#CoreGTD: La Revisión Semanal

MecánicoYa sabemos que existen tres razones fundamentales por las que debes reflexionar sobre tu trabajo de manera regular. La primera es ayudarte elegir mejor qué hacer en cada momento en el día a día. La segunda es permitirte mantener la fiabilidad de tu sistema de recordatorios, de manera que reflejen la realidad de tu trabajo. Y la tercera es asegurarte de que manejas la información adecuada para tomar las decisiones correctas. De las tres, la Revision Semanal® de GTD® está directamente relacionada con las dos últimas.

En el fragor de la batalla diaria, a muchas personas les produce vértigo dejar de hacer —¡con la cantidad de trabajo que hay!—, y ponerse a reflexionar sobre todo lo que tiene entre manos. El problema es que hacer sin reflexionar pronto se termina convirtiendo en «hacer por hacer», y te deja totalmente a merced de las circunstancias. O dedicas parte de tu atención a revisar todas las partes de tu sistema a conciencia con la suficiente regularidad, o te será imposible alcanzar la promesa de GTD® de eliminar el estrés y mantener una sensación de control permanente sobre tu vida personal y profesional. En este sentido decimos que la Revisión Semanal® es un hábito central de la metodología de productividad personal de David Allen.

La Revisión Semanal® consiste en una revisión estructurada de tu sistema GTD®, con tres objetivos concretos: eliminar todo lo que ya no tiene sentido, añadir todo lo que falta y reenfocar tu atención en las cosas más significativas en este momento. Para ello, es necesario aplicar una técnica específica que te asegure reflexionar de manera correcta en cada una de las partes de tu sistema.

El resultado final de una Revisión Semanal® es un sistema GTD® completamente actualizado, que refleja fielmente la realidad de lo que tienes que hacer y de tus intereses en este momento. Como explica mi Antonio José Masiá, todo tiende al desorden si no hacemos nada para remediarlo. No importa que tengas la mejor herramienta posible, lo bonitas que sean tus listas, o lo escrupuloso que seas a la hora de aclarar y organizar el contenido de tus bandejas de entrada: tu sistema se empieza a degradar tan pronto empiezas a usarlo. Si no haces nada al respecto, en unos pocos días —menos de los que crees— pederás confianza en él y, como decimos en GTD®, te habrás «caído del vagón». La única manera de renovar la confianza en tu sistema y la sensación de control es revisarlo con la frecuencia suficiente.

Por tanto, para saber si has realizado una buena Revisión Semanal®, al acabar puedes preguntarte si tienes mayor sensación de control que antes de hacerla. ¿Tienes claro todo lo que tienes o quieres hacer lo antes posible? ¿Y lo que tienen que hacer otros? ¿Sabes cuántos —y cuáles— frentes tienes abiertos? ¿Eres consciente de todo lo que estás dejando sin hacer y si/cuándo pudiera llegar a explotar?¿Tienes claros cuáles son tus compromisos futuros, y si tienes que hacer algo al respecto? En general, ¿te sientes cómodo con las cosas a las que le estás prestando atención?

A pesar de su importancia, hacer este tipo de revisiones dista mucho de ser un comportamiento habitual para la inmensa mayoría de los profesionales del conocimiento actuales. Por eso, la mejor manera de convertir la Revisión Semanal® en un hábito es convertirla en una rutina. Muchas personas la llevan a cabo los viernes después de comer, porque es cuando tienen menos interrupciones y, porque así, gracias a la sensación de control renovada que proporciona, pueden «desconectar» más fácilmente durante todo el fin de semana. Sin embargo, no es la única —ni necesariamente la mejor— manera de hacerla. Cada persona tiene una realidad distinta. Lo verdaderamente importante es llevar a cabo una revisión completa de tu sistema con la frecuencia suficiente para que no se degrade, hasta el punto de que dejes de confiar en él y dejes de usarlo.

Integrar la Revisión Semanal® a tu forma de trabajar es parte del proceso de mejora que propone GTD®, y como cualquier cambio de comportamiento, al principio cuesta. Por eso, un factor clave de éxito a la hora de desarrollar este hábito es eliminar toda la fricción posible y ponértelo fácil. En este sentido, puede resultarte útil crear rituales entorno a la Revisión Semanal®, como por ejemplo retirarte a un lugar agradable, poner algo de música que te ayude a relajarte y concentrarte, o servirte tu café o té favoritos. De nuevo, no hay una forma ideal de «ejecutar» el hábito. Depende mucho de las preferencias y circunstancias de cada persona.

En una próxima entrega de la serie te compartiré en qué consiste exactamente una Revisión Semanal®, paso a paso. Verás que es mucho más sencillo de lo que te imaginas.

4 comentarios

  1. Buenos días,

    uno de los hábitos que tuve que “adaptar” cuando comencé con GTD fue exactamente cómo planificar mi Revisión Semanal. En mi caso, por mi trabajo, que no es lo que denomináis “del conocimiento”, tuve que añadir una línea a mi lista de control de la Revisión Semanal donde planificar la siguiente. Tengo que ser tan flexible que la tengo que programar un viernes, un sábado, un domingo e incluso he tenido que llegar a hacerla un martes. Eso sí, siempre si exceder los 10 días sin hacerla, pues cuando llevo tiempo sin haberla hecho siento como si estuviera desnudo, como si me hubiera quedado en la calle sin llaves para volver a mi casa. El lugar también tiene que ser flexible en mi caso. Por ello mi sistema en 95% digital y portátil, por lo que si sé que me toca hacer la revisión fuera de mi casa (hotel, aeropuerto…) me tengo que llevar el portátil sí o sí. De hecho, mi última revisión la hice el sábado en un hotel de Florencia (Italia), pero la próxima la haré el domingo en mi casa. Todo bajo control.

    • Muy interesante lo que comentas, Luis. Demuestra dos cosas: primero, que formas de realizar la Revisión Semanal hay muchas, toda válidas, siempre que te asegures de que reflexionas sobre todas las partes de tu sistema con la suficiente frecuencia y consigas mantener la sensación de control sobre tu trabajo; y segunda, que nuestro sistema debe estar diseñado de manera que favorezca su uso, incluido hacer la revisión semanal.

      Muchísimas gracias por compartir tu experiencia, me parece muy enriquecedora.

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