Por qué la matriz de Eisenhower no funciona

Reloj oxidado

La matriz de Einsenhower, que muchos conocen como la «matriz de importancia y urgencia», es una de esas reliquias de la gestión del tiempo que han aguantado el paso de los años, más por inercia que fruto de una análisis realmente serio sobre su utilidad en el trabajo. Y, como me sucedía hace unos días al hablar de lo que nos enseña de verdad la ley de Parkinson, tengo que hacer de nuevo un acto de contrición y reconocer públicamente que, hace tiempo, yo también creí en esta matriz. Hasta me permití el lujo de escribir una entrada explicando cómo usarla para priorizar tareas en GTDShame on me! ;)

Pero veamos primero de qué se trata esta matriz, y luego por qué en realidad sirve para muy poco hoy en día. La idea central consiste en dibujar una matriz de dos columnas y dos filas, donde el cuadrante superior izquierdo representa lo que es urgente e importante, y el cuadrante inferior derecho lo que no es ni urgente ni importante —por cierto, que esta representación la tuve mal en mi mente durante años, con el orden cambiado, hasta que el otro día mi buen amigo y colega José Miguel Bolívar me lo hizo notar. Con esta configuración, la casilla superior derecha representaría lo importante pero no urgente, y la inferior izquierda, lo urgente pero no importante.

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Lo que nos enseña de verdad la Ley de Parkinson

Cercado

De vez en cuando —a veces con demasiada frecuencia—, surgen ideas que, quizá por su punto de «novedoso» o por su halo científico, terminan ganando cierta tracción. Una de esas ideas de la que, lo confieso, yo también fui víctima hace algunos años, es que poner fechas de vencimiento de manera discrecional a todas —o casi todas— las cosas que tenemos que hacer, nos permite ser mucho más efectivos. Imagino que el origen de esta creencia es la llamada Ley de Parkinson, que fue enunciada por Cyril Northcote Parkinson en 1957 a raíz de un estudio sobre el trabajo en el Servicio Civil Británico.

Básicamente, lo que esta ley viene a decir es que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización. La interpretación más extendida de este enunciado es que, independientemente de la tarea, muchas veces lo que determina el tiempo final que necesitamos para completarla no es la complejidad inherente de la tarea, sino el tiempo que tenemos disponible para trabajar en ella —hasta ciertos límites, claro. De ahí que algunas personas hayan llegado a la conclusión de que, si esto es así, una manera de «obligarnos» a ser más productivos o de terminar más cosas a tiempo, es establecer fechas de vencimiento ficticias. Esta escasez autoimpuesta del «recurso tiempo» generaría una presión psicológica que nos obligaría a ser más efectivos.

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El mito del «menos es más»

Bicicleta imposible

Debo reconocer que en algunos momentos de mi vida he sido un férreo defensor del «menos es más», o la idea de que lo simple casi siempre es mejor que lo complejo. Fruto de aquél proceso de simplificación de mi vida personal y profesional, en su momento empecé a acercarme a un minimalismo racional, sobre el que dejé constancia en el blog y que, aún hoy en día, al menos en esencia, sigue rigiendo mi comportamiento general.

De aquella experiencia me quedó durante mucho tiempo la idea grabada en la cabeza de que casi todo se puede simplificar. Esa fue la causa —ahora lo percibo así—, por la que, entre otras cosas, inicié un proceso más o menos largo de alejamiento de GTD como metodología de productividad personal. Después de unos años en los que había conseguido consolidar los hábitos propuestos por David Allen con cierto éxito y bastante esfuerzo, me di a la tarea de investigar otras formas «más simples» de hacer las cosas. Fue entonces cuando descubrí Autofocus, el sistema de listas de Mark Forster, y coqueteé con ZTD, la versión minimalista de GTD de Leo Babauta.

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Sobre los ladrones de tiempo

Celda oscura

De vez en cuando se ponen de moda ciertas expresiones, y el mundillo de la productividad personal no es una excepción. Una de las que más se oyen desde hace un tiempo es la de los “ladrones de tiempo”. Muchos de los autodenominados expertos en productividad personal han venido utilizando esta expresión para referirse a todo aquello que, casi sin darnos cuenta, nos impide que hagamos nuestro trabajo y, en consecuencia, nos pasemos el día pegados a Facebook. ¡Qué malos son esos ladrones!

Los sospechosos habituales, dicen esos mismos expertos, son el teléfono —principalmente el móvil—, el correo electrónico —bueno, muchos opinan que el enemigo es internet en general—, los compañeros de trabajo, familia y amigos que todo el tiempo nos interrumpen, etc. Y claro, ante semejantes enemigos hay que utilizar medidas drásticas: apagar el teléfono, dejar de usar el correo eletrónico, desconectar el cable de internet durante X horas al día, ponerte audífinos y hacer como que estás escuchando música —aunque no sea cierto—, para despistar al enemigo… La imaginación no tiene límites.

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