Cómo gestionar tareas futuras en GTD

Cómo gestionar tareas futuras en GTD

Hace un tiempo uno de mis lectores me comentaba por Twitter que tenía dudas sobre cómo debía gestionar las tareas futuras, esas acciones que, estando ya claramente identificadas, todavía no podía llevar a cabo. Él, siguiendo una lógica aplastante que todos hemos seguido alguna vez, intentaba añadir a las listas contextuales todas las tareas que iba identificando en sus proyectos.

El problema es que rápidamente llenaba sus listas con acciones que realmente no eran elegibles para ser ejecutadas, por lo que perdía mucho tiempo buscando qué próxima acción sería la siguiente y, por ende, disminuía su productividad considerablemente –hasta el punto de que sus listas contextuales dejaban de ser útiles.

Lo más importante en este caso es darse cuenta de que las acciones futuras y las próximas acciones son de distinta naturaleza: las primeras todavía no entran en la esfera de “realizables”, mientras que las segundas sí. Las listas contextuales de GTD están pensadas para llevar el control de lo que ya está listo para ser realizado, no para recordarnos lo que alguna vez tendremos que hacer –¿os da alguna pista ese “alguna vez”?–, ni por supuesto para la organización del material de apoyo de los proyectos.

Una vez tenemos claro esto, resulta bastante sencillo saber qué hacer con las tareas futuras para no afectar a nuestra productividad. Solo debemos responder a 3 simples cuestiones:

1. ¿Es una acción ligada a una fecha y hora? En caso afirmativo, entonces debemos anotarla en el calendario. Si tienes la costumbre de revisar el calendario todos los días –si no la tienes, deberías–, podrás descansar tranquilo, sabiendo que dicha tarea será “activada” cuando llegue el momento exacto de hacerlo.

2. ¿Es una acción que no pertenece a un proyecto? Entonces debes anotarla en tu lista “algún día/quizá”. De nuevo, el secreto aquí está en confiar que, al realiza tu revisión GTD cada semana, tendrás oportunidad de “activarla” cuando lo estimes oportuno. Como es lógico, si no realizas revisiones regulares y consistentes, te resultará muy difícil confiar en tu lista “algún día/quizá”.

3. ¿Es una acción de un proyecto? Si la acción pertenece a un proyecto, pero todavía no puedes ejecutarla, tiene que ir a la documentación de apoyo del proyecto. Si la dejas en las listas de tu sistema GTD sólo creará “ruido” –lo que le pasaba a mi lector–, y tus listas empezarán a perder efectividad.

La forma en que controles las acciones fuera del sistema dependerá mucho de la manera en que hagas tu gestión de proyectos, y claro, también de tus gustos personales y del tamaño de cada proyecto en particular. En mi caso, para proyectos pequeños –la gran mayoría–, uso mapas mentales o simples listas, ya sean electrónicas o en papel. Los proyectos grandes los gestiono siguiendo la metodología del PMI (Project Management Institute), por lo que utilizo WBSs (Work Breakdown Structures), o cuadros de desglose de tareas, que me ayudan a llevarle la pista también a los tiempos y los recursos necesarios para completar cada tarea.

Como veis, en realidad no es tan complicado gestionar las tareas futuras, una vez tenemos claro el propósito de las listas contextuales y cómo queremos manejar nuestros proyectos.

Y tú, ¿tienes tareas futuras en tus listas contextuales? ¿Cómo afecta a tu productividad? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por eschipul (via Flickr)

6 comentarios

  1. Gestionar las tareas futuras, sobretodo las que no tienen fecha fija y por tanto van al calendario, es un gran reto, también las tareas repetitivas. Si realmente queremos liberarnos del ruido mental, deben estar en el sistema de una forma confiable. He usado gtd+r en papel, que las coloca en su correspondiente bolsillo hoy-semana-mes-algundia, pero para eso el software no tiene rival. Personalmente tengo ese tipo de acciones detalladas de una forma sistemática en Omnifocus. La gran ventaja es que no ves esas cientos de acciones hasta que “toca” verlas.

    • @Juan Manuel:

      Yo uso Things en lugar de Omnifocus, pero funciona de manera similar. Definitivamente, las herramientas informáticas facilitan mucho la gestión de estas tareas futuras, ocultándolas mientras no son necesarias. Pero conviene saber los principios detrás de su gestión para poder gestionarlas con cualquiera que sea la herramienta que utilicemos.

  2. Actualmente estoy volviendo a leer el libro de David Allen por la duda que comentáis en el artículo. Si planificas un proyecto de forma natural, cuando organizas las tareas y extraes las acciones ¿Todas se asignan a la lista de próximas acciones? Si yo tengo un proyecto compuesto por 3 acciones que se han de llevar a cabo en orden, entiendo que la primera a ejecutar tendrá que ir a la de próximas acciones. ¿Qué hacéis con las restantes, en que lista las apuntáis?

    • @Jordi:

      Como dices, en un proyecto donde las acciones son secuenciales, solo va a las listas la que se puede hacer. Las demás pueden quedar registradas de diferentes formas, dependiendo de la forma en que gestiones tus proyectos: en un mapa mental, en un WBS, o donde prefieras.

      Desde luego, las tareas que no pueden realizarse no deben registrarse en las listas contextuales o perderán su utilidad :-)

  3. @Santana:

    Tienes toda la razón, he vuelto a releer el artículo y en el punto 3 está explicado perfectamente. No me había quedado claro por el tema de guardarlo con el material de apoyo, me parecía extraño ubicar ahí la lista pero reflexionandolo tiene mucha coherencia.

    Gracias por la respuesta!

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