Cómo retomar el control después de un largo descanso

Playa

Foto por jmd41280 (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

No importa lo organizados que seamos, tarde o temprano flaqueamos y nuestro sistema productivo se descompone. A veces por exceso de estrés en el trabajo, otras porque no vemos claro hacia donde vamos, en ocasiones porque nos vamos de vacaciones y nos olvidamos de los buenos principios. Y por qué no decirlo: también porque somos humanos y tenemos derecho a fallar de vez en cuando.

Como en toda buena historia, hay una buena y una mala noticia en todo esto. La buena es que, casi siempre, después del “descanso” queremos volver a intentarlo –ya somos animales productivos, GTD corre por nuestra venas y nuestra mente ya está acostumbrada a pensar en forma de listas ;-) La mala es que, cuando queremos volver a utilizar nuestro sistema, lo que nos encontramos no son más que los restos en descomposición de lo que una vez fue un ordenado y fructífero sistema productivo. Así que la gran pregunta es: ¿qué podemos hacer para retomar el control?

El método que yo he utilizado muchas veces –y que sigo utilizando de vez en cuando– resulta extremadamente sencillo y hasta cierto punto lógico. Veamos en qué consiste:

1. Hacer recuento de los daños. Lo primero es revisar el sistema para ver qué se puede rescatar y qué no. Generalmente, las listas abandonadas durante semanas o meses ya no sirven para nada. Quizá lo único rescatable sea el archivo A-Z –o cualquiera que sea la forma que tengamos de archivar el papeleo–, la lista “algún día/quizá”, y los recordatorios y aniversarios del calendario.

Aunque este paso no es estrictamente necesario, nos ayudará a tener una visión general de cómo están las cosas, y del trabajo que nos espera.

2. Recuperar los restos. Inmediatamente después de revisar el sistema debemos proceder a imprimir en papel todas las listas contextuales, así como las listas de proyectos, algún día/quizá y, de ser posible, el calendario con los recordatorios y aniversarios. El archivo puede quedarse como está, al menos de momento, hasta que decidamos depurarlo –cuándo y cómo hacerlo dependerá del tiempo que haya pasado sin nuestra atención.

Y, ¿adivináis a dónde va a parar todo el material impreso que hemos obtenido? Seguro que más de uno ya lo se lo imagina. ¡Exacto! A la bandeja de entrada ;-)

3. Pulsar en botón de “reinicio” del sistema. Una vez tengamos los restos de nuestro sistema anterior recopilado en nuestra bandeja de entrada, procederemos a borrar todas las listas y las entradas del calendario. Este paso es muy importante: para poder retomar el control de manera eficiente, debemos asegurarnos de que todo el sistema está en blanco, como aquella primera vez…

4. Procesar, procesar y procesar. Y ya sólo queda sentarnos durante un par de horas para procesar y organizar todo el material de la bandeja de entrada. Revisaremos una a una las viejas listas, ignorando lo que ya no tenga sentido y añadiendo a las nuevas listas lo que todavía sea importante. De igual manera, volveremos a introducir los compromisos y recordatorios activos en el calendario.

Aunque parece una tontería, este proceso de revisión y re-procesamiento es muy importante. Nos obliga a repasar todos y cada una de las tareas, proyectos, ideas, etc., de forma sistemática, lo que pone en marcha la maquinaria productiva de nuevo. Además, nos permite sacar a la luz los nuevos frentes abiertos por asociación de ideas, que iremos añadiendo al sistema sobre la marcha, según surjan en nuestra mente.

Al final de la sesión de recuperación tendremos un nuevo sistema de productividad totalmente depurado, fresco y listo para seguir trabajando como si nada hubiera pasado.

¿Has tenido que recuperar tu sistema productivo alguna vez? ¿Cómo lo has conseguido? Comparte tus ideas en un comentario.

5 comentarios

  1. Cuando comencé a usar GTD sí que tuve que “reiniciar” el sistema varias vaces. En ocasiones fue fruto del abandono y en otras fue por causas fortuitas (disco duro estropeado, por ejemplo). En todas ellas supuso un trabajo arduo y algo tedioso. Ahora ya no dejo que el sistema “se caiga”. En ocasiones puedo ser menos disciplinado manteniéndolo, en el sentido de procesar más de cuando en cuando, pero nunca hasta el punto de que pierda su funcionalidad. La ventaja es que apenas cuesta tenerlo de nuevo a pleno rendimiento.

    • @José Miguel:

      Creo que tu experiencia es común a muchos de los que llevamos un tiempo en esto. Al principio es natural “caerse” varias veces, especialmente por falta de práctica o por enfoques erróneos. Una vez que adquieres experiencia, puedes relajarte de vez en cuando y, como indicas, generalmente no supone una catástrofe.

      Aún así, hay veces en que “reiniciar” el sistema te ayuda a depurarlo a fondo –una especie de lavado de bajos, o de limpieza de motor ;-) No digo que haya que reiniciar todo el tiempo, pero en ocasiones es una opción.

  2. Pues a mi no me ha pasado eso así de drastico, cuando regreso de unas vacaciones, de un viaje de trabajo o de alguna actividad que rompe con la rutina productiva, generalmente puedo retomar las cosas sin mayor problema.

    Francamente no sé porque no me cuesta trabajo, pero puedo hacerlo sin mucho problema.

    • @Hluot:

      Quizá después de una interrupción corta no sea tan fácil descontrolarse, especialmente si ya eres una persona organizada. El problema más bien es para aquellos que todavía no han adquirido ciertos hábitos y rutinas, o que simplemente han dejado pasar demasiado tiempo sin cuidar de su sistema.

  3. Pingback: Como facilitar la vuelta al trabajo después de las vacaciones

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