Consultorio GTD: Conseguir resultados sin fecha de vencimiento

Radio vintageHace unos días un lector de mi libro me hacía llegar el siguiente caso:

Te escribo para consultar una duda (…) Soy usuario de GTD desde hace 2 o 3 años gracias a tu libro (…) [y] profesor de universidad, contratado, no funcionario. Tengo por delante 5 años de contrato. Al final de estos 5 años me evaluarán y tendré que haber publicado unos cuantos artículos… cuantos más mejor pues de eso dependerá como de competitivo es mi CV para quedarme en la universidad.

Un artículo científico es una tarea compleja (muy compleja), implica toma de datos en el campo (cientos de horas), análisis estadísticos (cientos de horas), redacción de un borrador (decenas de horas), enviar pruebas a coautores (periodo indeterminado hasta que respondan), enviar artículo a publicar (periodo indeterminado hasta que respondan), hacer los cambios que sugiere la revista (decenas de horas), volverlo a enviar a otra revista porque ha sido rechazado…

Pero no hay una fecha objetiva para la publicación de estos artículos, el número de artículos publicados va a depender de muchas cosas: colaboraciones que surjan, entrada de fondos, disponibilidad de estudiantes que quieren implicarse… En general conseguir publicar dos artículos al año es una meta razonable, incluso se podría aspirar a 3 si tienes un buen equipo.

Estos objetivos se compaginan con otro trabajo que sí que tiene fechas objetivas: la docencia, esta meridianamente claro cuando es cada clase, cuando tienen que estar los exámenes corregidos, etc.

Lo que yo haría es asignar fechas orientativas a cada una de esas fases de escribir los artículos, pero claro eso son fechas subjetivas. Pero es que, si solo doy prioridad a las fechas objetivas nunca trabajaría en los artículos, que son los que van a decidir si después de 5 años sigo estando contratado o no.

¿Qué opinas? ¿Como puedo gestionar este tipo de metas, MUY importantes pero sin fechas objetivas?

Antes de elaborar una respuesta más detallada me gustaría recordar algo importante: si una cosa tiene fecha límite debería hacerse siempre antes que cualquier otra que no la tenga, independientemente de cuando venza, por la sencilla razón de que esa es la única manera de que no se vaya quedando sin hacer hasta el último momento y se termine convirtiendo en una urgencia. Pero claro, esto funciona si, y solo si, las fechas límites de las cosas que tienes que hacer son reales. Es decir, únicamente si todas tus fechas límites responden a compromisos o restricciones de verdad, y no son fruto de tu voluntarismo o el simple deseo.

Entiendo la intención positiva de imponerse fechas límite para algunos asuntos importantes, pero al hacerlo te estás metiendo en un serio problema. Inventarte fechas límite no evita que tengas que seguir cumpliendo las otras fechas límite que sí son reales, lo que lejos de mejorar el problema lo agrava aún más. Mezclar fechas reales con fechas inventadas falsea nuestra visión de la realidad, lo que se traduce en toma de malas decisiones. Al final, lo que suele pasar en estos casos es que terminamos haciendo primero cosas que supuestamente «vencen» antes —pero que en realidad podrían haber esperado—, y dejamos sin hacer cosas que de verdad no pueden esperar.

Entrando ya en materia, en mi experiencia, cuando tienes tantas tareas con fecha límite que te resulta imposible hacer otras cosas, es porque probablemente todavía tienes una buena cantidad de fechas límite inventadas en tu sistema. Así que el primer paso sería limpiar tu sistema de fechas límite.

Por otra parte, técnicamente, ni los proyectos ni las acciones intermedias de un proyecto tienen fecha límite, sólo la última acción de cada proyecto. Los proyectos, porque en realidad no son «accionables», son solo el resultado de haber completado una serie de acciones; las acciones intermedias, porque pueden hacerse en cualquier momento —salvo que se trate de un hito con fecha límite acordada. Mi amigo y colega Antonio José Masiá tiene un excelente post que explica por qué en GTD los proyectos no tienen fecha que merece una lectura a fondo.

Entonces, si esto es así, ¿cómo nos aseguramos de avanzar en los proyectos, independientemente de que haya o no una fecha límite involucrada? Es muy simple: incubando y revisando mucho. Justamente dos de los hábitos que más cuestan y donde falla la mayoría de los practicantes de GTD que conozco, y la razón por la que se terminan «cayendo» del carro.

La mejora de la efectividad personal pasa necesariamente por la mejora de la atención. La primera manera de enfocarte en los proyectos correctos es incubando** todo lo que pueda esperar. Para eso, en GTD tenemos las listas «Algún día/Tal vez». La segunda manera de mantener el enfoque es revisar tu lista de proyectos con la frecuencia necesaria, lo que te permite ganar perspectiva regularmente y poner tus proyectos en un contexto más amplio, el de tus áreas de responsabilidad y metas a medio y largo plazo.

En este caso particular, quiero entender que la publicación de esos artículos ocupa una parte central del trabajo, y probablemente esté relacionado —aquí estoy adivinando—, con varias de áreas de responsabilidad, tanto personales como profesionales. Por lo tanto, dejar suficiente «espacio» de trabajo —«aparcando» siguientes acciones y proyectos que pueden esperar—, y revisar la marcha de las publicaciones con regularidad, debería ser más que suficiente para darle a la publicación de los artículos la atención que merecen.

Por último, merece la pena evaluar si la forma en que están redactadas las siguientes acciones relacionadas con los proyectos de publicación de los artículos es lo suficientemente clara y detallada, en el sentido de que describen acciones físicas y visibles con toda la información necesaria para llevarlas a cabo. La falta de claridad en las siguientes acciones suele ser una fuente de procrastinación, que hace que algunos proyectos se atasquen o, en el peor de los casos, queden abandonados.

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