Cómo gestionar las tareas más importantes con Autofocus

Escribiendo en la playa

Foto por Photos8.com (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Continúo compartiendo con vosotros mi experiencia como practicante amateur de Autofocus. La semana pasada describía cómo hacer la revisión del sistema. Hoy voy a explicar cómo gestiono las tareas más importantes (TMI) que tengo que hacer cada día, sin salirme de mi libreta.

Si recordáis, con Autofocus todo lo que capturamos va a parar al final de nuestra lista única, la parte que llamamos lista abierta. Además, en todo momento tenemos un conjunto de tareas atrasadas o lista cerrada. Para trabajar en nuestras tareas, primero hacemos varias pasadas por la lista cerrada siguiendo el orden natural en que aparecen los elementos, trabajando en aquellas tareas que sentimos que están listas para ser llevadas a cabo –siguiendo nuestra intuición, nivel de energía y sentido de urgencia y prioridad–, hasta que en una de esas pasadas no hagamos nada. Después hacemos una sóla pasada por la lista abierta. Y repetimos el ciclo.

Incluso con el método GTD, siempre he utilizado una lista de tareas más importantes o TMI. Cada mañana –o a veces el día anterior por la tarde– selecciono las 3-5 tareas más importantes, es decir, aquellas tareas que voy a hacer en primer lugar antes que ninguna otra cosa. Generalmente elijo las que, por su impacto, me ayudan a avanzar en los proyectos que están relacionados con mis objetivos personales y profesionales más importantes.

A veces aprovecho este momento para seleccionar también tareas que no tienen una fecha de vencimiento específica –si la tuvieran estarían en mi calendario, no en la lista de tareas–, pero que sí considero que son asuntos que ya han alcanzado un cierto nivel de críticidad o urgencia.

Anteriormente, cuando practicaba GTD, mantenía estas tareas en una lista –un pedazo de papel de mi libreta recopiladora ecológica–, que cambiaba cada día. Ahora, con Autofocus, la cosa es mucho más sencilla y elegante.

Al final del día realizo una pasada a todos los elementos de la lista que están activos, tanto de la lista cerrada como de la lista abierta. Como cada anotación va siempre precedida de un punto –para identificar dónde empieza cada una–, lo que hago es dibujar un círculo alrededor del punto de la tarea o actividad que debo hacer antes que ninguna otra cosa. Como acabo de explicar, generalmente elijo 3-5 tareas importantes, y todas aquellas cosas que considero que ya son urgentes o críticas.

Por la mañana, en lugar de iniciar mi trabajo siguiendo el ciclo Autofocus normal, hago una primera pasada de principio a fin, deteniéndome en las tareas que están marcadas con el círculo y trabajando solamente en ellas, idealmente hasta terminarlas todas. Si por algún motivo tengo que interrumpir la ejecución de estas tareas, puedo retomarlas de nuevo más tarde, puesto que están perfectamente identificadas.

Esta técnica tiene la ventaja adicional de que siempre puedo revisar las tareas que es su momento fueron seleccionadas como más importantes, urgentes o críticas. De esta forma nos podemos dar una idea de cómo nos estamos gestionando: muchos círculos quiere decir que estamos continuamente “apagando fuegos”; pocos círculos quiere decir que vamos por buen camino.

¿Qué te parece esta técnica? ¿Puede servirte para gestionar tus tareas importantes y urgentes? Comparte tu opinión en un comentario.

8 comentarios

    • @Jeroen Sangers:

      Me encanta que un practicante de GTD reconocido como tú muestre interés por este sencillo método. Tus comentarios y críticas son muy valiosas, así que no te quedes con las ganas ;-)

      Gracias por pasarte por aquí.

  1. Pues la tecnica es imteresante.

    Pero yo llevo AF en la Palm, el programa permite clasificar las tareas por prioridades, por fechas y por categorias, así que siempre hago lo que tiene la prioridad más alta. Es suficiente hasta ahora.

    Para ver si solo estoy apagando fuegos, veo cuantas de las tareas pasaron de su fecha de vencimiento, el programa las marca con un signo de exclamación (!), es el equivalente a tu circulo.

    Me gusta la idea de llevar las cosas en papel, pero la Palm me ha dado resultados hasta ahora. Pero la utilizo como un papel, sin sincronizarla con la PC.

    • @Hluot:

      No importa qué herramienta utilices, siempre que te funcione.

      Sólo un consejo, si me lo permites: cuidado con perder la Palm. No es bueno andar por ahí sin un respaldo adecuado de la información. Lo que me recuerda escribir un artículo sobre cómo mantener respaldos de mi sistema en papel ;-)

  2. Al tener todo lo que tengo que hacer concentrado en una lista continua lo único que tengo que hacer para determinar cuales son las TMI y trabajar en ellas es mirar la lista de principio a fin, incluyendo la lista abierta. No es muy larga así que puedo hacerlo sin que sea tedioso.

    En vez de tachar las acciones completadas, o que he trabajado en ellas lo suficiente y pasan a la lista abierta, las marco con un rotulador fluorescente. Así se resaltan las tareas en las que he trabajado y si hay muchas del final de la lista abierta marcadas, con un hueco entre ellas y las marcadas de la lista cerrada, es que estoy actuando de apagafuegos, actuando por reacción.

    Totalmente de acuerdo, muy interesante esta serie de Autofocus.

    • @Manolo:

      Tu técnica de revisar toda la lista es perfecta en tu caso, pues no tienes muchos elementos. Yo prefiero marcarlos de antemano porque así no me importa si la lista es larga o corta.

      En cuanto a marcar las acciones activas con un marcador fluorescente, no me gusta demasiado la idea. En Autofocus esa es la técnica para marcar las tareas que no has tocado, y que finalmente serán eliminadas o reformuladas. Si utilizas el marcador para resaltar tareas en las que estás trabajando, ¿cómo marcas las que no has tocado?

      Creo que pierdes un poco de potencia al no tachar y añadir la tarea de nuevo al final. hacerlo no sólo resulta en una lista más clara, sino que psicológicamente me ayuda a sentir que la tarea está avanzando.

  3. Bueno Jero, lo que sucede con la Palm es que no tengo información importante ahí. Tengo la lista de tareas, pero nada que comprometa el trabajo o datos personales.

Deja un comentario