Cómo calcular la productividad personal

CalculadoraHace unos días estaba revisando un servicio que aseguraba ayudar a las empresas a medir la productividad de sus empleados. Como podrás imaginar, inmediatamente llamó mi atención. Tenía curiosidad por saber cómo lo hacían. Por desgracia, fue una total y absoluta decepción.

Resulta que lo que medían no era lo que yo llamo productividad, sino el tipo y el volumen de trabajo que hacía cada persona en el ordenador. Por desgracia, este es el enfoque que mantienen muchas empresas, ancladas en conceptos de trabajo decimonónicos. Pensaba que por tratarse de un servicio nuevo, basado en las tecnologías web y la colaboración, aportaría un poco de aire fresco a nuestro querido mundo de la productividad.

Pero empecemos por el principio, ¿qué es productividad? Todos los que estamos interesados en este mundo estamos más o menos de acuerdo: identificar las cosas importantes y dedicar la mayor cantidad de tiempo posible a ellas, teniendo en cuenta las circunstancias de cada momento. Igualmente, se entiende que otra parte del tiempo se dedicará a tareas poco importantes, pero necesarias para mantener nuestro mundo bajo control. Es decir, la productividad tiene que ver con la calidad, no con la cantidad de trabajo realizado.

¿En qué falla el servicio en cuestión? Precisamente en que se enfoca en la cantidad, no en la calidad de lo que hacen los trabajadores. Basarse en el tiempo y tipo de herramientas que usa un empleado para extraer conclusiones sobre el valor de su trabajo es ingenuo, por no decir que es una barbaridad.

Este tipo de servicios le hacen un flaco favor a las empresas que honestamente quieren mejorar la productividad de su negocio. En lugar de adquirir estas herramientas, sería mucho mejor capacitar a sus empleados para que aprendan autogestionarse y trabajar en entornos colaborativos de manera efectiva.

Como digo, hoy en día, donde la mayoría de los trabajadores son trabajadores del conocimiento, la productividad es un asunto cualitativo, no cuantitativo. Y la única manera de medirla es mediante el número de proyectos y tareas de valor completados, por unidad de tiempo. E incluso así, la medida de la productividad siempre será de carácter subjetivo, porque ¿qué valor tienen las cosas? Dependerá de a quien le preguntes.

Dicho lo cual, una forma más racional de medir la productividad sería asignar un peso a cada proyecto y tarea que tengamos en nuestro portafolio, en función de la importancia que le demos, y luego hacer un promedio de todo lo que se haya completado a lo largo de un periodo. Otra manera, mucho más sencilla pero menos precisa, sería simplemente contar el número de tareas completadas, para lo cual deberíamos asumir que las tareas que están en nuestro portafolio tienen todas algún valor –un enfoque que emplea, por ejemplo, la excelente herramienta web FacileThings–.

Sin embargo, la que a mi más me gusta se basa en las metas. Cada cierto tiempo hago una revisión de alto nivel y compruebo lo cerca o lejos que estoy de conseguir mis objetivos de ese momento. Analizo qué está funcionando y qué no, hago ajustes en mi forma de trabajar y organizarme, y me doy un tiempo para ponerlo todo en práctica.

Esa es la verdadera medida de la productividad, el grado de efectividad a la hora de alcanzar mis objetivos. ¿Para qué me sirve tachar cientos de tareas de mis listas, o pasar un montón de horas en tal o cual herramienta, si finalmente no consigo las metas que me propongo? Olvídate de cálculos y asegúrate de cumplir tus metas; sólo así estarás siendo realmente productivo.

Y tú, ¿has intentando medir alguna vez tu productividad? ¿Cómo lo haces? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jerónimo Sánchez . Sígueme en Twitter.

Foto cortesía de Andy Griffin vía Flickr.

21 comentarios

  1. Sé de qué servicio estás hablando :)
    Hasta el día de hoy no he encontrado ningún servicio genérico para mensurar la productividad. Tiene que ir estrictamente vinculado al tipo de trabajo y las responsabilidades de cada persona; algo que requiere una personalización exhaustiva.

  2. Yo también sé de qué servicio estás hablando ;) Resulta patético, a la vez que muy preocupante, que a día de hoy siga habiendo gente joven, familiarizada con la tecnología, seguramente trabajadores del conocimiento, con tal “berza mental” sobre qué es la productividad personal en el siglo XXI. Seguir obsesionado con los factores cuantitativos e ignorando por completo los cualitativos, que es dónde está la verdadera oportunidad de mejora, es un lujo que sin duda les conducirá al fracaso. La noticia positiva es que, aunque despacio, cada vez más gente se cuestiona estas creencias caducas y busca (y encuentra) soluciones reales para esta nueva realidad

  3. Yo también sé del producto que hablas y mi decepción fue similar. El tema de la productividad personal es complicado porque es algo tan difuso que es dificil plantear una medida cuando no sabes de lo que hablas.

    En el Centro de Atención a Clientes, por ejemplo, tenemos medidas (SLA o Service Level Agreement) que son tangibles y mensurables. Por ejemplo: el Tiempo transcurrido antes de desgolgar el teléfono un operador o el % de incidencias solucionadas en menos de 8h.

    Son buenas medidas para evaluar un nivel de servicio. En Productividad personal deberíamos ir hacia algo semejante pero, antes, hay que fijar los criterios de lo que medimos y, de alguna manera, homogeneizarlos.

  4. Vaya, parece que aún sin nombrarlo todos sabemos de qué estás hablando.

    Me parece totalmente acertado tu enfoque sobre cómo medir la productividad. Debe responder a la pregunta ¿cuánto más cerca estoy de mis objetivos? Dicho así parece sencillo, pero hacer un cálculo real, con números, no debe serlo tanto. Voy a investigar en esa línea… ¡Gracias, Jero!

  5. Vaya, pues resulta que yo también conozco ese servicio y coincido en la decepción (¡vaya lujo coincidir con mis gurus en productividad personal!).

    Personalmente, he empleado servicios similares para medir en que desperdicio el tiempo (ya sabéis mucho correo siempre empantanandolo todo y te das cuenta cuando te paras y compruebas) pero desde luego ni mucho menos es una medida real de la productividad.

  6. Veo que no estoy sólo en mis pensamientos. ;-) La verdad es que la primera señal de que estos chicos no entienden lo que significa productividad personal es cuando dicen “les ayudamos a gestionar su tiempo”. Todo lo demás ya no sorprende.

    Pero siendo constructivos, creo que sí existen formas de “automatizar” un poco el cálculo de la productividad. Se me ocurre asignar importancia relativa a los proyectos, por ejemplo de 1 a 3, y luego hacer una media ponderada del valor de los proyectos terminados. Así, cuanto más cerca a 3 más productivos somos.

    Si queremos que sea aún más preciso, quizá podemos incluir en el cálculo también el número de tareas completadas dentro de cada proyecto. De esa forma le damos peso también al tiempo empleado. No es lo mismo un proyecto tipo 3 que sólo tiene 5 tareas, que uno que tiene 50. Obviamente, el de 50 tareas demandó más de nuestros recursos, por lo que debería pesar más. Es decir, la cantidad viene después de la calidad.

    Estoy seguro de que a vosotros se os ocurren muchas más formas. Lo interesante de este enfoque es que abre la puerta a la “gamificación”, un factor que podría ser clave para las futuras herramientas de gestión de la productividad personal… ¿Te animas Pachi a trabajar este aspecto en tu FacileThings? Marcaría, otra vez, la diferencia. ;-)

    • En efecto, la gamificación es muy interesante en este tipo de aplicaciones porque, además de hacerlas “divertidas”, ayuda mucho a reforzar hábitos, que es de lo que se trata. Estoy pendiente de completar un curso online sobre gamificación por la University of Pennsylvania para empezar a acometer el reto ;)

      Hace un tiempo José Miguel Bolívar me apuntó otro posible enfoque, también muy interesante, basado en medir el grado de satisfacción del individuo con respecto a cómo van sus áreas de responsabilidad.

      Medir la productividad simpre me ha parecido muy complicado y subjetivo. Me encantaría encontrar un sistema que, además de útil, fuera sencillo.

  7. Para mí la medida más importante de la productividad es la última que mencionas, en relación a tus metas. Mi definición personal de productividad: “eres productivo cuando eliges en cada momento la acción que dadas las circunstancias más te aproxima a tus metas”. Obviamente, para ser productivo según esta definición primero tienes que tener claro tu propósito en la vida, la multitud de posibilidades en cada momento y haber definido al menos las metas más relevantes para ti.

    No deja de ser una medida completamente subjetiva, pero significativa.

  8. Hola Jero!

    Realmente no se del servicio que hablas, pero como en realidad cualquiera que te ayude a gestionar tu tiempo no me da confianza… pues tampoco me interesa conocerlo! ;)

    Con respecto a la gamificación, estoy plenamente de acuerdo, creo que es un sistema a tener en cuenta, yo también ando terminando el curso de Coursera de Gamification y ya tengo varias ideas en la cabeza y algún inicio en un sistema para trabajar la creación de hábitos mediante gamifiación, de hecho, en cuanto lo tenga en fase beta a ver si lo testamos, por ahora no se si lo denominaría alfa si quiera! ;)

    Con respecto a la productividad, yo la trabajo a través de las tareas, no desde el punto de vista de cuantas realizas, si no desde la categorización de las mismas en función de su importancia (no de su urgencia) y el tiempo que pasan en cola hasta que las realizas.

    Como siempre Jero, un placer leerte! Ganas ya de desvirtualizarte en algún evento! Lo mismo al resto Jeroen, Francisco, Ruben, Jose Manuel… Gonzalo, vienes al EBE de nuevo?

    Saludos a todos!

    • @Emilio:

      Como se suele decir, se dice el pecado pero no el pecador… ;-)

      Me interesa mucho tus ideas sobre la aplicación de la gamificación al desarrollo de hábitos. He visto algo en la nueva red social Lift, de los creadores de Twitter, pero tengo ganas de ver otros enfoques. Y específicamente, me interesa su aplicación a los hábitos de la productividad personal. Por supuesto, puedes contar conmigo cuando tengas algo que se pueda probar. Será un placer ayudar.

      Yo también tengo ganas de desvirtualizar a muchos de vosotros. Lástima que vivo tan lejos. :-( Pero paciencia. Hace poco hice una visita relámpago a Madrid y surgió la idea de regresar a España para asistir a un evento el próximo año. Si cuaja quizá nos podamos desvirtualizar más pronto de lo que imaginamos. :-D

  9. Yo mido mi productividad mensualmente, a través del progreso de mis proyectos hacia mis objetivos. Mantengo listas que agrupan proyectos por objetivos, al chekear los terminados me da una imagen lineal de la progresión al objetivo.

  10. Pingback: Post Invitado: Emprender y la Productividad | low

  11. En una era del conocimiento, calcular la productividad es un intento fútil de entender la realidad. A veces, puedes estar sin “ser productivo” mucho tiempo, y en un momento concreto, especial, crítico y decisivo, una simple idea hace ganar y producir mucho más que lo “perdido”.

  12. Hola a todos,

    la verdad que por mi experiencia las empresas tienen un concepto muy extraño de medir la productividad. Yo trabajo en una empresa de servicios de la información, y se nos llego a realizar mediciones por byte. Vamos que contaban en plan tornillos que hacías. Todo muy curioso y poco práctico, porque cuando la solución era borrar código tenias una productividad negativa. Insisto que muy peculiar y digno de una viñeta de Dilbert.

    Mi sistema para medir la productividad es muy parecido al de mi tocayo David Torné, pero lo explico un poco mejor. En cada revisión semanal me impongo un hito o varios hitos con su fecha límite para cada proyecto. A medida que voy completando los hitos tengo la sensación que mis proyectos avanzan y cuantifico el avance del mismo así como mi productividad.

    Que la productividad os acompañe..

  13. El problema con la productividad es lo dificil de llegar a un sistema cuantificable para medirla, ya que como sabemos si estamos aprovechando nuestro tiempo. Una factor importante es encontrar los CTQ (parametros criticos de calidad) del proceso del cual formamos parte segun la apreciacion de nuestro cliente (visto desde el punto de vista sistemico, donde un cliente es quien recibe el resultado de nuestro trabajo). Este es un buen inicio primero con esto sabemos que es lo que debemos hacer y ademas nos da un punto de medicion entonces podemos desarrollar la efectividad de nuestras actividades en un periodo de tiempo determinado

    • Bueno Juan, en realidad sí hay una forma de medir la productividad: ¿cuántos de los objetivos y metas que nos propones hemos alcanzado en tiempo y forma?

      Sé que no es muy científica, pero al final es lo único que importa, productivamente hablando, claro. ;-)

  14. La productividad en cantidad solo sirve para cuestiones de operacion y produccion. En cuanto a labores administrativas debes de adecuar mediante herramientas funcionales la medicion de la calidad en los reportes. Por ejemplo: Muchos Jefes ponen mediciones de quien es quien tiene menos retardos y se le premia, sin embargo, no se mide quien es el empleado que mas satisfaccion le da a su cliente o asi como esta generando valor a la empresa en el tipo de reportes que genera. Por ende es importante medir la calidad de la funcion administrativa en cuanto a tiempo de desarrollo en una actividad e ideas creativas que ayuden a hacer mas rapidos y eficientes los procesos

  15. Creo que llegué un año después de la última colaboración en esta conversación, sin embargo me resulta irresistible participar. Llevo muchos años invitando a las personas a incluir en el menú de su día a día el concepto de “haga menos esfuerzos y logre mejores resultados” como un estilo de vida. Este es mi aporte a la productividad personal y colectiva. Sumado a lo que han dicho que me parece tiene todo el sentido, creo q se requiere aumentar nuestra capacidad de observación significativamente para detectar sutiles y efectivas mejores practicas, modelar y compartir. Cada persona sentirá en sus resultados y en el mejoramiento de su satisfacción el aumento de su productividad. Claro esto es menos técnico de una medición, pero para el común de las personas puede ser muy valioso.

    • Nunca es tarde, Rocío. :-)

      Suscribo totalmente tus palabras. Por desgracia, vivimos en una sociedad donde se cree que todo es o debe ser medible. Y hay cosas que simplemente no se pueden medir sólo con regla, báscula o cronómetro. Y creo sinceramente que la productividad personal es una de ellas.

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