#CoreGTD: Eligiendo tus bandejas de entrada

Bandeja de entrada

Ya hemos visto que, en la metodología de productividad personal Getting Things Done (GTD), para desarrollar de manera eficiente el hábito de capturar cosas es necesario tener el número y tipo de «bandejas de entrada» adecuados, de modo que siempre puedas recopilar cualquier cosa que llame tu atención con valor potencial para ti, en cualquier momento y en cualquier lugar que se presente. En este sentido, la cantidad y naturaleza de las bandejas de entrada que deberás utilizar no es solo un asunto de preferencias personales, sino que viene determinado en gran medida por tus necesidades y las características especificas de tu flujo de trabajo.

Por eso, uno de los retos a los que se enfrentan muchos principiantes a la hora de empezar a montar su sistema GTD es precísamene cómo elegir las bandejas de entrada que optimicen su proceso de captura. Básicamente tenemos dos grandes categorías de bandejas de entrada: físicas —las que algunos llaman «de baja tecnología»—, y digitales —o «de alta tecnología». Y salvo en raras ocasiones, lo normal es tener una mezcla de los dos tipos.

A continuación voy a revisar algunas de las herramientas de captura y/o bandejas de entrada más comunes en ambas categorías, enumerando sus características básicas y posibles usos. El objetivo es doble: por un lado, que te hagas una idea de las distintas «encarnaciones» que puede adoptar en la práctica el concepto de bandeja de entrada —algunas de las cuales quizá ni siquiera se te hubiera pasado por la cabeza considerar como tales; y por otro lado, que tengas una especie de menú que te pueda servir de inspiración a la hora de elegir tu propio conjunto de bandejas de entrada.

Recuerda que no se trata de tener una de cada, o de elegir aquellas que te gustan más, sino de asegurarte de que tienes el número y tipo de bandejas de entrada suficiente como para poder capturar siempre que lo necesites, al mismo tiempo que minimizas la cantidad de lugares que tendrás que mirar después, cuando decidas procesar las cosas que hayas capturado en ellas.

Bandejas de entrada físicas

  • Bandeja de papel. Un clásico entre las bandejas de entrada, y la que da nombre a este concepto. Se trata de una simple bandeja de escritorio, donde poder colocar cualquier carta, documento y, en general, objeto físico lo suficientemente pequeño como para que quepa en ella, que te recuerde algo que debes o te gustaría hacer. Puede ser tanto de captura manual —si tú pones las cosas ahí—, como de captura automática —si alguien las pone por ti. Una versión aún de más baja tecnología es, simplemente, reservar una esquina del escritorio donde capturar —apilando— este tipo de cosas físicas. A poco que manejes algo de papel, deberías pensar en tener una de estas bandejas de entrada en cada lugar donde hagas algún tipo de trabajo, como por ejemplo en la oficina y en casa.
  • Buzón de correo postal. Aunque muchos lo consideran una bandeja de entrada, técnicamente se trata de una herramienta de captura —¡nadie se pone a procesar las cartas en el portal de casa! La que sucede habitualmente es que sacas el correo del buzón y lo capturas en una bandeja de papel. Se trata de una herramienta de captura automática.
  • Libreta de notas. Otro clásico, especialmente para las personas con preferencias kinestésicas. Se trata de una bandeja de entrada manual. Recuerda que anotar tareas no es capturar. Esto implica un cambio de «chip» importante. Capturar manualmente implica anotar «cosas», es decir, usando la cantidad de palabra imprescindible que te recuerden lo que ha llamado tu atención. Intentar anotar tareas —con verbo—, te obligará a pensar más de lo necesario en esta parte del proceso y, seguramente, dejarás muchas cosas sin capturar por pereza a tener que tomar decisiones que no quieres o puedes tomar ahora.
  • Bandeja de entrada portátil. Especialmente si necesitas manejar papel fuera de casa y la oficina, por ejemplo durante viajes, te será muy útil tener una bandeja de entrada portátil que puedas llevar en tu maletín o mochila —la mía es un sobre de plástico transparente de tamaño A4—, donde poder capturar manualmente tickets de compra, facturas, folletos y documentos de todo tipo. La puedes utilizar también como simple herramienta de captura, que luego puedes vaciar en tu bandeja de papel cuando vuelvas a casa o la oficina.
  • Tacos de post-its. Muchas personas tienen post-its estratégicamente repartidos por aquellos lugares de casa, la oficina, o incluso el coche, donde pueden necesitar capturar algo manualmente, si no tienen a mano su herramienta de captura habitual. Lo habitual es, una vez capturado, dejar estas notas en alguna bandeja de papel, junto al resto de cosas físicas capturadas.

Bandejas de entrada digitales

  • Correo electrónico. El equivalente digital a la bandeja de papel, y paradigma de bandeja de entrada para el trabajador del conocimiento en el siglo XXI. Normalmente se suele utilizar como bandeja de entrada automática, pero también se puede usar de manera creativa. Por ejemplo, puedes enviarte un email a tí mismo cada vez que algo llame tu atención. Gracias a la omnipresencia actual de los smartphones, usar el correo electrónico de este modo puede simplificar enormemente tu flujo de trabajo. No sólo te permite capturar virtualmente en cualquier momento y en cualquier lugar, sino que además puedes reducir drásticamente el número de bandejas de entrada que necesitas para poner en marcha GTD.
  • Grabadora de voz. Especialmente para situaciones en las que resulta más práctico y seguro hablar que escribir —por ejemplo, mientras estás parado en un semáforo—, grabar mensajes de voz en puede ser una alternativa viable a las libretas de notas. Esto es casa vez más fácil gracias a los asistentes de voz personales que implementan la mayoría de las plataformas de smartphone hoy en día.
  • Buzón de voz. Una variante de la grabadora de voz como bandeja de entrada, pero esta vez de captura automática, son los buzones de voz de los teléfonos fijos y smartphones. Si recibes inputs relevantes por este medio de manera habitual, debes considerarlos como bandejas de entrada en toda regla.
  • Cámara de fotos. Una imagen vale más que mil palabras, al menos en ocasiones. Por eso, muchas personas utilizan la app de fotos de sus smartphones como bandeja de entrada. Bueno, más bien como herramenta de captura. De nuevo, recuerda que para que se convierta en una bandeja de entrada de verdad, debes asegurarte de que procesas las fotos que tomas de manera regular, algo que veremos en el segundo paso de GTD.
  • Mensajería instantánea. Cualquiera que sea la forma que tome, ya sea la vetusta mensajería SMS de los teléfonos, pasando por las diferentes plataformas de mensajería más modernas, como Whatsapp, Telegram o Mensajes de Apple, hasta las funciones de mensajerías de algunas redes sociales como Facebook. Si recibes habitualmente inputs relevantes por alguno de estos medios —y por relevantes me refiero a que debes tomar algún tipo de decisión o hacer algo al respecto, como por ejemplo responder una solicitud o una duda—, deben ser considerados bandejas de entrada.
  • Redes sociales. Y hablando de redes sociales, de nuevo, si recibes inputs relevantes en tu timeline o en el muro de tu red social favorita, aunque sea simplemente invitaciones a fiestas que debes aceptar o rechazar, también estás ante una bandeja de entrada que tienes que procesar en algún momento.
  • Gestores de tareas. En ocasiones, la forma más fácil de capturar digitalmente es anotar directamente la «cosa» en tu gestor de tareas de preferencia. Solo intenta obviar el hecho de que este tipo de software recibe el nombre genérico de gestores de tareas. Recuerda, por enésima vez, que capturar no es anotar tareas, sino cosas. Como veremos más adelante, si decides usar una de estas herramientas digitales para organizar los recordatorios de tus decisiones —algo que veremos más adelante—, te recomiendo encarecidamente que utilices una lista de ~~tareas~~ recordatorios específica para las cosas que captures, llamada, por ejemplo, «Bandeja de entrada». Es muy mala idea —repito, ES MUY MALA IDEA—, intentar organizar al mismo tiempo que capturas. Aún a riesgo de parecer cansino, una vez más: organizar te obliga a tener que pensar primero, es decir, a procesar y organizar al mismo tiempo que capturas, y hacer los tres primeros pasos de GTD al mismo tiempo no es practicar GTD correctamente.
  • Lectores de fuentes RSS. Para terminar con este repaso a algunas bandejas de entrada comunes, mencionar que si usas un lector de fuentes RSS —típicamente para leer blogs y cualquier tipo de noticias en internet—, un lector de fuentes RSS es la bandeja de entrada de recopilación automática ideasl. De hecho, si por trabajo o por ocio lees habitualmente en internet, te recomiendo que tengas una de estas bandejas configurada. Te permitirá hacer el trabajo de curación y lectura de la información de manera mucho mas eficiente.

Foto por Joachim Schlosser vía Flickr

8 comentarios

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  4. Hola Jerónimo!

    Este artículo me ha recordado cuando yo mismo hacia el ejercicio donde me planteaba cuantas bandejas de entrada tenía. Por entonces solía confundir una bandeja de entrada con una herramienta de captura, pero después de varias reflexiones en busca de la “máxima simplificación posible”, definí un modelo que comparto con la intención de que pueda ser objeto de ayuda o de crítica ;)

    El modelo que sigo actualmente es definir una única bandeja de entrada digital y otra analógica. De esta manera, todo lo demás (correo electrónico, redes sociales, buzón, WhatsApp, conversaciones, mensajes…) se convierten en “meras” herramientas de captura (o inputs, como suelo llamarlos actualmente)

    Saludos!!!

    • Tu modelo, de hecho, es el ideal. Como dice David Allen, debes tener todas las bandejas de entrada / herramientas de captura que necesites para asegurarte de que capturas todo lo que llama tu atención, pero no más de las estrictamente necesarias. Si consigues canalizar todos los «inputs» hacia solo dos bandejas de entrada, sin que nada se te escape… ¡bingo! Tienes el sistema de captura perfecta ;)

      Muchas gracias por compartir, Marco.

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