Cómo gestionar proyectos recurrentes con GTD

Foto por gnislew (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

En estricta teoría, cuando usamos GTD todas las actividades que requieren más de una acción física deben convertirse en un proyecto. Por ejemplo, cambiar una bombilla de la cocina, si no tienes una de repuesto, se convertirá en un proyecto de tres acciones físicas: primero habrá que averiguar qué tipo de bombilla necesitas, luego habrá que comprarla y finalmente habrá que cambiarla. Aunque el neófito suele pensar que esto es una sobrecarga de trabajo, en realidad no es así. El pequeño esfuerzo extra suele compensar: si simplemente anotas “cambiar bombilla de la cocina” en tu lista, es muy probable que siempre la postergues –para los puristas, la procrastines–, porque cada vez que leas la tarea te darás cuenta que no tienes todo lo necesario y pasarás a otra cosa.

Ahora bien, ¿qué sucede con aquellos proyectos GTD que son recurrentes, y casi siempre sencillos? ¿Merece la pena la sobrecarga de añadir un nuevo proyecto a la lista de proyectos, definir todas sus próximas acciones por adelantado y fijar el resultado final deseado? Como ya he dicho en otras ocasiones, GTD no es nada más que un marco de trabajo que debe ser adaptado a las circunstancias de cada uno. Y la gestión de proyectos no es la excepción. Así pues. ¿existe alguna forma de adaptar una gestión de proyectos GTD pura a algo más práctico?

Por mi trabajo, siempre tengo un número más o menos grande de pequeños proyectos recurrentes, es decir, que se presentan de forma periódica, y para los que siempre tengo que hacer las mismas acciones físicas. Veamos un ejemplo real: preparar un nuevo acceso a los sistemas de la empresa para un nuevo usuario. Esta actividad –proyecto– requiere crear las cuentas del usuario, adquirir un equipo nuevo, configurarlo, probarlo, recabar permisos de acceso, asignar los perfiles, entregar el equipo, formar al nuevo usuario en el manejo de los sistemas, etc. –bueno, en realidad este proyecto no es tan simple, en el sentido de que tiene muchos pasos, pero siempre son los mismos y están muy bien definidos.

Para mi es una pérdida de tiempo crear un proyecto para preparar cada nuevo usuario, especialmente en épocas en las que hay mucha rotación de personal. La tarea de mantener el proyecto en mi sistema GTD simplemente me llevará más tiempo que el que supuestamente me va a ahorrar utilizando GTD puro –es algo parecido al porqué de la regla de los 2 minutos. Generalmente, en este tipo de proyectos el resultado es obvio y siempre el mismo. Además, las acciones físicas y el orden en que hay que llevarlas a cabo están perfectamente definidos en un procedimiento o lista de comprobación. Por tanto, en este tipo de proyectos me salto la regla de GTD y no creo un proyecto, sino que añado la primera acción siguiente a mi lista de acciones contextuales y punto.

¿Cómo le doy seguimiento? Normalmente, la descripción de la tarea –o en su defecto, las notas asociadas– tienen todo lo necesario para saber que se trata de la preparación de un nuevo usuario y quién es. Así que, cuando termino la acción en curso, reviso la lista de comprobación del procedimiento y renombro la acción con la descripción del siguiente paso, cambiándola de contexto si es necesario. Así de sencillo. Cuando termino la última acción, simplemente la elimino y el proyecto queda cerrado.

A veces quiero mantener un registro de este tipo de proyectos. En ese caso, tengo dos opciones: guardo el correo que originó el proyecto –casi todos mis proyectos de este tipo se originan por correo–, o añado una entrada en un diario de actividades –un simple archivo de texto donde registro las actividades más importantes que hago cada día.

Tengo la suerte de que un porcentaje muy grande de mis proyectos son de este tipo, por lo que este enfoque me permite ahorrar mucho tiempo de gestión de mi sistemas GTD, sin perder sus beneficios.

Quería compartir con vosotros este “truco” para demostraos que, haciendo una correcta adaptación de GTD, el sistema no tiene por qué ser difícil ni costoso de mantener. Cuando alguien dice que GTD no funciona o es demasiado complejo, debería reconocer primero que no ha hecho un esfuerzo honesto por implementarlo y adaptarlo a sus necesidades. Porque no debería haber dos implementaciones iguales.

¿Cómo gestionas tus proyectos recurrentes? ¿Tienes alguna otra idea o truco? Deja un comentario para copartir con nosotros tu experiencia.

6 comentarios

  1. Yo también tengo una especie de plantillas para proyectos recurrentes, por ejemplo los viajes de trabajo, pero que no son exactamente iguales entre sí. Para actividades que simplemente son idénticas y se repiten en el tiempo uso “tareas repetitivas”. Es algo más complicado de explicar porque la forma en que lo tengo implementado es muy específica para mi solución GTD, pero en algunas semanas publicaré una entrada al respecto.

    • @José Miguel:

      Sí, sé que utilizas una solución basada en Mind Manager, un poco complicado para mi. De todos modos, ya estoy ansioso por que publiques ese artículo. Estoy seguro de que igualmente aportará ideas interesantes para cualquier de nosotros.

      PD: Perdona por esta respuesta tan extemporánea… Ya ves, por mucha organización que uno tenga siempre se puede traspapelar un comentario ;-)

  2. Hola:

    Me sucede mucho con “darle formato” a los documentos, o sea, poner el mismo tipo de letra, las graficas de la misma forma, las tablas iguales, las referencias bibliograficas del mismo modo, etc.

    Lo abordo de la misma forma que tú, tengo una lista de cosas que hacer y las voy borrando una vez cumplidas. Se termina la lista, se termina el trabajo (o proyecto GTD).

    Tambien sirve cuando tengo que hacer reviciones de muchas fuentes de información para buscar datos que no estan publicados de forma explicita. Hago una lista de los pasos a seguir y los aplico a todas las fuentes de información, al final debo de tener una base de datos con la información que yo necesito, procedente de muchas fuentes de información diferentes, en las cuales la información existe de forma indirecta. Si lo hago de otra forma, puedo pasarme 3 meses leyendo cosas sin obtener la información.

    Saludos

    • @Hluot:

      Las listas y checklists –o listas de comprobación– son una herramienta muy pontente para trabajar productivamente. Además, te permiten mantener la calidad de trabajo, ya que te permiten ejecutar las tareas repetitivas siempre de la misma forma. Si quieres hacer algún cambio en el proceso para mejorar el resultado, basta con modificar tu lista de tareas.

    • @Juan Olvera:

      ¡Excelente observación! El peligro de los trabajos “rutinarios” es que es muy fácil perderlos entre un mar de tareas “más importantes”. En el fondo, todo es trabajo, importante o no, que debe organizarse y terminarse.

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