Cómo implementar Autofocus de forma electrónica

Circuito electrónico

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Autofocus, en su versión original según la describe Mark Forster, está pensado para utilizar papel, bolígrafo y un marcador fluorescente. Hasta ahora siempre me he referido a este tipo de implementación en mis artículos, pero dado que muchos de mis lectores están interesados en utilizar el ordenador y/o un dispositivo de bolsillo, he decidido presentaos una implementación basada en medios electrónicos.

Quiero dejar claro que yo sigo utilizando papel –en particular una libreta Moleskine– para implementar Autofocus. Sigo pensando que las ventajas de utilizar papel y bolígrafo son enormes, y en mi caso particular compensan con creces las ventajas –que las tiene– de una implementación electrónica. Para escribir este artículo he utilizado mi BlackBerry, pero como veréis enseguida, las instrucciones deben ser fácilmente trasladables a cualquier otra plataforma. En cualquier caso, estáis invitados a completar mi propuesta con vuestras propias soluciones.

Para decidir cómo implementar Autofocus electrónicamente primero debemos fijarnos en cuál es la esencia del método. Una vez determinado esta, la implementación será realmente sencilla de entender y de llevar a la práctica.

Si has practicado Autofocus en papel, creo que sabrás enseguida qué es lo fundamental: una lista de tareas atrasadas –la llamada lista cerrada–, y una lista de tareas recientes –la lista abierta. La idea es poder iterar la lista cerrada y trabajar sus las tareas todo el tiempo que sea posible, y luego pasar a la lista abierta. Si lo hacemos bien, pasaremos la mayor parte del tiempo trabajando en la lista cerrada, que es lo que debemos terminar antes –sencillamente porque lleva más tiempo en nuestro sistema–, y en las cosas urgentes de la lista abierta.

A partir de aquí, es fácil entender que necesitamos una forma de simular ambas listas, y a ser posible, que las tareas pasen de la lista abierta a la lista cerrada de forma automática. ¿Será posible hacer algo así?

Bueno, yo he encontrado una forma que funciona muy bien en mi BlackBerry, y que debería funcionar en cualquier otro sistema. Se trata de utilizar la fecha de vencimiento de las tareas –aunque de forma distinta a como está previsto–, y ordenar la lista de tareas por esa fecha.

Cuando añado una tarea nueva al sistema siempre le pongo una fecha de vencimiento de una semana –si la tarea vence antes, pon un recordatorio en tu calendario con suficiente tiempo, pero no modifiques esta fecha, que sólo sirve para organizar las listas de Autofocus. Cuando trabajo en una tarea, la forma de “reescribirla” en la lista abierta es simplemente cambiando su fecha de vencimiento a dentro de una semana. De esta forma, cada vez que trabajo en una tarea “alargo” su fecha de vencimiento. Las tareas vencidas –aquellas en las que no he trabajado en una semana– constituirán la lista cerrada.

Siento que poner una fecha de vencimiento de una semana funciona bien, pero por supuesto puedes utilizar cualquier otro vencimiento para reescribir tareas. Todo dependerá de la naturaleza de tu trabajo y de lo cómodo que te sientas con una lista de tareas de mañs de una semana de antigüedad en tu lista cerrada.

Como casi todos los programas de gestión de tareas tienen alguna forma de resaltar las tareas vencidas, es muy fácil distinguir las tareas de la lista cerrada –vencidas– de las tareas de la lista abierta –no vencidas. Es importante repetir que esta fecha de vencimiento no es realmente una fecha de vencimiento, sino una forma de mantener ordenadas las tareas de acuerdo a la lógica de Autofocus.

Y esto es todo. Como podéis comprobar, en realidad es muy sencillo de implementar. El siguiente paso, para los que todavía queréis utilizar contextos a la GTD, sería utilizar las categorías del gestor de tareas para poder filtrar las tareas según el contexto. De esa forma, podéis trabajar sobre un subconjunto de las listas sin perder la potencia de Autofocus.

¿Qué te parece este método? ¿Crees que es suficiente para tu trabajo? ¿Qué mejoras le harías? Comparte tu opinión en un comentario.

8 comentarios

  1. Muy buena idea, sobre todo para las personas que viven con su dispositivo móvil y que tienden a perder sus lapizes ;)
    Personalmente utilizo una adaptación un poquito más sencillo todavía: mi lista está almacenada en google docs. Una raya por debajo de la lista “cerrada” lo cierra, un color de letra diferente marca las tareas importantes. Pues, una copia electrónica de la lista en papel.
    ¡Que tengas un día estupendo!
    .-= Lo último publicado por Valentina: Como diminuir el papeleo en la oficina =-.

    • @Valentina:

      El único inconveniente que le veo a Google Docs es que básicamente es un sistema manual, en el sentido de que tú eres la que tienes que mover la raya cada vez. Por lo demás, es una buena opción, gratuita y utilizando herramientas ampliamente extendidas.

  2. Es una opción interesante. Creo que lo primero que se debe decidir es si se precisa de una herramienta compleja o simple, todo dependerá de las necesidades y la naturaleza de cada uno.

    El sistema que propones para AF en la BB (extensible a cualquier medio digital, o casi) es bueno. También se podría implementar habilitando una categoría para la lista abierta y otra para la cerrada. Alguien podría pensar que eso limitaría la posibilidad de usar contextos, pero se pueden implementar en la propia línea descriptiva de la tarea. Por ejemplo “(p fulano) recibir información proyecto” indicaría que la tarea está pendiente de Fulano. ¿Cómo lo veis?

    Yo de momento sigo con mis listas en excell. Utilizo este sistema porque no puedo instalar ningún SW en el PC y eso de la Cloud Computing para temas del trabajo, como que no. El sistema es simple: listas con campos donde puedo filtrar por persona responsable, contexto, proyecto y TMI. Lógicamente es con una perspectiva GTD. Para AF solo haría falta una columna para la descripción de la tarea y otra para el tipo de lista.

    Personalmente, lo del papel lo veo muy motivador pero para mi (cuestión de gustos) poco práctico. Llevo 1 semana con ello y no termino de adaptarme.
    ;-)

    PD: Jero… ¿donde has dejado la libreta ecológica?. ¿Te has pasado al lado oscuro de Moleskine? ;-)

    • @David:

      Jajajaja. La libreta ecológica –tamaño A4 o carta– sigue siendo mi compañera inseparable, y la pequeña la utilizo a veces para anotar cosas rápidas para otras personas. Todo tiene cabida en esta vida :-)

      Ahora al grano. La implementación electrónica de Autofocus que he probado es un poco más compleja de lo que describo en este artículo. En mi caso utilizo 4 categorías para los 3 tipos de lista: “tareas”, “espera”, “algún día”. Los contextos los indico en la propia descripción de la tarea en forma de pseudo-etiqueta, del tipo “0trabajo”, “0casa”, “0recados” –utilizo el cero delante para poder filtrar, ya que los símbolos como # no son tenidos en cuenta por la BlackBerry para las búsquedas.

      Así, la forma de trabajar sería primero filtrar por categoría para seleccionar una lista –por ejemplo, tareas–, y luego buscar “0trabajo” para que aparezcan sólo las tareas que contengan esa cadena o pseudo-etiqueta.

      Se puede utilizar esta misma técnica para añadir más listas, como la típica “proyectos”. En ese caso, puedes añadir pseudo-etiquetas del tipo “9mudanza” para marcar todas las tareas que pertenecen al mismo proyecto, lo que facilita enormemente las revisiones semanales. De igual manera puedes utilizar otras pseudo-etiquetas del tipo “8antonio” para identificar personas,

      Como ves, casi te he contado un sistema híbrido GTD-Autofocus para implementar en la BlackBerry ;-)

  3. Jero, por si no lo conocías, hay un desarrollador que ha creado una aplicación web diseñada específicamente para AutoFocus4, y que incluso se puede visualizar desde el móvil.

    Te la dejo por si te interesa:
    http://autofocus.me/

    Yo la estoy probando, y a parte de su sencillez, la gracia es que tiene automatizado el movimiento de las tareas de una lista a otra, según los pases que hagas, etc.

  4. Esta creo que es la última entrada que dedicaste en tu web a Autofocus. Ahora Mark Forster habla de “Final Version”, una versión evolucionada de Autofocus, creo.

    Mi pregunta es: ¿por qué volviste a GTD?

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