9 hábitos para mejorar tu productividad

“El hábito puede llegar a ser o el mejor de los sirvientes o el peor de los amos.” Nathaniel Hawthorne (1804-1864) Escritor estadounidense

Comentaba hace 2 días la importancia que tienen cierto tipo de hábitos a la hora de ser productivos, independientemente del método o las herramientas que utilicemos para implementar nuestro sistema de productividad personal. Hábitos para mejorar la productividad hay muchos. Sin embargo, basta con implementar unos pocos para empezar a notar una mejoría significativa.

En este artículo he recopilado nueve de los hábitos que a mi me han funcionado mejor y que han demostrado ayudar a muchas otras personas a potenciar su productividad. Como se suele decir, no están todos los que son, pero sí son todos los que están.

1. Define tus objetivos claramente. Cada vez que identifiques un objetivo, pon el resultado final que quieres por escrito, desglosando las distintas tareas que tendrás que llevar a cabo para alcanzarlo. Tener los objetivos claramente definidos facilitará mucho la gestión de tus tareas, y sabrás perfectamente cuándo has llegado a la meta.

2. Selecciona tres tareas clave cada día, y hazlas. A la luz de los objetivos más importantes que tengas pendientes de cumplir, selecciona cada día tres tareas relacionadas con ellos, y hazlas lo antes posible. De esa forma, al final de cada jornada sabrás que has avanzado un paso en la consecución de lo que realmente es importante para ti.

3. Aplica el principio de Pareto a tu trabajo. Este principio, aplicado a la productividad, establece que siempre habrá un 20 por ciento de tareas pendientes que serán capaces de generar el 80% de los resultados que realmente te importan. Identifica cuáles son esas tareas y concéntrate en ellas en primer lugar. Haz que las tres tareas clave que elijas cada día pertenezcan a ese grupo selecto del 20 por ciento.

4. Evita la multitarea a toda costa. Nunca trates de hacer más de una cosa al mismo tiempo. Toma una tarea, concéntrate en ella y no la sueltes hasta que la hayas terminado, o si es una tarea muy compleja, hasta que hayas logrado un avance significativo. Esto es especialmente importante para las tres tareas clave que te fijes cada día.

5. Ejecuta las tareas sencillas por lotes. Siempre tendrás tareas rutinarias, generalmente de bajo valor y de sencilla ejecución, que puedes hacer por lotes. Las transiciones entre actividades requieren mucho tiempo, y si además tienes que retomar una tarea interrumpida, necesitarás todavía más tiempo en recuperar la concentración y averiguar por dónde seguir. Por eso, trata de juntar las tareas sencillas según su tipo, y reserva un momento del día para llevarlas a cabo todas al mismo tiempo. Por ejemplo, hacer llamadas, contestar correos rápidos, revisar documentos, archivar, registrar gastos, etc.

6. Elimina las distracciones antes de empezar. Si eres el tipo de persona que te distraes con una mosca volando, antes de empezar cualquier tarea clave elimina las distracciones a tu alrededor. Limpia tu escritorio, cierra el programa de correo electrónico y el navegador de Internet, desconecta el teléfono fijo, pon el móvil en modo silencio… Si es necesario, incluso cambia de ubicación, como por ejemplo una sala de reuniones que esté libre en este momento, donde sepas que no te van a interrumpir en un buen rato.

7. Practica la procrastinación creativa. Se han llenado ríos de tinta demonizando la procrastinación (aplazamiento voluntario) del trabajo que no nos gusta. En general, la procrastinación no es buena, pero hay un tipo de procrastinación que debemos practicar siempre que tengamos ocasión: la de aquellas tareas que no nos aporten valor. Es un hecho que, por más trabajo que saquemos adelante, siempre habrá más trabajo que hacer. Así que empieza a desechar tareas que no estén alineadas directamente con tus objetivos personales y profesionales más importantes.

8. Aprende a decir “no”. Nuestro afán de servicio (y a veces nuestro exceso de bondad) nos hace aceptar todo el trabajo que pasa por nuestras manos. Si una tarea o proyecto no va a hacer que avances en tus objetivos, ni siquiera dejes que entre en tu vida. Di no. Punto.

9. Domina las herramientas. En lugar de estar cambiando de herramientas de productividad (especialmente el software) cada semana, aprende todo lo que hay que saber de lo que ya estás utilizando, y sácale el máximo partido. Cambiar de herramientas cada poco tiempo es muy tentador y divertido, pero es uno de los mayores ladrones de tiempo. ¡Resístete! Es más, aprende a utilizar el software que tienes sólo con el teclado, sin ratón. Sólo después de un tiempo razonable evalúa tus herramientas: ¿realmente necesitas más funciones? Bueno, entonces, y sólo entonces, considera un cambio.

¿Has aplicado alguno de estos trucos de productividad? ¿Te han funcionado? Comparte tu experiencia en un comentario.

Foto por Sergio Roberto Bichara

13 comentarios

  1. Del punto 1 al 5 es territorio invadido, no he podido hacer nada para recuperarlo y las posiciones recuperadas actualmente no se pueden mantener por si solas.

    El punto 6 es el frente de batalla actual, esta semana logre romper dos lineas de la web y ocupe sus trincheras. Pero contestaron con su aviacion y fue dificil mantener la posicion.

    El punto 8 esta controlado.

    El punto 9 es mi campo, salvo un par de funciones en la web y las hojas de calculo, hago todo sin el mouse y no soy muy dado a cambiar de software a menos que existan garantias de que sera de uso popular y que hace algo que yo no puedo con lo que tengo.

  2. Muy buen artículo, creo que resume los hábitos esenciales de una persona productiva.

    Actualmente, ya tengo controlados muchos de estos hábitos pero me ha dado duro el “Aprender a decir no”. Algo que me ha ayudado bastantes más que seleccionar las 3 tareas más importantes y hacerlas es que por la mañana, a primera hora (mi momento más productivo) escojo la tarea que menos ganas tengo de hacer y que es esencial para alcanzar alguno de mis objetivos y la hago en seguida, así, mantener la productividad el resto del día es mucho más fácil.

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  8. @Vincent:

    Gracias a ti por pasarte por aquí y dejar tu comentario :-D

    Sí, es una regla fundamental. Supongo que la dejé fuera porque quise hacer una selección independiente de cualquier método. Pero tienes toda la razón.

    Muchas gracias por tu aportación y sigue pasando por aquí.

  9. @blpgirl:

    Muchas gracias por tu comentario y bienvenida.

    Bueno, lo que dices es básicamente lo mismo, ¿no? Lo de seleccionar las 3 tareas más importantes es una forma de expresarlo. Unos lo llaman tareas más importantes (Stephen R. Covey), otros sapos feos (Brian Tracy). Lo importante es que ataques cuanto antes aquellas cosas que sabes que tienes que hacer y que no tienes ganas de hacer. ¡Y qué mejor que hacerlo a primera hora del día!

    Por cierto, he echado un vistazo rápido a tu blog y creo que me va a interesar. Me verás por allí :-)

  10. @juliorb:

    Muchas gracias por tu comentario y bienvenido :-)

    Espero que te sigas pasando por aquí. Ya hay bastante material sobre productividad, y sigo preparando más artículos.

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