#CoreGTD: La Revisión Semanal

MecánicoYa sabemos que existen tres razones fundamentales por las que debes reflexionar sobre tu trabajo de manera regular. La primera es ayudarte elegir mejor qué hacer en cada momento en el día a día. La segunda es permitirte mantener la fiabilidad de tu sistema de recordatorios, de manera que reflejen la realidad de tu trabajo. Y la tercera es asegurarte de que manejas la información adecuada para tomar las decisiones correctas. De las tres, la Revision Semanal® de GTD® está directamente relacionada con las dos últimas.

En el fragor de la batalla diaria, a muchas personas les produce vértigo dejar de hacer —¡con la cantidad de trabajo que hay!—, y ponerse a reflexionar sobre todo lo que tiene entre manos. El problema es que hacer sin reflexionar pronto se termina convirtiendo en «hacer por hacer», y te deja totalmente a merced de las circunstancias. O dedicas parte de tu atención a revisar todas las partes de tu sistema a conciencia con la suficiente regularidad, o te será imposible alcanzar la promesa de GTD® de eliminar el estrés y mantener una sensación de control permanente sobre tu vida personal y profesional. En este sentido decimos que la Revisión Semanal® es un hábito central de la metodología de productividad personal de David Allen.

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Dos ideas para mejorar el enfoque

Mirada láserSiguiendo con el tema de priorizar en el trabajo del conocimiento, hoy me gustaría compartir contigo algunas ideas sobre por qué a veces resulta tan complicado para algunas personas hacer lo que saben que tendrían que estar haciendo, enfocándose en su lugar en cosas que podrían esperar. Vaya por delante que parto de la base de que cualquiera que se plantea mejorar su efectividad personal es una persona inteligente. Quiero decir, que sabe lo que le conviene.

En frío, la mayoría de la gente parece tener claras qué cosas debe hacer primero y qué cosas pueden esperar. Sin embargo, por alguna razón, y llegados al momento de ponerse a hacer, el comportamiento de un porcentaje significativo de personas no coincide con el de alguien que tiene claras sus prioridades.

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Libera estrés ganando claridad

Parabrisas borrosoPor desgracia, una gran cantidad de profesionales del conocimiento llevan tanto tiempo sometidos a tales niveles de estrés de su trabajo, que han llegado a la conclusión de que la responsabilidad implica necesariamente estar estresado. O se acostumbran de tal manera que ni siquiera se dan cuenta de sus efectos, asumiéndolos como algo natural e inherente a la naturaleza humana.

La gran promesa que trajo David Allen bajo el brazo cuando publicó su libro «Getting Things Done» allá por 2001, y que dio lugar a la metodología de productividad personal GTD®, era que es posible tener altos niveles de responsabilidad y, al mismo tiempo, mantener una sensación de control permanente sobre las distintas áreas de tu vida, tanto laborales como personales. Es decir, que existe una forma de gestionar todas las cosas que requieren tu atención sin sufrir estrés. Y que esa forma de gestionar las cosas no tiene nada que ver con conseguir terminar todo lo que tienes o quieres hacer.

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#CoreGTD: El hábito de reflexionar sobre tu trabajo

Mujer reflexionandoEl cuarto hábito fundamental que nos propone la metodología de productividad personal de David Allen es el hábito de reflexionar o revisar. Interiorizar este nuevo hábito es lo que te permite empezar a sacar provecho del esfuerzo invertido previamente en capturar todas las cosas que llaman tu atención, vaciar las bandejas de entrada de manera regular, aclarando el significado de cada cosa que has capturado, y organizar lo aclarado agrupándolo en categorías según su significado. En cierto modo podemos decir que, sin no hay reflexión, todo el trabajo anterior tiene poco sentido.

Pero, ¿qué es exactamente reflexionar desde el punto de vista de GTD? Reflexionar es revisar de manera regular y sistemática las distintas partes de tu sistema —especialmente las listas y el calendario—, con tres objetivos principales en mente: uno, permitirte elegir mejor qué hacer en un momento dado; dos, asegurar la fiabilidad de tu sistema, manteniéndolo completo y actualizado en todo momento; y tres, tener una visión de conjunto de todos tus compromisos y objetivos, a diferentes niveles y en las diferentes áreas, de manera que puedas tomar mejores decisiones sobre qué hacer primero y qué dejar para después, o directamente no hacer.

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