¿Tiene sentido un GTD light?

Etiqueta Práctica

Ayer leí con muchísimo interés las objeciones a GTD de un usuario autorizado, un post de Rubén Alzola. Al margen de disfrutar su excelente texto, gracias a él “descubrí” un debate que tuvo lugar hace ya tiempo en casa de Amalio Rey, y que me perdí en su momento, sobre si es tan fácil el GTD como dicen. El debate es una delicia, y si te interesa el asunto de si debes practicar o no GTD, recomiendo encarecidamente la lectura de todos sus comentarios. Además de los argumentos escépticos de Amalio y otros lectores, se pueden leer auténticas joyas de grandes crack del GTD, como Antonio José Masiá, Jeroen Sangers, Alberto Barbero, David Sánchez o José Miguel Bolívar, por citar sólo algunos.

Dado que en su momento se me pasó su lectura, me propuse aportar mi granito de arena a la discusión, aunque fuera con retraso. Pero ya iba por las 500 palabras y aún no terminaba de escribir mi comentario, así que finalmente decidí compartirlo aquí en forma de artículo para, si lo estimáis oportuno, continuar el debate.

La idea central del artículo de Amalio es que, a su juicio, existe la necesidad de desarrollar un modelo que permita implementar GTD “por capas”, o paso a paso, sin necesidad de adoptar todo de una vez. Y va más allá sugiriendo que debemos ser lo suficientemente flexibles como para que cada uno tome de GTD lo que le interese, dejando fuera lo que le resulte más complicado o “innecesario”, según su forma de trabajar, entorno o personalidad.

Sin duda, el aprendizaje de GTD debe hacerse de manera progresiva, pero nunca de manera parcial. Un modelo para implementar GTD por capas no funcionaría, porque ¿cómo puedes elegir según contexto y confiar en tu decisión si no estás seguro de que en tus listas está todo lo que debe estar (porque no capturas todo)? ¿Para qué quieres capturar todo si luego pasan 2 semanas hasta que lo procesas, si es que lo llegas a procesar alguna vez? ¿Cuál es el sentido de organizar las acciones en listas si resulta que cada una tiene 50 elementos, haciendo ineficiente su uso? ¿Quién va a sacarle todo el jugo a la lista “Algún día/Tal vez” si esa lista se comporta como un agujero negro del que nunca sale nada? Creo que captáis la idea.

Los principios de GTD son principios universales y son los que son, y aunque a algunos les gustaría que no fuera así, GTD ya es un sistema mínimo para el problema que pretende resolver. Quedarse sólo con una parte de GTD es una pérdida de tiempo. GTD es tan fuerte como el más débil de sus eslabones, y si un eslabón está roto, simplemente no funciona. El asunto no es banal, porque muchas personas dicen practicar GTD cuando en realidad sólo practican GTD parcialmente, responsabilizando al método de sus pobres resultados. Culpar a GTD en este caso es como intentar utilizar un mando a distancia sin pilas: si no consigues cambiar de canal no es porque el mando no funcione, sino porque le faltan piezas.

El problema de fondo es que Amalio, y muchas otras personas, dan por sentado que GTD es algo complejo. Ya he escrito anteriormente sobre porqué creo en la simplicidad de GTD, así que no voy a profundizar mucho aquí. Sólo decir que GTD no tiene nada especialmente complejo, al menos conceptualmente hablando. De hecho, muchos de los que leen los libros de David Allen por primera vez terminan diciendo “¡pero si esto no es más que sentido común!”. Claro, la cosa cambia cuando empiezan a practicarlo. Se les hace cuesta arriba, pero no porque GTD sea complicado, sino porque desarrollar hábitos nuevos, sean del tipo que sean, cuesta trabajo. Vamos, que podemos cambiar “practicar GTD” por “llevar una vida saludable”, y la discusión sería calcada.

El adjetivo “complejo” es subjetivo, y no hay nada más dañino en productividad personal que quedarse en el terreno de la subjetividad. Veamos la siguiente analogía que utilizo a veces en mis talleres para entenderlo: puede que construir un coche parezca algo muy complicado a priori, y por pereza o desconocimiento, al final terminemos quitándole dos ruedas, dejando un solo asiento y simplificando la mecánica para convertirlo en algo más “manejable”. Está bien, pero si haces eso lo que obtendrás básicamente será una moto, no un coche simplificado. ¡Y pobre de ti como quieras transportar 4 maletas y 5 pasajeros! —el equivalente de ser altamente productivo para un trabajador del conocimiento.

¿Puedes utilizar una moto para llevar a 5 personas con su respectivo equipaje? Quizá sí, aunque seguro te va a costar hacer malabares y dar varias vueltas. Es decir, estrés e ineficacia. ¿Es la manera mas eficiente de hacerlo? Rotundamente, no. A pesar de todo, ¿puedes quedarte con la moto? Faltaría más, tú eres el que tomas la decisión en última instancia. Yo no te puedo forzar a usar un coche si no quieres, ni tampoco voy a criticarte por ello. Lo que nunca, jamás voy a aceptar es que me digas que un coche es demasiado complejo para ti, especialmente si necesitas transportar a 5 personas frecuentemente. Objetivamente hablando, para transportar a 5 personas con su correspondiente equipaje, un coche no es que sea más o menos complejo, es simplemente la solución más adecuada. Y punto.

Claro, me podrás decir que hay toda una gama intermedia de posibles necesidades. Que no todo el mundo necesita transportar “de entrada” a 5 personas. Y tienes razón… ¡de momento! Pero si tienes un vehículo que te permite transportar a 5 personas, más pronto que tarde empezarás a querer transportar a 3 personas, y luego a 4, y luego a 5… O lo que suele pasar en la práctica: aunque no quieras, en algún momento te verás en la necesidad de hacerlo. Tener un coche te permite ser más eficiente a la hora de querer/necesitar ser más eficaz, es decir, conseguir más resultados.

El rechazo de muchos profesionales modernos a practicar GTD como debe ser, bajo la excusa de que es complicado, me recuerda muchísimo a la problemática que se suscitó hace años con la entrada masiva de los ordenadores en las empresas: los que se negaron a aprender informática o lo hicieron pobremente, se quedaron fuera del mercado, o se vieron en la necesidad de aprender tarde, traumáticamente y mal, lo que impactó muy negativamente en sus carreras. Así que tú decides: ¿quieres estar bien preparado para afrontar los retos que ya nos está trayendo la sociedad del conocimiento, o prefieres esperar a ver qué pasa?

Dicho todo esto, estoy de acuerdo con Amalio y reconozco que tengo un gran reto por delante, como creo muchos otros colegas consultores artesanos que nos dedicamos a esto de facilitar la productividad personal y GTD, y es encontrar formas de hacer ver a los profesionales y organizaciones del siglo XXI que lo que necesitan son coches, y en consecuencia, que dejen de utilizar motos de una vez por todas. Porque eso les hace la vida más difícil de lo que debería ser, y les resta oportunidades de crecimiento, personal y profesionalmente. A veces lo consigo, a veces no… pero mi trabajo es seguir intentándolo. Esa es la razón principal por la que decidí unirme a la red de consultores artesanos OPTIMA LAB y por la que regresaré a España a finales del mes de abril: para seguir innovando en este área.

26 comentarios

  1. Jero, yo creo que Amalio no se refería a implementar GTD parcialmente capturando solo ciertas cosas sino a establecer niveles de implementación sucesivos. Si GTD implica, pongamos 20 hábitos, Amalio quería que, por ejemplo, el nivel más simple de GTD sea implementar el hábito 4,13, 16 y 20. Y así sucesivamente. Tratar de implementar los 20 es lo que echa para atrás a la gente, en su opinión.
    No se trata de aplicar parcial o limitadamente, sino de aplicar a todo pero con una hoja de ruta que facilite la implementación del sistema completo, o no, en función de tus intereses y de tu naturaleza.
    Abrazo!

  2. Cuando digo “implementación parcial de GTD” no solo me refiero a implementar hábitos a medias, sino también a no implementar todos los hábitos.

    En cualquier caso, Rubén, veo que sigues dejando la puerta abierta para implementar GTD de manera incompleta, en función de tus intereses y de tu naturaleza, y eso es justamente lo que considero un error.

    Si quieres implementar GTD debes implementar los 20 hábitos. Vale, empiezas por el 4, el 13, el 16 y el 20… pero luego debes continuar, o mejor no empieces. Es decir, no debería siquiera considerarse como opción el quedarse a medias, como sugerís Amalio y tú, con la excusa de que no va conmigo, no necesito todo o es que es muy complicado para mi.

    Si a pesar de todo decides quedarte a medias, debes reconocer: 1) que no estás usando GTD, sino otra cosa; 2) que estás siendo sub-óptimo, en el sentido de que podrías ser más eficiente y eficaz si estuvieras dispuesto a hacer el esfuerzo; 3) que como fruto de la “mutilación” que estás haciendo a GTD, no sólo es posible que en algunos casos no consigas mejorar, sino que puede que te vaya peor que antes, pero no por culpa de GTD –en el punto 1 hemos quedado que no estás usando GTD–, sino porque estás haciendo las cosas mal; 4) que al final, todo puede ser –y muchas veces es– una pérdida de tiempo lamentable, que termina en horas incontables de “tuneos” y pruebas, sobrecarga de trabajo que no se traduce en mejora de tu productividad, y finalmente de abandono completo de GTD.

    Especialmente los puntos 3 y 4 son los que me hacen ser tan “radical” con la idea de que si empiezas, debes terminar. Estoy de acuerdo con que a algunas personas no les va mal con un GTD parcial. Y si no hubiera visto tanta gente frustrada abandonando GTD después de meses de intento, echando pestes de GTD, quizá te compraría la idea de que cada uno implemente lo que quiera. Pero la triste realidad es que GTD es muy puñetero, y no funciona de manera acumulativa.

    Lo que me lleva a la parte de la enseñanza de GTD. En cuanto a cuáles son esos “hábitos mágicos” por los que empezar, en mi experiencia no es posible diseñar una ruta universal válida para todos. Precisamente porque cada persona es un mundo, no a todos les resulta fácil empezar por el mismo sitio, ni les cuesta trabajo desarrollar los mismos hábitos. Como digo en el post, ese es mi/nuestro gran reto, y aún seguimos trabajando en ello.

    Honestamente, creo que la solución no pasa por encontrar esa ruta mágica –que creo no existe–, sino en trabajar con las creencias de la gente para que esté dispuesta a hacer el esfuerzo de aprendizaje que requiere GTD.

    • A ver yo compro GTD “Full-pack” pero el problema no soy yo, aunque bastante tengo con lo mio. El problema del que hablo es cuando intento enseñar qué es GTD y cómo se implementa. Básicamente, ante los problemas, pueden existir dos causas: yo como formador o que GTD es una roca. Obviando la evidencia de que pueda ser un poco gañan, ante lo rocosidad de GTD podemos o bien reflexionar sobre si otras aproximaciones son posibles o bien dejar el campo de batalla lleno de cadáveres.

      Y ojo que yo tampoco tengo la solución pero me parece interesante el desafío que plantea Amalio.

      • Con permiso, os dejo mi opinión: Me quedo con el punto de vista de Rubén Alzola.
        A mis hábitos en el trabajo los consideraba “manías” hasta que escuché hablar del GTD. Con el tiempo, he descubierto que otras “rarezas y excentricidades” que sólo cuento a mis muy allegados, se ven comprendidas dentro de algo llamado “minimalismo existencial”. Ahora que voy entendiendo ciertos comportamientos que antes incluso me avergonzaban, (porque hay gente que me define como “cuadriculada”, “Rottenmeier”, “inflexible” y hasta “obtusa”), resulta que hay cierta “tribu” de personas eficientes (vosotros), que no tan sólo me dicen que eso que me pasa no es malo, si no que me quedo corta y debería ampliar mi lista de “manías” y claro, me hacéis muy feliz. Pero aún con esos pocos hábitos que me vienen “de serie”, me faltan herramientas para enfrentarme a un “Full-pack”. Es exactamente igual a sacarse el carnet de conducir: el teórico, con un libro y unos test te lo sacas, pero para el práctico, necesitas profesor al lado, sí o sí, o dejarás el coche hecho polvo. Personalmente, una implantación progresiva me parece factible y hasta más “realista”. (Sobre todo desde el punto de vista de un aumento gradual de la productividad como fuente de motivación). Y como ideal, diría que la personalización es la clave.
        Gracias caballeros, por el post y los comentarios!! ;)

  3. Como ya hemos charlado Jero, bien sabes no soy un fanático de GTD en su uso “estricto”, o purista. Reconozco la “belleza” de un sistema “cerradito”, pero la variedad del mundo y de las personas pueden hacerlo naufragar. Y conmigo al principio casi lo logra.

    Tendrás gentes que no requieran tanta “sistematicidad”, porque no se justifica por su estilo de vida, así como habrá personas seguramente a las que les resuelve el tema sin mayor problema.

    Personalmente adopté unas cuantas prácticas de GTD, pero otras me resultaron decididamente nocivas, como por ejemplo hacer que todo pase por el “In”.

    Hasta ahora no he conocido un sistema de organización que sea universalmente aceptado, aun reconociendo que GTD es un muy buen framework para encarar una solución al problema de la productividad personal.

    Un abrazo como siempre!

    • Como dicen David y José Miguel más abajo, y también deja caer Bergonzini, las personas nos creemos mucho más especiales, distintas y únicas de lo que realmente somos. Mientras no entendamos que: 1) nuestras necesidades y problemas productivos son mucho más parecidos a los de los demás de lo que estamos dispuestos a reconocer, y 2) que los principios bajo los que opera nuestra psique son los mismos para todos, independientemente de que seamos amas de casa, estudiantes, vendedores, directores generales de una empresa o presidentes del gobierno… nunca habrá un sistema de productividad universalmente aceptado.

      Eso sí, el día que haya uno, estoy seguro de que se asentará sobre los mismos principios productivos que GTD, lleve el nombre que lleve.

      Y sólo para aclarar, me refiero a los principios productivos, no a la forma particular de implementar GTD, que necesariamente debe adaptarse, esa sí, a las necesidades y preferencias de cada uno.

      PD: Tengo curiosidad por saber de qué manera hacer que todo pase por el “In” (entiendo que te refieres a capturar todo), puede ser nocivo. Es una curiosidad genuina, de verdad, pues nunca nadie antes me había dicho algo así.:-)

      • Jero, para satisfacer tu curiosidad, hace mucho creo haber hecho un comentario en una de tus notas sobre enviar los elementos de la agenda derecho al lugar que corresponde sin pasar por el In, porque ese tiempo de procesamiento puede ser excesivo y a veces uno no puede agregar un paso intermedio sin introducir una potencial falla. Si además el volumen de “inputs” de cosas que llegan a tí o que tu mismo generas es muy grande, dedicar un tiempo sólo para procesar eso hace que pierdas el foco y que eventualmente tengas que interrumpir ese procesamiento sólo para hacer lo que sí se supone que debes hacer.

        Es una cuestión meramente práctica. Si las cosas que debes procesar son relativamente pocas, entonces mandar todo al “In” no es un problema en absoluto.

        Abrazo

  4. Creo que esto no va de «purismos» sino de no confundir la velocidad con el tocino. Un «sistema» es un «sistema» precisamente porque es distinto de la suma de sus partes. Eso significa que si usas «trozos» de un «sistema» no estás usando el «sistema», sino otra cosa. Si esto no se entiende, no hay mucho más que hablar. Por otra parte, solo existe un GTD, que fue el conjunto de hábitos a los que David Allen llamó así. Si quitas o pones, usarás otro método de productividad personal más o menos parecido a GTD pero, sin lugar a dudas, no usarás GTD.
    El problema es de base. Si quieres un utilitario para ir a la oficina, ¿para qué te compras un Ferrari, campeón? GTD es el Ferrari de la productividad personal y es evidente que no es para todo el mundo. Como dice David Allen, es sobre todo para gente que ya es muy productiva y quiere o necesita más. Lo que es infantil es comprarte un Ferrari y quejarte de que el seguro es caro o gasta mucha gasolina. A ver, chavalote, ¿qué creías que estabas comprando? ¿Un Smart?
    La gente fracasa con «GTD» porque le falta voluntad, carácter, ganas, interés, motivación o todo lo anterior. GTD implica, sobre todo, un compromiso personal sostenido de cambio. No se trata de que sea fácil o difícil sino de hasta qué punto existe una necesidad y un compromiso real por usarlo. A fin de cuentas, cambiar por cambiar es casi masoquismo.
    Pero, si realmente quieres mejorar tu productividad de forma radical, parece infantil no entender que ello conlleva un cambio también radical. Lo que «no encaja con tu personalidad» en realidad son las propuestas de cambio que necesitas para mejorar tu productividad. Lo que «sí encaja con tu personalidad» es lo que ya prácticamente haces y, por tanto, poca mejora podrá venir de ahí.
    Los principios de GTD son universales y le funcionan a todo el mundo. Para bien o para mal, somos mucho menos «únicos, diferentes y exclusivos» de lo que queremos pensar. Lo que cuesta al principio es abandonar tu improductiva zona de confort pero es culpa de lo comodones que somos todos, no de GTD.

    • Yo creo que el gran error de GTD es que se vende como producto de productividad, una etiqueta social para integrarlo en las corporaciones y a los altos ejecutivos. Como base para echar raíces esta bien, pero choca de frente con profesionales más liberales o libertinos, donde sus proyectos no son “algo estándar”, donde sus espacios laborales distan mucho de una oficina, o cuando la socorrida frase de “no tengo tiempo” es un pasaporte de identificación. Ahí es donde GTD tiene el terreno perdido. Cuando GTD se convierte en un herramienta es cuando está destinado a fallar y ser alterado, porque nos gusta adaptar mucho más que adaptarnos.
      GTD debería venderse como religión (*risas*) porque uno no pone dudas a las religiones, las aceptas, las cree y las ejecuta sin vacilaciones, pero claro, no tiene tanto glamour como herramienta de productividad. Véndeselo si hay valor al presidente de una gran corporación.
      Volviendo al principio, fallamos en el concepto de seguir enseñando el lado productivo de GTD cuando tendríamos que remover la base de la propia vida cambiando el término de productividad por crecimiento/evolución personal, aplicado en la realidad diaria, en todas las batallas.
      Al final, GTD es para aquellos que realmente lo quieren, porque la voluntad humana no es fácilmente domesticable, somos seres rebeldes por naturaleza, inventando, creando, destruyendo y buscamos las excusas mas inverosímiles para hacernos únicos, ya sea con GTD o sin GTD.

      Mi crecimiento personal en esta vida es GTDísta ¿y tu? ¿tienes alguno?

      • Se puede decir más alto pero se puede decir muy poco más. Chapeau!, maestro Bergonzini. Se te añora en la blogosfera productiva!! Un fuerte abrazo

      • Me has dejado sin palabras, Alex. Primero por darme la oportunidad de reencontrarme con tus destellos filosóficos que tanto disfrutaba hace unos años, cuando apenas me incorporaba a esta comunidad bloguera ;-) Y segundo, porque ahora, el que quiera entender que entienda.

        De verdad, coincido con José Miguel, se te extraña, y mucho. Probablemente no está en tus planes, pero sería genial contar de nuevo con tu clarividencia. Como dice Pau García-Milá y mi maestro Antonio José Masiá, todavía “está todo por hacer”.

        Un fuerte abrazo, y gracias, muchísimas gracias por dejarte caer por aquí. :-D

      • Alex, el problema de convertir una herramienta en una religión (y voy a insistir en que es una herramienta porque es un medio, y no un fin en si mismo), es que en el mismo momento pierdes el medio más importante con que cuenta un hombre para que sea productivo: La razón.

        “Un místico es un hombre que ha rendido su mente en su primer encuentro con las mentes de otros.” (Ayn Rand).

        No se puede ser productivo si no se tiene la mente abierta para adaptarse a la realidad. Un sistema cerrado, como un bloque inamovible, es incapaz de sacar lo mejor de nosotros. La realidad es más importante que el modelo al fin y al cabo.

        Un abrazo

        • @JC: La productividad no saca lo mejor de nosotros, la productividad nos hace ser mejores en lo que hacemos o queremos llegar hacer. Es más, yo me declaro apóstol de utilizar el #GTD como arma, cuando todo el mundo lo utiliza para el bien, existen “villanos” que lo utilizan para el mal. Eso no saca lo mejor de mi, pero si me hace ser mejor en lo que hago.
          Filosóficamente acepto el término que la productividad personal nos hace ser mejores, pues descubrimos nuevos valores, éticas, principios que nos dan integridad como individuos, para reforzar nuestro yo o para reflejarlo a los demás, pero GTD sigue siendo un arma, como la utilices te llevará más o menos alegrías, en todos los sentidos, te hará ser mejor en escalas diferentes.

          La realidad cambia cuando uno se adapta al modelo. La percepción que tiene cada usuario de su productividad es distinta, incluso observadores imparciales nos darían respuestas diferentes ante nuestros propios valores de la productividad. Con lo que la realidad sólo son variables que van cambiando a medida que nos adaptamos al modelo. El modelo nos facilita las funciones a utilizar en la realidad, como esperar reaccionar ante la antigua, la nueva y la foránea realidad. La realidad tal como la conocemos comienza a perder valor una vez que estás dentro del modelo (que matrix suena todo esto) porque tu realidad edulcorada se va transformado hacia unos valores más profundos que vas adquiriendo. Si, la realidad es importante, pero la fidelidad a modelo y el descubrimiento del nuevo yo que vas forjando van cambiando la realidad, llámalo “Nueva Realidad”, que sería carente de valor sin la construcción/uso del modelo. La realidad no existe, existen millones de realidades, existe una por cada individuo y millones latentes que se van descubriendo a medida que el individuo va creciendo. La realidad puede ser tan tangible como uno esté dispuesto a juzgarla o te la hayan dispuesto.
          .
          Sigo apostando por una productividad personal mucho más emocional, más intrínseca que la resolución de tareas, porque en definitiva, las tareas, proyectos, acciones y planificaciones nos permiten crecer como personas para afrontar nuevos retos como individuos dando valor y sentido a parte de la vida sin tener que librar cientos de batallas. La parte emocional es la que debe potenciarse y es donde se ganará siempre.

          • Alex, tenemos un disenso filosófico. La realidad existe, aunque puede diferir su percepción de persona en persona. Actuando, puedes modificar la parte de realidad que te toca en alguna medida, pero hay cosas que no podrás cambiar jamas. Por ejemplo, el día tiene 24 hs, y ésta realidad es inmutable.

            La parte emocional juega un tremendo papel. En eso estamos de acuerdo. Por ejemplo en la motivación del individuo, es clave. Lo cual no quita que éste tiene que interactuar con un mundo exterior que le impone ciertas reglas.

            Puedes cambiar “la realidad” a futuro, basándote en tu percepción de la realidad actual y actuando ante un estado de insatisfacción. Te puede salir bien o mal. Y tu habilidad para aprender y razonar es la que hará que lo hagas con mayor o menor éxito. Por eso mi insistencia en que el modelo a veces requiere ser adaptado a entornos distintos y es muy dificil sostenerlo siempre en su más pura expresión.

            Interesante el debate.

            Un abrazo!

          • @JC, te contesto en esta línea porque no me deja hacerlo en tu comentario.

            Me sorprende que digas que hay cosas que no podré cambiar jamás, cuando el cambio sólo está en mi poder, por ejemplo, el día tiene 24h y esta realidad es fácilmente cambiable, puedo pasarme a un sistema decimal, puedo establecer como días toda una fase lunar, puedo ser venusiano y tener ciclos de días mucho más cortos o puedo ser habitante solar y tener días infinitos. La realidad es una percepción subjetiva, en constante cambio. Las reglas son etiquetas sociales para el buen funcionamiento grupal, pero esas reglas varían de región en región, de grupo social a grupo social, el mundo exterior es en el que nos encontramos ahora, pero ayer era diferente y las normas y etiquetas han quedado obsoletas, como en el futuro lo quedarán la actuales, las imposiciones no son buenas y la rebeldía salta a primera fila. Intentar imponer un sistema de productividad, unos hábitos, unas reglas, choca con el libre albedrío de la persona, que no tiene que estar sujeta a esta realidad, pues la suya es distinta, en sincronía con las demás y en respeto o por miedo, pero en definitiva su propia vida y realidad que oponen resistencia a los hábitos como yo ahora opongo resistencia a tu definición de realidad y herramienta.
            El crecimiento personal antiguamente llamado productividad personal, debe evolucionar para envolver al ser, pues el individuo en todo momento está activado y la productividad o la procrastinación está binariamente activas en todo lo que es. Soy productivo ahora escribiendo este comentario y lo seré, cuando me vaya a dormir para que mi cuerpo se recupere, no puedo dejar de crecer personalmente ni aunque quiera, pues implícitamente lo que defines como herramienta en realidad es lo que te empuja diariamente, encontrar la claridad de saber que hagas lo que hagas eres productivo/procrastinador es lo que separa el método de la herramienta, la realidad de la visión.

    • Estimadísimo, más allá de las analogías que queramos hacer tenemos que entender que las personas no son microprocesadores que ejecutan una lista de sentencias y listo. El ser humano “satisface”, no optimiza. (Herbert Simon).

      Los modelos son representaciones de la realidad, y la realidad es “variada”. Intentar meter todos los procesos productivos personales en un único sistema es una utopía.

      GTD es un modelo. Representa muy bien una cantidad de procesos, y probablemente integre adecuadamente un conjunto general de buenas prácticas, pero no a todo el mundo le va a cerrar. Y cuanto más compleja es la realidad de las personas, más oportunidades de falla va a tener.

      No me malinterpretes por favor. Reconozco la calidad del concepto de Allen. Como toda buena receta, la clave está en las buenas artes del cocinero.

      Abrazo

    • Jose Miguel:

      Es interesante tu punto de vista sobre que usas “GTD o no lo usas” (algo binario para mi gusto personal). No tengo ningún problema en decir que no sigo GTD en su más estricto sentido. Si para tí un GTD light no es un GTD, no me voy a poner a discutirlo. Lo cual no me impide usar algunas recomendaciones que tiene que me parecen prácticas y saludables, como por ejemplo la regla de los dos minutos.

      Me llama la atención lo que comentas sobre que GTD “es sobre todo para gente que ya es muy productiva y quiere o necesita más”. No me pareció esa la aproximación de Allen, quien a mi modo de ver pretende dar “LA” respuesta con su método y le apunta a todo el mundo.

      Es cierto que hay mucha gente cómoda y que no va a poner esfuerzo en cambiar su forma de organizarse. Lo interesante es que conozco mucha gente muy exitosa que ni siquiera tiene idea de lo que le hablas cuando mencionas GTD. Con lo cual me permito “dudar” de que sea una Ferrari en el tema de productividad personal. Sin contar los motivos estrictos de método que podría argumentar y que exceden el objetivo aquí.

      A veces las cosas demasiado complicadas son la única forma de resolver un problema. El hombre no habría llegado a la luna si no hubiéramos alcanzado la capacidad tecnológica de controlar el vuelo de un motor cohete con computadoras. Sin esa complejidad, no era viable.

      Pero si la cosa entre manos no es tan compleja, estimado, una solución sencilla y elegante que tal vez se saltee pasos posiblemente innecesarios tendrá un éxito muchas veces superior.

      Un caluroso saludo

      JC

      • JC, no olvidemos que GTD no deja de ser una etiqueta para denominar un conjunto de hábitos productivos determinados. Mucha gente exitosa ha desarrollado por su cuenta algunos o muchos de los hábitos de los que habla David Allen, por lo que no es condición “sine qua non” haber leído GTD para conocerlos/practicarlos y, por tanto, tener cierto grado de éxito en la consecución de tus objetivos y metas.

        Partiendo de este hecho, y de que GTD es el conjunto de hábitos productivos más aceptado en el mundo, puesto a prueba como método durante más de 15 años por cientos de miles de personas (o sea, que no es que sea el mejor método de productividad porque lo digo yo o José Miguel, sino porque ha sido puesto a prueba en lo más parecido posible a un método científico), podemos decir que, si en lugar de practicar X – n hábitos practicas los X hábitos de GTD, pasarás de ser exitoso a ser más exitoso todavía, en el sentido de que te permitirá ser más eficiente y eficaz, y por tanto, más productivo, en un grado que dependerá de cuáles sean esos n hábitos nuevos.

        Por otro lado, si en lugar de practicar los X hábitos que propone GTD practicas X – n, ya no estás practicando GTD sino algo que se parecerá más o menos a GTD, dependiendo de cuáles y cuántos seas esos n hábitos que estás dejando fuera, pero definitivamente no GTD, y en ese sentido es algo totalmente binario.

        Puede parecerte que decir “usar X – 1 hábitos de GTD ya no es GTD” te parezca rizar el rizo, demasiado sutil a efectos prácticos e innecesario, pero no lo es. En ocasiones, un sólo hábito marca toda la diferencia. Por ejemplo, dejar fuera la revisión semanal, algo muy habitual entre los principiantes, hace que GTD deje de funcionar estrepitosamente, por lo que me niego a ponerle la etiqueta de GTD a algo que no sea GTD genuino. Porque luego pasa lo que pasa, que le echamos la culpa a GTD, o que GTD es muy difícil (cuando en realidad no estás usando GTD).

        He probado de todo, tú lo sabes que me lees desde hace tiempo, y he usado incontables variantes de X – n hábitos de GTD. Sé de lo que hablo. En mi experiencia, lo que mejor me ha funcionado han sido siempre los X hábitos de GTD, ni uno más ni uno menos. Siempre que he intentado quitar hábitos, mi productividad se ha resentido. De vez en cuando he intentado añadir algún hábito nuevo a los X (o sea, utilizar X + n hábitos). Pero invariablemente, al menos hasta ahora, siempre llego a la conclusión de que no son necesarios, y lo único que consigo es complicarlo más, lo que se traduce en pérdida de eficiencia.

        Por último, reconocer que el GTD que describe David Allen tiene algunos defectos serios, principalmente en los CÓMO (formas de ponerlo en práctica). Pero en mi experiencia y en la de todos los practicantes y expertos que conozco, GTD ha dado en el clavo en los QUÉ (principios productivos). Después de años de experimentación y práctica te puedo decir honestamente que GTD ya es un conjunto mínimo de QUÉs, y no es sólo mi impresión personal. Estoy seguro de que se pueden encontrar mejores CÓMOs (en OPTIMA LAB estamos trabajando en ello precisamente), pero tengo mis dudas que se pueda mejorar la productividad cambiando los QUÉs que describe GTD.

        • Jero,

          Como bien dices te leo hace mucho por la excelente calidad de tus textos. Son un placer su lectura.

          Creo que GTD al ser un “sistema” incorpora además de hábitos un serie de procesos que deben ser ejecutados en cierta secuencia y con una dada regularidad que si se quiere ser purista deben ser seguidos “como lo dice el proceso”. Como diría José Miguel, “sino no es GTD”.

          Seguramente recordarás que mi principal objeción a GTD es el poco o ningún énfasis que le pone a la priorización. Es más, tu tienes una excelente nota sobre el Metodo de la Matriz de Eisenhower que Covey popularizó (y no estoy diciendo que es la mejor manera :)

          Voy a repetir aquí lo que digo una y otra vez: “no conozco a nadie exitoso, en más de 25 años de experiencia laboral en varias organizaciones locales e internacionales, a quien no haya visto priorizar para alcanzar sus objetivos. Un sistema de organización personal que desconoce o minimiza ese hecho de la realidad a mi modo de ver tiene “una falla estructural”.

          No me atrevería ni por un segundo a poner en dudas que GTD es lo mejor para tí. Probablemente tu particular forma de trabajar, tu entorno de trabajo y tu experiencia personal te han llevado a esa conclusión, y mal podría yo ponerlo en duda. Por el detalle que le has puesto al tema doy por sentado que has experimentado lo suficiente y seguramente es la mejor decisión.

          Con respecto a la cantidad de gente que lo usa, con toda honestidad no he tenido oportunidad de ver estadísticas o encuestas de uso de GTD. Hasta ahora sólo veo comentarios en los distintos blogs, pero que no me dan una cabal ideal del nivel de penetración del método en los distintos segmentos del mercado, ya sea particular o corporativo. Si me guío por lo que he podido ver en mi entorno laboral (y hablo de una multinacional presente en todo el mundo) todavía no encontré una recomendación del método ni a nivel de la empresa ni a nivel individual (y te incluyo Latinoamérica, USA y Europa que son las regiones con las que más interactúo).
          Fuera de lo laboral, encontré muy pocas personas que supieran de que iba siquiera la sigla GTD, y esos pocos eran gente muy especializada y del área de informática. Concédeme que es un ratio bajo aún para un grupo de muestra limitado.

          Con los datos que te expongo arriba (que son los que dispongo y son limitados seguramente) me cuesta darme una cabal ideal del nivel de aceptación del método. Hasta aquí me da “bajo”.

          De todas maneras, siempre puedo llegar a tu misma conclusión. El tiempo dirá :) Mi “loop” de aprendizaje no está cerrado ni mucho menos!

          Te mando un abrazo!

          JC

          • JC, tienes toda la razón en que la penetración de GTD en la empresa todavía tiene mucho camino que recorrer, por decirlo de manera suave. Afortunadamente, cada vez hay más empresas, especialmente grandes, que están entendiendo el cambio de paradigma que supone GTD en lo que respecta a la mejora de la eficiencia y eficacia de sus trabajadores.

            De hecho, a finales de abril regreso a vivir a mi tierra natal, España, entre otras cosas, porque ya hay una cierta demanda de formación en productividad personal en general, y muy especialmente en GTD, por parte de la gran empresa. La palabra “GTD” ya empieza a tener cierta tracción como sinónimo de algo que (por fin) puede suponer una mejora sustancial en la productividad de los profesionales modernos, especialmente en contraposición con paradigmas viejunos como “gestión del tiempo”. Queda mucho, tienes toda la razón, y temo que aún llevará tiempo que GTD se haga lo suficientemente popular como para que puedas oír de él en cualquier sitio.

            En cuanto al asunto de las prioridades, no es que GTD no lo tenga en cuenta, sino que propone una forma diferente de hacerlo. Creo que esta es una de las partes que más trabajo cuesta entender, quizá porque venimos arrastrando creencias obsoletas de los tiempos de la economía industrial y la “gestión del tiempo”. Lo único que GTD dice es que no debes asignar prioridades de manera arbitraria (léase subjetiva), porque es tiempo perdido. En su lugar, utiliza correctamente tu sistema para evaluar en qué enfocarte durante los próximos días (revisión semanal), y qué vas a hacer a continuación, en un momento dado, de acuerdo al contexto, tu tiempo disponible y tu nivel de energía mental.

            La prioridad de las cosas es algo subjetivo y susceptible de cambiar todo el tiempo, por lo que debe evaluarse continuamente, no asignarse, olvidarte y actuar como si el mundo se hubiera congelado. En ese sentido, GTD ofrece un mecanismo para priorizar que se ajusta a como funcionan las cosas en realidad, no a lo que muchas personas esperan o desean. Como siempre, la realidad es como es, no como nos gustaría que fuera.

            Así que, entre tú y yo, cuando publico cosas como “Di no a la planificación”, o como “Organizar y priorizar… ¿seguro?”, en realidad no busco que la gente deje de priorizar (hacer primero lo importante) o planificar (definir formas eficaces y eficientes para hacer las cosas que hay que hacer), sino que entiendan su verdadero significado, y lo hagan de manera más eficiente, desde luego diferente a como lo han hecho hasta ahora. ;-)

          • Por cierto, JC, el asunto de la regularidad de ciertos pasos del proceso que mencionas, son ejemplos de CÓMOs, no de QUÉs, y cada uno debe evaluar la mejor manera de llevarlo a cabo. El principio productivo detrás de la revisión semanal, por ejemplo, es que debes revisar todo tu sistema (completo) con frecuencia, la suficiente como para no perder el control de tu día a día. Si esa revisión debe ser cada 5, cada 7 o cada 10 días, no es lo importante, y es perderse en el CÓMO, en lugar de enfocarse en QUÉ se busca con ese hábito.

            David Allen podía haber hecho un mejor trabajo cuando escribió su GTD, no lo discuto, pero dudo que él haya dicho alguna vez que debas hacer la revisión semanal cada 7 días, religiosamente. Hablar de revisión semanal es una forma de hablar, para que entiendas que debes revisar tu sistema completo de manera frecuente. Lo mismo es aplicable con muchos otros CÓMOs de GTD.

            No diferenciar QUÉs de CÓMOs es lo que lleva a tanta confusión, y que mucha gente piense que GTD es complicado, que no es para todo el mundo, o que no pasa nada por cambiarle cosas.

  5. Pues mira Jero, voy a hablar en primera persona porque por este tema pasé yo. GTD me pareció un buen método cuando lo conocí y parecía la solución a mis necesidades para poder vivir con menos estrés y mejor (por aquella época ni me planteaba el concepto de productividad personal). Pero claro, yo quería soluciones rápidas (y a ser posible fáciles) y que me sirviesen (porque yo era “especial”). Así que empece a usar algunas “cosas” (que después resultaron ser hábitos) de GTD, y eso que usaba además lo adaptaba a mi particular circunstancia. Resultado: algo mejoraba pero aquello no era la panacea que decía el Sr. Allen.

    Varias veces iteré ese proceso, con la consecuente mejora parcial (cada vez menor) y el cada vez mayor cabreo hacia GTD. Parecía que eso no era tan bueno como decían, otra chorrada “made in USA” que podría valer para gente con menos “curro” que yo, pero no para mi (I was the Special One, jeje)

    Hasta que decidí proponerme hacer el esfuerzo y darme la oportunidad de ponerme “en serio” con GTD y, con el esfuerzo que supone todo gran cambio, empecé a notar cambio y cambio de perspectiva con respecto a GTD. Aquello empezaba a funcionar… hasta hoy ;-)

    Conclusión: la formula del carbono es la formula del carbono, con todas sus moléculas y enlaces. Si cambias moléculas o enlaces tendrás otro elemento, pero no será carbono. GTD es GTD tal y como lo describe David Allen, y no como la gente quiera o le gustaría que fuese.

    Lo que si que es cierto es que su aprendizaje no es ni rápido ni carente de esfuerzo… como todo lo que merece la pena. Lo que cada uno debe evaluar qué ratio de mejora busca o necesita, y a partir de ahí elegir y llamar a las cosas por su nombre.

    Diría más cosas, pero redundaría con mucho de lo ya comentado ;-)

    • Lo que cuentas es un calco de las historia de muchos de nosotros, David, la mía incluida. No sé, quizá mi problema es que estoy empeñado en ahorrarle a la gente los tropiezos que yo tuve, cuando lo que en realidad debería hacer es dejar que cada uno tropiece con las mismas piedras que yo, las veces que haga falta.

      Como dices, a lo mejor es hora de enfocarse “sólo” en aquellas personas que realmente quieren una mejora radical de sus resultados, tanto en su vida personal como profesional, y que no se conforman con menos de lo que son capaces. Hasta ahora siempre había tenido el convencimiento (¿deseo?) de que GTD realmente puede mejorar la vida de cualquier persona. Puede que exista ese potencial en cualquier persona, pero definitivamente la voluntad juega un papel muy importante.

      Tu comentario, el de José Miguel y el de otros colegas consultores en los últimos tiempos, me están haciendo replantearme seriamente mi postura. Para pensar…

  6. Alex, te respondo también desde aquí porque tengo tu mismo problema. No me deja hacerlo debajo de tu comentario. Sigo con esto porque me enriquece el debate, y espero que a tí te pase lo mismo. Espero lo tomes en ese sentido.

    Con respecto a la “realidad”, ten presente que no eres Venusino, sino terrícola. Tu realidad, así como la mía, son días de 24 hs, y a menos que seas un Dios veo difícil que puedas cambiar ese “hecho” (en cuyo caso me sumaré a tus seguidores como fiel devoto :)

    De la misma manera te veo complicado como habitante del sol. La realidad física lo impide. No puedes viajar allá, y de hacerlo, durarías escasas porciones de segundo vivo.

    Si fuéramos venusinos, nuestra realidad sería diferente a la de la Tierra y deberíamos adaptarnos a ella. (tampoco podríamos vivir allá nosotros como humanos, de paso).

    Tienes el poder de cambiar las cosas que están al alcance de “tú acción humana”. Si cambiaras el sistema de medición simplemente habrías cambiado de terminología, pero la rotación de la tierra sobre su eje no habría cambiado un sólo km/h. Dispondrías exactamente del mismo tiempo para hacer todas tus cosas, las planeadas y las que no.

    Percibes la realidad a través de tus sentidos. Conoces el mundo a través de ellos, pero eso no hace subjetiva a la realidad. Si alguien deja caer una maceta sobre tu cabeza, lo percibas “subjetivamente” o no, la realidad es que ésta cae a una cierta velocidad con una masa tal que si te da en la cabeza te aseguro que percibirás tremendo dolor. Tal vez no sepas que fue ni de donde vino, pero fue una maceta la que cayó.

    Las reglas “sociales” son para el funcionamiento social. Intenta rebelarte contra la regla de la gravedad y verás a que resultados llegas. Puedes volar desde el siglo XX, pero eso no invalida la regla de la gravedad, sólo que antes desconocíamos que podíamos vencer esa fuerza y desde 1903 lo podemos hacer de manera controlada. Habría sido equivocado decir “no se puede volar”, lo cual no invalida la ley de gravedad, que es muy real, concreta y palpable.

    Desde ya, las realidades que enfrentan los individuos van a cambiar con su cultura, su ubicación geográfica y montones de factores “muy reales” tanto propios como del entorno con los que deberán lidiar. Y es allí donde digo que intentar condensar un mundo tan variado con un único sistema inamovible es utópico. Y eso sin dejar de reconocer la elegancia del formato elegido por Allen, y su razonable validez en una potencial cantidad de casos.

    Sólo digo que uno debe mantener la mente abierta para corregir las cosas que no le funcionen. La única prueba de la calidad de un método es su eficacia y nivel de adopción.

    Un abrazo

    JC

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