4 razones para no usar el correo como organizador de tareas

4 razones para no usar el correo como organizador de tareas

Lo reconozco, yo fui el primero en caer en la trampa. Sin un método productivo definido y con una avalancha diaria de mensajes, a cada cual más urgente, es muy tentador convertir la bandeja de entrada en el eje de tu vida laboral y personal. Y claro está, como dependemos del correo para todo, intentamos hacer que GMail –o el programa de correo de turno– se convierta en nuestra lista de tareas.

Lo más curioso es que aún hay autores que proponen utilizar la bandeja de entrada para organizar las tareas. ¡Craso error! Por si todavía quedara alguna duda del por qué no debemos utilizar el correo para organizarnos, aquí os dejo 4 razones que yo considero de peso.

1. Los correos pueden tener múltiples tareas asociadas. Es raro encontrar un correo que defina de manera clara y unívoca una única tarea. Muchas veces los correos implicarán la realización de varias cosas. Y lo peor, probablemente en relación a distintos proyectos.

2. Los asuntos generalmente no describen de manera adecuada las tareas a realizar. Aunque tú puedes asignar asuntos claros a tus correos, no puedes esperar que todo el mundo lo haga. Asuntos como “Hola”, o “Pedido” nos obligarán a leer el cuerpo del mensaje para hacernos una idea de lo que hay que hacer. O peor aún, para darnos cuenta de que podríamos haber borrado el correo sin más hace 1 minuto. El problema se agrava porque la mayoría de los programas de correo no permiten cambiar el asunto de un correo que hemos recibido.

3. Los correos no se pueden priorizar fácilmente. Aunque GMail nos permite marcar correos como destacados, o clasificarlos mediante etiquetas, no es desde luego algo que se pueda hacer en todos los programas de correo. Y aún así, si queremos clasificar los correos por distintos criterios –tiempo, energía, contexto…– la gestión de todo el sistema se complica rápidamente. Por no hablar de si además utilizamos las etiquetas para proyectos, clientes, etc.

4. El seguimiento de asuntos pendientes es una locura. Si creas una carpeta “A la espera”, te puedes encontrar enseguida con varios correos que en realidad hacen referencia al mismo asunto –a no ser que tengas una disciplina férrea, y revises todas las tareas a la espera cada vez que llega un correo nuevo para eliminar/archivar los correos antiguos que estén relacionados. Este tipo de duplicidad hace que sea muy complicado hacernos una idea clara de los temas que tenemos pendientes.

Algunos de estos problemas se pueden solucionar, al menos parcialmente, mediante un sistema de auto reenvío de correos. Aún así, usar el correo para organizar tus tareas requiere de mucho tiempo de gestión –tiempo que no empleamos en hacer cosas más valiosas–, y mucha disciplina, más de la que la mayoría tenemos.

Después de haber utilizado el correo como sistema de organización durante bastante tiempo, aprendí que el correo debe ser utilizado para lo que fue creado. Si quieres organizarte, utiliza otra cosa; el correo es una herramienta de comunicación… ¡punto!

¿Qué otros inconvenientes le ves tú al correo como herramienta para organizar las tareas? Comparte tus ideas con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Keith Williamson (via Flickr)

28 comentarios

  1. Hola Jero,

    Cuanta razón tienes. A mi también me recomendaron utilizar el correo para organizar mis tareas. Durante un tiempo lo intenté, pero fue superior a mi. Nunca me planteé si realmente era o no buena idea, como lo recomendaban supuestos expertos en productividad lo acepté como bueno.

    Tu artículo me ha hecho recordarlo y ahora me doy cuenta de porque no funcionó.

    Un saludo,

    Inma.

    • @Inma:

      Hay personas que utilizan el correo para organizarse, y lo consiguen. Pero en general pienso que no es buena idea.

      Debemos adquirir la costumbre de no aceptar las cosas que nos vienen dadas simplemente porque sí. Si algo no te funciona, piensa que no todo funciona para todo el mundo, y que puede haber otras formas. Esa actitud fue la que me llevó hace un tiempo a probar y desarrollar algunas ideas entorno a Autofocus. Finalmente he vuelto a GTD, también como consecuencia de lo mismo –Autofocus no se adaptó tan bien a mi forma de trabajo como lo hace GTD :-)

  2. Yo lo que hago es lo siguiente:

    – Todo correo que reciba que requiere acción inmediata y olvidarme de ello lo ejecuto (los que menos).
    – Todo email que requiera una tarea que no voy a hacer en ese momento (aunque tarde 30 segundos) o un seguimiento me lo reenvío a mi inbox del Evernote que luego procesaré y repartiré entre acción siguiente, a la espera, ….
    – Cuando proceso el inbox puedo limitarme a camiar el subject, añadir una nota al propio email con un checkbox para marcar acción siguiente, o puedo copiar el contenido o parte de el, pegarlo en otra nota de evernote con el mismo asunto, y borrar la última nota.

    Al día puedo recibir unos 50 emails más spam (recibo copia de una lista de distribución que tiene bastante).

    Hace tiempo utilizaba el email como lista de tareas, pero al final era un caos ya que los emails, aunque los marcase como importantes, con etiquetas o sin leer quedaban atras muy pronto entre muchas cosas, o tenía que saltar de un email a otro y hacer busquedas constantes.

    Yo tampoco recomiendo utilizar el email como organizador de tareas.

    • @Alberto:

      Gracias por compartir tu método, muy interesante. Creo que combinar la gestión del correo con Evernote es una buena solución –yo apenas estoy empezando a utilizar Evernote de forma regular, aunque sólo como herramienta de captura y para organizar la información… para gestionar mis tareas ya tengo Things.

  3. Totalmente de acuerdo.
    Utilizo mucho el correo y antes yo también lo usaba como organizador de tareas. Cuando había correos en la bandeja de entrada es que quedaban tareas por resolver.
    He probado muchos programas para organizarme y el que me va mejor es Google Tasks porque está perfectamente integrado con GMail y me permite organizar todas las tareas y subtareas por contexto, dejando el correo para lo que es, un medio de comunicación como bien dices en el artículo.

  4. Al hilo del comentario de Luis José, creo que el gestor de tareas más interesante (quizás porque es el que más se parece a un cuaderno simple) es Google Tasks. Estoy registrado en Nozbe, Producteev, Remember The Milk, GTDnosequé ¿?,… y al final utilizo mi cuaderno; y GTasks para tener las tareas en la nube.
    Imagino, Luis José, que los contextos los gestionas mediante listas; es decir, una lista por contexto. Y las subtareas, con la sangría. Me gustaría que comentaras si es así.
    Un saludo desde Jaén.

    • @Jesús:

      Estoy de acuerdo contigo. Si podemos, debemos ir por la solución más simple posible.

      Durante un tiempo yo mismo utilicé listas sencillas, y luego Autofocus en una libreta. Ahora utilizo Things porque le saco mucho partido a la revisión de mis tareas y proyectos por áreas de responsabilidad, contextos, nivel de energía/prioridad, responsables, etc. Bueno, por eso y porque es un programa con una estética muy atractiva y bien organizado ;-)

  5. Jesús, es exactamente como dices, una lista por cada contexto y sangría para las subtareas.
    Lo malo que le veo a GTask es que no permite tener una misma tarea en varios contextos diferentes. Tampoco he visto que se puedan relacionar con GCalendar. Por ejemplo estaría bien que las tareas que tienen fecha límite aparecieran en el Calendario.
    Yo también he probado todo tipo de programas tipo RTM, GTG, Tasko, etc. y son todos muy buenos pero les falta la agilidad que dan GTasks o el papel y la pluma.

  6. Otra razón por la que utilizar el correo como organizador no es buena idea es que una gran parte de las tareas de cada día no vienen por email (en mi caso particular, la inmensa mayoría), lo que hace que, o bien tu sistema esté habitualmente incompleto, o bien que mantener tu sistema actualizado cueste un trabajo tremendo.

    • @Francisco:

      Desde luego, el hecho de que muchas tareas nos llegan por medios más tradicionales es una razón de mucho peso para no usar el correo como gestor de tareas. Completamente de acuerdo.

  7. Lo primero, felicitar a Jero por su excelente trabajo y por la vuelta a la “normalidad”.

    Después de un tiempo leyendo este blog, tengo que decir que me ha ayudado un montón a cambiar mi forma de organizar mi trabajo, y es por eso que, al leer esta última entrada me he decidido a comentar.

    Yo no puedo estar de acuerdo en ello ya que, como Jero bien dice, cada uno ha de utilizar las herramientas que le funcionen y a mi el utilizar de una manera “productiva” el cliente de correo electrónico me ha funcionado a la perfección.

    Os dejo un link al esquema que hice de cómo he implementado los “consejos de Jero” en la utilización que hago del Outlook.

    Espero que os sirva, y si necesitáis alguna aclaración, encantado.

    Saludos.
    Ramon.

    Ahí va el link, que no se me olvida: http://dl.dropbox.com/u/5482708/Mis%20Tareas.pdf

    • @Ramón:

      Muchas gracias por tu aportación –y por el mismo precio, un excelente ejemplo de mapa mental.

      Si consigues encontrar una forma de trabajo que te ayuda, y eso implica utilizar el correo electrónico para organizar tus tareas, adelante. Lo primero es lo primero. Ninguna teoría debe anteponerse a la práctica –o como dirían otros, a la cruda realidad ;-)

  8. Hola,

    Muy bueno tu artículo. Efectivamente la bandeja de entrada no es útil para organizar tareas, pero ten en cuenta que sin nada que ver con la bandeja de Emails, Outlook sí tiene una sección de tareas, es simple y tiene un sistema de avisos aunque reconozco que no la utilizo para organizar, voy a descargar y probar tu sistema.

    En cuanto a Outlook hago lo siguiente:

    – En todas las carpetas los emails estan agrupados automáticamente por conversación (parecido a por asunto) y extendido el contenido para ver toda la cadena de emails.

    – Tanto los e-mails como las conversaciones están agrupadas por fecha, siempre muestra arriba la conversación con el e-mail más reciente.

    – De esta manera para borrar, guardar o revisar vas muy rápido ya que te quedas sólo con el último e-mail o realizas la misma acción para todos los e-mails de la misma conversación (por ejemplo trasladar a una carpeta de cliente).

    – Para guardar e-mails rápidamente en carpetas, yo sí clasifico, utilizo dos cosas: 1) la tecla “mover” que me ofrece las 10 ultimas carpetas a las que he movido algo, y 2) Tengo creadas unas cuantas carpetas de favoritos que siempre estan visibles

    Algunos trucos adicionales:

    -mantener en la misma carpeta los correos enviados y los recibidos para tener las conversaciones completas.

    -no obsesionarse con guardar o borrar demasiado rápido ya que las conversaciones probablemente no han acabado todavía, y lo que es mejor … los temas que tratan, muchas veces se resuelven solas por arte de magia mientras tu te dedicabas a trabajar y no a contestar e-mails

    – Como bien dices es importante desactivar los avisos de que entra un nuevo e-mail. En mi caso lo tengo desactivado pero tengo una regla por la que me aparece un pop up que pone “YES SIR ¡” cuando me llega un e-mail de mi jefe…. o de mi mujer (espero que no lea el blog…).

    – Si trabajas con un compañero que vuelve de vacaciones y tiene 800 e-mails pendientes, ofrécele echar un vistazo a los que le has enviado tú, para borrárle in situ los que ya no necesita ni siquiera leer ¡¡ se quedará maravillado de cuantos le borras. Deberíamos replantearnos la necesidad de copiar a los que estan de vacaciones como si estuvieran en la oficina …

    Yo soy de los que piensa que es imposible contestar todos los e-mails , ya que si lo haces se reproducen exponencialmente, y por otro lado si habitúas a contestar inmediatamente creas al destinatario adicción a enviarte e-mails y le haces perder productividad, es bueno un cierto nivel de reminders.

    Saludos
    Roger

    PD: Recibo o envío unos 150 e-mail diarios y tengo a la bestia controlada en unos 8.000 e-mails pendientes de clasificar, lo que no me preocupa (puedo buscar y son los mas antiguos), antes de aplicar este sistema tenía 11.000, además la estructura de carpetas de clasificación es cada vez es mas clara.

    • @Roger:

      Tu sistema me parece una excelente forma de mantener clasificado y ordenado el correo, pero honestamente no veo cómo puede ayudarte a identificar el trabajo que tienes pendiente, por ejemplo, por contexto. Es decir, me parece buen método de organización de material de referencia –los correos y conversaciones no dejan de ser material de referencia temporal para hacer tu trabajo–, pero no como método para organizar tu trabajo.

      En cualquier caso, me parece una excelente aportación al tema. Me han gustado especialmente algunas puntos que mencionas, como lo de no borrar una conversación demasiado rápido, o lo de no enviar copia a los compañeros que están de vacacaciones. Desde luego, son recomendaciones a tener muy en cuenta.

  9. Yo sigo opinando que se puede montar EL MEJOR sistema de organizacion con las utilidades gratuitas de Google y teniendo como EJE CENTRAL GMAIL..
    Las posibilidades de ajustarlo a cada uno son tan grandes que por su gran EFICACIA Y EFICIENCIA , no conozco ningun metodo mejor y llevo 30 ( digo bien) peleándome con sistemas de productividad (tiempos de TIMESISTEM y anteriores) .En un 90% de los casos , fallamos NOSOTROS (por disciplina) y no nuestro sistema.

    • @vredondof:

      Sin duda, en algunos casos las herramientas de GMail son más que suficientes y adecuadas para organizarnos. Como comentaban José y Luis José anteriormente, GTasks puede funcionar de maravilla en convinación con GMail.

      Sin embargo, dudo bastante de sus grandes posibilidades. Una cosa es que GMail+GTask pueda servir como herramienta productiva para muchísimas personas, y otra muy distinta que puedas adaptarlo para cualquier forma de trabajo. En este sentido, herramientas GTD específicas –como por ejemplo Things– son mucho más flexibles, permitiéndote trabajar de forma sencilla “a-la-gtask”, o de formas mucho más complejas, teniendo en cuenta aspectos como áreas de responsabilidad, responsables, niveles de energía, prioridades y un larguísimo etcétera.

  10. Felicitación por el artículo, invita a la reflexión. Compartir con ustedes el dicho de que la organización debe partir de uno mismo y no podemos dejar en manos de un buzón de correo el trabajo diario, sabemos que no es la única vía de tareas diarías por regla general.

    Referente a la organización del correo, mi experiencia me ha demostrado que para mi gestión, los mejor es organizarlo por areas geográficas y a continuación departamentos / personas/ proyectos. No estoy nada de acuerdo en organizar por conversación como sugiere “Roger”, cuantas conversaciones pueden surgir en la vida laboral? Así se pierde mucha eficacia en la gestión, imagino que gestiona un grupo pequeño de empleados y pocas conversaciones, quizá para esto pueda ser útil. También me muestro contrario a contar con miles de mails sin ningun tipo de clasificación y que indica puedan resolverse por arte de magia, todos buscamos soluciones para ser más eficientes no para no serlo. Interesante la creación de carpetas acceso inmediato o favoritos.

    Dirigo un equipo de 50 personas en toda europe, la compañía tiene sede Barcelona, aunque viajo por toda europa. Recibo unos 300 mails diarios, incluidas convocatorias de reunión, alertas, spams (10%)..Al igual que Jose Luis, convino Gtask con agenda manual desde hace dos años y actualmente consigo una buena organización del trabajo.

    Josep.

    • @Josep:

      Gracias por tu comentario y por tu aportación :-)

      Creo que a lo que Roger se refiere es a un mecanismo automático de su programa de correo que agrupa los correos enviados con el mismo asunto. En este sentido, creo es buena idea manejar los correos por conversaciones, pues te ahorra mucho tiempo a la hora de revisarlos. Pero desde luego, como muy bien mencionas, el hecho de que en una conversación puedan aflorar diferentes tareas hace muy poco recomendable utilizar el correo como organizador de tareas –precisamente lo que trato de explicar en el artículo ;-)

      En resumen, conversaciones sí –para organizar mejor tu correo–, pero no para organizar tu trabajo.

  11. En mi caso lo dejé inmediatamente después de descubrir esa opción de Gmail de “Tareas”. Básicamente el ahorro de tiempo que ofrece es ínfimamente menor a la sobrecarga de tiempo perdido que produce.

    Hay que decirlo una vez, pero hay que decirlo. ¡Un saludo!

    • @Iago:

      El movimiento hacia GTasks es natural, y es el mismo camino que han seguido muchos miles de personas. Aunque para mi gusto es demasiado básico, sin duda se trata de una de las mejores aportaciones que ha realizado Google a su GMail.

  12. Buenos días,
    Trabajo habitualmente con un gestor de correo (Outlook) y creo que ayuda a organizarse pero hay que poner de nuestra parte y no fiarse al 100%.
    Yo lo dividiría (como hago diariamente), por resolución en el tiempo y tiempo que invertiríamos en solucionar o realizar una tarea… Por ejemplo, una tarea a largo plazo (renovación de alguna licencia de Software anual) si es susceptible de ser anotado como tarea en el calendario, pero una llamada de teléfono, o algo “inmediato” es mejor realizarlo al principio para que no interrrumpa un trabajo mas laborioso.
    Realicé algún curso sobre esto y son interesantes… Se llama “Gestión del tiempo”. Os dejo el nombre porque tal vez podáis buscar información sobre ello…

    Un saludo buen artículo.
    Salu2.

    • @Nacho:

      Muchas gracias por tu aportación.

      Verás, no eres el único que habla de gestión de tiempo –de hecho es un término muy popular y extendido. Pero conforme profundices en temas de productividad personal te darás cuenta de que no existe tal “gestión de tiempo”, sino gestión de tu propia persona, de lo que tú decides hacer y no hacer en cada momento. La productividad, finalmente, se trata de aprender ciertos hábitos personales, y sobre todo de aprender a dominarte –dejar de procrastinar, recopilar todas tus ideas, organizar las tareas en listas, revisar tus listas periódicamente, etc. Desde luego, no se trata de gestionar el tiempo.

      Es por eso que soy muy escéptico con respecto a estos cursos, donde generalmente te enseñan a planificar tareas en una agenda, pero no los verdaderos hábitos productivos que marcan la diferencia. No sé si ese fue tu caso… sería interesante que compartieras los contenidos del curso :-)

  13. @ Jero:

    Gracias por el feedback y la aclaración. Para aclararlo un poquito más:

    – Sí manejo los correos por conversaciones, pero sólo para revisarlos, y mandarlos rápidamente a otras carpetas, es decir están clasificados en carpetas y subcarpetas (pero dentro de ellas agrupados por conversación)

    – No para organizar el trabajo, no utilizo el correo como organizador de tareas, las tareas las anoto aparte en TAREAS o TASKS está dentro de Outlook y no tiene nada que ver con los E-mail ¿No lo conocéis?

    @ Josep:

    El ejemplo de lo que hago es que también dentro de las carpetas de areas geográficas/departamentos / personas/ proyectos, es donde sí estaría ordenado por conversación, sólo dentro.

    Tengo a mi cargo varios países y más de 100 personas, no recibo SPAM (no se como lo consigue IT..), los e-mails sin clasificación son anteriores a implantar este sistema, no me preocupan porque en el fondo estoy de acuerdo con Jero y simpre nos quedará la búsqueda…

    Que sean miles esos e-mails no significa que estén pendientes de resolver (ya que no utilizo la bandeja de entrada para organizar mis tareas) sólo significa que no los he clasificado en las carpetas, te pillé ¡

    Roger

  14. La verdad es que tienes razón, yo comencé a usarlo y al final me cambié a otro sistema porque la cosa se complicaba bastante.

    Sin embargo, hay una cosa, y nada desdeñable, que en su momento resultó ser un punto a favor:

    El hábito de revisar las tareas no necesitaba crearlo, sólo aprovechar el hábito que ya tenía de mirar el correo cada dos por tres.

    Convertía un vicio en un hábito productivo (quizás a riesgo de pervertir ambos), y funcionó de forma natural, casi sin esfuerzo extra por mi parte: sólo tenía que revisar la misma bandeja de entrada de siempre.

    De paso aprendí a tratar mis correos de una forma más productiva, a vaciar la bandeja de entrada, a aplicar la regla de los 2 minutos, etc. Fue una entrada suave en el GTD, pese a mi escasa autodisciplina.

    Hasta que me di cuenta de que la cosa se podría complicar bastante en cuanto a usabilidad, y de que además lo realmente adecuado a la larga iba a ser convertir la revisión de las tareas (y de paso la del correo) en un hábito autónomo y regular, aunque tuviera que currármelo. Aún estoy tratando de lograrlo… ;)

    • @Jorge:

      Utilizar el correo electrónico como herramienta para organizarse no es bueno, pero como demuestra tu experiencia, es mejor que nada. Y desde luego supone una gran ayuda si nunca has trabajado con un método :-)

      Mucho ánimo con GTD. Cuesta trabajo, pero se puede. Y los frutos siempre merecen la pena.

  15. Buena reflexión. Yo también caí en este error, y muchas veces, por culpa del “piloto automático” vuelves a caer.

    Con el tiempo, conoces a la gente con la que trabajas y qué esperas de los correos. Eso te ayuda a predecir qué hacer. Muchas de mis tareas es posible aplazarlas a un determinado día de la semana para sincronizarlas con otras tareas. Entonces, le dedico la jornada completa a atender y resolver esos correos. Para el resto, es inevitable tener que leer, y una vez sabes qué hacer lo planificas para la ocasión más oportuna.

    Hay muchas casuísticas sobre el uso del correo, que dependen de las personas con las que trabajes, los asuntos que tratas, el entorno, la empresa… Pero jamás hay que organizar los correos como tareas.

  16. Para mi existe una razón fundamental para no utilizar el correo para organizarme. Me genera muchísimo estrés y sensación de descontrol. Aunque tengas muchísimas cosas que hacer, el tener la bandeja de entrada vacía, y el no acceder a la aplicación de correo, o al menos a la bandeja de entrada durante un tiempo, me genera una sensación de tener las cosas controladas, libera mi mente y me hace estar mucho más enfocado.
    Para mi es una constante fuente de interrupciones, que a lo largo del día hace que te diluyas, generando al final de la jornada la sensación de que no has hecho nada productivo, lo cual genera una cuota extra de estrés para el día siguiente.

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