocus no me ha convencido.

    Como otros han dicho creo que el problema no está en las listas sino en si sabemos gestionarlas. Yo no tengo una lista para que me agobie sino para saber, precisamente, que es lo que tengo que hacer… y curiosamente siempre es MENOS de lo que pensaba en abstracto. Hoy mismo me he llevado un palo cuando un cliente me llamó para reactivar un proyecto que teníamos parado desde hace un par de meses. Al colgar el teléfono me entró una sensación de agobio y pensé: ya lo miraré… pero luego me acordé de Mr. Allen y sus dos minutos y me dije: venga, vamos a ver como estaba el tema… Y media hora más tarde ya estaba resuelto porque era una tontería. En mi mente tenía un pensamiento abstracto enorme que, convertido en una lista (que hice en su momento), resultó ser una tarea nimia…

    Listas: sí, por supuesto. ¿Perder el tiempo gestionándolas? No, mejor invertir el tiempo en saber que es gestionar una lista y luego ya veréis como todo son ventajas.

    • @Chemo:

      Muy interesante tu pensamiento. Parece que casi todos estamos de acuerdo en que, independientemente del método, el uso de listas es fundamental para tener controlado el trabajo que tenemos que hacer. Como todo en la vida, sólo hay que aprender a usarlas ;-)

  11. ¿”Liquidar” mis listas? Sólo de pensarlo un escalofrío recorre mi espalda… :-)
    Visito el blog de Leo con frecuencia porque la idea de la simplicidad me seduce – aunque me resulta difícil aplicarla – pero también me da la sensación que a veces se olvida que el mundo va a otro ritmo. O la mayoría del mundo…
    Coincido plenamente con lo que se dice por arriba: el mantenimiento de mis listas A MÍ me resulta una inversión de tiempo que me reporta tranquilidad. Saber qué tengo que hacer y quién me lo pide (soy secretaria y “mis fuentes” generadoras de trabajo acaban por ser varias: mi director, compañeros que necesitan ver a mi director/que mi director les conteste algo/que les firme algo, etc) y si no llevara una lista de todo lo que me llega durante el día…mi cabeza no podría controlarlo todo.
    .-= Lo último publicado por Laura Rubio: Conocerte para organizarte =-.

    • @Laura Rubio:

      Está claro que la intención de Leo es crear polémica. Sinceramente, no creo que piense de verdad en liquidar las listas. De una u otra forma, las listas son fundamentales en cualquier sistema de productividad serio.

      Por cierto, me gustan mucho tus listas con colores, aunque yo no utilizaría el rosa para las siguientes acciones ;-) –por supuesto, es broma. Pronto voy a tener que usar Outlook en el trabajo, y si Autofocus no me funciona –algo que de momento no parece probable– creo que voy a probar. En cualquier caso, siempre puedo utilizar colores en Autofocus, aunque tenga que cargar con 5 ó 6 lápices extras.

  12. Una preguntita:

    ¿Cómo hace Leo la compra del supermercado?
    ¿Acaso no tiene una lista de la compra como todos? ¡Entonces está usando GTD)

    Para mí la esencia del GTD ya la habíamos inventado hace añísimos al manejar la lista de la compra. ¿Qué hacemos al fabricar esta lista?:

    1.- Organizar la manutención de la casa (Generamos un Proyecto “Compra del Súper”)

    2.- Evitar que se nos olvide lo que hay que comprar (Recopilar)

    3.- Olvidar qué tenemos que comprar hasta que llegue el momento (Agendar, tener control, y evitar el estrés de no saber si se nos olvida algo)

    4.- Hacer las compras cuando estemos en el contexto adecuado (en el súper), y distribuir nuestras acciones (echar al carrito de la compra) según la sección en donde nos encontremos en el súper (Next Actions, Tiempo, Energía, Estado de ánimo …)

    5.- Delegar acciones (al niño, que vaya por los danones, o a sacar número de la pescadería para ahorrar tiempo) y esperar a que se complete el encargo (Lista de Waiting For…)

    6.- Revisar la lista de la compra para añadir o quitar ítems (revisión del proyecto o inicio de otro nuevo)

    Mucha de la esencia del GTD está en la lista de la compra. Ahorda, ¿quien dice que no sigue el GTD, pero mantiene una lista de la compra?

    • @Jose Fco.:

      Jajajaja. Buena pregunta. Me temo que Leo hace la compra de forma muy parecida a como la haces tú ;-)

      Genial tu comparación entre GTD y la forma en que “gestionamos” la compra. Gracias por compartirla. A alguno que todavía duda seguro que le aclara mucho las ideas.

    • @Aitor Calero:

      Sí, Leo ya está a otro nivel. Llegar a vivir del “blogging” me parece genial. Sin embargo, creo que a ese nivel se pierde mucho de la esencia del blogging. En particular, echo de menos los tiempos de Zen Habits en que Leo respondía comentarios, compartía técnicas y trucos útiles… aportaba valor. No digo que ya no haya nada de eso, pero se nota mucho que las prioridades de Leo ahora son hacer dinero.

      Imagino que es la evolución natural –¿e inevitable?– de un bloguero exitoso.

  13. Estoy de acuerdo en lo que comentáis muchos, que de una forma u otra, una lista ayuda a gestionar y tirar adelante el trabajo. Algo con lo que estoy en total desacuerdo con Babauta: que una lista nunca se agote no es un problema, pues demuestra que estamos dispuestos a seguir haciendo cosas. Es mejor pensar en la lista como en un horizonte (como comenta Miguel de Luis en Sabiduría y vida)
    .-= Lo último publicado por Daniel Aguayo: Tungle.me, programación fácil de citas =-.

    • @Daniel:

      Has tocado un punto fundamental. Las listas de tareas no están para acabarlas, sino para que siempre tengan cosas –precisamente las que no queremos olvidar.

      Gracias por la referencia al artículo de Miguel de Luis. Una metáfora excelente la del horizonte, que por supuesto me anoto ;-)

    • @Nacho:

      En descargo de Leo debo decir que su propuesta tiene algo aprovechable –aunque no tiene nada de novedosa y se puede explicar de forma mucho más sencilla y práctica. Me refiero a que, justo cuando tenemos cientos de tareas o frentes abiertos, se hace más importante que nunca identificar las tareas importantes, aquellas que nos permiten avanzar en nuestros objetivos. Si no, corremos el riesgo de perdernos en los detalles del día a día, y abandonar lo que realmente aporta valor a nuestra vida.

      Por cierto, suena interesante el concepto de utilizar GTD para la base del sistema y AF para ejecutar el trabajo. Aunque yo estoy probando a integrar algunos conceptos de GTD en AF y me está funcionando muy bien :-)

  14. Creo que para Leo lo más importante es que entre tantas cosas tudú no nos olvidamos de lo más importante. Entonces no es tan importante si escondemos la lista con todas las tareas, o no la hacemos de todo. Lo importante es para cada día escoger una, dos o máximo tres tareas las cuales son importantes (no urgente) y trabajar en ello. Cuando los hayas acabado, entonces sí puedes dedicar el resto del tiempo a las tareas menos importantes, pero con la buena onda de haber hecho algo válido hoy.
    En mi caso, yo me propongo tres tareas importantes por cada intervalo en el trabajo: antes del medio día, entre medio día y la comida, y por la tarde. Después de cada intervalo es la primera cosa que hago. Y si después de esto tengo un bajón pues no pasa nada. Lo que no creo es que Leo se proponga una sola tarea por día. Porque la mayoría de las tareas no necesita un día entero. Pero si se gestionan mejor si nos concentramos en una cosa a la vez. Y si eso nos da tres tareas unicas y bien resueltas por día, pues mejor.
    .-= Lo último publicado por Valentina: El arte de ser minimalista =-.

    • @Valentina:

      Sí, tienes toda la razón. Como le decía más arriba a Nacho, creo que esa es la única idea útil que podemos sacar del artículo de Leo. Lo que pasa es que esa idea no es en absoluto novedosa, ni requiere de un método nuevo para llevarlo a la práctica. Es por eso que creo que Leo simplemente quería crear polémica –desde luego, el método que propone, tal cual, es impracticable para la mayoría de los casos.

      Precisamente hoy acabo de publicar cómo gestiono las tareas más importantes con Autofocus. Si no lo has leído ya, échale un vistazo y me dices qué te parece:

      http://elgachupas.com/como-gestionar-las-tareas-mas-importantes-con-autofocus/

  15. Todo debe hacerse tan simple como sea posible, pero no más simple. Creo que Leo se excede en su afán por simplificar. Es llamativo al principio, pero poco práctico.
    .-= Lo último publicado por Manu Robles: Ghibli Lego =-.

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