Cómo decidir la siguiente acción a ejecutar en GTD

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Foto por TehTruthAbout (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Si ya has empezado a organizarte con el método de David Allen, entonces seguro que ya recopilas tus frentes abiertos sobre la marcha, procesas cada cosa de una en una hasta vaciar tus bandejas de entrada, y organizas tus compromisos y tareas utilizando un calendario y listas contextuales de siguientes acciones.

Sin embargo, recopilar, procesar y organizar es la parte más fácil y bonita de GTD. Tanto es así que a muchos principiantes –y algún que otro veterano–, les cuesta mucho salir de esta primera fase. Pierden mucho tiempo poniendo bonito su sistema, sin sacar adelante el trabajo. Organizar está muy bien y es necesario, pero lo que verdaderamente importa es hacer –y terminar– las cosas. ¿Por qué cuesta tanto trabajo?

El principal problema de los que empiezan con GTD es que intentan organizarse utilizando únicamente prioridades o niveles de urgencia, y eso no funciona. Utilizar sólo prioridades es ignorar los verdaderos aspectos que condicionan la realización de las tareas.

Pensemos en el siguiente ejemplo. ¿Qué hacemos primero, el informe de ventas para nuestro jefe, pagar el recibo de la luz por Internet, comprar un repuesto para la bombilla del salón fundida, o sacar una cita para el dentista? Pues depende. Aunque lo más urgente sea pagar el recibo de la luz por Internet, de nada nos sirve si en este momento nos encontramos en la calle haciendo recados, o estamos en una sala de espera para entrar a una reunión.

Por eso, si tienes que decidir cuál será la siguiente acción a realizar en tu sistema GTD, ten siempre en cuenta los siguientes cuatro criterios, por este orden:

1. Situación. Lo que hemos denominado otras veces como “contexto”, es el lugar o conjunto de recursos que necesitas para hacer una determinada tarea. En el ejemplo anterior, si no tienes un teléfono a mano, olvídate por el momento de las llamadas que tengas que hacer. Ten siempre presente los medios que tienes a tu alcance para filtrar las siguientes acciones candidatas.

2. Tiempo. Algunas tareas requieren de un tiempo que no tienes en este momento. Quizá estés a la espera de recibir una llamada telefónica, o vas a entrar a una reunión en 10 minutos, así que no es buena idea ponerte a preparar el informe de tu jefe, por muy urgente que sea. Mejor aprovecha para liquidar alguna de las llamadas telefónicas que tienes pendientes, o procesar tu bandeja de entrada.

3. Energía. Aunque nos gustaría estar siempre a tope de energía, hay que ser realistas. Después de un día agotador de reuniones no será el mejor momento para atacar tareas que requieran mucha concentración. Aprovecha los momentos de baja energía para realizar trabajos rutinarios, como archivar, enviar correos rápidos o hacer alguna llamada pendiente a un amigo.

4. Prioridad. Por último, si tenemos varias tareas que requieren el mismo contexto y nivel de energía, y tenemos tiempo para llevarlas a cabo, entonces debemos elegir por prioridad. Fijar la prioridad es algo personal que no puede realizarse de forma matemática, sino atendiendo a la intuición. En cualquier caso, a la hora de priorizar es deseable considerar la urgencia de las cosas, así como nuestros objetivos y metas.

Como ves, la prioridad no es, ni mucho menos, el único criterio a tener en cuenta. Saber utilizar estos cuatro criterios con soltura no siempre resulta tan fácil como en este ejemplo, pero te aseguro que es la diferencia entre pasarte la vida organizando, y elegir y terminar tu trabajo de forma rápida y efectiva.

¿Te resulta complicado decidir tus siguientes acciones? ¿Qué otras técnicas utilizas para decidir? Comparte tu experiencia en un comentario.

11 comentarios

  1. Buen consejo para los que nos iniciamos en GTD. Me siento totalmente identificado con lo que describes al inicio, mes está costando mucho salir de esta primera fase.
    Después de probar varios sistemas me he decidido por RTM; tengo definidos mis contextos, pero la verdad, aún sigue prevaleciendo las prioridades a la hora elegir mi acción siguiente.
    ¿Crees que merece la pena asignar estimaciones de tiempo a las acciones? o debería de ser algo intuitivo a la hora de revisar mis listas.
    De igual modo, ¿sería conveniente clasificar las acciones por energía necesaria o debe ser intuitivo? Para clasificarla lo único que se me ocurre es añadirles etiquetas del tipo “energia+” y “energia-“. Pero sería útil? No complicaría mucho la selección de las tareas al tener que hacer después búsquedas??
    Gracias por tus consejos.
    .-= Lo último publicado por David R. Jordan: comentando “de cazadores y funcionarios” de José Ignacio Familiar =-.

    • @David:

      No te preocupes. Me atrvería a decir que todos sin excepciones hemos pasado por ahí ;-)

      En cuanto a asignar tiempo, según David Allen debería ser algo intuitivo, pero lo cierto es que no hay reglas –cada uno es un mundo. Yo nunca lo había hecho hasta hace poco y apenas estoy empezando a experimentar utilizando dos “etiquetas” para marcar las tareas: TLD –tarea de larga duración– y 10M –tarea de 10 minutos. Apenas estoy viendo si me funciona. En mi caso, sólo utilizo dos etiquetas, pues sólo necesito una orientación de si la tarea la puedo hacer en huecos muertos, o necesito reservar un bloque de tiempo más grande para llevarla a cabo.

      Lo mismo es válido para el nivel energía. Yo estoy experimentando con NEA y NEB –nivel de energía alto y bajo, respectivamente.

      Prueba a utilizar estas etiquetas, y después de un tiempo decide si te facilita el trabajo de elegir tus siguientes acciones. Si no te funciona, no dudes en eliminarlo. El único consejo que te puedo dar es que procures mantenerlo todo lo más sencillo que puedas.

  2. Muy cierto lo que escribes y reconozco que todavía estoy en esa fase de “enamoramiento” con GTD, donde buscas la mejor herramienta, haces tus recopilaciones pero no pasas de allí. Es como si uno quisiera alcanzar la perfección para poder comenzar, cuando en realidad debemos comenzar e ir perfeccionando con la práctica.
    Agradezco que tus artículos contengan las vivencias personales en la aplicación de GTD.

    • @Pablo L:

      ¡Ánimo, y no desesperes! El primer paso –ser consciente de ello– ya lo has dado. Ahora sólo tienes que empujarte a ti mismo a dar un paso más allá.

      Muchas gracias por tu comentario y tus palabras :-)

  3. Hay que ver !!!… a la que estas dos dias sin revisar feeds la de posts interesantes que te pierdes. En fin, a lo que vamos: una de los aspectos de gtd que mas me impacto (positivamente) es que rompe con el concepto tradicional de priorización y equipara la importancia de todas las cosas pdtes.

    Asumir esto me ha supuesto conseguir “sacarme de encima” cosas que en su momento no hacía por no ser prioritarias y que al final acababan por ser urgentes y prioritarias.
    Poder organizar tus acciones en función de lo que puedes y tienes ganas en un momento y situación concretas, permite ser mas productivo, hecho que a su vez conlleva una cierta “autosatisfacción” (evidentemente esto no pasa siempre pero es mejor alguna vez que nunca). Saludos,

  4. Matización post anterior: mi referencia a la organización en función de “las ganas”quizá sería mas correcto plantearla en función de las energías disponibles. Aunque creo que la idea estaba clara, si está bien expresada mejor. Saludos,

    • @Josep:

      Has dado justo con una de las claves de GTD. En realidad, si tienes que hacer algo, no importa si es prioritario o no, lo tienes que hacer. Cuando fijamos prioridades para ordenar el trabajo, lo que hacemos realmente es discriminar ciertas tareas, que muchas veces se quedan sin hacer, tal y como lo describes.

      Y no te preocupes, tu argumento se entiende perfectamente. Efectivamente, utilizar varios factores para seleccionar la siguiente acción te hace ser más productivo, pues puedes terminar más trabajo en el mismo tiempo.

  5. Tu crítica no aporta nada que el propio David Allen no remarque en su libro y “tu solución” también está incluida y bien explicada en el libro.

    No entiendo realmente tu intención. Deberías remarcar que el problema y la solución ya están incluidos en el libro ya que en si tu artículo no aporta nada nuevo.

    Lo digo con respeto, otros artículos tuyos aportan, pero este es un refrito y sin darle valor a su autor original.

    • @Luis:

      Tomo nota de tu opinión. Sin embargo, no sé por qué te sorprende este artículo. En ningún momento he pretendido “vender” ideas originales. Si vamos a eso, casi todo lo que publico en El Gachupas –y lo que publican otros compañeros blogueros sobre productividad personal– son también refritos. Ya Terencio lo decía: “no se puede decir nada que no haya sido dicho antes de nosotros”. Si eso ya era válido hace 23 siglos, imagínate ahora… ;-)

      En cualquier caso, no dudo de que para ti las cosas están muy bien explicadas en el libro de David Allen. Yo, sin embargo, necesité leer “Making It All Works” para aclarar algunas ideas importantes de GTD, y a juzgar por las reacciones a la serie GTD para dummies, resulta más que evidente que a muchos otros lectores tampoco les viene mal este tipo de refritos.

      En definitiva, todo esfuerzo por ahondar, reforzar y aclarar ideas es poco. Lamento que a veces algunos lectores como tú salgan perjudicados.

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