Autofocus y la revisión del sistema

Pensando

Foto por @boetter (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hace unos días introducía el nuevo sistema de productividad que estoy probado: Autofocus. Como practicante de GTD, al empezar a utilizar Autofocus es inevitable hacer comparaciones, y una de las primeras dudas que me asaltaron es cómo llevar a cabo revisiones de mi sistema si todo está en una sóla lista. ¿Se podría hacer? ¿Cómo?

Después de una semana de uso y una cuasi-revisión semanal, es el momento de hacer una primera evaluación de Autofocus. Hoy comparto con vosotros algunos descubrimientos y mis primeras impresiones sobre cómo hacer revisiones –si es que tiene sentido tal término– en Autofocus.

Lo primero que he descubierto es que, al trabajar con Autofocus, realizo una revisión y evaluación permanentes del trabajo casi sin darme cuenta. En promedio, realizo 4-5 ciclos diarios de revisión de la lista única. Ello quiere decir que tengo una visión bastante exacta, actualizada y permanente de mis frentes abiertos. Conclusión: Según funciona Autofocus, no es necesario hacer ninguna revisión diaria. Basta con seguir el flujo normal del método para estar al tanto de todo lo que tienes entre manos, de una forma más natural que en GTD –es decir, sin tener que reservar tiempo específicamente para la tarea.

Otro aspecto importante es que no necesito pensar –procesar– cuando añado cosas a la lista. El procesamiento también es automático y natural. Puedo añadir cualquier cosa a la lista. En algún momento el significado de lo que he puesto cobra sentido, bien para eliminarlo de la lista, programarlo en el calendario, enviarlo al archivo de referencia, delegarlo o convertirlo –mediante un cambio de palabras– en algo más significativo.

Algún purista de GTD podría pensar que esto es una pérdida de tiempo, que uno sólo tiene que pensar en cada tarea una vez. Bueno, según mi experiencia con Autofocus hasta ahora, no siento ninguna sobrecarga mental. Al contrario, puedo “echar” a la lista cualquier cosa aún redactado con prisas, sabiendo que la propia dinámica del sistema se encargará de colocar y transformar esas cosas de forma adecuada llegado el momento.

Pero quizá una de las mejores características de Autofocus es la manera cuasi-automática en que se manejan los proyectos. Como ya he explicado varias veces antes, un porcentaje muy grande de mis proyectos –cercano al 90%– no requieren de un seguimiento especial. Son sencillos o simplemente puedo deducir de manera inmediata la siguiente acción. En GTD estamos “obligados” a listar todos los proyectos o frentes abiertos, por pequeños que sean, para poder darles seguimiento.

Con el tiempo me he dado cuenta de que esto no es necesario, y Autofocus encaja perfectamente bien con esta idea. Lo único que tengo que hacer es anotar la primera tarea de cada proyecto en la lista. Cuando completo la tarea, simplemente añado al final de la lista la siguiente o siguientes tareas y ¡listo!

¿Cómo me aseguro de que todos los proyectos avanzan? De nuevo, me he dado cuenta de que con Autofocus utilizo las partes intelectual y emocional de mi cerebro de forma mucho más equilibrada y natural que con GTD. De alguna forma, durante las revisiones o ciclos continuos de la lista, soy capaz de evaluar, sopesar y elegir el trabajo que debo hacer sin problemas. Puede que en la primera pasada por la mañana una tarea sea pasada por alto –debido a un bajo nivel de energía, la falta de contexto o una menor sensación de urgencia–, pero finalmente, a lo largo del día, si realmente esa tarea es importante, será seleccionada y la haré avanzar.

En resumen, no necesito llevar el control de los proyectos por separado –salvo para los pocos realmente grandes–, ya que tengo un perfecto control de las acciones o tareas que los constituyen en la lista única. Para los proyectos grandes tengo toda la documentación en sus carpetas correspondientes. Si quiero tener una lista explícita, puedo anotar los 5-10 nombres de proyecto en una hoja separada, y revisar cada proyecto cuando lo estime necesario para asegurarme de que tengo al menos una tarea definida en la lista de Autofocus.

Finalmente, no necesito hacer revisiones semanales tan detalladas como en GTD. Todo está capturado, organizado y pseudo-procesado en la lista de Autofocus, permanentemente. Por supuesto, tengo que seguir revisando mi calendario para los compromisos fijos, pero con la revisión permanente que hago de la lista siento que tengo todo bien atado. Además, dado que esta revisión es mucho más ligera, tengo menos problemas para hacerla.

Otro asunto muy diferente son las revisiones trimestrales o semestrales, en las que debo alinear lo que hago día a día con mis objetivos y metas a largo plazo. Pero eso es tema para otro artículo.

¿Ya has tenido ocasión de probar Autofocus? ¿Cómo realizas las revisiones y el control de tus proyectos? Comparte tu experiencia en un comentario.

21 comentarios

  1. Estoy en ello, en modo “test” :), y Autofocus encaja más con las necesidades de mi trabajo y con mi forma de encarar las tareas. Cierto que no me he atrevido a liquidar mi lista de “A la espera” que me resulta super útil, pero para la lista de tareas, Autofocus me da lo que necesito: la posibilidad de tachar/subrayar/escribir/guarrear con el papel, hechar en la lista absolutamente todo lo que se me pasa por la cabeza porque, ciertamente, la lista lo filtra solo – y a mi no deja de sorprenderme. Realmente llega un momento en que el cuerpo te pide eliminar ese ítem, o reescribirlo de otra forma, o de hacerlo…Alucinante lo que puede hacer una simple listita en un cuaderno…Y todavía más sorprendente aún me parece notarlo en tan solo unos días…
    Por lo que a la revisión semanal se refiere, es cierto que Autofocus da la posibilidad de llevarlo todo más controlado, saber más en qué andas metid@. No obstante, la revisión semanal (en mi caso los viernes) contribuye también a mi tranquilidad el fin de semana: ordenar aquella carpeta que anda pululando por mi mesa, repasar que tengo en mis cajones todo el material que necesito…cosillas que quizá durante la semana no tengo tiempo de tener en cuenta, encuentran su momento el viernes y me permiten empezar el lunes sabiendo que me puedo poner con mi lista y no necesito nada más.
    .-= Lo último publicado por Laura Rubio: Mirones =-.

    • @Laura Rubio:

      No hace falta que liquides tu lista “A la espera” –de hecho, eso sería una locura–, sino integrarla a la lista de Autofocus. Yo utilizo un prefijo para las tareas a la espera del tipo “(E Luis) Reporte de ventas de fin de mes”, que significa que tengo a la espera un reporte que me tiene que dar Luis. Igualmente utilizo “(A Luis)” para cosas que tengo que tratar con Luis cuando lo vea –la A es de Agenda.

      Me encanta saber que no soy el único que aprecia la forma en que funciona la lista única. Yo he descubierto exactamente lo mismo que mencionas, y estoy igual de sorprendido que tú ;-)

      En cuanto a las revisiones, reconozco que estoy forzando un poco el sistema. En realidad Autofocus no está pensado para eso –es sólo un sistema para gestionar tareas. Sin embargo, es claro que hacer algún tipo de revisión es fundamental en cualquier sistema productivo. Yo sólo trato de averiguar cómo hacerlo sin dejar de utilizar Autofocus. Y según lo veo, una revisión como la que haces es perfectamente compatible con Autofocus.

  2. Os veo muy contentos con el cambio y operando en nada de tiempo. Pero para mi que GTD todavía una kimera en su interpretación mas formal,e preocupa que parte de éxito que veis en AF sea debido a vuestra habilidad y hábitos aprendidos de gtd. quiero decir que si ya eres bueno en GTD, tienes unas habilidades y esquemas mentales que te permiten autootganizarte muy bien sin usar ningún método. Tienes olfato con las tareas. Tienes tranquilidad mental y auotocontrol, etc. ¿no creéis que influye en vuestra evaluación?
    .-= Lo último publicado por Lboisset: Renacer: Plan v2 =-.

    • @Lboisset:

      No sabría qué responderte. Quizá mi caso no sea muy significativo, pues como comentas ya tengo cierta experiencia con GTD. Sin embargo, durante mi investigación de Autofocus he tenido ocasión de leer multitud de experiencias de gente que nunca antes había trabajado con otros sistemas de productividad, y las opiniones coinciden en lo fundamental.

      En cualquier caso, tienes razón en que conocer GTD –o cualquier otro sistema de productividad– ayuda mucho a la hora de trabajar con disciplina.

  3. Hola Jero. Estoy probando Autofocus y estoy de acuerdo con tu comentario, pero me planteo la posibilidad (y de hecho lo estoy probando) de gestionar esa lista simple de tareas a traves de outlook ya que de esta forma existen dos categorías (lista simple y una “a la espera”). Extraigo al cuaderno las tareas para hacer de forma diaria, y de esta forma en el cuaderno puedo hacer anotaciones nuevas sobre las tareas diaras, usarla como método de recopilación y al final del día paso todo esto al outlook que luego sincronizo con la pda. De esta forma llevo el control de tareas en outlook y al mismo tiempo anoto las tareas, sus comentarios y las nuevas recopilaciones a lo largo del día en el cuaderno. Gracias por tus ideas de nuevo.

    • @Juan Suárez:

      Aunque Autofocus está pensando originalmente para ser aplicado en papel, el mismo Mark Forster deja abierta la posibilidad de trabajar de forma digital. Como siempre, todo depende de tus preferencias y forma de trabajar.

      Gracias por aportar tu ímplementación. Pronto tendré Outlook en la oficina, así que es una idea a evaluar cuando llegue el momento :-)

  4. a mi también me da miedo dejar mi sistema de tareas en el outlook, tan ordenado por categorias;como llevo tan poco tiempo con GTD, ahora no quiero destruir el sistema y pasarme al papel (antes también hacía mi lista TO DO todas las mañanas y no me servia para nada).
    Lo que puede ser útil para acercar los dos sistemas es cambiar la vista de las tareas de outlook, y en “vista actual” poner la opción de “lista sencilla” en vez de “por categorias”.

    • @Killi:

      Si te funciona GTD, adelante. No se trata de cambiar por cambiar. Siempre puedes ir adoptando las ideas que más te convengan, o simplemente observar a ver cómo nos va a los demás ;-)

      Por cierto, me gusta la idea de poder altarnar entre lista sencilla y pro categorías de Outlook. Definitivamente, lo probaré cuando tenga Outlook.

  5. Yo el principal problema que le veo a autofus sigue siendo el tamaño de las lista si no se divide en áreas… Es enorme. Como ya te comenté antes lo que hice fue al revés: integrar autofocus en cada lista de GTD, pero te veo tan convencido con este sistema que me haces dudar de si yo estaré haciendo lo correcto.

    • @Chemo:

      Noooo. Aquí no existe eso de “lo correcto”. En realidad hay tantos sistemas productivos como personas. Lo importante es experimentar para encontrar la solución que mejor se adapte a tu forma de trabajar.

      Desde luego, aplicar Autofocus a cada lista separada puede ser muy interesante. David Allen propone utilizar cuatro criterios para elegir la siguiente tarea, pero no explica demasiado cómo utilizarlos en la práctica. Mark Forster propone una forma práctica de hacerlo. En el fondo tienes GTD y utilizas el método de Autofocus para elegir la siguiente tarea en función del contexto. ¡No está nada mal!

      Yo ahora prefiero simplificar mi sistema –eliminando listas– y ver hasta dónde puedo llevar Autofocus, principalmente porque es mucho más sencillo.

  6. Esto nos reafirma que no existe la panacea, tanto GTD como Autofocus te dan el marco, pero sólo tú sabes lo que necesitas y te sirve.
    Sólo mediante ensayo y error llegarás al método que más satisface tus necesidades de gestión

  7. Hola:
    He provado Autofocus y hasta ahora todo bien, solo que yo llevo todo en la Palm y no la sincronizo con la PC. Utilizo la Palm como si fuera un cuaderno.
    En concreto, tengo una Tungsten T3 y utilizo la aplicación “Tareas” para llevar Autofocus. Me ha funcionado.

    Sin embargo, cada dia apunto en una agenda (de papel) las actividades realizadas y cosas importantes. Las reviciones semanales, mensuales y trimestrales las realizo con lo apuntado en la agenda.

    Para trabajar con Autofocus en proyectos muy grandes (de muchas actividades y mucho tiempo), programo hacer la mayor parte en un día de tal forma que no tenga que apuntar cada actividad en la lista porque en ese caso se vuelve enorme como dice Chemo.

    Sobre el comentario de Lboisset, yo no trabajé mucho con GTD, así que supongo que Autofocus puede adaptarse a algunos ambientes de trabajo sin que la persona tenga mucho olfato para los pendientes.

    Saludos

    • @Hluot:

      Ya sea en una Palm o en Outlook, creo que una implementación digital puede funcionar muy bien. Tu caso y el de otros lectores lo demuestran. Como ya he dicho más arriba, todo depende de la forma de trabajar de cada uno –aunque yo no termino de adaptarme a tener un sistema mixto en papel y ordenador; me da la sensación de trabajar el doble :-)

  8. Recupero lo que Jero dijo en otro post: GTD es un marco para organizar ideas. Y aprecio el que seamos únicos e irrepetibles (¿imaginan el mundo con dos como yo? jijijiji). Esto nos regala una diversidad para que encontremos nuestro propio camino, comenzando por distintas entradas al laberinto…

    Creo que enseñar a pensar es algo muy declamado y poco practicado en nuestras aulas. Y que el ejemplo es más contundente que un bonito discurso. Por otro lado, el mejor momento para aprender a ser efectivamente productivo comienza en la panza…

    Todo esto para comentarles que, aún a temprana edad puede aprenderse a organizarse eficazmente. Estoy experimentando con mi hija (¡con quien si no!). Es pequeña y GTD un poco arduo quizá (excepto por la valiosa ayuda de jesusda y sus gráficos que aportara Jero en otro post). El flujo de qué hacer con las cosas es fácilmente comprensible y el “anzuelo” de hacer cosas en menos de dos minutos, tentador. Pero el manejar las listas se le hacía complejo. Ahi es donde la sencillez de AF4 ganó terreno.

    En lo personal, sigo el esquema lógico de GTD, pero adapté a una lista única las tareas y los proyectos. Por razones visuales, uso un bolígrafo de color para identificar los proyectos en curso (dentro de la misma lista cerrada).

    Me fastidiaba tener que detallar las tareas de cada proyecto, porque a veces resultan casi obvias (pero no dejan de ser importantes).

    Nos seguimos leyendo!

  9. ¡Tanto remar para morir en la orilla!

    Resulta que después de tantos sistemas volvemos a las listas de papel únicas, que creo recordar que era Covey o tal vez David Allen quienes se referían a ellas como una primera generación de administración del tiempo ya superada.

    Utilizo el plural porque de forma instintiva estaba volviendo a ellas, de una manera un tanto caótica, pero al fin veía que encontraba tranquilidad en tenerlo todo en un papelito delante de los ojos y recorrerlo una y otra vez con el objetivo de ir tachando.

    He utilizado GTD con la Palm hace unos años, y durante unas temporadas con Thinking Rock y finalmente toodledo.com (una aplicación bastante interesante aunque con las prevenciones necesarias al dejar las tareas de uno en la red), pero me parece que con el apoyo moral de ustedes y con la etiqueta de AF4, que parece como más serio, me vuelvo a mi cuaderno y mi bolígrafo, etapa por la que más o menos todos hemos pasado.
    Dos ideas para diferenciar contextos:
    -Utilizar una hoja DIN A4 en horizontal dibujando los cuatro cuadrantes que propone Covey de forma que los listados vayan a cada lugar para poder centrarnos en lo importante.
    – Para distinguir contextos podemos comenzar un cuaderno por delante,por detrás y desde el centro hacia cada uno de los lado s de manera que vamos recogiendo los listados de tareas en cada uno de los contextos. Nos daría para cuatro roles.

    Lo curioso es que la simplicidad se agradece de nuevo y el acto de escribir a mano nos implica de una forma más física con las tareas.

    En fin, trataré de volver al orden que me ha abandonado desde hace tiempo. Recuerdo unos posts en los que se planteaba la conciliación de la productividad y la familia y estuve tentado de comentar algo al respecto…pero no me dejaron mis obligaciones domésticas en forma de dos diablillos que requerían atención.
    Saludos.

  10. ¡Que interesante que se puso el blog con AF, hay un montón de comentarios!
    En el fondo no creo que sea taaanto un nuevo sistema.
    Lo esencial de GTD o son, de ninguna manera, las listas por contexto.GTD es , ante todo, los tres principios fundamentales:
    -Recopilar
    -Definir la acción siguiente
    -Centrarse en los resultados
    Recopilar, se sigue recopilando en AF.
    Simplemente que por lo que veo en AF primero se recopila haciendo una lista con “cosas”.Y cuando hay que redefinir alguna tarea no queda otra que pensar atentamente “cual es el resultado que quiero” y “cual es la siguiente acción”.
    Le voy a dar una oportunidad a AF =) más que nada para las cuestiones del “mudo real”, para lo artístico me quedo con GTD y su exuberancia barroca.
    .-= Lo último publicado por Catriel: Boceto mural ¡Para empezar a pintar el Lunes! =-.

  11. No conocía AF como sistema, aunque estoy llevando mi listado en un cuaderno. Soy fanático del papel como medio de recopilación.

    GTD me resulta algo complicado en algunos aspectos, profundizare en AF.

    Gracias por el dato!!

    Saludos

  12. Hola Jero, y a toda la comunidad. Es la primera vez que comento en un blog así que espero no pasarme escribiendo. :-)

    En primer lugar, enhorabuena por la excelente calidad del blog, te llevo siguiendo desde la famosa carta, en la que se os pedía a los blogs “productivos” españoles que cerrarais vuestros medios, y llegué a través de Google a la serie “Mi sistema GTD, de la A a la Z” Excelente serie por cierto, y fue la que por fin me animó a comprarme el libro e implementarlo.

    Hasta este mismo momento fue todo un desastre, recopilaba, organizaba, y no hacia, un día y otro. Cierto que eso era lo que también hacía antes (me refiero a no hacer nada) pero ahora con mas trabajo. Yo andaba buscando un sistema con el que no perder el tiempo, ya que soy universitario, y el número de “frentes abiertos” es enorme, y seguía sin moverme.

    El cambio con este sistema es enorme, ha sacado lo mejor de mi, ya que una cosa que hacia muy bien era recopilar, y mirar una vez y otra si tenia todo recopilado, y es que ahora, el sistema consiste en eso, mientras haces las cosas. Cierto que 5 días es muy pronto para decir nada, pero mis tareas avanzan, como no lo habían hecho con el otro sistema.

    Con GTD encontré la motivación, con ZTD entendí el sistema, pero es que con AF4 hago lo que me propuse.

    Así es como he aplicado yo mi sistema: Uso un sistema parecido al que me parece comento Valentina, por un lado de la libreta anoto las tareas diarias, las de la universidad, y las personales que no puedo dejar pasar. Por detrás tengo mi rutina semanal que consta mas o menos de unos 7 hábitos semanales y 2 diarios. Escribirlo me ayuda a hacer lo que mas me apetece en cada momento, pero no abandono ninguno.

    Sigo estando al tanto de como mejorar el sistema y aunque no comente o participe a menudo recibe todo mi apoyo. Saludos a todos, y perdón si lo consideráis un “tocho” muy largo.

  13. Pues yo finalmente lo he ‘desinstalado’ de mi sistema organizativo ;)

    El caso es que prefiero el GTD por tener un mayor control sobre los contextos. Catriel indica que no son el núcleo del GTD pero yo opino que como mínimo son una pate muy importante del sistema. De nada me vale, como dice Allen, recordad una tarea de la oficina si estoy en el aeropuerto. En mi caso el AF4 me da un listado extenso de cosas que no son utilizables por la gran diferenciación de contextos en los que trabajo.

    Decís que la principal ventaja del AF4 es tener la lista a mano y repasarla a menudo. Quizás por eso yo no lo veo tan interesante: yo repaso las listas de GTD (en el contexto en el que estoy) cada poco tiempo. Creo que, de forma más o menos instintiva, es lo mismo que el AF4 pero sin la línea de separación entre Abierta y Cerrada, que me desconcentra si veo cosas en la Abierta que creo que son urgentes.

    Sin embargo veo que el AF4 le ha valido a mucha gente. Como bien dice Jero cada uno somos un mundo particular.

    • @Chemo:

      Aún teniendo varios contextos y hasta 200 tareas activas, siento que no necesito listas contextuales. Si realizas una revisión constante y ágil como la que propone Forster, es muy sencillo indentificar las tareas que pertenecen al mismo contexto. Al menos yo no he tenido problemas.

      De todos modos, no conozco los detalles de tu día a día, y tu argumento me parece válido. A la postre, lo importante es no quedarse en el bucle recopilar-procesar-organizar eternamente, y pasar a la acción. Que cada uno trabaje con el sistema que mejor se adapte a su forma de hacer las cosas, y quizá más importante, lo que psicológicamente le funcione mejor.

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