4 claves para mantener tu sistema productivo bajo control

Alambrada

Foto por Robbie W T (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Por su propia naturaleza, GTD nos induce a recopilar todo, procesar todo y organizarlo todo. De hecho, una vez que empezamos no hay límites. Cualquier cosa que se nos ocurre va a parar a nuestro sistema. Y así, poco a poco, las listas empiezan a crecer de forma indiscriminada. A veces con tareas importantes, pero otras también con actividades poco relevantes, “deberías” que no forman parte de nuestros verdaderos objetivos, o simples proyectos absurdos que están ahí sólo porque hace mucho tiempo nos pareció que sería interesante llevarlos a cabo.

El problema es que, por desgracia, contamos con una cantidad de tiempo y energía limitados. La sensación de tenerlo “todo” organizado en listas es muy agradable, no lo voy a negar. Pero si dejamos que el sistema crezca demasiado, llegará un momento en que no podremos abarcarlo todo. Los niveles de estrés empezarán a subir, y tarde o temprano empezaremos a dispersarnos. Con cientos de siguientes acciones esperando, resultará muy difícil realizar elecciones claras, en línea con nuestras verdaderas prioridades.

Fijar límites a las cosas resulta imprescindible para nuestra salud mental, y nuestro sistema productivo no es una excepción. Por eso, he recopilado las siguientes claves que personalmente me han ayudado mucho para simplificar la gestión de mis tareas –todavía estoy en ese proceso–, y a mantener mi sistema GTD en buen estado de salud.

NOTA: Sé que algunas de estas ideas pueden ser un poco radicales y un poco anti-GTD, pero a mi me han funcionado.

1. Reduce el número de contextos. Ten el número de contextos justo. Por ejemplo, si puedes hacer tus llamadas desde cualquier sitio, no tiene sentido crear un contexto exclusivo para las llamadas.

Tener muchos contextos hace más fácil que te disperses y dificulta la elección de la siguiente tarea –lo ideal sería tener una sola lista para todo, lo más reducida posible.

2. Limita el tamaño de la lista “algún día/quizá”. A lo largo del tiempo me he dado cuenta de que un procentaje importante de estos proyectos futuros pasan mucho tiempo congelados, y al final terminan desapareciendo sin una oportunidad de ser llevados a cabo. Por otro lado, los proyectos en los que realmente estoy interesado trabajar surgen una y otra vez en mi mente, sin necesidad de tenerlos en una lista.

Tener una lista de ideas demasiado larga afecta negativamente a mis revisiones, pues tengo que repasar una y otra vez cosas que no quiero o no puedo hacer ahora. Prefiero dejarlas “en el aire”, porque sé que volverán a mi cuando llegue el momento adecuado –idealmente no deberíamos tener esta lista.

3. No controles proyectos innecesarios. La mayoría de los proyectos GTD son tan sencillos que resulta obvio cuál será la siguiente acción. En lugar de listarlos en la lista de proyectos, simplemente ten la siguiente acción de cada proyecto en la lista contextual correspondiente. Cuando la termines, elimínala y crea la siguiente acción. No necesitas tener el recordatorio del frente abierto.

Con esta simple idea reducirás tu lista de proyectos a menos de la mitad, o incluso a una tercera parte, facilitando el control y la revisión de tu sistema –es más, tu lista de proyectos activos debería ser tan reducida que no te tendría que hacer falta una lista para recordarlos.

4. Sé selectivo con lo que incluyes. Por mucho que te apetezca, no debes incluir en tu sistema cualquier cosa que te venga a la cabeza. Tienes que aprender a ser selectivo, y alimentarlo con proyectos y actividades que te aporten valor. ¿De verdad necesitas probar un nuevo software, enviar el reporte semanal que nadie lee, o recordar que algún día a lo mejor querrás aprender a pilotar un avión?

Céntrate en el aquí y ahora, de acuerdo a tu plan de vida y objetivos, y no malgastes tus energías gestionando cosas que no te aportan ningún valor.

¿Sientes que tu sistema productivo es demasiado “pesado”? ¿Qué trucos utilizas para mantenerlo bajo control? Compártelo con nosotros en un comentario.

9 comentarios

  1. A menudo siento que mis listas toman vida propia (síntoma inequívoco que me he “relajado” con el repaso semanal)… pero entonces me va genial hacer un pequeño parón y “purgarlas”. Aprovecho para hacerlo por la mañana, que suelo llegar a la oficina cuando la gente todavía no lo ha hecho y aprovechar esa hora de silencio que tanto se agradece y tanto cunde…
    La mayoría de las veces tan solo es que me he olvidado de ir tachando cosas pendientes…
    También es cierto que cuanto más confías en tu sistema, cuando más te gusta utilizarlo, más te gusta mantenerlo; básicamente porque te funciona y te facilita el día a día.
    Estoy totalmente de acuerdo con el punto de mantener los contextos en una base mínima y eso pasa – a mi parecer – por preguntarse realmente qué sueles hacer durante el día…yo eliminé @Ordenador, @Llamadas, por ejemplo, porque por si mismos no tenían suficiente entidad como contexto. Ambos están incluidos en mi lista de Tareas y lo que hago tan solo es añadir el verbo de acción correcto para cada uno (Teclear, Buscar en Internet,….o Llamar).

    P.D. Es la primera vez que me atrevo a comentar…tod@s sabéis un montón sobre esto!!!! Y yo sólo puedo aportar mi experiencia del día al día…¡lo que aprende un@ leyendo por aquí!!!

    • @Laura:

      Te doy doblemente las gracias por tu comentario. No sé por qué tenéis tanto miendo de compartir ideas y opiniones. Poca gente puede declararse experto en GTD. Al menos yo no lo soy. Cuando mucho soy un estudioso del tema. Así que, por favor, quitaos de la cabeza esa idea de si no sabes no puedes comentar.

      Dicho lo cual, el fenómeno de descontrol de las listas que describes es recurrente para muchos, incluso para los que ya tienen kilómetros recorridos con GTD. No es algo preocupante, mientras seas consciente de ello y tomes las medidas oportunas. En tu caso, el enfoque que le das es más que adecuado, así que sigue así ;-)

  2. En esta ocasión voy a discrepar… :-) Creo que la solución no pasa por mantener el sistema ligero sino por tener las herramientas adecuadas para gestionarlo. Dejar cosas fueras del sistema, a no ser que sean realmente obvias, juega en contra del mismo. Por ejemplo, limitar las ideas “algún día/tal vez” va directamente contra la línea de flotación contra los planteamientos originales de David Allen. Lo que puedes adaptar es con qué frecuencia revisar esta lista, o tenerla troceada como hago yo en cosas que casi seguro harás algún día y cosas que casi seguro no harás nunca. Insisto, la solución pasa por tener una herramienta que haga el trabajo sucio por ti…
    .-= Lo último publicado por José Miguel Bolívar: GTD: El Poder de la Revisión Semanal =-.

    • @José Miguel:

      No esperaba menos de ti ;-)

      GTD está diseñado para “absorberlo” todo, y desde ese punto de vista tienes toda la razón. La pregunta que yo me hago no es si debemos o podemos incluir todo en GTD, sino si GTD –con toda su complejidad– es la mejor forma de ser productivos. O dicho de otra forma, si se adapta de forma natural a la manera de trabajar/pensar que tenemos las personas.

      La verdad es que este artículo surgió durante una investigación que estoy haciendo sobre el método Autofocus v4 (AF4) de Mark Forster. Llevo varios días aplicándolo y, aunque todavía es demasiado pronto para arrojar conclusiones, está cambiando algunos de mis paradigmas con respecto a la productividad.

      Mañana publico un artículo introductorio a AF4. Te invito a que lo leas y aportes tu opinión, como siempre valiosísima.

  3. Estoy de acuerdo con José Miguel. Quizás sea cierto que es necesario purgar la lista de Algún Día de vez en cuando para adaptar o borrar las que ya sepamos que nunca vamos a hacer, o que ya no queremos hacer.
    .-= Lo último publicado por Miguel de Luis: Trabajar y ser feliz =-.

  4. En esto estoy con José: a mi también me encanta la lista “algún día/tal vez” para sacarme las ideas de la cabeza. Lo importante es para mi no incluir esta lista en la revisión semanal. La miro cuando estoy con tiempo de ocio de sobra y quiero elaborar alguna idéa (aunque esta después la ponga en la carpeta “algún día”). De esta forma sé que están aí, pero no las resgato cada semana. Y claro, cuando sé que este verano tendré 3 semanas libres sin nada que hacer, voy al algún día y me acuerdo “verdad, el curso de piloteo”. Así me acuerdo de esto antes de que se cierren las inscripciones.
    .-= Lo último publicado por Valentina: Reuniones sin aviones =-.

    • @Valentina:

      Excelente estrategia la de excluir la lista “Algún día/Tal vez” de la revisión semanal. Yo hace mucho que lo hago. Aunque a diferencia de ti, yo no la uso para “llenar” mi tiempo libre –lo cual también está bien–, sino para incluir proyectos en línea con mi plan de vida personal. Digamos que es una especie de bolsa de posibles proyectos para evaluar e insertar dentro de mi plan.

      Precisamente el ejemplo que planteas demuestra muy bien mi argumento. Si tengo muchas ganas de aprender a pilotar un aeroplano, no necesito ninguna lista para recordar que quiero hacerlo. Siempre lo tengo presente, y en cuanto tenga una oportunidad –las vacaciones, por ejemplo–, lo haré. Si resulta que no me acuerdo, quizá sea porque en realida no es tan importante para mi, es sólo un “estaría bien si”, por lo que no me preocupo demasiado.

      Muchas gracias por tu comentario. Espero seguir viéndote por aquí :-D

  5. a mi también me gusta esa lista, aunque a veces sólo sirva para darnos cuenta de que hay algo más que el día a día y que tenemos otros sueños que algún día llegarán.

    Cada vez me va mejor con el tema GTD, eso sí, hoy he ido a renovarme el DNI y me ha dicho el sr. policia que efectivamente tenía hora el día 21, pero de mayo :-)… en fin, puliendo el sistema estoy.

Deja un comentario