Cómo ganar enfoque con una lista de proyectos reducida

Bonsai

Foto por ego2005 (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Mantener el enfoque en las cosas realmente importantes de nuestra vida no es sencillo. La causa principal de la falta de enfoque es no tener claro qué es lo que queremos obtener. En estos casos, es necesario hacer un trabajo de introspección, averiguar cuál es nuestra misión, qué es lo que nos gusta hacer y lo que nos mueve. Y a partir de ahí establecer un plan de vida que nos permita saber qué camino tomar.

Sin embargo, la falta de claridad no es el único factor que influye en el enfoque. Muchas personas tienen claro lo que quieren, y aún así tienen serios problemas para hacer avanzar sus proyectos. ¿Por qué? Bueno, en mi caso particular he notado que cuando intento mantener la concetración en demasiadas cosas a la vez pierdo el enfoque muy fácilmente, y me temo que eso le pasa a muchos otros también.

Si eres como yo, estoy seguro de que tendrás al menos entre 10 y 20 proyectos importantes activos en un momento dado –puede que muchos más si tienes varias áreas de responsabilidad–, cada uno con sus correspondientes siguientes acciones. A ello hay que sumarle los recados, llamadas, cosas en espera y otras tareas que no forman parte de ningún proyecto en particular. Todo ello en conjunto puede resultar desalentador, y como resultado, nos empezaremos a dispersar al menor descuido.

Un truco que aprendí hace tiempo para evitar este “desenfoque” es utilizar una lista de proyectos reducida. Consiste en elegir los 3-5 proyectos más importantes de la lista de proyectos, en función de la urgencia, prioridades y metas personales. Una vez elegidos, trabajo en ellos hasta terminarlos. El resto de proyectos se quedan a la espera. Cuando termino los proyectos de la lista reducida, tomo otros 3-5 proyectos que estén a la espera y repito el proceso.

De esta forma toda mi energía está concentrada siempre en unas pocas cosas. Lo demás pasa a un segundo plano, dándole prioridad a hacer y terminar lo más importante en este momento.

Para que la lista reducida de proyectos funcione hay que seguir las siguientes reglas:

1. No tener más de 5 proyectos. De hecho, cuantos menos proyectos elijas, mejor. ¿Por qué no elegir sólo 1 proyecto en lugar de 3 ó 5? Bueno, porque casi todos los proyectos se retrasan mientras estamos a la espera de algun resultado, y mientras esperamos podemos hacer avanzar otros.

El número exacto de proyectos puede variar en función del tipo –cuán susceptibles sean de tener retrasos–, de su urgencia, su prioridad, etc. Muchos expertos recomiendan que sean un máximo de 3, pero mi experiencia me dice que hasta 5 puede ser aceptable en muchos casos. Más de 5 y empezaremos a dispersar nuestra atención.

2. Terminar todos los proyectos antes de elegir otros nuevos. Este punto es muy importante. Por muy tentador que sea un nuevo proyecto, tenemos que esperar a terminar los actuales. Si no acabamos todos los proyectos de la lista reducida antes de añadir otros nuevos, corremos el riesgo de que algunos de esos proyectos se queden mucho tiempo en la lista sin terminar. El objetivo es forzarnos a empezar y terminar las cosas.

3. Elegir al menos un proyecto personal. Para mantener mejor el enfoque y el interés, es recomendable que alguno de los proyectos de la lista reducida esté relacionado con un objetivo personal. Además, así nos aseguramos de que también movemos los proyectos relacionados con nuestro plan de vida.

4. Dividir los proyectos si es necesario. Sería absurdo tener en esta lista reducida un proyecto demasiado grande. Si lo hiciéramos, nos autobloquearíamos, sin posibilidad de hacer nada más en semanas o meses. Por eso, debemos entender el concepto de proyecto de forma más general, como cualquier serie de acciones que den un resultado, aunque dicho resultado sea parte de un resultado mayor.

Por ejemplo, si estamos desarrollando un software, podemos crear sub-proyectos para cada módulo del programa, o incluso para cada funcionalidad. Lo ideal es que cada proyecto de la lista reducida pueda concluirse en unas pocas horas, que repartidas no supongan nunca más de una semana de trabajo.

¿Qué te parece la lista de proyectos reducida? ¿Crees que puede ayudarte a ganar enfoque? Deja tu opinión en un comentario.

16 comentarios

  1. Interesante perspectiva, aunque se puede correr el riesgo de dejar pasar proyectos o de retrasarlos. Es decir, hay acciones que puede que tengamos que realizar ahora para un determinado proyecto que si no las acometemos (por no tener ese proyecto en la lista) ponga en riesgo la ejecución del mismo.

    Como siempre, flexibilidad en la aplicación y mucha mucha mucha revisión del sistema

    Slds

    • @David:

      Tienes razón, por eso es importante evaluar prioridades, urgencias y otras cosas a la hora de seleccionar los proyectos de la lista reducida. Y también hay que ser flexibles para elegir el número apropiado de proyectos en un momento dado –a mi no me gusta dar un número fijo como sugiere Leo Babauta y otros, porque me parece demasiado rígido y, por ende, poco práctico

      En ocasiones, construir tu lista de proyectos reducida no es precisamente sencillo. Pero funcionar, funciona :-)

  2. Sí ayuda, aunque más que establecer un número en concreto hay que tener en cuenta las dimensiones del proyecto. Leo Babauta es feliz con sólo tres a la vez, pero sospecho que algo tiene que ver su forma de vida y una mayor flexibilidad de fechas límites. En mi caso, tres proyectos “grandes” me va bien.
    .-= Lo último publicado por Miguel de Luis: La ley del columpio =-.

    • @Miguel de Luis:

      Totalmente de acuerdo. Como casi siempre en la productividad personal, el principio de la flexibilidad es vital aquí. Aunque hay que tener cuidado. Por experiencia sé que entre 3 y 5 proyectos es lo ideal. Más proyectos y empezaremos a dispersarnos.

  3. Creo que esta es una de las enseñanzas que marca la diferencia entre un uso básico de GTD y uno avanzado. Y lo creo porque lo único que te hace sentir intranquilo ante un número reducido de proyectos (aunque en realidad no sea reducido sino realista) es la falta de confianza en tu proceso de revisión semanal :)
    .-= Lo último publicado por José Miguel Bolívar: GTD: Revisar es Mantener Fiable tu Sistema =-.

    • @José Miguel:

      Comentas poco, pero cuando lo haces siempre vas a lo medular de las cosas. ¡Impresionante! :-D

      Lo que mencionas debería ser la quinta regla para trabajar con listas de proyectos reducidas: hacer una revisión semanal adecuada para no sentir que pierdes el control sobre el resto de los proyectos o frentes abiertos. ¡Fundamental!

      Mucha gente piensa que trabajar con una lista de proyectos reducida no funciona por las fechas límite y las exigencias del día a día, cuando en realidad no se trata de poder o no poder, sino de ser realistas, como tú mencionas. No importa si piensas que te puedes comer 5 kilos de carne de una sentada; la realidad es que no puedes. De igual forma, la realidad es que no podemos estar totalmente enfocados en más de 3-5 proyectos. Entender esto, y actuar en consecuencia, es una de las claves para ser productivo.

  4. Precisamente llevo unos días un poco disperso, y creo que este es el motivo principal: tener demasiados frentes abiertos.

    Sin perder el enfoque del todo, veo que poco a poco mi constancia sobre varios de mis proyectos se va diluyendo. Para eso, lo que mejor me viene a mí personalmente es practicar un poco de ‘dieta’ informativa, recogimiento e introspección, como tú indicas.

    Bajarse un poco del mundo y reencontrar la perspectiva tan necesaria para mantener el enfoque es un gran terapia.

    Por otra parte, ¿crees que le llegada de la primavera y la típica astenia puede influir en este aspecto? Es un punto para pensar también, y dedicarle la atención necesaria.

    Saludos y enhorabuena por el post. Esta vez me viene especialmente de perlas

    • @chunow:

      Definitivamente, no somos máquinas, y por mucho que nos guste seguir listas de comprobación, métodos en X pasos y trucos para todo, las hormonas juegan su papel. Cuando siento que “no soy yo mismo”, lo único que hago es tomarme un respiro, bajarme del mundo como dices, y esperar. Más temprano que tarde las cosas siempre vuelven a su ser, y puedo retomar el “buen camino”.

  5. Con 104 proyectos abiertos (sin contar subproyectos), 27 acciones independientes (huerfanas de proyecto) he llegado a la conclusión de que empiezo a saber algo de recopilar, pero que no consigo llegar a hacer bien la ejecución.

    Hay actividades profesionales en las que limitarse a 3 o 5 proyectos, aparcando el resto es inviable (por ejemplo, un abogado sujeto a plazos judiciales o yo cuando tramito subvenciones con una fecha tope para la solicitud).

    Creo que adaptaré estas interesantes reflexiones a mi sistema, creando una lista de 3 a 5 proyectos TOP, lo que no signifique que aparque todos los demás, si no que en esos 5 será en los que trabajaré todos los días, y en el resto, solo en aquellas acciones que aparezcan como “programadas” o sujetas a una fecha o plazo.
    .-= Lo último publicado por Estevo Raposo: Película 3 de 2010: Tequila Sunrise =-.

    • @Estevo:

      La clave para manejar muchos proyectos sin perder el control es dividirlos en sub-proyectos que puedas completar en unas pocas horas –o incluso menos. Lo importante es que en un momento dado no tengas más de 3-5 resultados pendientes.

      De hecho, la forma en que sugieres utilizar la lista de proyectos reducida es precisamente la forma en que yo la uso. Trabajar en 3 proyectos no significa que no puedas hacer esa llamada al dentista, o que no debas responder los correos urgentes de 2 minutos que están esperando en tu bandeja de entrada. Significa que el grueso de tu tiempo debes dedicarlo a conseguir sólo esos 3-5 resultados importantes, y no concentrarte en nada más.

  6. Comparto totalmente contigo.Confeccionar una lista reducida de proyectos y centrarse en ellos, es la mejor forma de comerse “el elefante”.En porciones, masticando y digeriendo bien.Saludos.Montse
    .-= Lo último publicado por Montse: Parálisis por análisis =-.

  7. Hace un tiempo leí una analogía sobre los sistemas de información y se refería a que si el agua fuera información e intentáramos procesarla toda nos ahogaríamos y que los peces podían vivir en ella porque sus branquias funcionaban como filtros.
    Es por ello muy útil la idea de elegir unos pocos proyectos para llevar a cabo en forma cuasi simultánea (no me refiero a la multitarea), y sinceramente trato de implementarlo para no estresarme en lo que debería estar haciendo y concentrarme en lo que debo hacer en este momento. No es fácil, porque siempre hay cosas urgentes, el personal es poco y muchas veces tus prioridades no coinciden con la de tus jefes (a veces ellos sólo retransmiten pedidos de sus superiores y quieren responder rápido para demostrar que son eficaces) y el trabajo en la oficina debes tomarlo como si fueras un malabarista, tienes los proyectos en el aire pero debes preocuparte por el que tienes en la mano y el que está por caer.
    Espero no haberme ido de tema.
    Saludos.

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