Las diversas caras de la planificación

PlanificarLos que me seguís desde hace tiempo sabéis lo crítico que soy con la mala práctica de planificar tareas, en el sentido de decidir por tu cuenta con horas, días o incluso semanas de antelación, lo que vas a hacer en un día o a una hora concretos. Y para que no quepa ninguna duda, me estoy refiriendo específicamente al hábito de programar en la agenda o calendario «lo que has decidido que vas a hacer el próximo jueves», o su versión más refinada, el hábito de elegir cada día las tareas más importantes o TMIs sobre las que vas trabajar al día siguiente.

No voy a extenderme sobre las razones por las que creo que planificar en este sentido es una mala práctica, y por qué se trata de una manera subóptima de hacer las cosas en los entornos de trabajo actuales. Ya lo he hecho en otras ocasiones, por activa y por pasiva, en este mismo blog, y no quiero volverme más cansino. Sin embargo, en aras de comprender mejor el mensaje que trato de transmitir, creo que es importante aclarar que, cuando digo que planificar es una mala práctica, probablemente me estoy refiriendo a un tipo de planificación distinto al que muchas personas pueden estar pensando. El lenguaje es «ambiguo» por naturaleza y, por tanto, nos juega malas pasadas continuamente. Por eso, hoy me gustaría explorar los distintos «mapas mentales» sobre los que operan la mayoría de los profesionales del conocimiento con respecto al asunto de la planificación.

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Priorizar en el trabajo del conocimiento

Botón rojo, botón verdeUno de los conceptos más manidos dentro del mundo de la productividad personal es el de «priorizar». De tanto usarlo y abusar de él, hemos terminado asociándolo a determinadas técnicas, especialmente aquellas relacionadas con el acto de asignar números o letras a cada una de las cosas que tienes que hacer, de manera que resulte más fácil elegir lo que se supone que tienes que hacer en primer lugar. Y digo se supone porque, como seguramente ya habrás comprobado, la cosa no es tan sencilla ni funciona como el sentido común nos dice que debería funcionar.

En los tiempos que corren, asignar prioridades no es priorizar, es una absoluta pérdida de tiempo. Agrupar tareas por prioridad sería una buena solución si las prioridades permanecieran más o menos estables durante un plazo razonable. Sin embargo, en el trabajo del conocimiento, la norma es el cambio constante. Tan pronto terminas de organizar las cosas por prioridad, es probable que el siguiente «input» te obligue a reconsiderar y reorganizar todo de nuevo. Es decir, intentar priorizar como probablemente te han enseñado durante toda tu vida te obliga a hacer un trabajo extra constante de reorganización que se vuelve insostenible muy rápidamente.

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Para quién es la efectividad personal

Interrupción telefónicaTengo que reconocerlo: metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, pueden resultar poco atractivas para algunas personas. Como resultado de la forma de trabajar tan distinta que tiene la inmensa mayoría de profesionales hoy en día, interiorizar la nueva manera de hacer las cosas que proponen estas metodologías supone iniciar un proceso de cambio y mejora que lleva tiempo. Al aprendizaje de los nuevos comportamientos hay que sumarle el esfuerzo adicional de tener que «desaprender» muchos hábitos poco efectivos que muchos vienen arrastrando desde hace años. Por eso, al menos en un primer momento, algunas personas sienten cierto rechazo y terminan llegando a la conclusión de que eso de la efectividad personal no es para ellas.

He hablado mucho del tema en innumerables ocasiones, así que no voy a extenderme ahora en ello. Basta con decir que, tanto a nivel personal como profesional, la realidad que nos ha tocado vivir en el siglo XXI no tiene nada que ver con la de nuestros padres y abuelos. Hoy en día las cosas cambian mucho más deprisa, nos llega información potencialmente útil y relevante constantemente, y la mayoría de las veces no resulta evidente qué es lo que hay que hacer con ella. Y no solo tenemos que aprender a gestionar este flujo constante de información, también debemos asegurarnos de tomar las decisiones correctas sobre cada cosa, dejando sin hacer aquello que puede quedarse sin hacer, y haciendo primero las cosas que aportan más valor a nuestra vida y nuestro trabajo.

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Conciliación y trabajo del conocimiento

Trabajo en casaCada vez existe en España una mayor sensibilidad sobre el asunto de la conciliación, entendida como la posibilidad de que un trabajador tenga la oportunidad de compaginar sus obligaciones laborales y familiares. En este sentido, hace unos días tuvo lugar en Madrid el X Acto de entrega de los Certificados Empresa Familiarmente Responsable (EFR) de la Fundación Más Familia, a la que tuve oportunidad de asistir. Y me sorprendió muy gratamente la cantidad de empresas e instituciones, grandes y pequeñas, que obtuvieron la certificación este año, o que ya llevan años con ella. No me malinterpretéis, soy consciente de que aún queda mucho trabajo por hacer. Pero independientemente de otras consideraciones, creo que esto es una buena noticia, y demuestra esa sensibilidad.

Aún así, para muchos empresarios y jefes, conciliación sigue significando, básicamente, permitir que las mujeres lleguen antes a casa para poder encargarse de sus hijos. Para algunos más, conciliación consiste también en poder trabajar un día a la semana desde casa, siempre que las «circunstancias» lo permitan, lo que sea que eso signifique. Muy pocos entienden la conciliación como lo que realmente es: darle a los trabajadores la autonomía necesaria para que puedan decidir cómo conseguir los resultados que se esperan de ellos, de la manera más efectiva posible, sin tener que descuidar otras áreas de responsabilidad importantes para ellos, como por ejemplo la familia, su desarrollo personal o su salud.

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