GTD es distinto de gestión del tiempo

FrambuesasA pesar del esfuerzo que mis colegas de OPTIMA LAB y yo mismo hacemos en los cursos que impartimos, cuesta mucho trabajo quitar de la cabeza de los alumnos la idea de que la productividad personal en general, y la metodología GTD en particular, es algo totalmente diferente a lo que se ha venido conociendo durante años como gestión del tiempo. En favor de los alumnos tengo que reconocer que «gestión del tiempo» es un término demasiado arraigado ya en el imaginario popular, y que erradicarla es tarea harto complicada. Sin embargo, es algo necesario.

Como digo a menudo, las palabras crean realidades. Y mientras las personas sigan manteniendo la idea (equivocada) de que el tiempo se puede gestionar, difícilmente podrán iniciar los cambios necesarios para gestionar eficazmente su flujo de trabajo. Un trabajo llamado por Peter Drucker trabajo del conocimiento, que es el que tenemos la inmensa mayoría de los profesionales de hoy en día, y que tiene una naturaleza muy distinta al trabajo que tenían nuestros padres y abuelos.

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Por qué es malo planificar, para dummies

PupitresSi lees habitualmente blogs de efectividad personal, seguro te has encontrado alguna vez con el consejo de planificar tus tareas el día anterior, conocida por muchos como la técnica de las TMIs —acrónimo de Tareas Más Importantes. La idea es elegir cada día, antes de terminar la jornada, dos o tres tareas que consideras clave para tu trabajo, con el objetivo de que al día siguiente sean esas tareas las que hagas en primer lugar, antes que cualquier otra cosa. De ese modo, puedes ponerte a trabajar directamente, sin «perder» tiempo. Es como empezar cada día a tiro hecho.

En muchas ocasiones he dicho que soy enemigo de las TMI, principalmente porque no es la solución óptima para el problema que quieren resolver. Tengo que reconocer que marcharte a casa todos los días habiendo decidido por dónde vas a empezar el día siguiente, produce cierto subidón y sensación de control. El problema es que es una sensación de control falsa, porque en el trabajo del conocimiento, las catorce horas —más o menos— que transcurren desde que terminas una jornada y empiezas la siguiente, es una auténtica eternidad.

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¿Cuál es la alternativa?

Pastillas roja y azulA estas alturas de siglo, resulta evidente que muchos —¿la mayoría?— de los profesionales del llamado trabajo del conocimiento, tienen serios problemas de efectividad, entendida como hacer el mejor uso de los recursos que tienen disponibles en cada momento, al mismo tiempo que alcanzan los resultados que se proponen de manera sistemática. La verdad, no es un problema nuevo —existe desde hace décadas—, pero en los últimos tiempos, con el crecimiento de la sociedad de la información e internet, el asunto se ha agravado notablemente. Y no tiene visos de mejorar, más bien al contrario.

Si le preguntaras a uno de estos profesionales al azar, casi seguro tendrá una idea bastante clara de cuáles son las raíces de su problema de efectividad: la cantidad de emails que recibe, las continuas interrupciones de sus compañeros y de su jefe, la poca claridad de sus objetivos o del trabajo que tiene que hacer, y otras cosas parecidas. Pero casi nadie reconocerá voluntariamente que quizá, solo quizá —léase sarcásticamente—, su forma de hacer las cosas tenga algo que ver con esa falta de eficiencia y de eficacia aparentemente crónicas.

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La gestión del tiempo en el siglo XXI

Pico y pala

Se que voy a pecar de lo que mi buen amigo y colega José Miguel Bolívar denomina «pensamiento supositorio», pero estoy convencido de que si hiciéramos un estudio a nivel nacional sobre cuál es la formación más demandada en la empresa española hoy en día, la gestión del tiempo aparecería sin duda en uno de los primeros lugares. Y esto no es nuevo. Desde mis primeros escarceos laborales a comienzos de los años 90, la necesidad de gestionar mejor el tiempo siempre ha sido una de las demandas más recurrentes de la mayoría de los profesionales. Lo cual no deja de ser un fenómeno bastante significativo.

El paradigma de la gestión del tiempo no es precisamente un paradigma nuevo en el mundo laboral. Junto a, o quizá como consecuencia de, la industrialización masiva de los procesos productivos que tuvo lugar a lo largo del siglo XIX y principios del XX, apareció una nueva forma de trabajar, revolucionaria en aquella época, encaminada a mejorar la productividad en un trabajo que era básicamente de naturaleza manual. Fue entonces cuando surgieron conceptos tan conocidos hoy en día como la especialización de funciones, el trabajo en cadena, la planificación o la priorización de tareas. La aplicación sistemática de estos conceptos supuso un antes y un después en el desarrollo económico, social y cultural de la sociedad moderna. Tanto es así que, probablemente, no estaríamos donde estamos hoy si no fuera porque la industria adoptó masivamente este nuevo paradigma.

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