Mejora tu productividad utilizando solo fechas objetivas

Etiqueta Práctica

Como ya sabéis los que me leéis con frecuencia, llevo unos cuántos meses trabajando codo con codo con mis colegas artesanos de OPTIMA LAB. Nuestra labor principal como Comunidad de Práctica (CoP) es compartir experiencias como practicantes de GTD, e innovar en la forma en que enseñamos productividad personal, y en particular la metodología ideada por David Allen. Como fruto de la colaboración, uno de los conceptos que han surgido con más fuerza en la comunidad, y que para mi han sido de los más útiles, es el de fecha objetiva.

Estamos acostumbrados a poner fechas a todo: compromisos, tareas, alarmas, recordatorios… Yo mismo he hecho uso y abuso de las fechas durante mucho tiempo, incluso en tiempos recientes. Sin embargo, y paradójicamente, he descubierto que el uso indiscriminado de fechas no sólo no es necesario, sino que puede impactar negativamente en tu eficiencia. Todo tiene que ver con la objetividad de los “hechos productivos”, como explico a continuación.

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Fechas límite y proyectos GTD

‘Liquid Carbon’ by Mike Krüger

Cuando hablamos de efectividad, las fechas lo son todo. Como muchos ya sabéis, ser efectivo significa, por un lado, ser eficientes —hacer las cosas utilizando la menor cantidad de recursos posible, incluido el tiempo—, y por otro, ser eficaces —conseguir los resultados que se persiguen, en tiempo y forma. Como se puede ver, ambas partes de la ecuación de la efectividad consideran el tiempo: la eficacia nos sirve para poder cumplir las fechas límite, y la eficiencia para hacer las cosas en el menor tiempo posible.

Sin embargo, lo que sucede habitualmente es que sólo consideramos el tiempo en la medida en que afecta a nuestra eficacia, rara vez en relación a nuestra eficiencia. Y eso, como veremos enseguida, tiene un gran impacto en cómo gestionamos nuestra atención y, por ende, nos suele meter en bastantes líos a la hora de trabajar.

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Priorizar en el trabajo del conocimiento

Botón rojo, botón verdeUno de los conceptos más manidos dentro del mundo de la productividad personal es el de «priorizar». De tanto usarlo y abusar de él, hemos terminado asociándolo a determinadas técnicas, especialmente aquellas relacionadas con el acto de asignar números o letras a cada una de las cosas que tienes que hacer, de manera que resulte más fácil elegir lo que se supone que tienes que hacer en primer lugar. Y digo se supone porque, como seguramente ya habrás comprobado, la cosa no es tan sencilla ni funciona como el sentido común nos dice que debería funcionar.

En los tiempos que corren, asignar prioridades no es priorizar, es una absoluta pérdida de tiempo. Agrupar tareas por prioridad sería una buena solución si las prioridades permanecieran más o menos estables durante un plazo razonable. Sin embargo, en el trabajo del conocimiento, la norma es el cambio constante. Tan pronto terminas de organizar las cosas por prioridad, es probable que el siguiente «input» te obligue a reconsiderar y reorganizar todo de nuevo. Es decir, intentar priorizar como probablemente te han enseñado durante toda tu vida te obliga a hacer un trabajo extra constante de reorganización que se vuelve insostenible muy rápidamente.

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Las listas GTD no son para gestionar proyectos

Arroba

Estaba leyendo hace unos días una interesante discusión sobre porqué Things —una aplicación que he utilizado habitualmente en mi Mac durante mucho tiempo—, no sirve para implementar GTD. Como podéis imaginar, habiendo utilizado Things durante varios años justo para este propósito, y siendo Things una de las aplicaciones más reconocidas dentro de la comunidad GTD, no pude resistir la tentación de leer sus argumentos.

Según el autor del post, el problema estriba en que Things debería permitir marcar qué tareas pueden llevarse a cabo en parelelo, y cuáles secuencialmente, de modo que las próximas acciones que no se pueden llevar a cabo todavía queden «ocultas» al consultar las listas contextuales correspondientes. Leer eso fue más que suficiente para entender el verdadero problema del autor: estaba cayendo en un error de concepto muy común entre muchos de los practicantes de GTD —yo también cometí errores parecidos en su momento—, que es creer que nuestras listas de GTD son una herramienta para gestionar proyectos. ¡No lo son!

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