6 pasos para planificar proyectos fácilmente

6 pasos para planificar proyectos fácilmente

Muchos pensamos que eso de gestionar proyectos sólo es para gente muy ocupada, con grandes responsabilidades y equipos de mucha gente a su cargo. No nos damos cuenta de que hacemos gestión de proyectos todo el tiempo. Desde organizar una reunión con un cliente, hasta cambiarte de casa, tenemos cientos de oportunidades a lo largo del año para aplicar y beneficiarnos de una gestión de proyectos profesional.

Lo peor de todo es que muchos de los agobios que sufrimos día a día son causa de un mal enfoque a la hora de aceptar –y planificar– el trabajo. Aceptamos los encargos y nos comprometemos a resultados y fechas demasiado rápido, sin pensar primero en cómo lo vamos a hacer o en los posibles riesgos que pueden dar al traste con el proyecto –y lo que es peor, con nuestra credibilidad. Por eso, a continuación os presento un sencillo método en 6 pasos que nos ayudará a planificar cualquier proyecto, grande o pequeño, y aumentar nuestras probabilidades de éxito.

Pero antes de empezar, un aviso: no en todos los proyectos se necesita ejecutar los 6 pasos con el mismo nivel de detalle. No es lo mismo gestionar un cambio de oficina o una boda, que organizar una excursión de fin de semana con tus amigos. El nivel de complejidad y el grado de tolerancia a lo inesperado son muy diferentes. Antes de aplicar el método evalúa el tamaño del proyecto, las personas involucradas y el resultado que persigues.

1. No te comprometas (todavía). Esto puede ser difícil para muchos, especialmente si quien solicita el trabajo es el jefe. Pero debes aprender a no decir “si” a la primera. Mejor di “le echaré un vistazo y te digo luego” o cualquier otra cosa equivalente. Si sigues los pasos siguientes hasta el final te aseguro que nadie se va a molestar, y tu profesionalidad y credibilidad no quedará en entredicho.

2. Estudia qué es lo que te han pedido. Dedica 10-15 minutos a poner por escrito dos cosas: 1) Qué tiene que suceder para dar por terminado el proyecto; y 2) Quiénes son los que tienen algún interés y qué es lo que esperan.

Este segundo punto puede ser más complicado de lo que parece. Por ejemplo, si se trata de planificar un anuncio publicitario, tu jefe esperará que se haga rápido y al menor coste. Pero él no será el único interesado. También estarán interesados tus compañeros –que la imagen mostrada de la empresa sea la de una empresa atractiva en la que trabajar–, tus proveedores –que se les pague a tiempo–, etc. Todos ellos tienen expectativas, y debes definirlas desde el principio para que todo el mundo termine satisfecho.

3. Determina la secuencia de pasos que tienes que dar. Basándote en la lista anterior, haz ahora una lista de actividades –en términos de resultados intermedios o fases– que habrá que llevar a cabo, hasta llegar al resultado final. Luego desglosa cada una de ellas en tareas específicas que supongan 1-5 días de trabajo, o un esfuerzo de 1-5 personas/día. Por ejemplo, una actividad podría ser diseñar un borrador del anuncio para ser aprobado por tu jefe. Las tareas que hay que llevar a cabo para obtener el borrador podrían ser buscar una plantilla, hacer una primera redacción, comprar una o varias fotografía profesionales adecuada, etc.

A la hora de describir las tareas procura ser muy específico, dando todos los detalles que sean necesarios para que no haya dudas sobre cómo debe hacerse –estándares, formatos requeridos, etc.

Por último, para cada tarea indica la duración, es decir, cuándo esperas empezar y terminar la tarea. Ten en cuenta que la duración es diferente del esfuerzo o trabajo. Mientras que la duración se expresa en fechas reales de calendario, el esfuerzo no es más que la medida de cuánto cuesta hacer algo. Por ejemplo, redactar un borrador puede suponer 4 horas de trabajo, pero si tienes previsto hacer otras actividades, es probable que tengas que emplear 2 horas hoy y 2 hora mañana para terminarlo; así, la duración será 2 días, pero el esfuerzo o trabajo será 4 horas.

Dado que estás en la fase de planificación y análisis, puedes hacer suposiciones si no sabes algo –luego veremos cómo encajan las suposiciones en la propuesta final que presentes.

4. Analiza quién debe hacer qué. Para cada tarea de la lista anterior, piensa quién será el responsable de llevarla a cabo. Esto es fundamental para determinar si faltan tareas intermedias que no habías contemplado, y analizar lo que puede salir mal, como veremos a continuación.

5. Piensa en todo lo que puede salir mal. En función del desglose de tareas que ya tienes, revisa una por una y anota en una lista separada qué es lo que puede salir mal, y qué piensas hacer si sucede –es lo que se llama análisis de riesgos.

Gestionar los riesgos implica determinar la importancia de los mismos. A cada uno de ellos asígnale una probabilidad de que suceda –siendo 1 la más baja y 3 la más alta–, y un impacto sobre el resultado final –de nuevo 1 para impacto bajo y 3 para impacto alto. Multiplica ambos valores y obtén la exposición a dicho riesgo. A mayor exposición, más importante es tener bien definidas las acciones preventivas.

Algo que he aprendido con la experiencia es que, en muchas ocasiones, los riesgos pueden reducirse de forma considerable simplemente dejando colchones de tiempo entre las distintas actividades a la hora de planificar.

6. Comprométete a lo que puedes hacer de forma realista. Finalmente, ya estamos en condiciones de dar una respuesta. En base al desglose de actividades y tareas, las suposiciones que hemos hecho y los riesgos que hemos encontramos, podrás decir a tu jefe: “si, lo hago, pero suponiendo que tenga tiempo para X, que tenga Y recurso aquí, y fulanito tenga listo Z a tiempo”.

En cualquier caso, con un plan en mano siempre es mucho más fácil negociar los tiempos, las expectativas y el resultado que se espera de nosotros.

Y tú, ¿cómo haces para planificar tus proyectos? ¿Echas en falta algo en este método? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jerónimo Sánchez. Sígueme en Twitter.
Foto por cortesía de Jamie S Rabbits vía Flickr.

16 comentarios

  1. Muy buena lista Jero. Como comentas es complicado resistirse a la urgencia de dar plazos, pero es algo fundamental, quizá lo más importante para no tener problemas en el futuro.
    Otro punto imporante sería tratar de anticipar el cierre del proyecto poniendo una reunión de cierre antes de la fecha prevista de finalización. De este modo, se puede tener un margen para cerrar flecos que siempre existen.
    .-= Lo último publicado por Aitor Calero García: Cambio de esquemas mentales sobre el acondicionamiento físico, el deporte y el papel del músculo en todo ello =-.

    • @Aitor:

      Buen aporte. Es muy importante cerrar correctamente el proyecto, especialmente si es uno que afecta a muchas partes. Es muy fácil dejar pasar este punto, especialmente si eres novato. Se nota que ya llevas unos cuántos proyectos a tus espaldas ;-)

  2. Hola, excelente Jero! Mi aporte sería que, si aplica, se lleve un registro de las tareas que se hicieron durante el proyecto y cuánto duraron (incluyendo las dependencias con terceros). Esto proporciona mejores bases para futuras planificaciones (ya sabes, por ejemplo, cuánto tiempo se tarda en promedio fulanito en terminar Z).

    En la univsersidad aprendí una técnica para esto llamada “Proxy-based Estimations” que se aplica al desarrollo de Software. Hay una explicación (realmente escueta) en Wikipedia. Creo que se podría aplicar completamente a la productividad de cualquiera.

    Saludos! :)
    .-= Lo último publicado por Víctor López García: Preguntas desde Tecnodes.org =-.

    • @Víctor López:

      Aunque el artículo se centra en la planificación, definitivamente guardar un registro de costes y “lecciones aprendidas” es otra buena práctica en la gestión de proyectos. Si realizas proyectos de un mismo tipo de forma periódica, tener este registro te puede ahorrar muchos disgustos, y te permitirá hacer tu trabajo con más efectividad.

  3. Te sigo desde el principio de tu blog. Me decido a escribirte para felicitarte por tu trabajo. Esta entrada me ha servido de mucha ayuda. Lo pondré en práctica. Enhorabuena por tu trabajo.
    un saludo desde Asturias (España)

    • @maescug:

      Muchísimas gracias por tu comentario. Es un placer ver cómo cada vez más lectores anónimos se unen a la conversación.

      Bienvenido, y no tengas miedo de seguir dejando tus comentarios. Todos tenemos experiencias que compartir que pueden ayudar a los demás :-)

  4. Gracias por tus consejos! Me vienen como anillo al dedo. Soy consciente de que la gestión de proyectos es uno de mis aspectos a mejorar, pero no consigo encontrar un método que me permita hacer un análisis y planificación rápida y sencilla. En el entorno que me muevo se piden respuestas si no inmediatas sí rápidas, y a menudo como el error que comentas: me comprometo prematuramente.
    Desde el verano pasado vengo aprendiendo y desarrollando el método GTD. Con él he conseguido organizarme mi trabajo diario eliminando estrés, pero aún no he conseguido mejorar en la gestión de proyectos.
    ¿Conocés alguna herramienta sencilla que me pueda ayudar a hacer el estudio y planificación del proyecto? He pensado en hacerlo con una plantilla tipo mindmap; ya en alguna ocasión he utilizado los mindmaps para organizar y planificar y me ha sido útil. Pero no me termina de convencer por la escasa explotación de la información que puedo hacer a posteriori.
    ¿Algún consejo? Gracias por tu ayuda. Te sigo leyendo ;)
    .-= Lo último publicado por David R. Jordan: Jerez y mis señales =-.

    • @David:

      No conozco ninguna herramienta per se. Como para muchas otras cosas, al principio utilizaba una sencilla lista de comprobación. Ahora ya no la utilizo, pues los pasos son pocos y muy conocidos. Si necesitas presentar formalmente tus propuestas, te recomiendo que hagas una plantilla en Word lista para llenarla con los datos básicos de tu análisis. Eso debería ser suficiente.

      Espero haberte ayudado, aunque quizá otros lectores te puedan dar otras ideas. ¿Alguien se anima?

  5. Gracias Jero. Perdona la tardanza, pero me falló cocomment y no había registrado este hilo para seguirlo.
    Me parece buena idea crearme un checklist. Empezaré por ahí. De todas formas, si te enteras de alguna app sencillita, please, comentalo por aquí.
    Sigue fuerte! Un saludo.
    .-= Lo último publicado por David R. Jordan: Jerez y mis señales =-.

  6. Definitivamente un buen aporte, aunque tengo algo de experiencia siempre deseo tener una guía rápida para pasarla a mis amigos y conocer algo nuevo. MI APORTE consiste en utilizar herramientas como el microsoft project para describir las actividades y realizar en Gantt y WBS para el desglose de las mismas, lo cual también nos ayuda a colocar costos, fechas etc. Y lo mejor podemos conectar los dos programas para uso paralelo.

  7. Pingback: Cómo hacer un plan en 5 pasos | Empresa, economía, finanzas y mi espacio personal

  8. BUENA ONDA MI COMPA ME AYUDASTES BASTANTE PERO DESPUES DE LEER ESTO PASO LAS NOCHES YA TARDE PARA TERMINAR TAREAS Y PROYECTOS PARA MI ESTUDIO GRACIAS BUENA ONDA

  9. Pingback: Principio Módulo IV | Editorial y Multimedia

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