Acorralando el trabajo importante

Acorralando el trabajo importante

Llega un momento, cuando ya empiezas a dominar GTD, en que tus listas son más largas que un día sin comer. Has creado 7 listas contextuales; tienes 3 variantes de la lista “Algún día/Quizá” –una para las cosas pospuestas temporalmente, otra para lo que seguramente harás pronto y otra para lo que “quizá” nunca hagas–; en tu lista de proyectos conviven más de 50 proyectos; en total, tienes casi 200 entradas en tus listas… ¿cómo es posible tomar la mejor decisión de qué es lo siguiente que hay que hacer ahora?

Mucha gente piensa que la situación que acabo de describir es un defecto de GTD, y prefieren optar por otros sistemas para gestionar sus tareas pendientes. En realidad, la situación no es un defecto de GTD, sino la consecuencia de una mala interpretación –o la no comprensión– del método de David Allen.

Tener que prestar atención a varios cientos de elementos –entre próximas acciones, proyectos y otros recordatorios–, es sin duda una tarea inmensa. Yo no conozco a ningún “súper productivo” que sea capaz de revisar 200 elementos cada vez que tiene que decidir la siguiente acción a realizar. La conclusión es clara: de alguna manera debemos acorrarlar el trabajo que es importante antes de empezar, y así poder centrarnos en sólo unos pocos elementos.

Hay 2 listas y dos momentos en que podemos acorrarlar el trabajo fácilmente:

Usa la lista “Algún día”

Ya he escrito sobre ser honestos con las listas de próximas acciones. No todo tiene que ir a una lista para ser hecho lo antes posible. Es humano querer hacerlo todo, y hacerlo ya, pero tenemos que ser realistas. Tenemos un tiempo limitado. Intentar hacer más de lo que podemos sólo genera estrés y frustración.

Por suerte, GTD nos ofrece una herramienta para solucionar este problema: sí, la lista “algún día/quizá”. Para muchos esta es la lista a donde van las cosas que seguramente nunca haremos… ¡error! El propósito de esta lista es “aparcar” las cosas de las que no queremos/podemos ocuparnos en este momento, no olvidarnos de ellas.

La causa por la que tanta gente piensa que esta lista es un agujero negro es porque ellos la convierten en eso. Si revisamos esta lista periódicamente –¿os suena la revisión semanal?–, y tomamos decisiones al respecto de las cosas que están en “algún día/quizá”, dejaría de ser un agujero negro.

La buena noticia es que esta lista también puede y debe ser utilizada para aparcar proyectos, aunque estén empezados. Es posible que tengamos un proyecto en marcha, pero si próxima semana tendremos una agenda muy apretada y va a ser difícil dedicarle tiempo, es mejor pasarlo a “algún día/quizá” durante los 7 próximos días. En la próxima revisión semanal ya veremos si lo volvemos a activar, o se queda “durmiendo” otra semana más.

Aparcando todas la acciones y proyectos que podamos, deberíamos tener listas mucho más manejables, digamos de 5-8 proyectos y 20-30 próximas acciones. Ahora es mucho más fácil saber lo que tenemos por delante.

Selecciona TMIs cada día

Si semanalmente tenemos la revisión… semanal (duh) para acorrarlar el trabajo, cada día tenemos otra excelente oportunidad de hacerlo, utilizando la llamada lista de tareas más importantes o TMI, como se las conoce en el mundillo de la productividad personal. Idealmente, deberíamos seleccionar 3-5 tareas de las listas contextuales cada día, y trabajar en ellas en las primeras horas del día hasta terminarlas.

Cada noche, o al final de tu jornada laboral, revisa las listas contextuales. A la luz de tus compromisos, desplazamientos, etc., del día siguiente, selecciona aquellas TMI que mejor se acomoden y márcalas de alguna manera. Puede ser con una estrellita, o creando una lista específicamente para las TMI, a la que moverás estas tareas. La idea es que en cuanto te sientes a trabajar –o cuando estés saliendo por la puerta de casa–, sólo tengas una lista con pocos elementos donde mirar.

Conviértete en un depredador de TMIs. Céntrate en esas 3-5 tareas y nada más. Si usas la técnica Pomodoro para completar las tareas, dedica los primeros “pomodoros” a las TMI, y los descansos para hacer tareas de poca importancia o rutinarias. Sólo si hay una urgencia está permitido posponer una TMI para después. Pero nunca –repito, ¡nunca!– permitas que termine el día sin haber completado todas tus TMIs.

Experimenta. Si ves que fuiste demasiado ambicioso en las TMIs que te propusiste terminar –al principio eso pasa–, mañana reduce el número de TMIs a algo más realista. Si es necesario, fíjate sólo una TMI, pero comprométete a terminarla en las 2 primeras horas del día. Conforme vayas sintiendo más confianza, ve aumentando el número de TMI a algo que te sea cómodo y no te cause estrés.

Conclusión

Tenemos 2 excelente oportunidades para “acorrarlar” el trabajo y enfoncarnos como un rayo láser en lo importante: 1) en la revisión semanal, moviendo a la lista “Algún día/Quizá” todo lo que sabes que no podrás acometer la próxima semana, pero que quizá quieras retomar después, y; 2) en la revisión diaria, generalmente al final del día, en la que tendrás en cuenta tus compromisos del día siguiente para seleccionar 3-5 TMIs de entre las próximas acciones y proyectos que se salvaron de la criba de la pasada revisión semanal.

Aprende a sacar provecho de estas 2 herramientas y verás como tu grado de enfoque en lo importante aumenta considerablemente. Tener que fijarte sólo en unas cuántas próximas acciones reduce el estrés; al mismo tiempo, tener la seguridad de que todo lo demás está a buen recaudo en la lista “Algún día/Quizá” te da la suficiente tranquilidad como para centrarte y avanzar en las cosas que verdaderamente importan.

Y tú, ¿acorralas tu trabajo? ¿Cómo lo haces? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Paul White

16 comentarios

  1. Uf, espectacular tu nota! Casi me siento identificado. Por supuesto como siempre decimos, cada caso es un mundo, pero detalle más o menos llegué a las mismas conclusiones.

    Nota: “Someday” list, para mí cae en la categoría “No Urgente/No Importante”. Lo cual quiere decir que “no la reviso semanalmente”. Puedo transigir en “una vez al mes”, pero he llegado a “ni eso”. Para mí, Someday, significa “cuando buenamente pueda si tiene sentido”. En términos de tu excelente nota sobre el método de Eisenhauer, si no es urgente, ni importante, sencillamente “NO LO HAGO”. Pero queda en el sistema, para revisarla “cuando yo lo considere adecuado”. El principio de GTD que sí tomo es que no se pierde. Puedo volver al elemento/proyecto a voluntad.

    Otro detalle en mi caso. Si un proyecto pasa para la próxima semana, le pongo la tarea asociada con “Inicio y vencimiento” en una fecha la próxima semana, así la vuelvo a ver. De esa manera, la saco de mi mente esta hoy, el resto de esta semana y de paso me aseguro de no olvidarmelo la próxima. Si la mandara a la “Someday List” caería en una bolsa de gatos que yo mismo se que puedo no revisar por un tiempo y corre el riesgo de no hacerse en el momento oportuno.

    Un placer tu texto. Felicitaciones!!!

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com

    • @JC:

      Tu implementación es un buen ejemplo de cómo se pueden adaptar los principios de GTD a la forma de trabajar de cada uno. Has “leído” perfectamente la esencia de GTD, y tú mismo te has dado cuenta de que no podías poner los recordatorios de tus proyectos en “stand by” en la lista “someday”, porque tendrías problemas. Solución: al calendario.

      Me encanta ver “variaciones” del método pero que respetan sus principios. ¡Enhorabuena! :-)

  2. Hace poco discutía con JC algo similar, yo utilizo algun día quizas en la revisión semanal, y cuando tengo proyectos GTD ustilizo dos listas (1) Proximas Acciones:que son las que puedo reaizar y (2) Acciones: que son las que tengo pendientes y que las realizaré ya que son tareas de los proyectos en curso, pero que no puedo realizarlas, porque dependen de otras…

    Sobre las TMI’s soy un practicante diario, y en este blog fue la primera vez que lei esto!! . Al principo, me pasó que sobrepasé mi capacidad de cantidad de tareas importantes. Ahora elijo la cantidad de TMI’s en base a estimación de 5 horas de trabajo, algunos dias 2 tareas,otros, 4, dependiendo del tiempo…

    • @Julio:

      Impecable tu uso de las TMIs, ¡enhorabuena!

      De lo que comentas, sólo hay algo que no comparto: el uso de la lista Acciones para las acciones que no puedes hacer todavía. Si son acciones que no puedes ejecutar sólo pueden ir a dos lugares: 1) el calendario, en la fecha y, opcionalmente, hora que corresponda; 2) a la documentación del proyecto. Si son proyectos muy simples, no necesitas mantener un registro en ningún lado, al terminar la acción en curso resulta obvia la siguiente. Si son proyectos complejos imagino que tendrás un mapa mental, o un WBS donde llevas el plan, ¿no?

  3. Yo me siento casi identificado pero sin el “casi”. Justo me está pasando esto ahora y hacía tiempo que no tenía esta sensación. Y lo cierto es que el tema de las TMIs y demás guijarros y rocas lo tengo pendiente.

    Hasta hace poco era fácil acorralar el trabajo porque tenía pocas tareas ASAP (¡Hazlo ya! en mi caso ;-)) y “con fecha”, que son las que guían mi trabajo diario. La revisión semanal la hago siempre, a no ser que esté muy enfocado y tenga muy claro que para esa semana tengo una TMI bien grande y evidente, entonces aplazo la revisión semanal hasta una semana como máximo.
    De hecho estaba pensaba en hacer la revisión bisemanal y entre medio hacer una revisión más ligera, creo que para mí sería suficiente.

    En fin, para acabar de acorralar bien las tareas me queda:
    - poner en práctica las TMIs
    - reducir la lista “¡Hazlo ya!” y “con fecha”
    - replantear la revisión semanal para hacerla cada dos semanas

    • @Valentí:

      Si ya estás acostumbrado a hacer revisiones periódicas, ya tienes muchísimo ganado :-D No veo problema en que espacies las revisiones si así te conviene. La idea es que nunca pierdas de vista tus frentes abiertos.

      En cuanto a poner en práctica las TMIs, no esperes más. De verdad notarás la diferencia.

  4. ¡¡Estoy en buen camino!!! Hace ya un tiempo que estoy a gusto con el sistema. Comparto todo lo expuesto, y añado que malinterpretamos GTD, porque al principio somos muy exigentes con nosotros mismos, nos “malinterpretamos”, pero si no desistimos se consigue.

    Un placer siempre.

    • @Elsapo:

      Coincido contigo en que muchas veces pensamos que falla el sistema, cuando el problema es que nos tenemos excesiva confianza pensando que vamos a poder sacar adelante muchas cosas.

      Pero si eres prudente y empiezas con pocos proyectos y próximas acciones por semana, rápidamente se das cuenta de la potencia de este sistema. Y lo mejor es que pronto puedes asumir más carga, al ganar experiencia y práctica.

  5. Por la maldita procrastinación (suena mejor que vagancia) se me iban acumulando próximas acciones, hasta que ya no ponía más y sólo aumentaba la inbox.
    Buena idea el enfocarlo con pocos TMIs y el resto devolverlo al “Algún día/Quizá” hasta la semana que viene por lo menos.
    Gracias por vuestras aportaciones; aunque no las siga me animan a seguirlas “Algún día/Quizá”, jaja.

    • @Paco:

      Lo que yo hago es una especie de “repesca” a mitad de semana. Si veo que los temas importantes van saliendo sin problemas, recupero algo de la lista “algún día/quizá”. Pero siempre con mucho cuidado, no vaya a ser que por intentar repescar algo al final falle en los objetivos que me había propuesto.

      En cuanto a las aportaciones, lo importante es que algún día las saques de la lista “algún día/quizá”… y si puede ser hoy, mejor :-p

  6. Pingback: Hacer o no hacer, he ahí el dilema « No te falta tiempo

  7. En cuanto a las TMIs he de admitir que a nivel personal fracaso un poco en ese tema. Es un tema recurrente como muchos otros pero mientras empiezas con la productividad personal las TMI en concreto son muy fáciles de menospreciar. Resulta fácil creer que no necesitas diferenciarlas o que es una pérdida de tiempo tenerlas fijadas de un día para otro. Al contrario. Actúan igual que mini-objetivos o metas intermedias y no puedo estar más de acuerdo con tu consejo al respecto. Un saludo Jero, un placer leerte como siempre.

    • @Iago:

      Creo que todos hemos pasado por ahí. Como bien intuyes, todo cambia en el momento en que empiezas a dar a las TMIs el espacio que merecen. De hecho, todavía ahora si un día no defino mis TMIs me siento perdido, y con la sensación de haber echado por la borda el tiempo.

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