Cómo gestionar las tareas de 2 minutos correctamente

Cómo gestionar las tareas de 2 minutos correctamente

Hace unos días Gustavo Gómez me comentaba lo difícil que le resulta a veces superar las avalanchas de las denominadas tareas de 2 minutos. Y me consta que no es el único que se enfrenta a este problema. Por eso he decidido retomar este asunto, y aclarar de una vez por todas una idea que creo no es suficientemente bien entendida por muchos practicantes de GTD.

Como ya expliqué hace un tiempo en mi artículo La regla de la máxima eficiencia, existe una especie de ley productiva que dice que, “si una tarea te va a llevar menos de 2 minutos hacerla, es mejor hacerla de una vez y olvidarte de ella” –si alguno no ha oído hablar de ello, le emplazo a leer el artículo. Sin embargo, como bien indicaba Jeroen Sangers en aquella ocasión, es muy fácil malinterpretar esta “ley”.

La tendencia natural cuando nos llega una tarea rápida es dejar lo que estamos haciendo en ese momento –que puede ser algo importante–, y ponernos a hacerla. Así, es fácil comprender por qué algunas personas terminan muy estresadas y sienten que GTD no funciona. En lugar de hacer avanzar los asuntos importantes que se proponen, al final se pasan el día ejecutando pequeñas tareas rápidas que raramente aportan algún valor a su trabajo.

El problema es que, al afrontar las tareas de 2 minutos de esta forma estamos ignorando un paso fundamental de GTD, algo que no es opcional: la recopilación.

Cuando adquirimos cierta soltura con GTD casi siempre tendemos a unir algunos pasos del proceso, como la recopilación y el procesamiento. Sin embargo, debemos tener en cuenta que ambas son actividades muy distintas –David Allen hace hincapié en ello varias veces en su libro–, y que muchas veces pueden y deben realizarse en diferentes momentos. No respetar la secuencia y el “timing” de las actividades GTD es lo que nos lleva a fracasar en la gestión de este tipo de tareas.

Teniendo esto en cuenta, veamos ahora cuál es la secuencia correcta para atacar las tareas de 2 minutos:

1. Recopilar. Cuando llega a nosotros una solicitud o tarea que podemos resolver rápidamente, no tenemos que dejar lo que estamos haciendo. Simplemente tomamos nota –lo recopilamos–, lo ponemos en la bandeja de entrada, y seguimos con la tarea que tenemos entre manos.

2. Procesar. Una vez concluida la tarea en curso, o cuando establezcamos que es el momento adecuado para ello, procesamos nuestra bandeja de entrada. Durante el procesamiento encontraremos esa tarea que llegó a nosotros hace un par de horas. Y es en ese momento, y sólo entonces, cuando tomaremos la decisión de qué hacer con ella.

3. Hacer. Si la tarea de verdad es una tarea de 2 minutos, entonces la hacemos, ya sea en ese momento, o en lote con otras tareas del mismo tipo.

Como veis, en realidad el asunto es muy sencillo. Al recopilar las tareas antes de procesarlas/hacerlas, estamos consiguiendo tres cosas. Por un lado, no interrumpimos lo que estamos haciendo en este momento. En segundo lugar, eliminamos el estrés, pues podemos quedarnos con la tranquilidad de que nos haremos cargo de ella a su debido tiempo. Y por último, tenemos la oportunidad de ser más efectivos, sacando adelante varias de esas tareas de 2 minutos en lotes, como por ejemplo archivar, hacer llamadas, etc.

Y tú, ¿gestionas las tareas de 2 minutos correctamente? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Mr.Thomas (via Flickr)

14 comentarios

  1. ….Al hilo de esto, son muy ciertos los puntos que expones, hay que tener en cuenta también, que una simple tarea de “2 minutos” puede convertirse en una tarea de algo más de tiempo ya que de esa conversación, llamada, acción, etc., desenvoque otra inesperada (no siempre claro, pero a mi alguna vez me pasa) y en este caso, si has dejado lo que estabas haciendo para esa “llamada de 1 minuto” es cuando ya pierdes del todo la concentración en lo que estabas haciendo que si era una tarea clave.

    • @Juan:

      Desde luego, lo que mencionas es muy cierto. Una de las razones principales para no hacer inmediatamente las tareas rápidas es que, muchas veces, no tienes tiempo para evaluar realmente si se trata de una tarea de 2 minutos o no.

      Excelente aportación a la discusión.

  2. genial, muy ilustrativo. lo más importante y difícil de hacer es dejarlo para el momento adecuado porque implica decirle a quien nos lo pide que debe esperar. qué tal un post sobre eso???

    • @Txus:

      Sin duda, posponer la ejecución de este tipo de tareas a veces no es fácil. Te tomo la palabra para escribir sobre ello.

      Muchas gracias por participar y proponer el tema –me encanta tener lectores tan participativos :-D

  3. Te agradezco enormemente que hayas respondido tan claramente mi duda (¡¡y en una entrada específica!!).
    Justamente hoy lo conversaba con mi esposa mientras conducía al trabajo y creo que el mayor problema es poder detectar realmente las TIM y evitar que la avalancha de tareas de “2 minutos” me coman el tiempo disponible.
    Gracias nuevamente, veré cómo corrijo mi “productividad”.

  4. Muy buen artículo, yo soy uno de los que confunden y hacen las tareas de 2 minutos (tiempo aproximado) en lugar de seguir con lo que estaba. Y al fin del día sólo atendí varias tareas de 2 minutos y no terminé lo que me proponía.

    Muchas veces ello se debe a pedidos de superiores a los que es muy difícil negarse (la vieja cultura de pedir las cosas para ayer).

    Me viene a la mente el cuento donde una persona recibe un pedido del jefe y le dice: “Puede ser para mañana” a lo que el jefe responde: “Si lo quisiera para mañana no se lo hubiera pedido hoy, se lo pediría mañana”

    • @Pablo:

      Pronto escribiré sobre cómo decirle no a las interrupciones para que hagamos cosas “para ayer”. En verdad, esta tendencia es una lacra para nuestra productividad, y es necesario que aprendamos a manejarla de forma inteligente.

  5. La explicación es clara, pero yo sigo aplicando la “regla de las tareas de 10 minutos”.

    Me funciona porque en mi trabajo las actividades en general llevan mucho tiempo y no es necesario hacer cosas “pequeñas” de forma frecuente.

    • @Hluot:

      Como ya he explicado en otras ocasiones, la regla de los “2 minutos” en realidad no debería llamarse así. Cada uno debe evaluar, según el tipo de trabajo y su forma de trabajar, cuántos minutos deben considerarse para asumir que una tarea es rápida.

      Me parece muy bien tu postura, pues funciona bien para ti. Eso es lo verdaderamente importante :-)

  6. Estoy de acuerdo con Txus, lo complicado es enseñar a la gente a esperar… trabajo en un lugar en el que creen que los formatos, procedimientos y planeación son burocracia, y como es de esperarse siempre todo es urgente y para ayer, entonces siempre hay que interrumpir lo que se está haciendo para sacar las cosas “urgentes”. Me encantaría que hablaras sobre el tema que propone Txus. Saludos!!!

    • @Carolina:

      Precisamente estoy a punto de publicar un artículo como autor invitado en el blog de Jeroen Sanger: http://canasto.es, en relación a cómo lidiar con las “urgencias” en el trabajo. Te animo a que estés pendiente y te unas a la conversación :-)

  7. Cuando me surge una microtarea, la recopilo, y sigo con lo que estaba haciendo. Suelo atender las microtareas cuando estoy procesando y organizando. Suelo dedicar entre media hora y una hora en llevar a cabo estas tareas. A veces, cuando termino una tarea y me queda disponible un tiempo para la siguiente, reviso la bandeja de entrada a ver si encuentro microtareas para optimizar ese lapso de tiempo.

    Me gustó mucho el artículo. Poca gente le da importancia a este tipo de asuntos. ;)

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