Cómo mantener el correo bajo control

“El orden es el placer de la razón pero el desorden es la delicia de la imaginación.” Paul Claudel (1868-1955) Escritor y diplomático francés.


Quizá una de las herramientas de uso diario que más estrés causa es el correo electrónico. La naturaleza de nuestro trabajo del conocimiento, como lo denomina David Allen, hace que continuamente nos veamos “atacados” por todo tipo de información, y el correo electrónico no es la excepción (más bien al contrario). Basta con dejar de revisar el correo un par de días para que la bandeja de entrada se desborde. Si además no tenemos un método bien definido para organizar el correo, el estrés está asegurado.

Como explicamos en la serie de artículos Mi sistema GTD, de la A a la Z, la bandeja de entrada de correo no es más que otra bandeja de entrada más. Por tanto, muchas de las técnicas que vimos para procesar la bandeja física son también aplicables a este tipo de bandeja. Pero como seguro ya te has dado cuenta, eso no es suficiente. Los programas de correo electrónico tienen una naturaleza dual (bandeja de entrada y archivo), por lo que es necesario emplear técnicas adicionales si queremos que la cosa funcione de verdad.

Hay muchos trucos, ideas y principios que han sido descritos con profusión de detalles por otros autores. Pero como siempre, en lugar de tratar de explicar lo que otros hacen, de nuevo voy a contaros qué es lo que yo hago para mantener mi programa de correo a raya. Estoy seguro de que podréis extrapolar muchas ideas. Y en cualquier caso, os animo a que leáis lo que han escrito otros de mis compañeros sobre el tema. Merece mucho la pena.

Las reglas del correo electrónico

1. La bandeja de entrada no es un almacén. Este es el primer y más importante principio, que raramente es respetado por quien nunca ha estudiado productividad. Lo normal es leer los correos, responderlos (si procede), y dejar que se vayan acumulando en la bandeja de entrada. No sé a vosotros, pero ver una bandeja con 500, 1.000 ó 5.000 correos, unos leídos y otros no, me saca de quicio.

2. Los correos sólo deben leerse una vez. Otra práctica habitual para tratar de mantener el control es leer un correo, y si no podemos hacer nada al respecto en este momento, lo marcamos como no leído de nuevo. El problema es que si no actuamos inmediatamente, al cabo de un par de días ya no recordaremos qué era lo que decía ese correo; lo abrimos de nuevo, lo leemos de nuevo y… lo volvemos a marcar como no leído. ¡Qué pérdida de tiempo!

3. Los correos no deben ordenarse o clasificarse. Debe respetarse el flujo natural de procesamiento (leerlos y decidir por orden de llegada), y aprovechar las funciones de búsqueda que tienen todos los programas de correo modernos para encontrar lo que se necesite cuando llegue el momento. Intentar mantener una jerarquía de carpetas para guardar los correos es demasiado esfuerzo, en ocasiones generando más estrés del que pretende eliminar, y puede ser contraproducente a la hora de encontrar algo rápidamente. ¿Dónde guardar un correo que puede estar en más de una categoría? Y pasado el tiempo, ¿recuerdas en qué categoría pusiste un correo?

Procesando el correo

No debemos dejar que el correo domine nuestra vida. Veo habitualmente a personas que revisan sus correos en cuanto llegan a la bandeja de entrada (¡hasta tienen un indicador que les avisa cuando llega un nuevo correo!) Cuando hablaba de los 9 hábitos para ser productivos explicaba que hay tareas que deben realizarse por lotes. Pues bien, revisar el correo debe ser una de ellas.

Nuestro objetivo, cada vez que nos pongamos a revisar (procesar) la bandeja de entrada debe ser dejarla vacía. El procesamiento de correos debe convertirse en una tarea mecánica y rápida. Por eso, hay que relegarla sólo a ciertos momentos del día. Yo lo hago una vez cada 1-2 horas, aunque dependiendo del tipo de trabajo de cada uno, se puede aumentar o disminuri la frecuencia. Lo importante es que sea algo rápido, no más de 5 minutos.

Para entender esto mejor, recordemos que en GTD procesar no es hacer. La idea del procesamiento es decidir qué es lo que hay que hacer con cada correo y sacarlo de la bandeja de entrada inmediatamente (enseguida veremos cómo). Lo que haya que hacer con cada uno será trasladado a las listas de siguientes acciones del sistema GTD, y se hará cuando nos encontremos en el contexto adecuado, con el tiempo y nivel de energía suficientes para ese trabajo.

Así que, procesar la bandeja es muy sencillo:

  • Si el correo no implica trabajo ni tampoco tiene información de referencia, lo borro sin piedad (esto lo hago incluso con GMail, por mucho que los chicos de Google insistan en que no es necesario). ¡Es increible la cantidad de correos que te quitas de encima simplemente aplicando esta regla!
  • Si lo puedo contestar rápidamente, lo contesto y lo borro, salvo que tenga información que quiera conservar, en cuyo caso…
  • Si sólo tiene información de referencia, lo muevo a una carpeta “Archivo” y me olvido de ello. Por cierto, yo no creo subcarpetas dentro de esta carpeta, se me hace una pérdida de tiempo. Ni siquiera para los proyectos o personas críticas. Cuando tengo que encontrar algo, utilizo la función de búsqueda del programa de correo. (Ni que decir tiene que para que esto funcione, es necesario aprender a manejar la función de búsqueda como si fuera el mando de tu televisión.)
  • Finalmente, si implica trabajo que no puedo realizar ahora, lo muevo a una carpeta llamada “Pendiente”, y anoto la tarea asociada en la lista de siguientes acciones correspondiente. En realidad, esta carpeta es el equivalente de la bandeja física “En curso”, es decir, un almacén temporal para material de referencia que puedo necesitar a la hora de realizar el trabajo pendiente.

¿Y los correos que envío?

Cuando envío o respondo un correo, inmediatamente después voy a la bandeja de elementos enviados o “Sent”, y hago una de dos cosas:

  • Si espero una respuesta, muevo el correo a una carpeta llamada “En espera”. Es el equivalente de la lista de acciones “En espera” de mi sistema GTD. A veces, especialmente si la respuesta es importante para un proyecto clave, también añado el recordatorio a mi sistema GTD, para asegurarme de que no se me escapa. Pero si la respuesta no es crítica, o la espero durante el mismo día, no hago nada más.
  • Si no espero una respuesta, lo muevo a una bandeja de “Basura”. Alguno se estará preguntando ¿por qué no dejar los correos en la bandeja de elementos enviados? Bueno, la razón es muy sencilla y sutil al mismo tiempo: en algunos programas, cuando mueves un correo de “Sent” a “En espera”, en realidad no estás moviendo el correo, sino una referencia al mismo. Si luego decides borrar el correo de “Sent” por antigüedad, borrarás la referencia de “En espera” sin darte cuenta. (Sucede por ejemplo en Lotus Notes, mi programa de correo principal.)

Como podéis ver, con esta forma de trabajo la bandeja de elementos enviados también permanence siempre vacía.

Mantenimiento de las carpetas

En resumen, sólo utilizo 4 carpetas para trabajar con el correo: “Pendiente”, “Archivo”, “En espera” y “Basura”. En teoría, conforme terminamos el trabajo deberíamos eliminar los correos de la carpeta “Pendiente”, y conforme recibimos las respuestas, deberíamos eliminar los correos de la carpeta “En espera”. Sin embargo, inmersos en el ajetreo diario, esto no siempre resulta sencillo.

Por eso, cada cierto tiempo (en realidad, cuando me acuerdo y estoy en niveles de energía bajos), dedico unos minutos a hacer limpieza de estas dos carpetas, eliminando todo lo que ya no necesito.

En cuanto a la carpeta “Basura”, mi política es borrar todos los correos que tengan más de 2 meses de antigüedad. Soy consciente de que alguno me dirá que estoy loco por borrar mis respuestas, que es necesario mantener copias de los correos que envías para “cubrirte las espaldas”. Bueno, en mi descargo tengo que decir que, si algo es importante, ya me habré encargado de moverlo a “Archivo” a su debido tiempo.

Todo lo que está en “Basura” es eso, cosas que ya no necesito. Si lo mantengo 2 meses es sólo por si tengo necesidad de reenviarlo. Llevo 2 años utilizando este método y nunca he tenido problemas. En cualquier caso, la necesidad de eliminar los correos enviados, y la periodicidad para hacerlo, es algo que cada uno debe evaluar según sus circunstancias.

¿Utilizas algún método parecido para gestionar tu correo? ¿Qué otras técnicas pones en práctica para mentener el control? Comparte tu experiencia en un comentaro.

Foto por Agne Kveselyte

31 comentarios

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  2. ¡Hola Gachupas!
    sabes que esperaba estas recomendaciones ansiosamente. Hoy no he ido a trabajar, pero tengo abierto el correo del trabajo, y solamente en el tiempo que he tardado en leer esta entrada del blog me han llegado 4 correos nuevos.
    A partir del lunes intentaré aplicar este sistema o adaptármelo como convenga. Tendré que empezar por limpiar una bandeja de entrada con 77 correos sin leer y varios cientos que no sé ya ni para qué sirven :P

    Estoy de acuerdo en lo referente a clasificar los correos por carpetas. Hasta ahora estoy clasificándolos por clientes, por temas relacionados con la informática de la empresa, por problemas en el proceso, por recursos humanos… y es un lío cuando un correo podrías meterlo en dos carpetas distintas :-/

    La mayor dificultad que veo para aplicar este sistema es que aún no consigo funcionar con mi sistema GTD “general”, y entonces una cosa sin la otra se queda coja. Así que poquito a poco.

    ¡Muchas gracias por la entrada!

  3. ¡¡¡¡muy buenas recomendaciones!!!! realmente suenan muy bien y vienen avaladas por tu propia experiencia: eso es lo mejor

    ¡¡¡¡pero qué miedo que me da!!!!
    Uso gmail y me ha pasado que han “desaparecido” algunos correos. Y en otros casos no los encuentros culpa de la sinonimia: horas probando palabras hasta que acierto con la correcta.

    Voy a evaluar si me deshago del (engorroso) sistema de etiquetas. Y lo que más que asusta es procesar los enviados: más tiempo de proceso.

    Saludos y muchas gracias

  4. Yo estuve tratando implementar GTD en el Outlook con el complemento Jello.Dashboard (Buen complemento, si lo quieren probar), pero de un tiempo a esta parte el Outlook me ha empezado a consumir memoria como loco todo el día y llego a los 187 MB de RAM usados por el dichoso outlook…así que he tenido que dejar de lado el Jello por el momento. (Poca RAM en el PC)

  5. Me ha gustado mucho tu idea de gestión de correo electrónico. Hasta ahora lo tenía clasificado por cliente, proyecto, gestión, trabajo, personal, actas, etc… Lo que me suponía muchos pequeños momentos para mantenerlo organizado, para finalmente acabar realizando una busqueda en la vista “Todos” cuando necesitaba localizar algo.

    Después de leer tu post, creo que voy a intentar organizarme de forma similar a la tuya, ya te contaré.

    Muchas gracias por compartir tu metodología.

  6. Hola Gachupas!

    Interesante el artículo, aunque algo radical. En mi caso, muchas veces no puedo saber si un mensaje será o no relevante en el futuro, con lo que no puedo ser tan indiscriminado.

    Mi método es el siguiente:

    Creo carpetas en el outlook de los proyectos que estoy llevando, en los que acumulo tanto mis enviados como los otros. Cuando finalizo un proyecto, como sigo la misma metodología de archivo en el HDD, cojo toda la carpeta y la meto en una subcarpeta llamada “emails” (en el disco duro, de outlook lo borro), que con el resto de documentos del proyecto, meto en un zip que va a una carpeta de “archivo”, ordenada por año y mes.

    De esa forma mantengo un archivo de todo lo realizado, sin volverme loco.

    En cuanto a la gestion GTD, utilizo flags de distintos colores para clasificar en espera, next action o someday. Con las carpetas de busqueda, mantengo siempre visibles estas circustancias, teniendo una para cada caso.

    Totalmente de acuerdo en cuanto a lo del borro semi-indiscriminado y lo de mantener la bandeja de entrada a 0.

    Y respecto a las búsquedas, además de su utilidad, os puedo recomendar un add-on para el outlook llamado xobni, que añade una serie de funcionalidades muy interesantes, como por ejemplo una barra lateral en la que, al pinchar en un correo, nos muestra todas las relaciones etc.

    Bueno, este es mi métod, que supongo que cada uno tendrá el suyo más eficaz o menos

  7. Hola:

    Yo procuro borrar todo, cuando me mandan informacion, la descargo, la guardo en la agenda o donde sea necesario y borro el correo.

    Tube problemas con las suscripciones a webs y las claves que te mandan al correo, pero ya no solucione guardando todas en un archivo de texto que se encuentra en una memoria portatil y que no tiene copia en la maquina. Mas alejadas de un hacker no pueden estar.

  8. Este árticulo me viene al pelo porque la cantidad de carpetas, subcarpetas, proyectos, …, que tengo ha crecido de manera indiscriminada.

    Personalmente voy a utilizar un medio intermedio: mantendre un primer y único nivel de carpetas, que contendrá:

    - A la espera: correos pendientes de otras personas (enviados)
    - Acción: correos que he leído, y procesado pero que atenderé más adelante
    - Lectura: correos que contienen información que debo leer pero que no implican acción directa
    - Cliente 1 (o Proyecto1): todos los correos que tengan relación con este cliente, independientemente del proyecto al que pertencen. Antes, dentro de esta carpeta, tenía subcarpetas… Tendré tantas carpetas como clientes
    - Empresa: todos los correos relacionados con la Empresa (sistemas de información, recursos humanos, gestión de personal, formación,…)

    Utilizando un primer nivel de carpetas, optimizas también los recursos de búsqueda del sistema.

    ¿Cómo lo véis?
    ;-)

  9. ¡Bandeja de entrada vacía!
    Aún no hice una limpieza radical, sigo con muchas subcarpetas que iré revisando y borrando cosinas, pero al menos ya no tengo correo sin leer y la bandeja de entrada está limpia. Poquito a poco. Comienza una nueva era ^_^

  10. Estoy que no quepo en mí, diciéndole a todos los compañeros ¿queréis ver una bandeja de outlook vacía? ¿a que flipas? Y sí, todos flipan…. ;)

  11. Bueno, lo único que espero es ir mejorando en la dirección que quiero y luego contarles que existe El Gachupas, David Allen y mucha gente que escribe sobre el tema. Pero que sepas que el primer mes de Gachupas recopilado en pdf ya se lo pasé a una compañera. Supongo que tengo que apuntar como próxima acción preguntarle si lo leyó ;)

  12. Bueno, otro por aquí que ya ha reorganizado su estructura de correo electrónico ;-).

    Solo una cosa, el objetivo final no es tener limpia la bandeja de entrada, si no ser eficaz con la ejecución de las tareas. Digo esto porque dejar limpia la bandeja de entrada es muy fácil: lo meto todo según vaya entrando en otra carpeta y listo.

    Por ello, nada más abrir el cliente de correo, deberíamos ir a la carpeta donde tengamos los correos a tratar como “próximas acciones” (en mi caso se llama “ACCION”) y elegir procesar puntualmente (dos/tres veces al día la Bandeja de Entrada). De lo contrario podemos caer en el error de dedicar mucho tiempo al “procesamiento” y poco a la ejecución.

    ¿Cómo lo veis?

  13. Otro tema importante es determinar si la estructura organizativa del correo la relacionamos con la que tenemos en la estructura de directorios de los proyectos que tengamos en el PC.

    En teoria, ¿no se debería mantener una cierta relación?

  14. David, estoy de acuerdo en el objetivo no es “bandeja de entrada limpia”, pero en mi caso sí era un paso importante para liberar una atadura mental.
    Y para mi la estructura del correo no tiene porqué ser la de carpetas del pc. En el PC almaceno más documentación de referencia y normativas. En el correo quiero tener guardados solo correos intercambiados con clientes o con otros departamentos, para cuando llegan esos momentos de “tú dijiste qué…”
    Saludos!

  15. @David, @Alejandro:

    Hay sistemas de búsqueda de archivos en el disco tan buenos o mejores que los del correo electrónico. No digo que sirva para todo el mundo pero ¿por qué no copiar la estructura del correo al disco, y no viceversa? ;-)

    En cualquier caso, otro lector (Hluot Firthunands) está preparando un artículo invitado donde explica un método de archivo de su propia creación, basado en el sistema que utilizan en la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos. Cuando esté listo quizá queráis echarle un vistazo.

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  17. Muy buenas prácticas. Yo hago casi todo lo que comentas. No me resisto a explicar un usuario con el que me encontré, el cual le pedía que cerrara la pestaña de una aplicación y tenía problemas porque me decía que ya la había cerrado…cosa que no era así.

    Cuándo fuí a su sitio me encontré con lo siguiente:

    Ella no usaba ningún tipo de marca leído/no leído. Su método era abrir TODOS los correos según le llegaban enseguida, y dejarlos abiertos hasta que concluia el asunto por completo, que se podía alargar dias o semanas. Abrirlo no era sinónimo de leerlos en muchas ocasiones, así que los releía una y otra vez. No borraba nada de su bandeja de entrada, ni el spam. Tampoco movía nada a ninguna carpeta. Por tanto su lotus notes tenía entorno a más de 120 pestañas abiertas permanentemente, y una bandeja de entrada que rondaba entorno a los mil y pico correos (desde que entró a trabajar). Su equipo y la carga de su correo era lentíiiisima en consecuencia hasta la desesperación y se quejaba. Y no sólo eso, si se le colgaba el equipo y no le habría todas las pestañas o cerraba una pestaña sin querer, ya no sabía si el asunto estaba o no concluido o que había cerrado.

    A todo éste desastre había que sumarle el hecho de que la pestaña que le pedía que cerrara estaba perdida entre el centenar de correos abiertos. Tardé como 30 minutos en cerrar una a una cada pestaña para poder encontrar la que necesitaba. Le expliqué el uso de las marcas y las ventajas de usarlas, al igual que el de las carpetas para almacenar. ¿Me hizo caso?, ¡NO!

    Un año después de aquello terminaron despidiendola, porque era un completo caos su gestión haciendo perder dinero a la empresa y causando muchos problemas de gestión.

    • Interesante caso, Ezan. Aunque obviamente es un caso extremo, no deja de ser muy aleccionador. Siempre podemos mejorar nuestra forma de trabajar, y es nuestra “obligación” permanecer con la mente abierta, dispuestos a aprender de los demás, y hacer los cambios que sea necesarios en nuestras rutinas. No importa cuán seguros nos encontremos de nuestros métodos. Porque como reza el viejo adagio, “no hay peor ciego que el que no quiere ver”.

  18. @josep:

    Gracias a ti por leer y dejar tu comentario. Vuestros comentarios enriquecen el blog mucho más que lo que yo pueda escribir :-)

    Espero seguir viéndote por aquí :-D

  19. @Alejandro:

    No te preocupes, tu situación no es precisamente de las más graves que he visto :-)

    Te recomiendo que crees una carpeta “Correos viejos” o como quieras llamarla, y muevas ahí los cientos de correos que ya están leídos, para revisarlos más tarde (te diría que los borraras, porque si no los has necesitado en semanas o meses, es poco probable que te vaya a servir algo; pero para que no me digas que soy demasiado drástico). Tener una bandeja “descargada” ayuda mucho piscológicamente a la hora de afrontar el trabajo de procesar los correos pendientes de leer.

    En cuanto a GTD, no es necesario que tengas un sistema completo en marcha. Al menos la parte de borrar lo que no sirve y archivar el material de referencia lo puedes hacer ya. Te aseguro que te quedarás con menos de un 15% de los correos.

  20. @Gustavo:

    Bienvenido y gracias por el comentario :-)

    La verdad, no creo que te puedas deshacer del sistema de etiquetas. Al menos necesitarás crear las cuatro etiquetas (carpetas) para organizar los correos.

    En cuanto a procesar los enviados, yo lo aplico en Lotus Notes (y también se puede aplicar en Outlook fácilmente), pero su utilidad quizá sea discutible en GMail. Ten en cuenta que GMail “liga” todos los correos de una misma conversación, por lo que hay que tener cuidado al borrar un mensaje enviado, no sea que borres toda la conversación. Yo creo que en este caso es preferible dejarlos como están y utilizar etiquetas (algún día escribiré un artículo específico sobre cómo trabajar con GMail usando este método).

    Lo que definitivamente sí te animo a hacer es a procesar (borrando o archivando) todo lo que llega a tu bandeja de entrada. Casi inmediatamente notarás cómo tu estrés desaparece.

  21. @sguamanb:

    No utilizo Outlook desde hace unos cuántos años, mucho antes de que conociera GTD. Así que me temo no poder aportar mucho al respecto.

    Muchas gracias por el “tip”. Seguro que otros lectores lo agradecerán :-)

  22. @Landerote:

    En primer lugar, bienvenido y muchas gracias por tu comentario :-D

    Sí, lo reconozco, soy un poco radical. Pero con el tiempo he aprendido a perder el miedo a hacer cambios, especialmente si esos cambios me hacen la vida más sencilla. Por supuesto, no estoy diciendo que esto sirva para todo el mundo, pero merece la pena evaluar hasta qué punto es aplicable en vuestro trabajo.

    En cualquier caso, tu forma de organizar el correo también suena muy coherente, especialmente porque consigues dejar junto todo el material relativo a un mismo proyecto. ¡Buena idea! Lamentablemente, no todos los programas permiten “sacar” correos de forma selectiva como Outlook, o al menos no tan fácilmente.

  23. @Hluot:

    Tu postura es aún más radical que la mía. Yo prefiero utilizar el correo como archivo. Aunque imagino que tú prefieres tenerlo todo centralizado en tu sistema de archivo Firthunands, ¿no? ;-)

  24. @David:

    ¡Buena aportaciòn! La estructura que planteas es muy razonable. Mi propuesta es la que a me sirve a mi, y reconozco que puede ser demasiado simple para algunas personas. La tuya es quizá un punto intermedio que le puede servir a más gente.

    De todos modos, si tu programa de correo te lo permite, modificaría el asunto de los mensajes antes de archivarlos, poniéndoles una especie de “etiqueta” para indicar el cliente o proyecto, un poco al estilo de las etiquetas que utilizo en mi BlackBerry para implementar GTD. De esa forma facilitarías mucho las búsquedas y podrías tenerlo todo en un sólo sitio ;-)

  25. @Alejandro:

    Pues esa sensación no es más que el principio. ¡Imagínate cuando tengas implementado GTD!

    ¿A qué esperas para decirles a tus compañeros que lean El Gachupas? :-D

  26. @David:

    Has dado en el clavo de la gestión del correo usando GTD. Como dices, hay que procesar y organizar (limpiar la bandeja de entrada), pero de nada sirve ese trabajo si no se revisa y ejecuta el trabajo. Es un error común del principiante buscar formas y herramientas para organizar, y olvidarse dej ejecutar.

    Ahora bien, como sucede fuera del correo, la esencia de GTD son sus cinco procesos, y todos son igual de importantes. Porque, ¿cómo ejecutas eficazmente si no has procesado antes el trabajo? ¿Cómo saber lo que tienes que hacer realmente si no revisas? ¿Cómo organizas si no procesas? Ya véis para donde voy, ¿verdad?

    Claro que la ejecución es la parte más vistosa de todo, como sucede con los delanteros en un equipo de fútbol. Todo el mundo quisiera ser delantero, pero en realidad los delanteros no serían nada sin el resto del equipo.

    Muy buena tu observación. Se nota que ya empiezas a respirar el espíritu de GTD ;-)

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