7 reglas para enviar correos efectivos

7 reglas para enviar correos efectivos

Llevamos tanto tiempo utilizando el correo electrónico que ni siquiera pensamos cómo lo usamos. Forma parte integral de nuestro trabajo y nuestra vida privada, pero la verdad es que, a juzgar por lo que veo todos los días, la mayoría de las personas no saben utilizar esta potente herramienta de una forma efectiva.

Después de muchos años enviando, pero sobre todo recibiendo correos electrónicos, he logrado sistematizar un conjunto de siete reglas para transmitir mensajes de forma óptima. Así, no sólo consigo transmitir lo que quiero, sino que los destinatarios de mis correos se sienten agradecidos por no hacerles perder su tiempo.

1. Escribe correctamente

Escribir sin faltas de ortografía, con buena puntuación y con cierta estructura no es un capricho. Yo he llegado a borrar correos porque no he sido capaz de entender lo que querían decir o, simplemente, porque no estaba dispuesto a perder el tiempo en descifrar su “mensaje oculto”. Una cosa es cometer algún error ortográfico, y otra muy distinta escribir un bloque de 37 líneas sin comas ni puntos, y todo en letras mayúsculas –¿os suena de algo este tipo de correos? Cuanto mejor escrito esté tu mensaje, más probable será que el destinatario entienda lo que quieres decirle a la primera.

2. Utiliza asuntos descriptivos

Lo primero que leerá el destinatario del correo será el asunto, así que no debes desaprovechar la oportunidad de resumir tu propósito en esta línea. Yo escribo habitualmente muchos correos para los que ni siquiera tengo que escribir el cuerpo del mensaje, porque todo está en el asunto. Por ejemplo, si trabajo en una empresa llamada Químicos SA y quiero confirmar el pedido de una mesa de oficina de acuerdo a un presupuesto anterior con número P1234, en lugar de poner un asunto del tipo “Pedido mesa”, yo escribo “Confirmación pedido c/ presup P1234 – Quimicos SA” –y le adjunto el presupuesto en cuestión. Sin abrir el correo, con sólo mirar el asunto, el receptor ya sabe lo que tiene que hacer.

3. Evita los formatos de texto

Las imágenes de fondo, las letras de diferentes tamaños y colores, y las tipografías rocambolescas, además de hacerte perder el tiempo son muy molestas y distraen del objetivo principal del correo: transmitir eficientemente tu mensaje. Utiliza fuentes sin serifa –como la Arial– ya que son mucho más fáciles de leer en la pantalla de un ordenador, y aplica tamaños suficientemente grandes como para no tener que forzar la vista. A lo sumo, utiliza negritas para resaltar alguna idea importante.

4. Sé breve y ve al grano

Como dice mi mujer, “si tienes que dar la hora, no cuentes la historia del Big Ben”. Cuanto más corto sea el cuerpo del mensaje, más probabilidades tendrás de que capten tu mensaje a la primera –y en muchos casos, evitarás que lo borren sin leer. Si lo que tienes que decir se parece más a un informe, o va a ocupar más de una página impresa, es mejor crear un documento separado, adjuntarlo (o ponerlo en un servidor de red), y hacer referencia a él en el cuerpo del mensaje. Así, el destinatario sabrá inmediatamente de qué se trata, y podrá decidir cuándo y cómo procesar su contenido.

5. No seas demasiado cortés

Un correo debe transmitir un mensaje valioso. Responder correos con un simple “Gracias” es desperdiciar tu tiempo, el tiempo del destimatario, y recursos informáticos. Yo siempre asumo que quien recibe una información que espera o necesita, está agradecido por ello. No es necesario que me lo diga. Sólo respondo correos brevemente cuando la otra parte está esperando un acuse de recibo.

6. Cuida lo que adjuntas

Antes de adjuntar un archivo, primero asegúrate de que no puedes colocarlo en un lugar accesible también por el destinatario. Y si no es posible, al menos procura comprimirlo. El destinatario te lo agradecerá horrores cuando no le hagas esperar a que se baje un archivo adjunto de 12 MB que podrías haber comprimido, copiado en el servidor de la oficina, o enviado en forma de enlace porque está disponible en alguna dirección de Internet.

7. Cuida a quien copias

Cada día es más común enviar copia de los correos a varias personas, además del destinatario principal. Algunos incluso ya le dan clic a “responder a todos” de forma automática. Si ya es molesto recibir correos mal redactados, con archivos pesados, lleno de formatos estridentes, o lleno de “paja”, peor aún es recibirlos cuando no te interesan. Piensa en los demás y copia sólo a aquellos que de verdad puedan obtener algún valor de lo que envías.

Y tú, ¿qué otras reglas sigues para enviar correos de forma efectiva? Comparte con nosotros tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Melissa Romero (via Flickr)

21 comentarios

  1. Pingback: Bitacoras.com

    • @Luis:

      Efectivamente, la mayoría de los buenos hábitos no son el invento del siglo. Sin embargo, una y otra vez es necesario que nos los recuerden de una forma sencilla y directa para que nos demos cuenta de su importancia y, sobretodo, de cómo llevarlos a la práctica.

      Gracias por dejar tu comentario :-)

  2. Hay personas a las que les encargas una tarea por mail, y cuando la terminan te contestan con otro correo nuevo con otro asunto. ¿Qué les cuesta responder al correo inicial manteniendo el texto del asunto? No es baladí: al responder, el mensaje incorpora el mismo texto del asunto que la petición, de forma que ambos (destinatario y emisor) pueden hacer un seguimiento más concreto a la gestión de esa tarea y al hilo de la conversación. Perdemos más tiempo escribiendo un asunto nuevo y, sobre todo, buscando el hilo de la conversación entre miles de correos para localizar aquellos que teniendo distinto asunto tratan del mismo tema, que si directamente contestamos al correo usando siempre el mismo asunto.
    He intentado protocolizar los textos de los asuntos en mi trabajo, para que todos incluyamos las mismas referencias y nemnotécnicos a la hora de enviarnos mensajes, pero es trabajo perdido. Yo sí que lo utilizo, y si tengo suerte de que alguno me responde manteniendo el asunto, pues uno menos que me dará problemas al buscarlo.
    Saludos.

    • @Jose Fco.:

      Lamentablemente, la falta de empatía es una moneda muy común. Tendemos al egoísmo, y raramente nos paramos a pensar en los demás. Lo triste de todo esto es que, en el caso que nos ocupa, esa falta de empatía conlleva una comunicación deficiente, en la que el “pecador” también sale seriamente perjudicado, al no obtener el resultado que podría obtener de otro modo.

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  4. Hola:

    Pues creo que depende del trabajo, en mi caso el correo electronico sirve principalmente para mandar archivos.

    Generalmente los textos son algo así como:

    “Adjunto el archivo fulanito del trabajo sutanito”

    Y el asunto generalmente se refiere al archivo.

    Cuando se necesita mandar un correo electronico de respuesta a algo, sigo las mismas reglas de Jero.

    Saludos

    • @Hluot:

      Desde luego, las reglas que ofrezco son generalistas, y es necesario adaptarlas a cada circunstancia.

      De todos modos, si trabajas en un entorno de red con un servidor donde tienen acceso todos, piensa si no es mejor compartir los archivos ahí en lugar de estar enviando y rcibiendo archivos por correo.

  5. Hola!

    He llegado aquí a través de la recomendación de Victor en su blog economía personal. De a ratiros, durante todo el día, estuve echando ojeadas a tus artículos. Que gran descubrimiento! Me encanta! Te has ganado una “follower” :)

    Gracias!

    • @Carmen:

      Bienvenida y muchas gracias por dejar tu comentario :-D

      No sé hasta dónde hayas llegado, pero te recomiendo que empieces aquí para saber cómo moverte por todo el material que ya he publicado, y puedas encontrar más fácilmente los artículos que sean de tu interés.

      Ah, y no te olvides de subscribirte para recibir un nuevo artículo cada día ;-)

  6. Pingback: Siete reglas para enviar correos efectivos

  7. Aquí disiento en el punto 5. Soy programador y tengo que hacer también tareas de mantenimiento técnico. Cuando un cliente resuelve un problema gracias a un email que le he enviado y me responde con un ‘gracias’ nunca me parece mal. Me da un poco de retroalimentación y me asegura, de paso, que ese asunto no ha quedado pendiente.

    Claro está que mi empresa es muy pequeñita y que no tengo que atender a cientos de clientes diariamente, quizás entonces cambiara mi perspectiva…

    • @Chemo:

      Totalmente de acuerdo. Ese tipo de “gracias” tiene valor, pues te permite saber que el problema ha quedado resuelto. El tipo de “gracias” que me molesta es, por ejemplo, cuando envío una circular a 100 personas sobre un asunto rutinario, y empiezo a recibir una avalancha de respuestas “basura” para darme las gracias por la información.

      (Cuidado, no estoy menosprenciando las buenas intenciones de esas respuestas, sólo digo que no son necesarias y generan “basura” comunicativa.)

  8. Hola:

    Contando con un servidor, si es mejor pasar los archivos por la red interna sin mandar el correo electronico.

    Pero la mayoria de mis archivos se tienen que ir a más de 50 kilometros de distancia y la red interna no llega hasta allá ;)

    Si entendi que las reglas eran generalistas, es probable que yo tenga que mejorar mi redacción.

  9. No recuerdo exactamente dónde aprendí estas 3 técnicas pero son my útiles, especialmente en el ambiente corporativo:

    - Si es posible, enviar sólo el “asunto” y nada más. Si el mensaje es tan simple como eso, no vale la pena enviar la firma con los teléfonos, dirección, y un mensaje de “no imprima este mensaje piense en los árboles” :) A menos que se lo puedas enviar a tu destinatario en un tweet, el Asunto puede servir par mensajes cortos.

    - Cuando preguntaba algo a mis jefes por lo general seguía el formato: “Necesito su opinión/autorización para realizar X, si están de acuerdo por favor indicar Y, si no están de acuerdo, procederé con Z. De no recibir una respuesta en N horas/días, asumiré A”. La idea es que luego no se vuelva una excusa el que no te hayan respondido o te respondan algo escueto que te deja con preguntas (por eso lo de “indicar Y” en donde preguntas cualquier cosa de inmediato, en lugar de esperar al siguiente mensaje).

    - Cuando envías un archivo adjunto para revisión o comentarios y luego de un tiempo no recibes respuesta es muy útil enviar un recordatorio sobre el tema. En dichos recordatorios vuelve a adjuntar el archivo. Por lo general las personas pierden sus mensajes y el simple hecho de que no tengan el archivo a la mano puede provocar que vuelvan a dejarlo pasar sin darte una respuesta.

    Saludos y gracias por las recomendaciones!

    • @Víctor:

      Me encantó la idea de sustituir un correo por un tweet :-) ¡Cómo evoluciona el trabajo con las nuevas tecnologías!

      Yo también soy bastante previsor a la hora de enviar un correo. Generalmente suelo entregar el asunto “masticado”, para que el destinatario no tenga que pensar mucho. La regla es: “cuanto más fácil se lo pongas, más posibilidades de tenerlo pronto y bien hecho”.

      Gracias por la aportación, es un muy buen complemento al artículo.

  10. @Victor: Me apunto el tercero de reenviar el fichero, creo que tienes toda la razón del mundo. El primero no me acaba de convencer porque le tengo cierta manía a los mensajes sólo con Asunto, pero reconozco que tal como lo enfocas podría tener su utilidad.

    @Jero: Ah, vale, con los mensajes ‘automáticos’ sí que entiendo lo de no agradecer :)

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  14. Muy interesante, es muy buena idea no limitarse a enviar publicidad “directa” sino más bien, enviar información que aporte valor al lector y que lo dirija hacia nuestro sitio. Así, si el lector considera valiosa la información, esa será nuestra mejor carta de presentación.

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