Consultorio GTD: Gestionar el material de apoyo

Radio vintageDesde hace unos días tenía pendiente responder una consulta de Jaime Hortas sobre un asunto que, en mi experiencia, suele resultar confuso a la hora de empezar a practicar la metodología de productividad personal de David Allen. Me explicaba Jaime lo siguiente:

Una duda que tengo al respecto de la implementación de GTD y que no encuentro claramente resuelta por ningún lado (…), y se lo he preguntado a gente conocedora pero no me he encontrado respuesta definitiva, es: ¿que se hace con los elementos (emails, o documentos físicos) que salen de la bandeja de entrada porque ya están procesados, pero que está implicado/impactado/pendiente por una acción o proyecto siguiente? ¿Dónde se almacena esto?

El problema es que ese (el sitio donde vaya) será el «cajón desastre» de todo lo «pendiente», y al final será un caos virtual o/y físico. Eso lo llamo yo el «limbo» de las cosas procesadas. Digamos que en ese momento aparece una dualidad entre el ítem en el sistema GTD que uno tenga implementado y el elemento físico/virtual real que tengas que contestar/leer/trabajar…

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#CoreGTD: Poniendo a punto tu sistema cada semana

escobaEn la anterior entrega de esta serie veíamos qué es la Revisión Semanal® de GTD, y por qué es importante para tu trabajo. Da igual lo bien organizado que seas, si no haces nada para remediarlo, tu sistema se irá degradando poco a poco hasta que deje de ser útil. Montar un sistema GTD y olvidarse de darle mantenimiento mediante revisiones frecuentes es la razón número uno por la que la mayoría de las personas terminan «cayéndose del carro» y abandonado su uso.

En esencia, la Revisión Semanal® de GTD consiste en reflexionar de manera estructurada y regular sobre cada parte de tu sistema con tres objetivos en mente: eliminar lo que ya no tiene sentido, añadir todo lo que falta y reenfocar tu atención en las cosas más significativas. Y para ello, decíamos, es necesario aplicar una técnica específica que veremos a continuación, que consiste en ejecutar once pasos.

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Registrar tiempos, la falsa productividad personal

Reloj antiguoMe sigue sorprendiendo la cantidad de «soluciones» que continúan vendiendo la idea de registrar el tiempo que se dedica a cada actividad como medida de la productividad de los profesionales. El problema es que, el hecho de dedicarle más o menos tiempo a algo no implica necesariamente mayor o menor productividad. Registrar el tiempo que le dedicas a cada cosa no te da más información que eso: cuánto tiempo estás dedicando a las cosas que decides prestarle atención.

En el trabajo del conocimiento, lo que aporta valor no es lo que haces, mucho menos el tiempo que te dedicas a hacerlo. El valor real está en los resultados que consigues cuando haces las cosas que haces. De hecho, en el trabajo del conocimiento se da la paradoja de que, a menudo, es posible conseguir más valor trabajando menos tiempo. No solo porque puedes aumentar el tiempo que le dedicas a hacer las cosas correctas —evidentemente—, sino porque puedes dejar de dedicar tiempo a muchas de las cosas correctas, cuando el tiempo extra ya no supone un aumento significativo de valor —has alcanzado lo que los anglosajones llaman el «good enough».

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Consultorio GTD: Conseguir resultados sin fecha de vencimiento

Radio vintageHace unos días un lector de mi libro me hacía llegar el siguiente caso:

Te escribo para consultar una duda (…) Soy usuario de GTD desde hace 2 o 3 años gracias a tu libro (…) [y] profesor de universidad, contratado, no funcionario. Tengo por delante 5 años de contrato. Al final de estos 5 años me evaluarán y tendré que haber publicado unos cuantos artículos… cuantos más mejor pues de eso dependerá como de competitivo es mi CV para quedarme en la universidad.

Un artículo científico es una tarea compleja (muy compleja), implica toma de datos en el campo (cientos de horas), análisis estadísticos (cientos de horas), redacción de un borrador (decenas de horas), enviar pruebas a coautores (periodo indeterminado hasta que respondan), enviar artículo a publicar (periodo indeterminado hasta que respondan), hacer los cambios que sugiere la revista (decenas de horas), volverlo a enviar a otra revista porque ha sido rechazado…

Pero no hay una fecha objetiva para la publicación de estos artículos, el número de artículos publicados va a depender de muchas cosas: colaboraciones que surjan, entrada de fondos, disponibilidad de estudiantes que quieren implicarse… En general conseguir publicar dos artículos al año es una meta razonable, incluso se podría aspirar a 3 si tienes un buen equipo.

Estos objetivos se compaginan con otro trabajo que sí que tiene fechas objetivas: la docencia, esta meridianamente claro cuando es cada clase, cuando tienen que estar los exámenes corregidos, etc.

Lo que yo haría es asignar fechas orientativas a cada una de esas fases de escribir los artículos, pero claro eso son fechas subjetivas. Pero es que, si solo doy prioridad a las fechas objetivas nunca trabajaría en los artículos, que son los que van a decidir si después de 5 años sigo estando contratado o no.

¿Qué opinas? ¿Como puedo gestionar este tipo de metas, MUY importantes pero sin fechas objetivas?

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