Priorizar en el trabajo del conocimiento

Botón rojo, botón verdeUno de los conceptos más manidos dentro del mundo de la productividad personal es el de «priorizar». De tanto usarlo y abusar de él, hemos terminado asociándolo a determinadas técnicas, especialmente aquellas relacionadas con el acto de asignar números o letras a cada una de las cosas que tienes que hacer, de manera que resulte más fácil elegir lo que se supone que tienes que hacer en primer lugar. Y digo se supone porque, como seguramente ya habrás comprobado, la cosa no es tan sencilla ni funciona como el sentido común nos dice que debería funcionar.

En los tiempos que corren, asignar prioridades no es priorizar, es una absoluta pérdida de tiempo. Agrupar tareas por prioridad sería una buena solución si las prioridades permanecieran más o menos estables durante un plazo razonable. Sin embargo, en el trabajo del conocimiento, la norma es el cambio constante. Tan pronto terminas de organizar las cosas por prioridad, es probable que el siguiente «input» te obligue a reconsiderar y reorganizar todo de nuevo. Es decir, intentar priorizar como probablemente te han enseñado durante toda tu vida te obliga a hacer un trabajo extra constante de reorganización que se vuelve insostenible muy rápidamente.

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Libera estrés ganando claridad

Parabrisas borrosoPor desgracia, una gran cantidad de profesionales del conocimiento llevan tanto tiempo sometidos a tales niveles de estrés de su trabajo, que han llegado a la conclusión de que la responsabilidad implica necesariamente estar estresado. O se acostumbran de tal manera que ni siquiera se dan cuenta de sus efectos, asumiéndolos como algo natural e inherente a la naturaleza humana.

La gran promesa que trajo David Allen bajo el brazo cuando publicó su libro «Getting Things Done» allá por 2001, y que dio lugar a la metodología de productividad personal GTD®, era que es posible tener altos niveles de responsabilidad y, al mismo tiempo, mantener una sensación de control permanente sobre las distintas áreas de tu vida, tanto laborales como personales. Es decir, que existe una forma de gestionar todas las cosas que requieren tu atención sin sufrir estrés. Y que esa forma de gestionar las cosas no tiene nada que ver con conseguir terminar todo lo que tienes o quieres hacer.

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#CoreGTD: El hábito de reflexionar sobre tu trabajo

Mujer reflexionandoEl cuarto hábito fundamental que nos propone la metodología de productividad personal de David Allen es el hábito de reflexionar o revisar. Interiorizar este nuevo hábito es lo que te permite empezar a sacar provecho del esfuerzo invertido previamente en capturar todas las cosas que llaman tu atención, vaciar las bandejas de entrada de manera regular, aclarando el significado de cada cosa que has capturado, y organizar lo aclarado agrupándolo en categorías según su significado. En cierto modo podemos decir que, sin no hay reflexión, todo el trabajo anterior tiene poco sentido.

Pero, ¿qué es exactamente reflexionar desde el punto de vista de GTD? Reflexionar es revisar de manera regular y sistemática las distintas partes de tu sistema —especialmente las listas y el calendario—, con tres objetivos principales en mente: uno, permitirte elegir mejor qué hacer en un momento dado; dos, asegurar la fiabilidad de tu sistema, manteniéndolo completo y actualizado en todo momento; y tres, tener una visión de conjunto de todos tus compromisos y objetivos, a diferentes niveles y en las diferentes áreas, de manera que puedas tomar mejores decisiones sobre qué hacer primero y qué dejar para después, o directamente no hacer.

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Para quién es la efectividad personal

Interrupción telefónicaTengo que reconocerlo: metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, pueden resultar poco atractivas para algunas personas. Como resultado de la forma de trabajar tan distinta que tiene la inmensa mayoría de profesionales hoy en día, interiorizar la nueva manera de hacer las cosas que proponen estas metodologías supone iniciar un proceso de cambio y mejora que lleva tiempo. Al aprendizaje de los nuevos comportamientos hay que sumarle el esfuerzo adicional de tener que «desaprender» muchos hábitos poco efectivos que muchos vienen arrastrando desde hace años. Por eso, al menos en un primer momento, algunas personas sienten cierto rechazo y terminan llegando a la conclusión de que eso de la efectividad personal no es para ellas.

He hablado mucho del tema en innumerables ocasiones, así que no voy a extenderme ahora en ello. Basta con decir que, tanto a nivel personal como profesional, la realidad que nos ha tocado vivir en el siglo XXI no tiene nada que ver con la de nuestros padres y abuelos. Hoy en día las cosas cambian mucho más deprisa, nos llega información potencialmente útil y relevante constantemente, y la mayoría de las veces no resulta evidente qué es lo que hay que hacer con ella. Y no solo tenemos que aprender a gestionar este flujo constante de información, también debemos asegurarnos de tomar las decisiones correctas sobre cada cosa, dejando sin hacer aquello que puede quedarse sin hacer, y haciendo primero las cosas que aportan más valor a nuestra vida y nuestro trabajo.

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