Tecnología y efectividad personal

Tecnología y futuroHace unos días veía a David Allen en una entrevista sobre el futuro de la productividad, un vídeo publicado por Martin Welker de TheNextWeb (en inglés). En él, Allen hablaba precisamente del papel que juega la tecnología en la mejora de la productividad, y me hizo reflexionar sobre este tema tan interesante.

Cada vez está más claro el impacto que tendrá —que ya está teniendo— la tecnología en la configuración de los trabajos del futuro. La inteligencia artificial (IA) está extinguiendo perfiles que hace apenas unos años se pensaban intocables por la automatización. Lo que hace poco tiempo se consideraba sorprendente futuro del trabajo, cada vez resulta menos sorprendente y, quien más quien menos, a estas alturas casi todos ya tenemos bastante claro que el trabajo que hacemos hoy —mediados de 2017— podría desaparecer en los próximos años, o al menos verse profundamente transformado, hasta el punto de volverse irreconocible.

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No culpes al mensajero

Ajedrez y espejoSi le preguntas a cualquier persona cuántas cosas tienes por hacer, seguramente echaría un vistazo a su lista de tareas, contaría el número de líneas que tiene anotadas, y luego te daría la cifra resultante.

Si esa misma persona practicara GTD®, tardaría un poco más en responderte. Tendría que contar primero las siguientes acciones que tiene en sus distintas listas de contexto —acciones físicas y visibles que tiene que llevar a cabo lo antes posible—; luego le sumaría los asuntos que aparecen delegados en su lista «A la espera» —cosas de las que él es el responsable, pero que están en manos de otros—; después añadiría los asuntos que tiene incubando en sus listas «Algún día/Tal vez» —cosas a las que ha decidido no prestarle atención de momento y, por tanto, tiene que volver a evaluar más adelante—; además, claro, de todo lo que tiene en el calendario —cosas que tiene que hacer en un día y/u hora específicos. La cifra de cosas resultante sería, con toda seguridad, bastante mayor que en el primer caso.

La cuestión relevante aquí es: ¿cuál de las dos respuestas representa de manera más precisa la realidad?

Muchas personas son reacias a utilizar varias listas a la hora de organizarse porque eso, dicen, vuelve las cosas más «complicadas». Menos es más, dicen otros. Si puedo tenerlo todo en una sola lista, ¿por qué tener varias? No entienden que, al «simplificar» su organización, lo que hacen en realidad es complicarlo todo mucho más de lo necesario, ocultando la complejidad real de lo que tienen entre manos y, por tanto, engañándose a sí mismos y dificultándose el trabajo.

Organizarse utilizando varias listas, es decir, agrupando cada cosa según su significado, lejos de añadir complejidad a tu forma de trabajar, lo que hace es permitirte ver la realidad de una manera mucho más precisa. Por otro lado, el que tus listas contengan una gran cantidad de cosas no quiere decir que tu forma de organizarte sea más complicada, sino que tu realidad tiene muchos más matices de los que eras consciente hasta ahora.

Metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, simplemente te ponen delante del espejo de la realidad de tu trabajo y de tu vida personal, con todos sus ángulos y aristas, y te obligan a actuar en consecuencia. Si te asusta la complejidad de la realidad que estás viendo, lo entiendo, nadie te culpa por ello. Pero no le eches la culpa al mensajero.

El peligro de inventarte fechas

Pines en calendarioUna de las prácticas más comunes a la hora de trabajar, recomendada incluso por muchos de los llamados «expertos» en productividad personal, consiste en asignar fechas de vencimiento a gran parte de las cosas que hay que hacer. Y no me refiero solo a las fechas de vencimiento impuestas por la realidad, como por ejemplo un informe que te ha pedido tu jefa para el viernes, o el último día para entregar la declaración de la renta —fechas que mi amigo José Miguel Bolívar llama fechas objetivas, y que es imprescindible gestionar bien para ser efectivos. No, me refiero a esas fechas que nos inventamos y asignamos a las tareas con la secreta esperanza de que, de ese modo, nos «obligaremos» a hacerlas.

Algunas personas incluso rizan el rizo y, no conformes con las fechas de vencimiento objetivas propias de las tareas, se atreven con fechas aún más cortas para, dicen, evitar que llegue el día de vencimiento de verdad y no les haya dado tiempo a terminarlas. El resultado es que tienen el calendario hecho un auténtico tetris, como diría Alberto Almoguera. Lo cual sería hasta gracioso si no fuera porque ese «tetris» de colores hace que el calendario se vuelva una herramienta absolutamente inservible.

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¿Qué es la efectividad personal?

logroDespués de tantos años escribiendo en este blog, me doy cuenta de que he tocado muchos aspectos de la efectividad personal, pero nunca he dado una definición concreta. Por ejemplo, he escrito para quién es la efectividad personal, de cómo mejorar la efectividad personal en tiempos líquidos, de la efectividad personal para niños, de la manera en que actuar rápido reduce tu efectividad personal, de cómo existen ciertas creencias limitantes que pueden impedir la mejora de tu efectividad personal, y hasta te he explicado por qué la efectividad personal no es algo personal, o al menos no tanto.

También he intentado explicar la diferencia que existe entre productividad y efectividad personal, o cuánto cuesta la efectividad, y he compartido siete cosas que aprendes con el tiempo —probablemente hay muchas más— sobre la efectividad personal.

Y hasta me he atrevido a poner en relación algunos descubrimientos de la ciencia cognitiva con respecto a la efectividad personal, como el efecto de progreso heredado, o el principio de Laborit y la toma decisiones, o de cómo la efectividad personal te ayuda a desarrollar una intuición informada para elegir mejor qué hacer en cada momento.

Al final, he llegado a la conclusión de que la efectividad personal es, en realidad, el arte —y la ciencia— de relacionarte con tu entorno, con el objetivo de hacer el mejor uso posible de tu atención para conseguir los resultados que deseas en todos los ámbitos de tu vida. O dicho de otro modo, una manera probada de ser feliz y vivir una vida con sentido. Ahí queda eso…