Aprendiendo a vivir con los no “productivos”

Aprendiendo a vivir con los no productivos

Algunos de vosotros ya lleváis un tiempo siguiendo este blog. Después de unos meses de trabajo duro habéis conseguido poner en marcha GTD –u otro sistema de organización personal que os funciona. Ahora tenéis las cosas bajo control. El nivel de trabajo no ha menguado, pero al menos sabéis dónde estáis. Tenéis claro lo que habéis delegado, lo que podéis hacer inmediatamente, y qué frentes tenéis abiertos.

En nuestro mundo de colores todas las siguientes acciones están en una lista, las carpetas manila de los proyectos perfectamente etiquetadas y ordenadas, y la bandeja de entrada de la mesa siempre vacía –o al menos casi siempre ;-) El problema viene cuando toca delegar…

Todos hemos sufrido en algún momento la pésima productividad personal de la gente que nos rodea. Una vez conseguimos tener a punto nuestro sistema, vemos todo tan claro que no entendemos porqué los demás son tan desorganizados –se nos olvida que nosotros estuvimos ahí una vez, pero eso es otro tema– ;-) La cuestión es que a veces delegar una tarea resulta en un auténtico suplicio.

La productividad personal es… eso, personal. Me consta que muchos productivos han tratado de enseñar productividad a sus compañeros de trabajo, amigos y familia. Y aunque a veces alguno, de vez en cuando, tiene éxito, la verdad es que resulta muy difícil inculcar este concepto a alguien que no le interesa. Como el intentar que alguien deje de fumar, uno no enseña productividad si la otra persona no siente que necesita ser productivo.

La mayoría de las personas con las que me cruzo diariamente me mira como un bicho raro si digo que escribo sobre productividad personal. Creen que soy un freak. No ven la utilidad de aprender las técnicas o de utilizar correctamente las herramientas que enseño. Al final siempre me quedo con la sensación de que se van pensando: “Tú haz las cosas así de raras, que yo las haré como a mi me parezca”.

Así que hace tiempo que desistí de tratar de enseñar productividad personal a quien no le interesa, igual que tampoco doy consejos a quien no me los pide. El tiempo y la energía que empleo no compensan el evitarme un par de llamadas, o el implementar el control extra en las tareas que delego. Simplemente no merece la pena.

Por eso dejo que cada uno se organice como quiera. Finalmente siempre hay alguien que siente curiosidad por mi forma de trabajar, se acerca a mi mesa y pregunta por este o aquél detalle de mi sistema. Y es entonces cuando sí les explico cómo, el capturar todo y procesar la bandeja de entrada todos los días, por ejemplo, puede ayudarle a ser más eficiente y trabajar con menos estrés. Mientras eso no sucede, trato de trabajar con los no “productivos” aplicando la máxima de “vive, y deja vivir” :-)

Y tú, ¿qué tal te llevas con los no “productivos” que te rodean? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por ntr23 (via Flickr)

34 comentarios

  1. Pues la verdad es que lo llevo muy mal. Soy la secretaria de mi cole pero ejerzo de secretaria y administrativo. Para hacer mi trabajo dispongo de 40 minutos diarios de lunes a jueves y tengo que dedicar mi descanso de media hora a ir al servicio, prepararme una infusión que nunca me bebo y adelantar trabajo (todo en media hora de descanso) Lo peor viene cuando tu director es un caos que te va presentando trabajos que tendrían que estar todos listos ayer.
    Dedico media hora cada mañana, antes de que se levanten mis hijas, a organizar mis tareas como bien estoy aprendiendo en tu blog y alguno más, pero entenderás que me sirva de poco con superiores desastrosos.
    Consecuencia: el pasado viernes, corriendo por el pasillo resbalé y tuve una luxación de hombro. Al menos voy a descansar en casa unos días…
    ¿Hay alguna solución para esto que no pase por verte en la calle sin trabajo?

    • @Eva:

      En tu caso parece evidente que priorizar es fundamental. Dice David Allen, y dice bien, que es imposible hacer todo lo que pasa por delante de nuestros escritorios. A lo más que podemos aspirar es a aprender a dejar pasar lo menos importante, y centrarnos en lo que nos aporta más valor.

      Y aquí no vale decir “es que todo es importante”. No. Todo en esta vida tiene una importancia relativa, sólo es cuestión de tener claras cuáles son tus prioridades y tener el valor de establecer el orden –por ejemplo, tu salud mental debería estar por encima de lo que tu jefe considera importante ;-)

      Y pasando a algo más práctico, te recomiendo que leas este artículo que publiqué en El Canasto el verano pasado, creo que te puede ayudar a aclarar las ideas:

      http://canasto.es/2010/07/4-claves-para-lidiar-con-las-urgencias-del-jefe/

  2. Hola Jero,

    Es un hecho que no se puede enseñar a quien no está dispuesto a aprender. Sólo lleva a una perdida de tiempo para las dos partes, además de un sentimiento de agobio y de pesadez.

    Lo que si se puede, es estar disponible para cuando nos pidan ayuda. Si realmente la quieren lo que les digamos podrá tener algún efecto.

    Como se suele decir. “Cuando el alumno está preparado el maestro aparece”.

    Yo lo he observando con el tema del control de las finanzas personales y el objetivo de lograr la libertad financiera.

    Al principio hablaba de ello con mi familia tratando de que vieran lo mismo que yo había descubierto hacia poco tiempo, pero luego me di cuenta que no servía de nada, lo que conseguía era que se aburrieran, y que no tuvieran ningún interés. Decidí dejarlo estar, saben lo que estoy haciendo y cuando les interese podrán contar conmigo para que les cuente lo que sé.

    Un saludo,

    Inma.

    • @Inma:

      Casi todos hemos pasado por esa fase de “incomprendidos” en algún momento de nuestra vida, en diferentes áreas. La verdad es que cuando uno encuentra su momento “a-ha” que dicen los anglosajones, es inevitable emocionarse y querer transmitir nuestro descubrimiento a todo el mundo que nos rodea. No nos damos cuenta de que los momentos “a-ha” son muy personales, y cada uno debe encontrarlos a su manera, si es que tiene la apertura de mente necesaria como para alguna vez encuentralos.

    • @darkpollo:

      No quiero entrar en discusiones “fuertes” ;-) pero lo que mencionas es un tema muy interesante.

      Personalmente, no trato de convencer a los que me rodean, pero si está en mi mano decidir –por ejemplo, a la hora de contratar o evaluar a un empleado– me quedo con los que creo que están dispuestos a cambiar y mejorar. Los que no, lo siento, pero no me sirven –seguro encontrarán otro trabajo en que sus métodos se acomoden mejor ;-)

      Como digo, es un tema polémico. No pido que todo el mundo trabaje como yo, pero sí al menos que tengan la humildad para reconocer que puede haber mejores formas de trabajar, y tener la disposición para cambiar sus métodos si es necesario.

      En cuanto a los jefes, te sugiero leer el artículo que también recomiendo a Eva un poco más arriba.

  3. Buenos días (Todavía…),

    La productividad y la organización están totalmente ligadas. Creo que estaréis de acuerdo con la idea de que existen sistemas que mejoran la organización y con ello la productividad de la persona pero lo que me crea más dudas es de que exista “un sistema” que sea el mismo para todo el mundo y que obtenga los mismos resultados de eficiencia, eficacia y efectividad para todos.
    Cómo psicólogo y por mi formación, no puedo dejar de ver y ser consciente de las diferencias sutiles que nos distancian los unos de los otros: los hay visuales, auditivos, kinestésicos, los hay extrovertidos, introvertidos, los hay de ritmo circadiano matutino, vespertino, los hay orientados al poder, a la afiliación, al logro, los hay del Barcelona, del Real Madrid etc. ¿cómo aunar un sólo sistema útil para todos?
    La respuesta creo que está en encontrar la manera de enseñar a encontrar a la propia persona su propia manera.
    Saludos,
    PabloIR

    • @PabloIR:

      Tu intuición es buena. No se puede decir que exista un método o un sistema de organización ideal, que funcione para todo el mundo. Lo que sí existen son principios productivos universales, que son ciertos independientemente de las circunstancias de cada uno. En este sentido, hay métodos que implementan con más éxito que otros dichos principios, y es por eso que algunos métodos parecen funcionar mejor que otros en la mayoría de los casos.

      De todos modos, al final somos nosotros los que debemos “tunear” el método para ajustarlo a nuestra forma de trabajar y preferencias. Es como cuando compras un traje: puedes comprar uno ya hecho y utilizarlo tal y como está, o puedes llevarlo a un sastre para que te arregle el bajo del patalón o te ajuste la manga de la chaqueta para que te quede perfectamente. En función de lo que decidas hacer obtendrás mejores o no tan mejores resultados ;-)

  4. Totalmente de acuerdo con el artículo, si alguien en el equipo de trabajo no está interesado en ser productivo, nunca pondrá de su parte y será un lastre para cualquier proyecto. Lo mejor es prescindir de sus servicios. Lástima que muchas veces son personas con talento las que “sufren este mal”.

    • @Soluciones Web:

      Justo lo que le comentaba a darkpollo un poco más arriba. La solución a este y otro problemas similares a menudo son muy simples –en este caso, prescindir de los servicios de quien no está dispuesto a colaborar. Otra cosa es que a veces no estemos dispuestos a tomar la decisión :-)

  5. Yo creo que aquí tiene una importancia abismal la relación con el improductivo. Si es un empleado -> “Nudge”. Si no depende para nada de ti: los resultados estarán a la vista. En cualquier caso me apunto tu experiencia,

    Un saludo

    • @Iago:

      Interesante. La técnica del “nudging” –nunca la había utilizado en este contexto– funciona a veces, pero en no pocas ocasiones el problema es la falta de actitud por parte del empleado. Si un toque de atención no funciona, hay que ser más expeditivos. La idea es tener la claridad de mente y el valor necesarios para tomar las decisiones correctas en cada momento.

  6. Para mi lo más difícil de soportar es cuando la improductividad de los que tienes alrededor en el entorno laboral acaba provocando que nos sobrecarguemos nosotros de faena.

    En estos casos considero que lo mejor es centrarse en nuestros objetivos y amablemente renunciar a las tareas que no nos correspondan.

    Otra opción es exponer abiertamente nuestra postura con los compañeros improductivos y definir claramente las áreas de responsabilidad de cada uno. Aunque entiendo que esta opción puede resultar impopular y por tanto, más difícil de afrontar.

    En ambos casos, la idea es que cada uno asuma las consecuencias de sus actos (laborales), y los improductivos al quedar en evidencia no tengan más remedio que esforzarse por ser más productivos.

    ¿Qué opináis?

    • @José:

      Totalmente de acuerdo. Ambas estrategias correctamente combinadas son de gran ayuda. Desde luego, lo único que no recomiendo es asumir las responsabilidades de los demás. Aunque pueda parecer una salida al problema, solo lo es en el corto –cortísimo plazo–, nunca en el largo.

      Ante situaciones como la que describes, es mejor tomar al toro por los cuernos desde el principio. O como reza el refrán popular, mejor ponerse una vez rojo que ciento amarillo.

  7. Hola Jero,

    ¡Vaya que tus artículos siempre llegan en el momento que más los necesito!

    Fíjate que a mi me está ocurriendo eso ahora, me enfoco en mis actividades y trato de no andar saludando ni platicando todo el tiempo en el famoso “Radiopasillo”, sin embargo los hábitos productivos me llevan a terminar mis proyectos a tiempo, lo cual es un gran logro para mí.

    El problema radica en que obviamente hay gente que no entiende que uno está haciendo las cosas de una manera “distinta”.

    Yo ya no busco explicar tampoco mis nuevos hábitos en lo concerniente a productividad y minimalismo, “ayuda a quien la pida”, sin embargo a veces si es muy complicado darte cuenta que uno también estuvo ahí y que lo importante es seguir transmitiendo las ideas, tal vez algún día le llegarán a alguien.

    Excelente post.

    Te mando un gran saludo.

    Omar Carreño

    • @Omar:

      Es cierto, no debemos olvidar que uno estuvo ahí una vez. Pero eso no significa que debemos “convertir” a los demás a toda costa. El que se tome en serio su trabajo seguro se dará cuenta de tus resultados, se empezará a interesar en tu forma de hacer las cosas, y eventualmente pedirá consejo. Es entonces cuando podemos entrar con todo nuestro armamento… :-)

  8. Hola, gracias por todo lo que nos enseñas, lo triste es que en mi caso al tener todo controlado y orgalizado; resulta que debo apoyar a la gente improductiva y casi cargarla a cuestas y tareas que los improductivos no hacen me las heredan por mis buenos resultados : ( alguna recomendación para dejar de cargar perezosos

    Gracias

    Edith

    • @Edith:

      Sí, tengo una recomendación –me voy a saltar mi propio consejo de no dar consejos ;-)–: aprende a decir NO.

      Define claramente hasta donde llegan tus responsabilidades. Si tu trabajo es apoyar, es apoyar, no solucionar o hacer el trabajo de otros. Una vez tengas claro lo que te corresponde, es muy fácil decir no cuando es necesario.

      Créeme, aprender a decir no cambiará tu vida productiva de maneras que no puedes ni imaginar ahora.

  9. Hola!
    Excelente post.
    Frecuentemente estoy en situaciones donde tengo que trabajar en equipo con personas “no productivas”. Me resulta bastante difícil. ¿Qué hacer cuando alejarte de ellos no es una opción?

    • @María José:

      No sé exactamente cuál sea tu situación, pero estoy por decirte que siempre existe la opción de alejarse –es cuestión de tener el valor para hacerlo. Dicho lo cual, no siempre es necesario alejarse.

      A veces una conversación con un jefe común a ti y a los improductivos es más que suficiente. Si tu jefe es también parte del problema, sigue subiendo en la jerarquía. Si finalmente toda la jerarquía es parte del problema, entonces yo me plantearía seriamente si ese es el lugar adecuado para mi.

  10. Hola Jero

    Por lo general en las organizaciones modernas la tendencia es hacia el trabajo en equipo, en ese sentido la pregunta es cómo influenciar en el equipo en el cual trabajamos sobre los principios y prácticas de la productividad personal, digo influenciar ya que es una tarea de liderazgo.

    Si hacemos una analogía futbolística, yo puedo anotar 2 goles perfectos, pero mi equipo perdió 4 a 2.

    En ese sentido la observación que hace darkpollo me parece muy pertinente tanto en la mirada hacia abajo y hacia arriba.

    Saludos

    • @Samuel:

      Insisto, si yo marco goles pero mi equipo elude su responsabilidad sistemáticamente –es decir, perdemos todos los domingos por falta de interés y coordinación– yo me cambio de equipo ;-) O dicho de otro modo, prefiero utilizar mi liderazgo con personas que realmente tengan actitud e interés…

  11. Hola Jero, hola a tod@s:

    Se ha puesto muy buena la conversación sobre este excelente post. Voy a meter mi cuchara ahora:

    Edith: Tienes toda la razón. Suele suceder que la persona más productiva de un equipo de trabajo cargue con toda la responsabilidad. Y creo nos que sucede todavía con mayor frecuencia a las mujeres, por la forma como nos han educado. Yo he aprendido a entregar proyectos o trabajos siempre el día en que deben estar listos y nunca antes. ¿Por qué? Porque, de lo contrario, suele suceder que nos encargan algo más que está pendiente y que en realidad era responsabilidad de otra persona. No me gusta esta idea, pues no me parece del todo honesta, pero la he llevado a la práctica en momentos donde consideré importante protegerme de que me carguen la mano, como decimos en México.
    Eva: Te deseo que este descanso forzoso te ayude a restaurar tus fuerzas. ¿Por qué siempres son los colegios los que quieren pagar un solo sueldo por múltiples trabajos? Ojalá encuentres la manera de influir sobre tu jefe para que esto cambie. ¡Cuarenta minutos para realizar todo el trabajo de secretaria! Tienes toda mi comprensión.
    Saludos a tod@s,
    Claudia

    • @Claudia:

      Muchas gracias por tu aportación. Aprender a “torear” con las fechas de entrega es una habilidad necesaria en muchas ocasiones. En mi opinión no es tan deshonesto, especialmente si cumples con las fechas pactadas entre todos, y si el tiempo ganado lo aprovechas para avanzar en otros asuntos importantes para ti –ya sean profesional o personales.

  12. Hola a tod@s:

    La inmensa mayoría de ms horas de trabajo son en solitario, con lo cual esta convivencia se reduce a llamadas y emails. Y estas interrupciones las puedo manejar a golpe de “Pomodoro” (es decir, que se esperen media hora).

    Pero comparto despacho ocasionalmente y, de momento, la convivencia consiste en NO aplicar GTD. La alternativa es un conflicto de difícil solución.

    En esas horas me dedico exclusivamente a las tareas que podemos tener en común siguiendo SU ritmo y dejándome el pomodoro en casa ;)

    • @Webicultors:

      Bueno, en mi opinión la productividad consiste también en aprender a ser flexibles. No todo el trabajo debe hacerse a golpe de Pomodoro, ni todas las tareas tienen que pasar obligatoriamente por una lista contextual.

      A veces, la mejor forma de hacer las cosas es adaptarse al ritmo de los demás. En definitiva, debemos utilizar nuestra “ingeligencia productiva” si queremos sacar lo mejor de los demás y de nosotros mismos :-)

  13. Jero, hablas de un punto muy importante. Cuando sabes lo que quieres hacer, y me refiero no sólo a productividad, sino a muchos otros proyectos o hábitos, es común toparte con personas que simplemente no te entienden.
    Esta es la primera vez que leo a alguien que trata de este suceso. Saludos!

    • @Tigerocker:

      La rutina –en su acepción más negativa– y la llamada “zona de confort” son dos de los grandes enemigos para el crecimiento y desarrollo de las personas. Por eso resulta tan difícil encontrar gente que acepte cosas nuevas o que esté dispuesta a cambiar su forma de pensar y hacer las cosas. Y por eso hace tiempo que desistí de tratar de cambiar a las personas “a la fuerza”.

  14. Gracias Claudia, por tu comprensión, que no creas que no me viene bien ;)
    Y gracias Jero por el artículo al que me has redirigido. En estos días me ha quedado clara una cosa. El próximo curso o soy tutora de un curso o soy secretaria del centro con la condición de que tengo 1 hora diaria para dedicarle. Si no es así cedo mi puesto de secretaria al que lo quiera tomar gustosamente. Primero es mi salud.

  15. Estoy de acuerdo Jero que este punto daría para muchos posts. Cada caso es diferente además. Pero el problema que le veo a tu solución (la de deshacerse de la oveja negra) es que, en la mayoría de los casos, y el mío no es excepción, el equipo no lo pones tu, te lo asignan.
    La dificultad, en mi humilde opinión es ser capaz de hacer funcionar al equipo que te dan. Y por la parte de abajo, puedes hacer muchas cosas para que tus empleados aprendan o por lo menos convivan con un sistema de productividad. Pero cuando tu jefe es el que no acepta esto (o ni siquiera quiere oir hablar del tema), y además no quiere excusas de empleados que no lo acepten, hay que plantearse otras posibilidades.
    Es decir, por mucho que le digas a tu jefe que tu empleado no funciona y que hay que despedirlo, tu jefe puede verlo (y a mi me ha pasado y me sigue pasando) como qué tu no has sido capaz de hacer que tu empleado dé lo mejor de si mismo.

    Yo al final aplico una mezcla de Autofocus en el trabajo y GTD para mis tareas personales, pero todavía ando buscando el punto óptimo en una organización muy poco organizada.

    A ver si un día escribo un post con mis experiencias en este tema.

  16. Ah, y yo muchas veces me he planteado cambiarme de equipo como dices, pero, por una parte no está la cosa en España para ir dejando trabajos así como así, y por otra parte, prefiero verlo como un reto en el día a día. Eso me motiva a seguir intentándolo, aunque hay días que no hay motivación que funcione. :)

  17. @Jero ahí me has pillado… Soy realmente un CONVERSO al Pomodoro y eso tiene sus consecuencias… hasta que experimente en mis carnes las deficiencias de tan maravilloso sistema ;)

    Y, por otra parte, también pasa que desde que trabajo por mi cuenta me he ido convirtiendo en un hermitaño O:)

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