Cómo utilizar el calendario de forma efectiva

Cómo utilizar el calendario de forma efectiva

Uno de los grandes incomprendidos de la productividad personal es el calendario. Tradicionalmente, los gurús de la organización personal nos han pedido que utilicemos el calendario para todo: programar citas, incluir recordatorios, planificar el trabajo, etc. Y es por culpa de este mal uso que muchas personas no consiguen sacarle el partido que deberían, e incluso ven mermada su productividad.

Gracias a GTD muchos hemos aprendido –por fin– a utilizar el calendario correctamente. Hoy quiero compartir con vosotros mis 3 reglas para utilizar esta herramienta y conseguir que sea el complemento ideal de cualquier sistema productivo.

Regla #1. El calendario no es para anotar tareas. Ya sé que te enseñaron a anotar en el calendario –o agenda–, las tareas que piensas hacer cada día. ¡Noooo! Tratar de planificar tareas con fecha y hora es totalmente inútil. La realidad siempre se impone: las reuniones de última hora, los imprevistos, tu nivel de energía, las nuevas tareas –más urgentes– que siempre llegan… todo dará al traste con cualquier intento de planificación.

Las tareas deben ir siempre fuera del calendario, generalmente en una lista única –si utilizas Autofocus–, o en varias listas contextuales –si utilizas GTD.

Regla #2. Anota en el calendario sólo compromisos con fecha y/u hora. Efectivamente, el calendario debe contener todo aquello que debes hacer un día en concreto, junto con la hora si es necesario. Y cuidado. El que tú pienses que debes hacer algo el martes no quiere decir que tenga fecha; simplemente tienes la intención de hacerlo ese día. Anotarlo en el calendario es intentar planificar, y eso no se debe hacer –recuerda la regla número 1.

Procura anotar en el calendario sólo compromisos con terceros, porque esos son los que no podrás mover fácilmente, a no ser que acuerdes un cambio. Algunos ejemplos son reuniones, conferencias, viajes planificados, cursos, envío de cosas que has prometido, etc.

Regla #3. Opcionalmente, anota recordatorios. Un uso adicional, pero no obligatorio del calendario, es anotar los recordatorios. Muchos expertos utilizan otros sistemas para mantener sus recordatorios, como el famoso sistema “tickler” de 43 carpetas. Sin embargo, yo prefiero utilizar el calendario. De esa forma reduzco el número de elementos que tengo que utilizar en mi sistema.

Ejemplos típicos de recordatorios son el comienzo de una feria o del período para liquidar impuestos, la renovación de documentos, los cumpleaños y aniversarios, fechas límite para entregar proyectos, tareas periódicas, pagos, etc.

¿Crees que se me olvida algo? ¿Qué otros usos le das tú al calendario? Comparte tu experiencia en un comentatio.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Joe Lanman (via Flickr)

14 comentarios

  1. He de reconocer que he sido de los que llenaba el calendario con tareas varias ademas de las citas o eventos del dia con o sin hora.El problema que ello conllevaba era que continuamente debia ir traspasando aquellas que no habia podido hacer ese dia. Aunque mentalmente tenia asimilada la idea de Gtd, me resultaba dificil por los requerimientos de la aplicacion que venia usando. Desde que uso toodledo puedo asignar contexto y a la vez clasificar la accion en la lista adecuada (next action, waiting, reference,..). Este cambio me ha supuesto descargar el calendario sin perder el control de las listas y sus posibles plazos, reservandolo unicamente para citas o compromisos fechados, con o sin hora . Saludos

    • @Josep:

      El problema que describes –traspasar todo el tiempo las tareas de un día a otro–, es justamente uno de los más graves de utilizar el calendario para planificar. Y eso por no hablar de la poca efectividad de tratar de ceñirte a dicho plan.

      La cosa cambió mucho con la aparición de los calendarios electrónicos, que te permiten mover elementos mucho más fácilmente, pero el desgaste de tratar de cumplir un plan contra viento y marea sigue estando ahí. David Allen y su GTD hacen un muy buen trabajo para luchar contra este mal.

  2. Yo también… sí, sí, yo también utilicé el calendario para programar el día. Claro está, con resultados desastrosos y aumentando mi stress conforme pasaba la semana y las tareas programadas se acumulaban el viernes. Esto me hacía sentirme culpable y realizar parte de las tareas en mi tiempo de descanso… :(

    Ahora las gestiono mediante la lista de tareas de Outlook (donde incluso pongo recordatorios) dejando el calendario unicamente para cumplir con su cometido (agendar reuniones, programar viajes, recordar aniversarios,…)

    No hay nada como utilizar cada herramienta para lo que está diseñada ;-)

  3. Pues me uno a las confeciones, yo tambien tenia las tares en la agenda de la palm. Ahora solo tengo las mismas actividades que Jero, los festejos, eventos, tareas repetitivas, etc.

    A mi no me estresaba reprogramar las actividades, pero era muy dificil seguir el avance en la agenda, con todo y las notas que puedes incluir, era dificil.

    • @Hluot:

      Jajajaja Esto parece el “#yoconfieso” de Twitter :-)

      Pues sí, yo hace muchos años también intentaba planificar en el calendario. Pero rápidamente me di cuenta de que no funcionaba y abandoné. El problema es que durante mucho tiempo estuve sin conocer GTD, y me resultaba muy difícil hacer mis planes de trabajo. Un completo desastre.

  4. Por mi trabajo, que consiste en realizar pocas tareas pero que duran varios dias, me viene muy bien coordinarme el día a día con el calendario. Me sirve para planificarme las tareas y combinarla con las citas, reuniones y otro tipo de gestiones.

    Entiendo que para otras personas no sea muy buen método, pero a mi me funciona.
    .-= Lo último publicado por Manu Robles: Consulta =-.

    • @Manu:

      En tu caso, imagino que al tener pocas tareas que duran varios días, estas pocas tareas son tareas importantes, así que tiene sentido reservar tiempo para asegurarte de que las llevas a cabo.

      Como siempre, cada uno tiene sus gustos. Pero sobre todo, a cada uno le funcionan distintas cosas. Está claro que lo que le funciona a la mayoría no tiene necesariamente que ser lo que le funciona a todo el mundo.

  5. Hola, soy nuevo en esto. Por lo que no se si hacer comentarios sobre este artículo esta fuera de fecha o que. De todos modos voy hacer algún comentario. Respecto a la utilización del calendario un amigo me aconsejo que utilizara algo así como EL AF4 para las tareas y que las citas tuviera algo tecnologico. Claro cuando utilizas la agenda del movil o outlook para las citas o como calendario, cuando hablas por telefono y te dicen- le viene bien quedar el martes a las 8- te paras y dices, joder si estoy hablando por el movil como voy a mirar la agenda o si tengo el portatil apagado como lo se. Es por esto que pienso que lo más practico es usar la agenda con el calendario de toda la vida. Aunque yo llevo muy poco tiempo utilizando el AF4 y la agenda. y de momento estoy muy contento. Gracias

    • @Raúl:

      Ningún comentario está fuera de fecha :-) Muchas gracias por tomarte la molestia de dejar tu opinión –y perdona el retraso en la respuesta, pero me has pillado en una breve pausa del blog.

      Como siempre, las herramientas que debes utilizar son aquellas que mejor se acomodan a tu forma de trabajar y tus gustos. Si tienes necesidad de consultar tu agenda mientras hablas por teléfono, resulta obvio que no es una buena idea tener el calendario en el teléfono móvil. En ese caso, un calendario o agenda tradicional de papel es una mejor opción.

      En mi caso particular, es raro que tenga que consultar el calendario cuando hablo con mi móvil, así que sí resulta una buena opción.

    • @Lord Darkmoon:

      Muchísimas gracias por avisar. Ya he contactado con el autor del blog y espero que pronto añada una referencia al autor original.

      Da gusto tener lectores siempre tan atentos :-D

  6. Hola. En primer lugar enhorabuena por el blog. Soy nuevo en esto de GTD y demás, estoy en proceso, en continua búsqueda de cómo planificarme…. y me estoy empezando a agobiar… Mi trabajo se compone de muchas tareas, de diferentes proyectos, teniendo que delegar, imprevistos continuos, reuniones imprevistas, llamadas imprevistas, viajes… supongo que lo normal. En principio me organizaba con una agenda de las de toda la vida, pero el problema era que continuamente tenía que estar cambiando tareas de un día para otro y al llegar el fin de semana tenía la sensación de no haber dado un palo al agua… Adquirí programas, Leader task, Essential Pim, Quick to do… y otras gratuitas como Task Coach, ThinkingRock… Supongo que esto es tatambién procastinación…:-), pero ninguna llega a convencerme, o es que no he sabido sacarles todo su provecho. Para las citas tengo un programa gratuito (MiniReminder), que me avisa con antelación de mis citas, reuniones… Agradecería cualquier sugerencia.

    • @Tomás:

      Definitivamente, eres carne de GTD ;-) Tu caso es el típico que se soluciona con una buena dosis de listas. Olvídate de programas complicados o caros. Lo único que necesitas es gestionar unas pocas listas y un sencillo calendario. Te animo a que leas la serie de artículos que escribí hace tiempo titulada Mi sistema GTD, de la A a la Z aquí:

      http://elgachupas.com/mi-sistema-gtd-de-la-a-a-la-z/

      Absorve estos conceptos, trata de ponerlos en práctica. y si tienes dudas pregúntame. Verás como enseguida tomas el control de tu trabajo :-)

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