GTD: Organizar es agrupar por significado

Legumbres organizadasGTD® es una metodología de efectividad personal basada en hábitos sencillos. Sin embargo, eso no quiere decir que poner en práctica todas las estrategias que propone GTD® sea algo rápido. Como cualquier cambio, dejar de hacer las cosas como las has estado haciendo durante años, y empezar a hacerlas de una forma distinta, lleva tiempo. Además, muchos de los cambios de comportamiento que son necesarios para implementar esta metodología son bastante sutiles, lo que dificulta aún más el proceso.

Uno de los cinco pasos de GTD® es el que llamamos «Organizar». Este paso consiste en poner recordatorios de las cosas que decidimos en un lugar de confianza. El problema es que, para muchas personas recién llegadas a la metodología, organizar suena muy parecido a poner orden, generalmente sin tener en cuenta un criterio objetivo real que facilite el uso de esos recordatorios de manera efectiva a la hora de elegir qué hacer en cada momento, que es uno de los propósitos clave de esta metodología.

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Consultorio GTD: Gestionar el material de apoyo

Radio vintageDesde hace unos días tenía pendiente responder una consulta de Jaime Hortas sobre un asunto que, en mi experiencia, suele resultar confuso a la hora de empezar a practicar la metodología de productividad personal de David Allen. Me explicaba Jaime lo siguiente:

Una duda que tengo al respecto de la implementación de GTD y que no encuentro claramente resuelta por ningún lado (…), y se lo he preguntado a gente conocedora pero no me he encontrado respuesta definitiva, es: ¿que se hace con los elementos (emails, o documentos físicos) que salen de la bandeja de entrada porque ya están procesados, pero que está implicado/impactado/pendiente por una acción o proyecto siguiente? ¿Dónde se almacena esto?

El problema es que ese (el sitio donde vaya) será el «cajón desastre» de todo lo «pendiente», y al final será un caos virtual o/y físico. Eso lo llamo yo el «limbo» de las cosas procesadas. Digamos que en ese momento aparece una dualidad entre el ítem en el sistema GTD que uno tenga implementado y el elemento físico/virtual real que tengas que contestar/leer/trabajar…

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#CoreGTD: Poniendo a punto tu sistema cada semana

escobaEn la anterior entrega de esta serie veíamos qué es la Revisión Semanal® de GTD, y por qué es importante para tu trabajo. Da igual lo bien organizado que seas, si no haces nada para remediarlo, tu sistema se irá degradando poco a poco hasta que deje de ser útil. Montar un sistema GTD y olvidarse de darle mantenimiento mediante revisiones frecuentes es la razón número uno por la que la mayoría de las personas terminan «cayéndose del carro» y abandonado su uso.

En esencia, la Revisión Semanal® de GTD consiste en reflexionar de manera estructurada y regular sobre cada parte de tu sistema con tres objetivos en mente: eliminar lo que ya no tiene sentido, añadir todo lo que falta y reenfocar tu atención en las cosas más significativas. Y para ello, decíamos, es necesario aplicar una técnica específica que veremos a continuación, que consiste en ejecutar once pasos.

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Registrar tiempos, la falsa productividad personal

Reloj antiguoMe sigue sorprendiendo la cantidad de «soluciones» que continúan vendiendo la idea de registrar el tiempo que se dedica a cada actividad como medida de la productividad de los profesionales. El problema es que, el hecho de dedicarle más o menos tiempo a algo no implica necesariamente mayor o menor productividad. Registrar el tiempo que le dedicas a cada cosa no te da más información que eso: cuánto tiempo estás dedicando a las cosas que decides prestarle atención.

En el trabajo del conocimiento, lo que aporta valor no es lo que haces, mucho menos el tiempo que te dedicas a hacerlo. El valor real está en los resultados que consigues cuando haces las cosas que haces. De hecho, en el trabajo del conocimiento se da la paradoja de que, a menudo, es posible conseguir más valor trabajando menos tiempo. No solo porque puedes aumentar el tiempo que le dedicas a hacer las cosas correctas —evidentemente—, sino porque puedes dejar de dedicar tiempo a muchas de las cosas correctas, cuando el tiempo extra ya no supone un aumento significativo de valor —has alcanzado lo que los anglosajones llaman el «good enough».

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