#CoreGTD: Separar pensar de hacer

Tubos de ensayo

El hecho de que la mayoría de los profesionales de hoy en día sean trabajadores del conocimiento tiene profundas implicaciones en la efectividad de las organizaciones del siglo XXI. Tendremos ocasión de hablar de ello en más ocasiones a lo largo de esta serie, pero hoy quiero centrarme en una de las características de este «nuevo» paradigma que está en los mismísimos genes de la forma de trabajar que propone David Allen, y que convierten a GTD en una metodología diferente y superior a cualquier otra forma de trabajo surgida hasta la fecha, y que la hacen única a la hora de afrontar con garantías cualquiera de los retos que puede llegar a suponer el trabajo del conocimiento.

Como ya apuntaló Peter Drucker hace décadas, en el trabajo del conocimiento la tarea no se presupone, sino que ha de definirse. Es decir que, actualmente, para ser un «buen profesional», ya no es suficiente con que seas un excelente ejecutor, también tienes que pensar correctamente sobre tu trabajo antes de ejecutarlo, porque nadie más te va a decir qué y cómo tienes que hacer las cosas. Todo GTD se construye sobre esta premisa fundamental, y no tener claro sus implicaciones hace que muchas personas sufran permanentemente de falta de control, frustración y estrés.

Efectivamente, cuando hablamos de trabajos de naturaleza principalmente manual, el factor más importante que determina la productividad de un trabajador es el dominio de la técnica a la hora de ejecutar tareas. Por ejemplo, un operario en una cadena de montaje suele disponer de un manual de procedimientos que describe paso a paso todas las actividades que debe realizar para hacer su trabajo. Alguien —generalmente un equipo de expertos—, ya se ha ocupado antes de analizar qué es lo que hay que hacer para obtener los resultados deseados de manera óptima. El operario no necesita saber cómo se ha determinado qué es lo que hay que hacer ni en qué orden, simplemente tiene que saber ejecutar cada uno de esos pasos con precisión y maestría. Cuanto mejor sea el operario ejecutando los pasos, mayor será su productividad.

Por el contrario, para un trabajador del conocimiento la cosa no es tan sencilla. En la mayoría de las organizaciones, a lo único que puedes aspirar, en el mejor de los casos, es a tener un perfil de puesto y un conjunto de metas más o menos bien definidas. A partir de ahí, nadie te dice qué debes hacer para cumplir esas metas, y mucho menos cómo hacerlo. Por mucho que tengas las habilidades técnicas necesarias para realizar todo tipo de actividades especializadas relacionadas con tu trabajo, no podrás dar un solo paso hasta que tengas claramente definido qué es lo que tienes que hacer.

Por tanto, en el trabajo del conocimiento, antes de ejecutar es necesario pensar, pensar mucho y bien, de manera que puedas definir con la mayor precisión posible en qué tareas concretas debes enfocar tus habilidades manuales y técnicas. Y al mismo tiempo ser capaz de gestionar adecuadamente la gran cantidad de inputs que llaman continuamente tu atención, y que no son relevantes en este momento para alcanzar tus metas.

Y sí, he dicho pensar mucho y bien, porque la mayoría de las personas ya piensan sobre su trabajo, pero no lo suelen hacer de la manera correcta. Pensar es una actividad que requiere mucha energía, y como los seres humanos —en realidad casi todos los seres vivos—, estamos diseñados para minimizar el consumo de energía, solemos evitar pensar siempre que podemos. Es decir, que pensamos sólo cuando no tenemos más remedio, lo que se traduce en que solemos pensar a destiempo y mal.

El gran cambio que propone David Allen es «obligarnos» a pensar de manera sistemática y, sobre todo, de manera enfocada. El famoso flujo de trabajo GTD en cinco pasos —capturar, aclarar, organizar, reflexionar y hacer—, que desmenuzaremos a lo largo de esta serie, no es más que una secuencia de etapas, cada una dedicada básicamente a pensar —pasos dos y cuatro—, o hacer —pasos uno, tres y cinco—, de manera más o menos aislada. Es decir, que cuando estamos haciendo no estamos pensando, y cuando estamos pensando no estamos haciendo. O dicho de otro modo, cuando pensamos, pensamos todo lo que hay que pensar, y cuando empezamos a hacer, hacemos hasta terminar lo que hay que hacer.

En el trabajo del conocimiento, igual que el operario de la cadena de producción, trabajamos cuando hacemos, pero también y sobre todo, trabajamos cuando pensamos. GTD no es, por tanto, una sobrecarga de trabajo innecesaria, como sugieren algunas personas que se acercan por primera vez a esta metodología, sino un nuevo estandar de trabajo que da la importancia necesaria a una actividad que resulta clave en el trabajo del conocimiento —pensar—, gracias a la cual podemos maximizar nuestra productividad, mejorar el control sobre nuestro trabajo y reducir el estrés a niveles insignificantes.

Foto por Ryan Kitko vía Flickr

4 comentarios

  1. Así es¸ Jerónimo, vivimos en una sociedad cada vez más LÍQUIDA Y BURBUJEANTE y eso lo ha sabido leer perfectamente GTD. Por eso planificar en exceso es construir castillos en el aire y pensar que tenemos todo controlado, cuando la realidad, tozuda ella, se empeña en demostrarnos lo contrario.
    Como bien dices, DEFINIR LO QUE HAY QUE HACER (Y LO QUE NO) es más importante que nunca y lo mejor es saber que el primer paso es el correcto.

    Con ello, estamos de acuerdo en este planteamiento pensar-hacer, que mencionas; pero, nos preocupa un poco donde queda el espacio para la emoción. A veces, echamos de menos más peso para la INTUICIÓN en GTD.
    Quizás este mundo, más en contacto con el cerebro izquierdo, está más presente cuando entramos en el apartado de LA PERSPECTIVA ¿puede ser?

    • Interesante lo que mencionáis, Stepienybarno. Muchas personas que se acercan a GTD por primera vez de hecho critican el excesivo espacio que da la metodología a la intuición. Una vez has organizado filtrado las siguientes acciones que tienes disponibles por contexto (que es un criterio objetivo), la decisión de cuál elegir se hace básicamente por intuición. Y esto, a las personas más «cuadriculadas», les chirría. Lo mismo sucede sobre cuándo sacar algo de la lista «Algún día/Tal vez» para empezar a trabajar en ello.

      Lo que Getting Things Done te proporciona es un mecanismo para «poner orden» a tu alrededor, y «alimentar» a tu intuición con información objetiva para que tome decisiones. Cuando tu mente percibe que ya no tiene que ocuparse de esos «pequeños» detalles de organización, paradójicamente, lo que sucede es una explosión de esa parte derecha del cerebro, y generalmente te vuelves mucho más creativo. Entre otras cosas porque sabes que, no importa las ideas locas nuevas que se te ocurran, tienes una red de seguridad detrás que será capaz de gestionarlas de la manera más adecuada. :)

      • Qué interesante lo que comentas, Jerónimo!
        El problema que nosotros tenemos es que, por mucho que lo intentamos, LOS CONTEXTOS, aun usándolos, no terminan de sustituir a las “tareas más importantes del día”.
        Sabemos que esto es no usar GTD al cien por cien y, probablemente, no terminamos de tener todas las ventajas del sistema.
        Al final, es cierto que “LOS OTROS CONTEXTOS”, tiempo y nivel de energía, necesario para la tarea, sí que los tenemos en cuenta, pero, muchas veces, no son definitorios para realizar o no una tarea. Como decimos, por aquí tenemos que seguir aprendiendo y experimentando.

        En cualquier caso, completamente de acuerdo que en este año que llevamos metiendo la cabeza en GTD, somos MÁS LIBRES, más conscientes de lo que tenemos entre manos y, en consecuencia, más creativos.

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