7 herramientas de recopilación imprescindibles

Tomando notas

Foto por dev_null (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Uno de los grandes secretos de la productividad es no tratar de retener en la cabeza todos nuestros compromisos e ideas, sino utilizar algún sistema fuera de nuestra mente donde poder organizarlos. Si el sistema es confiable, trabajaremos mucho más relaja y creativamente, pues tendremos la seguridad de que todo está ahí, disponible siempre que lo necesitemos –esa es precisamene la piedra angular de GTD.

Ahora bien, el primer paso antes de organizar nuestros compromisos e ideas –lo que David Allen denomina los frentes abiertos–, es recopilarlos justo en el momento y en el lugar en que surjan. Difícilmente podemos organizar algo que no somos capaces de retener, y creedme que confiarlo a la memoria no es una buena forma de hacerlo. Por eso, es fundamental contar con un buen conjunto de herramientas de recopilación que nos permitan capturar las ideas, no importa cuando ni donde estemos.

Por eso, en este artículo comparto con vosotros 7 herramientas que yo utilizo regularmente para recopilar ideas, y que han demostrado ser muy efectivas a lo largo del tiempo.

1. Bandeja de entrada física. La más obvia de todas, consiste en una bandeja o cajón donde depositar cualquier papel u objeto físico que me recuerde algún compromiso o tarea. Por ejemplo, facturas para pagar, documentos para archivar, discos de música que quieres pasar a tu ordenador, un tornillo de muestra para comprar, etc.

Lo recomendable es tener una bandeja física en todos aquellos lugares donde trabajes habitualmente. Generalmente ello significa en al menos dos lugares: la oficina y la casa. Especialmente en este último caso, evita que toda tu casa se convierta en una gran bandeja de entrada. El correo postal debe ir directamente a tu bandeja de entrada tan pronto entre por la puerta –bueno, está bien: después de pasar al baño ;-)

2. Libreta de notas. Ningún buen practicante de GTD se atrevería a poner un pie en la calle sin una libreta de notas en el bolsillo, incluso si utiliza otras herramientas de alta tecnología. Nuestro cerebro se pone creativo cuando menos lo esperamos, y no siempre nos vienen a la cabeza ideas bien estructuradas. Así que, si no quieres perder estas joyas creativas, es necesario tomar nota inmediatamente, ya sea en forma de dibujo o pequeño mapa mental.

Cualquier libreta es buena. Actualmente, Moleskine es sinónimo de libreta de notas y productividad. Yo prefiero ahorrarme el dinero que cuesta y los árboles cortados utilizando libretas ecológicas caseras, hechas con papel reciclado y un clip.

3. Correo electrónico. El correo electrónico como bandeja de entrada ya no es opcional en la mayoría de los casos. Para bien o para mal, una gran cantidad de nuestros compromisos y obligaciones nos llegan por este medio, así que es fundamental manejarlo correctamente.

Muchos tenemos más de una cuenta de correo que antender. En mi caso tengo cuatro: la de mi trabajo, una cuenta personal, una cuenta para el blog, y la de un pequeño negocio de mi mujer que yo administro. Para facilitar la gestión, tengo configurados todas mis cuentas –excepto la del trabajo– en un mismo programa de correo. De esa forma, cuando me siento al ordenador puedo procesar todo al mismo tiempo.

4. Carpeta “Descargas” en el ordenador. Muchos correos electrónicos son sólo el medio para hacernos llegar archivos adjuntos que hay que procesar. Otras veces sencillamente los descargamos directamente de Internet. En cualquier caso, es necesario centralizar todo ese material en algún lugar para facilitar su procesamiento.

En mi caso, utilizo una carpeta llamada “Descargas” –durante un tiempo la llamé “Inbox”, pero finalmente me incliné por un nombre un poco más descriptivo. Todos los días visito esta carpeta y proceso el contenido: borro, transfiero al archivo de referencia o muevo a alguna carpeta de proyecto en el que estoy trabajando.

5. Grabadora de voz. Cuando estás en la calle no siempre es posible escribir en la libreta, o simplemente no resulta práctico. En estos casos, grabar una nota de voz es mejor, y a veces más rápido.

Yo paso una hora diaria conduciendo, en promedio. Curiosamente, durante estos trayectos se me ocurren una gran cantidad de ideas. Así que adquirí un teléfono móvil con la capacidad de grabar notas de voz, y lo llevo siempre conmigo. Una vez al día –generalmente por la mañana– proceso las notas grabadas.

Por cierto, que aunque no suelo tener muchos mensajes de voz en el teléfono, merece la pena decir que los trato exactamente de la misma forma que las notas grabadas.

6. Cámara fotográfica. A veces una imagen vale más que mil palabras. Otras, una sesion fotográfica –como el cumpleaños de tu hijo– constituye en sí mismo el objeto a procesar. Por tanto, conviene que consideres seriamente una cámara fotográfica como herramienta de recopilación, especialmente hoy en día en que casi cualquier dispositivo de mano tiene capacidades fotográficas.

De nuevo, yo utilizo mi teléfono móvil para tomar fotos, lo que simplifica mucho mi vida productiva.

7. Bandeja de entrada portátil. Por último, no hay que perder de vista que muchos papeles llegan a nuestra mano cuando no estamos en la oficina o en casa: recibos de compras, folletos, tarjetas de presentación, etc. En estos casos conviene tener siempre a mano un medio de recopilación física portátil.

El secreto es que todo vaya siempre a un mismo lugar. Aunque la cartera puede servir para guardar algunas cosas, como los recibos y las tarjetas, no siempre resulta útil para otro tipo de documentos. Así que yo siempre llevo un sobre de plástico trasparente con cierre tipo “zip” en la mochila del ordenador, donde deposito todo lo que cae en mis manos. Cuando llego a casa o la oficina, vacío el contenido en la bandeja de entrada física y me olvido.

Y tú, ¿utilizas algunas de estas herremientas de recopilación? ¿Se te ocurren otras que no están en la lista? Comparte con nosotros tu experiencia en un comentario.

17 comentarios

  1. En mi caso gran parte de esta recopilación la llevo a cabo en el propio móvil (un Nokia sencillito), que me sirve de grabadora, cámara, MP3, radio, etc… Cuando se me ocurre una idea, la grabo, y cuando veo algo interesante hago una foto. También guardo en MP3 audiolibros, podcasts o cursos para oir más adelante.
    En cuanto a las libretas, lo que suelo hacer es ir guardando folios de la impresora que solo hayan sido usados por un lado, y los encuaderno yo mismo todos juntos en un bloc.
    .-= Lo último publicado por Aitor Calero García: Resuelve cualquier conflicto mediante la comunicación no violenta =-.

    • @Aitor:

      Veo que trabajas de la misma forma que yo :-)

      Actualmente sigo utilizando mi BlackBerry como herramienta de recopilación, aunque reconozco que podría utilizar un teléfono más sencillo. Hasta ahora gestionaba mis listas en el BlackBerry, pero algunos cambios en mi vida han hecho que entre en un proceso de re-evaluación de mi sistema que os compartiré muy pronto. Una vez que no necesite gestionar mis listas “on-the-go”, es posible que cambie mi BlackBerry por un teléfono normal :-)

  2. No usaba ni la sugerencia 4ª ni la 5ª. Voy a ponerlas en práctica y te cuento… Bueno, y lo de la carpeta trasparente para ir acumulando es buena idea. Tampoco.
    En fin, otro post interesante.
    .-= Lo último publicado por Blumm: Singular tresdé =-.

    • @Blumm:

      No sabes lo que simplificó mi organización tener una carpeta “Descargas”. Antes tenía todos los nuevos archivos repartidos por muchísimas carpetas, y lo que sucedía es que no encontraba lo que había descargado, lo volvía a descargar y empezaba a generar contenido duplicado. Ahora ya sé dónde encontrar todo lo nuevo, y cuando lo proceso, lo muevo a donde corresponde –incluida la papelera ;-) Esta forma de trabajo la complemento con una estructura de carpetas sencilla y una buena herramienta de búsqueda en el ordenador.

      En cuanto a grabar notas de voz, fue otro de mis grandes descubrimientos. Tuve la posibilidad de hacerlo durante mucho tiempo, pero nunca se me había ocurrido utilizar esa función. Ahora que la uso, ya no puedo vivir sin ella :-)

  3. Yo utilizo la agenda de mi palm para apuntar las actividades de los proximos dias. Es la bandeja de entrada del actividades. Tambien apunto notas, recordatorios, etc. Todo con alarma programada.

    Tengo una libreta de pastas duras (no es una agenda) que sirve igual para apuntar ideas que para tomar notas, tambien sirve para guardar provicionalmente los recivos, tarjetas, etc. Le pongo un clip igual que el de tu bloc de notas para evitar que se habra.

    La cámara digital y el corro electronico los utilizo igual que tú.

    En mi disco duro portatil tengo una carpeta que se llama “Caotico”. Mas descriptivo sobre el contenido, imposible. Es la antesala al sistema de clasificación y posterior guardado/procesado de la información.

    No utilizo notas de voz, prefiero notas en la Palm pero sería igual que la agenda.

    Lo que sí tengo, es una memoria portatil a forma de bandeja de entrada y la vacio constantemente.
    Es genial cuando te pasan archivos porque si la tienes vacia, evitas que te roben información, evitas que se infecte de virus tú información y como es la que utilizo siempre, es la que pierdo o me roban y las veces que ha sucedido, ha estado vacia.

    • @Hluot:

      Interesante lo de la memoria portátil –imagino que USB. Yo tengo una también, aunque no la utilizo de forma sistemática. Cualquier cosa que me llega al ordenador de la oficina que debe ir en el de casa, me lo envío por correo, y viceversa. De esa forma evito mover información físicamente –incluso lo hago con copias de documentos, previsa digitalización en PDF.

  4. No he implementado (aunque lo tengo pensadopor las ventajas que describís) la posibilidad de grabar mi voz ni la bandeja portátil, el resto es la base de mi sistema de organización.
    Sumaría una 8va herramienta de recopilación imprescindible, específica para ambientes digitales: Evernote (http://www.evernote.com/), con ella podemos recopilar desde el teléfono, la web, desde el correo, etc.
    Saludos

    • @Eugenio:

      He tenido oportunidad de hacer algunas pruebas con Evernote, y reconozco que es una herramienta fantástica para recopilar, especialmente si te pasas el día en Internet. El problema es que, una vez tienes todo capturado en Evernote, es muy tentador utilizarlo también como herramienta de organización, lo que para mi tiene dos problemas principales:

      1) Para sacarle todo el jugo –léase, mantener sincronizado tu sistema entre varios equipos–, es necesario tener todo tu sistema en la “nube”, algo que no me agrada.

      2) Es genial para recopilar y organizar las listas en Evernote, pero necesitas otra herramienta para el calendario, las notas con información sensible –si es que te importa tu seguridad–, los contactos, etc. Me encanta la simplicidad, y tener 2 aplicaciones para algo que puedo hacer con sólo una –por ejemplo, Outlook/Entourage–, no me convence.

  5. Yo añado OneNote. Ya sé, es de Microsoft, ese gigante del software…
    La verdad es que he probado Evernote (anoche) porque todo el mundo habla de él (o ella ¿?) pero no… no me gustó. Quizás estoy acostumbrado a OneNote (llevo escasamente un mes utilizándolo) pero me resulta más cómodo.
    Además, para poder acceder a mi bloc en cualquiera de mis pc’s, lo tengo guardado en una carpeta sincronizada de Dropbox; al cambiar algo, se sincroniza con Dropbox y al acceder desde otro, ya está actualizado. ¡Es genial!

    Saludos.

    • @Jesús:

      No he probado OneNote, pero si se integra con otras herramientas de Office como Outlook –como sería lo lógico–, se me hace mucho mejor opción que Evernote.

      De todos modos, cada uno debe elegir las herramientas que mejor se adapten a sus gustos, pero sobre todo a sus necesidades. Indudablemente, cada herramienta tiene su público. Lo importante es no entrar en un ciclo organizativo constante con esta o aquella herramienta, y no olvidarnos de que en última instancia GTD se trata de hacer, de convertir tus listas en un matadero de siguientes acciones –me encanta este concepto de Daniel Aguayo ;-)

  6. Hola Jesús. A mi me pasó lo mismo con OneNote y Evernote hace un tiempo, no me terminaron de cerrar. Después me encontré
    con los consejos de Berto Pena para aprovechar Evernote plenamente y aquí estoy contento.

  7. @Jero.
    Por supuesto, se integra perfectamente con Outlook, tanto en un sentido como en otro; es decir, puedes llevar info desde Outlook a OneNote y puedes, por ejemplo, crear tareas desde OneNote a Outlook.
    A mí me gusta bastante.
    Pero, como ya comenté hace unos días, lo verdaderamente importante es TERMINAR. Y con esto termino :-)
    Saludos

  8. Os cuento mi solución:

    – Probé EverNote (sí, Berto Pena hizo mella en mí) pero luego conocí DropBox y me gustó más su sistema de sincronizar/unir “el cielo con la tierra” (la nube y mis diferentes ordenadores). En mi USB han empezado a aparecer las telarañas…

    – Uso iGoogle como “portal” personal: tengo el calendario, el lector de feeds, el correo, el lector de titulares de un periódico, el gadget de tareas (organización GTD, para más señas), el bloc de notas (antes usaba Xmarks, pero ahora prácticamente tengo todos mis favoritos ahí, con descripción y etiquetados) y el visor de Google Docs. Y ya al fondo, minimizados pero presentes, otros gadgets muy útiles para mi: un buscador a la Wikipedia, un conversor de moneda y un buscador de rutas.

    Con ello, de momento, consigo aplicar el principio de “menos es más” evitando la dispersión en múltiples programas, ya sea en la “nube” o instalados y así no tener que “corretear” de uno a otro sincronizando y actualizando. Ah! También descubrí PocketMod hace unos meses: revisarlo y actualizarlo cada semana es mi “examen de conciencia”…

    • @M Teresa:

      Gracias por presentarnos una solución tan completa. Estoy seguro de que a muchos lectores les inspirará para su propio sistema :-)

      Yo tengo dos “problemas” que me impiden utilizar la nube para mi trabajo: el primero, mi desconfianza –no me agrada mucho la idea de saber que mis cosas andan colgadas en el ciberespacio, especialmente en manos de monopolios de facto como Google. Aunque estas empresas dicen que son muy buenos y se portan bien, también lo decía Bernard Madoff ;-)

      Y el segundo es que habitualmente trabajo sin conexión a Internet, y tenerlo todo en la nube complica mucho las cosas.

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