Archivo de papel, simple

Archivo de papel, simple

Hay varios factores que podrían considerarse de éxito a la hora de organizarnos mejor y ser más productivos. Entre ellos, uno que para mi ha supuesto una gran diferencia a lo largo de los años es el asunto del archivo adecuado de los documentos de papel. Parece mentira como un detalle tan simple como tener papeles sin organizar puede causar tanto estrés, distracción y “ruido” productivo.

Disponer de un sistema de archivo rápido, y un método claro y bien definido para archivar todo lo que cae en tus manos, es fundamental para empezar a recoger los frutos de un método de organización como GTD. Claro, lo ideal sería no tener que archivar papel. Pero, aunque existen varias maneras de reducir el papel que debes archivar, quien más quien menos, todos tenemos cierto volumen de documentos que debemos organizar de alguna manera. No importa que ya estemos inmersos en la era de la tecnología, el papel seguirá estando con nosotros mucho tiempo, si es que alguna vez llega a desaparecer. Así que más nos vale aprender a manejarlo de manera eficiente.

Cuando intentas establecer un sistema de archivo por primera vez, la tendencia natural es crear un sistema de categorías y subcategorías, con la intención de facilitar las búsquedas del material. Yo he pasado por ahí también, lo reconozco. Si este es tu caso, te quiero ahorrar tiempo: no lo hagas, no funciona. La mayor parte de los documentos pueden clasificarse dentro de distintas categorías, y cuantas más categorías y posibles recipientes tengas, más difícil será decidir dónde guardarlos. El problema se agrava porque los criterios de clasificación que hoy creemos tener claros se van difuminando con el tiempo. Al final, para encontrar algo, tendrás que mirar en 7 categorías distintas. Y eso es frustrante.

Por tanto, la regla más importante de un sistema de archivo simple es tener muy pocas categorías, cuantas menos mejor –y esto es válido también para cualquier otro sistema de archivo, incluido lo que guardas en el ordenador–. Por ejemplo, hace años yo organizaba los recibos y facturas por tipo o empresa de servicios. Así, tenía la categoría “Recibos de luz”, “Recibos del agua”, etc. Con el tiempo me di cuenta de que cada mes tenía sólo entre 8 y 10 recibos de este tipo, así que decidí eliminar 8 categorías y quedarme sólo con una, llamada “Recibos”.

Con este simple gesto pude eliminar la necesidad de pensar qué tipo de recibo me llegaba: si era un recibo, siempre iba al mismo lugar. De hecho, actualmente ni siquiera tengo una categoría “Recibos”, sino una sección del archivo ordenada cronológicamente donde guardo recibos, estados de cuenta y otros documentos que son de emisión periódica.

Igual que es bueno tener pocas categorías, también conviene tener pocos lugares donde guardar. Yo trabajo con dos archivadores. En uno tengo el archivo de trabajo y en el otro el “archivo muerto”, que en realidad no está tan muerto. Veamos cómo funciona.

El archivo de trabajo está formado por un mini archivador portátil, con asa incluida, para guardar carpetas colgantes. Contiene todos los recibos de los últimos doce meses y los documentos clave vigentes, como pólizas de seguro, contratos, garantías, pasaportes, escrituras, etc. Cuando diseñé este archivador mi idea era tener los documentos imprescindibles que me llevaría conmigo en caso de una emergencia. Todos los documentos importantes deben estar ahí, tanto para reclamar al seguro en caso de un incendio, como para que mi mujer pueda hacer cualquier tipo de papeleo si a mi me llegara a pasar algo. Vamos, lo que yo llamo mi kit de contingencia personal.

Para simplificar el sistema de categorías, el archivo de trabajo está dividido en dos secciones, separadas entre sí por una carpeta colgante vacía de color naranja para apreciar la división de un vistazo. La primera sección es un simple archivo cronológico, con 12 carpetas colgantes verdes, etiquetadas desde “Enero” hasta “Diciembre”. Cualquier recibo o estado de cuenta va a parar a una de estas carpetas.

La segunda sección, la que yo llamo archivo alfabético, contiene una carpeta colgante por cada categoría de archivo. En mi caso, tengo alrededor de 15 carpetas. Intento utilizar categorías genéricas. Por ejemplo, en lugar de “Seguro de casa”, y “Seguro del coche”, tengo una sola carpeta llamada “Seguros”. Otras categorías que utilizo son “Contratos”, “Garantías”, “Coche” –decidí reunir todos los documentos del coche en un sólo lugar por si decido venderlo algún día–, “Jero” –para documentos estrictamente personales–, “Currículum” –para certificados y constancias de cursos–, etc.

Al principio utilizaba carpetas manila para guardar los documentos en cada carpeta colgante, pero eso ocupaba espacio innecesario en mi, ya de por sí, reducido archivo de trabajo. Así que ahora agrupo los papeles con un clip que coloco en el lado largo de las hojas –al archivarlo queda en la parte superior–, y si es necesario, les pego un post-it con una descripción de lo que es. Por ejemplo, todos los recibos del mes de noviembre de 2011 están agrupados con un clip y tienen un post-it con el texto “NOV 2011″ pegado en el primer documento del paquete. De esa forma es muy fácil separar el paquete de recibos de otros paquetes de documentos que tenga archivados en la carpeta de noviembre.

Como mi archivo de trabajo es pequeño, cada cierto tiempo hago una revisión de documentos, destruyo documentos obsoletos y muevo documentos antigüos del archivo de trabajo al archivo muerto. Este archivo es un contenedor de plástico preparado para guardar carpetas colgantes, aproximadamente del doble de capacidad que el archivo de trabajo. La estructura es muy similar, con una parte cronológica –esta vez por años–, para recibos y estados de cuenta, y otra alfabética. Todavía no me he quedado sin espacio en el archivo muerto, pero mi intención es destruir los documentos que salgan del archivo muerto cuando llegue el momento.

Por último, decir que cuando muevo documentos al archivo muerto, primero los digitalizo. De ese modo, siempre tengo los documentos clave originales del archivo de trabajo, y al menos una copia digital de los documentos del archivo muerto.

Y tú, ¿cómo organizas tu archivo de papel? Compártelo con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

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19 comentarios

  1. Después de cometer los errores que apuntas, hago lo mismo que tu con un archivador de asuntos “muertos”…
    Lo que no hago – y pienso hacerlo- es digitalizarlos antes del archivo muerto o destruirlos.

    También tengo intención de aplicarlo al ordenador, que ya me resulta caótico.

    Buen artículo-
    Un saludo
    Ávalon

  2. hola Jero, me alegra un montón verte de vuelta y ademas con esa energía (vaya nivelazo de publicaciones – cantidad y calidad -). Enhorabuena por tu libro, estoy deseando comprarlo, y por ultimo felicidades por el articulo, que parece que lo hayas escrito para mi ,ademas hoy¡¡¡, precisamente cuando lo necesitaba. gracias gracias gracias.
    pd: ¿que estructura sigues con los archivos digitalizados?, ¿y con los demas archivos vídeos, música, libros, words , pdfs , fotos, etc….? ¿ también sigues una estructura tan simple y eficaz como esta?. ¡¡¡que lujo tenerte al alcance¡¡¡ gracias de nuevo desde Sevilla – Andalucía – España – er mundo.

    post pd: ya te contare como ha ido lo del archivo de papel, ¡¡¡tengo hasta ganas de empezar¡¡ ¿que te parece?

  3. Hola:

    Mi problema es que a veces el archivo “de papel” incluye cables, conectores, herramienta y otras cosas que no es posible meter en un folder: es parte de la naturaleza de mi trabajo.

    Cuando en el trabajo tengo papel y solo papel entonces tengo un folder o clip por proyecto en desarrollo, generalmente son 8 a 12 proyectos simultaneos.

    Para los papeles personales, tengo más o menos el mismo sistema que comentas aunque los papeles de cada banco estan por separado, no manejo ningún recivo y las facturas están con los papeles de Hacienda (declaración de impuestos) aun cuando no entren en la declaración.

    Por último, cuando puedo desacerme de un papel y pasarlo a electronico, lo hago sin pensarlo mucho. Para ordenar los electronicos sigo utilizando mi sistema de archivos, que tan amablemente citas al final de este post.

    Saludos.

  4. Bueno, cada caso es un mundo, pero en el mio lo que llevo es un archivo por año. Todos los recibos de un año especifico quedan enganchados, agrupados y etiquetados, y pasan (una vez terminado el año) a una caja que usamos como deposito en caso que se requiera buscar algo.

    Durante el año en curso, tenemos con mi esposa una bandeja de entrada, donde usamos un gancho bien grande para mantener todos los papeles unidos. Arriba de todo un separador, por encima del cual vamos poniendo todo lo que arriba a la bandeja. Luego, una vez pagado o hecho lo que se debiera hacer, se pasa automáticamente al fondo de la pila del gancho.

    A fin de año tomamos todos los papeles del gancho, los organizamos por fuente y los ponemos todos juntos y atados/envueltos/etiquetados en la caja mencionada al principio.

    Es un sistema que usamos hace años, y nos ha resultado muy simple y eficaz.

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo

    Es un sistema sencillo

  5. Enhorabuena por tu libro, estoy deseando comprarlo, y por ultimo felicidades por el articulo, que parece que lo hayas escrito para mi me ayudo vastante en aclarar algunas dudas que no pensaba en solucionar….
    Gracias de nuevo, que Dios lo bendiga

  6. Siempre que es posible, pido que me envíen los extractos bancarios y facturas (agua, luz, teléfono, etc.) por email o que me manden un aviso para descargármelos en pdf. De esa forma mi archivo en papel es muy básico y se reduce a tres pequeños cajones. En uno de los cajones están las escrituras, contratos y seguros; y en otro cajón tenemos todas las garantías y tickets de compra por si tenemos que devolver o enviar a reparar algún aparato. Por último, en otro cajoncito están todos los títulos y certificados académicos.
    Un par de veces al año, mi mujer y yo solemos revisar todos los papeles y cada vez nos quedamos con menos :)

  7. En mi caso sigo un sistema muy simplificado, con unos pocos depósitos fundamentales:
    · Piso: recibos, seguros, escrituras, etc… Siempre inserto documentos por el mismo lado depósito.
    · Médicos: tarjetas, informes médicos, etc.
    · Banco: todas las notificaciones de los bancos, contratos, etc.
    etc…
    En cada depósito, lo más importante (escrituras, contratos, etc…) va dentro de un sobre.

    Descubrí que tardo menos en buscar en uno de estos depósitos FIFO cuando lo necesito que en buscar un sistema más complejo que me llevaría tiempo “a diario”.

  8. Enhorabuena Jero, veo que vuelves a tener que hacer cosas más rentables que este blog.
    Me alegro de que las cosas te vayan bien, pero yo sigo tu blog y de ser uno de los más productivos (por producción y por sus post) a pasado a ser uno de los menos productivos.

    Si vas a desaparecer un tiempo y a no publicar con la periodicidad que anuciaste en tiempos podías avisar (del cierre temporal, total o del cambio de periodicidad). ¿O es para mostrar las limitaciones de GTD?

    Un saludo. ¿Hasta pronto?

    • @Manuel:

      No anuncié suspensión porque no había tal, al menos no tenía intención de que lo fuera. De todos modos, ya estoy desempolvando el teclado para volver. En mi próximo post os comento mis planes.

      Te agradezco tu comentario, demuestra que realmente te interesa mi trabajo. Y te pido una disculpa por la falta de información.

  9. Hola Jero,

    ¿Cuándo te tendremos de vuelta para que nos otorgues alimento productivo?
    Se te extraña por aquí.

    Un abrazo,

    Huicho

  10. Comparto tu preocupación Huicho ya van casi 4 meses. Sería bueno que reaparezcas aunque sólo sea para decir estoy aquí.
    Esto es sólo como comentario y no es una crítica pero me he dado cuenta que el artículo que permanentemente tiene comentarios es el de 7 razones por las que es mejor caminar que correr, es algo insólito que en un blog de productividad existan muchísimas entradas por algo de deporte, para relacionarlo más con el blog, diría con un cambio de actitud, allí tienes material para un artículo, cómo la decisión de cambiar o ser más productivo se interrelaciona con un cambio mental y físico o cómo decidiendo hacer un cambio con mi cuerpo puedo llegar a un cambio en mi vida y en mi mente. Otra opción es comenzar a describir cómo es el proceso de un cambio.
    Espero pronto tener noticias tuyas

    • @Pablo L:

      Gracias por apuntarlo. La verdad, sí me había dado cuenta –y hay otro artículo sobre Robert Kiyosaki que también tiene muchísimo tráfico–. Por desgracia, son artículos publicado en una época en que no estaba tan centrado en el tema de este blog, y no es fácil capitalizarlos.

      Gracias a los milagros del SEO, y a que son temas que no pasan de moda, han coseguido muchísimo tráfico. Sin duda, una lección a aprender para futuros artículos.

  11. Buenos dias,
    Queria pedirte que consejo podes darme para armar un archivo de toda documentación en papel, en general son todos informes en formato word, carpetas anilladas y de todo tipo de temas, que estan relacionados a 2 empredasas pero lo que mas me preocupa es que el mobiliario con el que cuento son armarios con puertas y estantes!
    Gracias y saludos,

    • @Carolina:

      Para empezar, te recomendaría que los informes los digitalizaras con un scanner y los guardaras en el ordenador. Lo mismo aplica para cualquier otro documento que no sea imprescindible tener en papel. Para las facturas, recibos, etc. dado que una vez cerrado el mes es difícil que vayas a necesitar el papel de nuevo, digitalízalo y luego archívalo en una carpeta por año –o por mes, dependiendo del volumen de papel–, y guárdalas en cajas etiquetadas fuera del armario.

      El mejor consejo que te puedo dar es tener el archivo “vivo” más pequeño que te puedas permitir. Procura tener todo digitalizado, y sólo acude a los originales en papel cuando sea necesario, por ejemplo si hacienda te los pide.

      Si lo haces bien, seguramente podrás tener una simple caja dentro del armario, y te sobrará muchísimo espacio.

  12. El control del la avalancha de papeles y facturas es una
    lucha cotidiana en mi mesa de despacho.
    No se si lo comentaras en tu libro pero he usado algunas
    tablets por encima y me parecen una solucion para poder
    desprenderse de papeles y comenzar a organizarse.
    Me gustaria que escribieses algun articulo sobre los
    tablets, pues no se cual escoger y por donde empezar.
    Soy profesor quiero organizarme mejor para alcanzar
    las metas que tengo en mente.
    Gracias.

    • @Ricardo:

      Yo también pienso que las tabletas están suponiendo un antes y un después en la productividad, pues nos permiten descontextualizar la gran mayoría de las tareas. De hecho, llevo ya un tiempo utilizando sólo mi iPad para todos los asuntos personales, y la experiencia es más que satisfactoria.

      No he utilizado otras tabletas, así que no puedo hacer una comparativa o recomendarte una. Sólo te puedo decir que la que tengo me encanta. Tengo previsto publicar un artículo –quizá una serie– sobre cómo utilizo el iPad para mi flujo de trabajo. Quizá eso te pueda orientar un poco sobre lo que puedes esperar hacer y no hacer con una tableta, y si se ajusta a lo que estás buscando.

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