#CoreGTD: El hábito de capturar cosas

Bloc de notas

Sacar las cosas de la cabeza es el primero de los cinco hábitos básicos de la productividad personal. David Allen llama a este hábito «capturar» o «recopilar», ambos con exactamente el mismo significado. La idea es poner inmediatamente fuera de tu cabeza cualquier cosa que llame tu atención en el mismo momento en que llama tu atención, principalmente por dos razones: 1) si ha llamado tu atención es porque ahora, de algún modo, crees que puede tener algún valor para ti hacer algo al respecto con esa cosa más adelante; y 2) si lo dejas en tu cabeza, hay muchas probabilidaes de que lo olvides rápidamente, mucho antes de que tengas ocasión de decidir si hay que hacer o no algo al respecto.

La importancia de este hábito reside, principalmente, en que es el punto de entrada de tu flujo de trabajo. A través del hábito de la captura «alimentas» ese flujo, que es donde realmente suceden las cosas. En la medida en que esta «puerta de entrada» no funcione bien, dejando entrar más o, lo que suele pasar más a menudo, menos cosas de las que deberías, empezarás a rendir de manera subóptima, y no serás todo lo eficaz que podrías llegar a ser.

¿Qué cosas tienes que capturar?

Un gran porcentaje de las cosas que llaman tu atención son pensamientos e ideas, es decir, cosas que se te cruzan por la cabeza. Por ejemplo, algo que recuerdas que tienes que hacer, ahora o en el futuro; una idea potencialmente buena que te gustaría revisar en algún momento para ver qué hacer con ella; una mejora que se te ocurre para un proyecto que tienes entre manos en estos momentos; algo que te comprometes a hacer durante una conversación con otra persona; etc.

Por otro lado, a veces la «cosa» es un objeto, de modo que la propia presencia física del objeto es lo que te recuerda lo que te ha llamado la atención. Por ejemplo, el ticket de compra de una camisa que no te queda bien; las pilas recargables del ratón que ya no duran mucho; un folleto de un nuevo lugar para pedir comida a domicilio; etc.

En cualquiera de los casos, ya sean cosas de carácter material o inmaterial, todas ellas tienen en común que han llamado tu atención por algo y, por tanto, debes «capturarlas» antes de que se te olviden. De esa forma tendrás la oportunidad de evaluar después qué hacer al respecto con cada una de ellas.

¿Cómo tienes que capturar las cosas?

Capturar debe convertirse en un acto reflejo, igual que ponerte el cinturón de seguridad cuando te subes al coche. Para ello, es necesario que el acto de capturar sea rápido. Si no, te dará pereza y dejarás de capturar todo. Es decir, estarás introduciendo a tu flujo de trabajo menos cosas de las que deberías.

Para asegurarte de que capturas rápido, debes poder hacerlo sin pensar, es decir, sin intentar decidir de antemano qué será lo que habrá que hacer con ello. O dicho de otro modo, capturar no es anotar tareas —que es lo que han estado haciendo la mayoría de las personas durante años—, sino recopilar cosas. Una de las razones por las que muchas personas no capturan lo suficiente es porque intentan pensar al mismo tiempo que recopilan, y pensar implica más tiempo y esfuerzo del que deberíamos emplear en esta parte del proceso. La cosencuencia es que recopilar nos da pereza y, al final, terminamos no haciéndolo.

En el polo opuesto está intentar recopilar más de lo necesario. No tienes que recopilar todo lo que pasa por tu cabeza, sólo aquellas cosas que por una u otra razón llaman tu atención. Si dejas entrar a tu flujo de trabajo cosas que son irrelevantes desde el punto de vista productivo, lo empezarás a sobrecargar y perderás eficiencia.

Además de capturar rápido, debes estar en disposición de capturar siempre que algo llame tu atención, no importa el momento o el lugar. No tener siempre a mano un medio para poder capturar es otra de las causas de que tu flujo de trabajo no reciba todo el «alimento» que debería –o sea, que se te olviden cosas– y, por tanto, que pierdas efectividad.

¿Dónde se capturan las cosas?

De manera genérica, David Allen llama «bandeja de entrada» a cualquier recipiente, físico o digital, donde van a parar las cosas que capturamos. Bandeja de entrada es simplemente un concepto, que puede tomar muchas formas distintas. Por ejemplo, una libreta de notas, la grabadora de voz de nuestro smartphone o la bandeja de papel del escritorio, pueden ser todas ellas bandejas de entrada en este sentido.

Además de los recipientes que utilizamos para capturar cosas de manera manual, también son bandejas de entrada cualquier recipiente donde se almacenen automáticamente cosas que pueden necesitar nuestra atención, aunque no las hayamos puesto nosotros ahí. El ejemplo más claro de este tipo de bandeja de entrada de «recopilación automática» es la bandeja de entrada de correo electrónico. Otro ejemplo es el buzón de correo postal de tu casa.

Aunque de lo anterior debería resultar evidente, solo por si acaso, decir que nuestra cabeza no es una bandeja de entrada. Como decía al principio, el objetivo principal de la recopilación es liberar a nuestra mente de la obligación de tener que acordarse de las cosas, para lo cual es necesario que dejemos recordatorios de dichas cosas en algún lugar externo a ella. Esos lugares externos son precisamente las bandejas de entrada.

También conviene dejar clara la diferencia entre bandeja de entrada y herramienta de captura. Una herramienta de captura es simplemente un medio para asegurarnos de que lo que capturamos termina dentro de una bandeja de entrada. Por ejemplo, un smartphone es una herramienta que nos permite capturar en varias bandejas de entrada distintas, como la bandeja de correo electrónico —enviando un email—, la aplicación de mensajes de voz —grabando una mensaje—, o la aplicación de fotos —tomando una foto. Otras veces, la herramienta puede ser ella misma una bandeja de entrada. Así, por ejemplo, una libreta de notas puede ser utilizada como una bandeja de entrada, o simplemente como una herramienta de captura si, por ejemplo, luego arrancamos las hojas y las dejamos en una bandeja del escritorio.

¿Cuántas bandejas de entrada necesitas?

No existe un número «mágico» de bandejas de entrada necesarias. Debes tener tantas como para que consigas capturar en cualquier momento y cualquier lugar en que algo llame tu atención. Dicho de otro modo, debes tener tantas bandejas de entrada como para que nada se quede sin capturar, llegado el momento. Ello quiere decir que, dependiendo de tus circunstancias y de la forma de trabajar que tengas, puedes llegar a necesitar más o menos bandejas de entrada.

Por otra parte, las bandejas de entrada son útiles solo en la medida en que luego hagas algo con las cosas que capturas en ellas —más adelante veremos qué es eso que hay que hacer. Pero lo que está claro es que, cuántas más bandejas de entrada tengas, más sitios tendrás que mirar luego para asegurarte de que ninguna de las cosas que recopilas se quedan sin atender. Y, a mayor número de bandeja de entrada, más probabilidades hay de que alguna de ellas se quede sin mirar, ya sea por olvido o por pereza. Por tanto, si bien debes tener todas las bandejas de entrada como sean necesarias para asegurarte de que capturas todo, también debes intentar tener las mínimas imprescindibles.

Un ejercicio que resulta muy útil antes de intentar implementar GTD es hacer un inventario de todas las bandejas de entrada que tienes actualmente, y hacerte dos preguntas:

1) Con las herramientas de captura y bandejas de entrada que tengo ahora, ¿puedo capturar cualquier cosa que llame mi atención, donde sea y a la hora que sea? Si la respuesta es no, deberías considerar añadir las herramientas y/o bandejas de entrada necesarias para conseguirlo.

2) ¿Podría «consolidar» algunas de las bandejas de entrada que ya tengo? Por ejemplo, si tienes varias cuentas de correo electrónico personal, quizá puedas reenviarte todo el correo a una sola cuenta, de manera que solo tengas que mirar en una bandeja de entrada de correo, en lugar de varias.

Foto por Guy Kilroy vía Flickr

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