Cómo hacer más en menos tiempo

MultitareaHe repetido hasta el hartazgo que productividad no es el arte de hacer muchas cosas en menos tiempo. Y por supuesto, tampoco es un técnica macabra que usan las empresas para explotarnos como si estuviéramos en la Edad Media. Aun a riesgo de parecer cansino, vuelvo a insistir: productividad es hacer las cosas que importan. Y como corolario, productividad es dejar de hacer las cosas que no tienen valor para conseguir tus objetivos.

Ahora bien, ¿y qué pasa si de verdad lo que quieres –o necesitas–, es hacer más en menos tiempo? ¿Tendrá algo que decir al respecto la productividad personal en general, y GTD en particular?

Estamos acostumbrados a ver en las revistas, la TV e internet a esos “genios” que lanzan empresas exitosas como churros. O que son capaces de generar millones en semanas de 4 horas de trabajo. O que son padres, deportistas y profesionales de éxito sin apenas despeinarse. ¿Serán cuentos chinos?

Bueno, pues como dice mi buen amigo Efraín, te tengo una buena y una mala. La mala es que no es posible conseguirlo de la noche a la mañana, simplemente leyendo un libro y chasqueando los dedos; la buena es que hay 3 hábitos productivos que, aplicados de manera consistente a lo largo de las próximas semanas, multiplicarán significativamente la cantidad de cosas que podrás hacer en mucho menos tiempo que antes.

1. Enfócate. Es muy simple. Emplea una tarde en identificar lo que quieres conseguir a corto y medio plazo, determina los proyectos y acciones físicas que tienes que llevar a cabo para alcanzarlos y… ¡olvídate de todo lo demás! Cuando te levantes cada mañana, selecciona un par de acciones que vas a completar en primer lugar. No hagas concesiones. Antes siquiera de abrir el correo electrónico trata de liquidar una de ellas. Y la otra antes de la hora de comer. Hazlo durante 3 semanas seguidas y verás el resultado.

En épocas de duda y sobrecarga de actividades, enfocarme de esta manera es lo que siempre me ha salvado el pellejo. El enfoque tiene además el beneficio de identificar las cosas que no aportan valor a tu vida, ayudándote a dejarlas a un lado sin esfuerzo, y liberando recursos para las cosas que te importan de verdad.

2. Delega todo lo que puedas. Algunos expertos en productividad dicen que hay que delegar las cosas que otros pueden hacer mejor que uno mismo. Yo digo que, salvo que esa actividad sea crítica y tú puedas hacerla mejor, delegues todo lo que puedas. No importa que no esté hecho con la calidad de que tú eres capaz. Si no es algo importante, delégalo. Y si es importante, busca quien puede hacerlo con la calidad que necesitas.

3. Revisa y da seguimiento. Por último, no asumas que los demás están comprometidos con tus metas de las misma manera que tú. Es natural y no hay que sentirse mal. Por eso es necesario que des seguimiento a las cosas que delegas. Asegúrate de que todos los días dedicas al menos 15 minutos a revisar los asuntos delegados, enviando correos electrónicos, haciendo llamadas o haciendo visitas para interesarte por el avance. Tú te sentirás en control, y los demás sentirán cierta “presión” positiva para cumplir con lo acordado.

En este sentido es muy importante poner fechas de próxima revisión a todas las cosas que delegas. Cada asunto tendrá su propio ritmo de avance, y no todo requerirá de una revisión diaria. No querrás que tu presión positiva termine haciendo que tus colaboradores huyan de ti cada vez que te vean. ;-)

Artículo original escrito por Jerónimo Sánchez . Sígueme en Twitter

Foto cortesía de John Talbot vía Flickr.

16 comentarios

  1. Me ha gustado mucho el post, Jero y, sobre todo, me ha gustado mucho verte de vuelta por aquí.
    Un comentario con respecto al último párrafo del post. GTD tiene “lagunas”. Todos los usuarios “veteranos” lo sabemos porque las hemos “sufrido”. Una de ellas es la revisión. A día de hoy, revisar la lista “a la espera” o la de proyectos solo en la revisión semanal es poco realista. Sin embargo, soy radicalmente contrario a utilizar cualquier tipo de fecha subjetiva en GTD. Creo que son la forma más rápida y directa de dar al traste con la fiabilidad del sistema.
    Comparto que no todo lo delegado requiere una revisión diaria pero tampoco todo se puede revisar únicamente una vez a la semana. Partiendo de la base de que revisar debe ser un hábito y por tanto no requiere recordatorios, ¿qué otras alternativas – que no conlleven usar fechas autoimpuestas – se te ocurren para gestionar las tareas delegadas?
    Abrazo, maestro!

    • Estoy de acuerdo contigo, José Miguel, utilizar fechas autoimpuestas es una mala idea en GTD, y en general para cualquier forma de organizarse que funcione. Sin embargo, creo que en algunas ocasiones es necesario.

      Como dices, dar seguimiento debe ser un hábito, y en mi caso es un hábito que practico una vez al día, generalmente por la tarde. Siendo estrictos, si recorres toda la lista cada vez, no debería ser necesario poner fechas. Tu intuición te dirá lo que ya está listo para seguimiento y lo que no. Sin embargo, a mi me ayuda tener una “red de seguridad” para algunas cosas importantes, o para las que me puedo meter en problemas si excedo cierta fecha sin haberle prestado atención.

      Por eso, aunque no le pongo fecha a todo, si le pongo fecha a algunas cosas –por ejemplo, en este momento sólo tengo fecha en uno de los 13 elementos de mi lista Algún día–. Como utilizo Outlook desde hace ya un tiempo, me ayuda mucho que se resalte en rojo las tareas –léase, recordatorios– que están vencidas, es decir, los asuntos importantes/críticos que ya necesitan seguimiento.

      • A pesar de lo que dice José Miguel, uno de mis últimos descubrimientos es que después de encargar algo lo pongo en la lista HOY con una fecha posterior para seguimiento (una fecha adecuada al caso en gestión), y ese día me aparece en los pendientes del día y así le doy seguimiento.

        También descubrí la importancia de dar de alta tareas periódicas en la lista HOY, así que ese día te aparecen y es una manera de tener en el radar ciertas tareas que hay que hacer.

        La app Things -que gusta a Jero- te ofrece esas dos opciones, aunque yo sigo usando un gestor digital clásico donde entre otras listas tenga la de HOY, además de la de la lista de las Tareas Más Importantes (TMI) que haré hoy y de las que habla Jero arriba diciendo que elijamos dos (no confundir con las tareas rápidas, sino tareas de peso).

        Efectivamente tampoco me sirve la lista “a la espera” de GTD, pero sí una carpeta física “a la espera”, donde guardo los documentos del que espero una respuesta y le doy seguimiento en la lista HOY.

        José Miguel te recomiendo este artículo donde hace casi 3 años Jero habla del seguimiento: http://jeronimosanchez.com/gestionar-proyectos-sobre-la-marcha-con-gtd/

        Saludos!

    • Como dices, JC, es fundamental revisar. De hecho, no revisar es una de las causas principales por la que los sistemas GTD se van al traste, creando la falsa idea de que GTD es complicado, cuando lo que sucede es que no hemos hecho nuestra tarea.

  2. @ Huicho/José Miguel:

    Interesante debate el que habéis iniciado los dos. Me siento afortunado de que haya sido gracias a un post mío. Gracias de verdad a ambos.

    Debo reconocer que las palabras de José Miguel me hicieron meditar un buen rato, incluso después de escribir mi comentario. Al final llegué a la conclusión de que utilizar fechas subjetivas en la lista “a la espera” es muy parecido a querer planear actividades en el calendario: nos impide ser flexibles, utilizar nuestra intuición y adaptarnos a las circunstancias de cada momento. Y la verdad es que no es necesario. Si realmente necesitamos recordar algo en una fecha determinada, GTD ya nos ofrece otros mecanismos, como el archivo “tickler”.

    Algo parecido se podría decir de las listas “Hoy” y “TMI”.

    Este es un tema que verdaderamente merece un post aparte, así que me vais a permitir que añada a mi lista de “próximas acciones” escribir ese post y publicarlo próximamente. Si os parece, os emplazo entonces para continuar con el debate.

      • Igualmente espero ese post!

        Como comentario, el archivo “tickler” comienza el siglo pasado, si no antes (cfr. wikipedia), y me parece que queda remplazado por las aplicaciones digitales (y más aún en esta era de dispositivos móviles, lejos de depender del archivo físico “tickler”) que tienen la facilidad de calendarizar acciones, y en su caso, fijar alarmas para casos extremos.

        A mi me sirve gestionar mis tareas en un solo dispositivo, mi smartphone (que cabe en mi bolsillo de la camisa), en donde quiera que esté, y donde trabajo en mi gestor de tareas y mi calendario.

        Me manejo en este orden:

        * Lista “TMI de HOY”: 1 a 5 tareas de peso para ese día, dependiendo de la carga de ese día, que me esfuerzo por sacar primero.
        – Programadas en la revisión de la noche anterior.
        – Obviamente en los ratos entre esas TMI intento:
        – vaciar mis bandejas de email, gestor digital y física,
        – las tareas de la lista “HOY”,
        – acometo imprevistos.

        * Lista “HOY”: tareas rápidas de: seguimiento, promesas de tareas rápidas, urgencias, etc. que hay que hacer si o si,
        – Aparecen ese día o programo para ese día después de la revisión diaria de la noche anterior (otro descubrimiento: una vez a la semana reviso mis roles en mi vida, para no dejar de fijarme alguna acción en la lista HOY que sea necesaria en esa semana).
        – En caso extremo lo pongo con alarma en el calendario.
        – Hay que vigilar que sean las menos posibles.

        El tiempo que sobra es para próximas acciones de las otras listas o veo gente de mis listas por persona a ver cara a cara.

        Jero y José Miguel, sólo son unas ideas por si sirven a alguien.

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