Registrar tiempos, la falsa productividad personal

Reloj antiguoMe sigue sorprendiendo la cantidad de «soluciones» que continúan vendiendo la idea de registrar el tiempo que se dedica a cada actividad como medida de la productividad de los profesionales. El problema es que, el hecho de dedicarle más o menos tiempo a algo no implica necesariamente mayor o menor productividad. Registrar el tiempo que le dedicas a cada cosa no te da más información que eso: cuánto tiempo estás dedicando a las cosas que decides prestarle atención.

En el trabajo del conocimiento, lo que aporta valor no es lo que haces, mucho menos el tiempo que te dedicas a hacerlo. El valor real está en los resultados que consigues cuando haces las cosas que haces. De hecho, en el trabajo del conocimiento se da la paradoja de que, a menudo, es posible conseguir más valor trabajando menos tiempo. No solo porque puedes aumentar el tiempo que le dedicas a hacer las cosas correctas —evidentemente—, sino porque puedes dejar de dedicar tiempo a muchas de las cosas correctas, cuando el tiempo extra ya no supone un aumento significativo de valor —has alcanzado lo que los anglosajones llaman el «good enough».

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Consultorio GTD: Conseguir resultados sin fecha de vencimiento

Radio vintageHace unos días un lector de mi libro me hacía llegar el siguiente caso:

Te escribo para consultar una duda (…) Soy usuario de GTD desde hace 2 o 3 años gracias a tu libro (…) [y] profesor de universidad, contratado, no funcionario. Tengo por delante 5 años de contrato. Al final de estos 5 años me evaluarán y tendré que haber publicado unos cuantos artículos… cuantos más mejor pues de eso dependerá como de competitivo es mi CV para quedarme en la universidad.

Un artículo científico es una tarea compleja (muy compleja), implica toma de datos en el campo (cientos de horas), análisis estadísticos (cientos de horas), redacción de un borrador (decenas de horas), enviar pruebas a coautores (periodo indeterminado hasta que respondan), enviar artículo a publicar (periodo indeterminado hasta que respondan), hacer los cambios que sugiere la revista (decenas de horas), volverlo a enviar a otra revista porque ha sido rechazado…

Pero no hay una fecha objetiva para la publicación de estos artículos, el número de artículos publicados va a depender de muchas cosas: colaboraciones que surjan, entrada de fondos, disponibilidad de estudiantes que quieren implicarse… En general conseguir publicar dos artículos al año es una meta razonable, incluso se podría aspirar a 3 si tienes un buen equipo.

Estos objetivos se compaginan con otro trabajo que sí que tiene fechas objetivas: la docencia, esta meridianamente claro cuando es cada clase, cuando tienen que estar los exámenes corregidos, etc.

Lo que yo haría es asignar fechas orientativas a cada una de esas fases de escribir los artículos, pero claro eso son fechas subjetivas. Pero es que, si solo doy prioridad a las fechas objetivas nunca trabajaría en los artículos, que son los que van a decidir si después de 5 años sigo estando contratado o no.

¿Qué opinas? ¿Como puedo gestionar este tipo de metas, MUY importantes pero sin fechas objetivas?

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#CoreGTD: La Revisión Semanal

MecánicoYa sabemos que existen tres razones fundamentales por las que debes reflexionar sobre tu trabajo de manera regular. La primera es ayudarte elegir mejor qué hacer en cada momento en el día a día. La segunda es permitirte mantener la fiabilidad de tu sistema de recordatorios, de manera que reflejen la realidad de tu trabajo. Y la tercera es asegurarte de que manejas la información adecuada para tomar las decisiones correctas. De las tres, la Revision Semanal® de GTD® está directamente relacionada con las dos últimas.

En el fragor de la batalla diaria, a muchas personas les produce vértigo dejar de hacer —¡con la cantidad de trabajo que hay!—, y ponerse a reflexionar sobre todo lo que tiene entre manos. El problema es que hacer sin reflexionar pronto se termina convirtiendo en «hacer por hacer», y te deja totalmente a merced de las circunstancias. O dedicas parte de tu atención a revisar todas las partes de tu sistema a conciencia con la suficiente regularidad, o te será imposible alcanzar la promesa de GTD® de eliminar el estrés y mantener una sensación de control permanente sobre tu vida personal y profesional. En este sentido decimos que la Revisión Semanal® es un hábito central de la metodología de productividad personal de David Allen.

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Dos ideas para mejorar el enfoque

Mirada láserSiguiendo con el tema de priorizar en el trabajo del conocimiento, hoy me gustaría compartir contigo algunas ideas sobre por qué a veces resulta tan complicado para algunas personas hacer lo que saben que tendrían que estar haciendo, enfocándose en su lugar en cosas que podrían esperar. Vaya por delante que parto de la base de que cualquiera que se plantea mejorar su efectividad personal es una persona inteligente. Quiero decir, que sabe lo que le conviene.

En frío, la mayoría de la gente parece tener claras qué cosas debe hacer primero y qué cosas pueden esperar. Sin embargo, por alguna razón, y llegados al momento de ponerse a hacer, el comportamiento de un porcentaje significativo de personas no coincide con el de alguien que tiene claras sus prioridades.

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