IX Jornadas OPTIMA LAB: en constante movimiento

IX Jornadas OPTIMA LABEl tiempo pasa rápido. Me incorporé a la red productiva OPTIMA LAB de facto en junio de 2015, poco antes las III Jornadas de Innovación, y ya hemos llegado a la novena edición. Un recorrido que parece corto en tiempo, pero que ha dado muchísimo de sí, tanto en el desarrollo de la red como en mi propio crecimiento personal como consultor artesano y profesional de la efectividad. Y estas nuevas jornadas, que tuvieron lugar los pasados días 21 y 22 de junio, han sido especiales, otra vez…

En primer lugar, han sido unas jornadas especiales porque han sido un poquito más breves que las anteriores. Desde Elche hemos estado utilizando el mismo material fotográfico para nuestro trabajo, y ya era momento de renovarlo. Para ello contamos con la ayuda de Xavier Vila y Cristina García de Quesada, dos profesionales como la copa de un pino a los que tengo —tenemos— mucho que agradecer. A Xavi por su maestría en la dirección fotográfica, cercanía y buen hacer técnico. A Cristina, porque gracias a sus buenas artes salimos tod=s mucho más guap=s.

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GTD: Organizar es agrupar por significado

Legumbres organizadasGTD® es una metodología de efectividad personal basada en hábitos sencillos. Sin embargo, eso no quiere decir que poner en práctica todas las estrategias que propone GTD® sea algo rápido. Como cualquier cambio, dejar de hacer las cosas como las has estado haciendo durante años, y empezar a hacerlas de una forma distinta, lleva tiempo. Además, muchos de los cambios de comportamiento que son necesarios para implementar esta metodología son bastante sutiles, lo que dificulta aún más el proceso.

Uno de los cinco pasos de GTD® es el que llamamos «Organizar». Este paso consiste en poner recordatorios de las cosas que decidimos en un lugar de confianza. El problema es que, para muchas personas recién llegadas a la metodología, organizar suena muy parecido a poner orden, generalmente sin tener en cuenta un criterio objetivo real que facilite el uso de esos recordatorios de manera efectiva a la hora de elegir qué hacer en cada momento, que es uno de los propósitos clave de esta metodología.

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Tecnología y efectividad personal

Tecnología y futuroHace unos días veía a David Allen en una entrevista sobre el futuro de la productividad, un vídeo publicado por Martin Welker de TheNextWeb (en inglés). En él, Allen hablaba precisamente del papel que juega la tecnología en la mejora de la productividad, y me hizo reflexionar sobre este tema tan interesante.

Cada vez está más claro el impacto que tendrá —que ya está teniendo— la tecnología en la configuración de los trabajos del futuro. La inteligencia artificial (IA) está extinguiendo perfiles que hace apenas unos años se pensaban intocables por la automatización. Lo que hace poco tiempo se consideraba sorprendente futuro del trabajo, cada vez resulta menos sorprendente y, quien más quien menos, a estas alturas casi todos ya tenemos bastante claro que el trabajo que hacemos hoy —mediados de 2017— podría desaparecer en los próximos años, o al menos verse profundamente transformado, hasta el punto de volverse irreconocible.

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No culpes al mensajero

Ajedrez y espejoSi le preguntas a cualquier persona cuántas cosas tienes por hacer, seguramente echaría un vistazo a su lista de tareas, contaría el número de líneas que tiene anotadas, y luego te daría la cifra resultante.

Si esa misma persona practicara GTD®, tardaría un poco más en responderte. Tendría que contar primero las siguientes acciones que tiene en sus distintas listas de contexto —acciones físicas y visibles que tiene que llevar a cabo lo antes posible—; luego le sumaría los asuntos que aparecen delegados en su lista «A la espera» —cosas de las que él es el responsable, pero que están en manos de otros—; después añadiría los asuntos que tiene incubando en sus listas «Algún día/Tal vez» —cosas a las que ha decidido no prestarle atención de momento y, por tanto, tiene que volver a evaluar más adelante—; además, claro, de todo lo que tiene en el calendario —cosas que tiene que hacer en un día y/u hora específicos. La cifra de cosas resultante sería, con toda seguridad, bastante mayor que en el primer caso.

La cuestión relevante aquí es: ¿cuál de las dos respuestas representa de manera más precisa la realidad?

Muchas personas son reacias a utilizar varias listas a la hora de organizarse porque eso, dicen, vuelve las cosas más «complicadas». Menos es más, dicen otros. Si puedo tenerlo todo en una sola lista, ¿por qué tener varias? No entienden que, al «simplificar» su organización, lo que hacen en realidad es complicarlo todo mucho más de lo necesario, ocultando la complejidad real de lo que tienen entre manos y, por tanto, engañándose a sí mismos y dificultándose el trabajo.

Organizarse utilizando varias listas, es decir, agrupando cada cosa según su significado, lejos de añadir complejidad a tu forma de trabajar, lo que hace es permitirte ver la realidad de una manera mucho más precisa. Por otro lado, el que tus listas contengan una gran cantidad de cosas no quiere decir que tu forma de organizarte sea más complicada, sino que tu realidad tiene muchos más matices de los que eras consciente hasta ahora.

Metodologías de productividad personal como GTD®, o de efectividad personal como OPTIMA3®, simplemente te ponen delante del espejo de la realidad de tu trabajo y de tu vida personal, con todos sus ángulos y aristas, y te obligan a actuar en consecuencia. Si te asusta la complejidad de la realidad que estás viendo, lo entiendo, nadie te culpa por ello. Pero no le eches la culpa al mensajero.