4 claves para gestionar las interrupciones

Ondas en el agua

Foto por Anosmia (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

No importa cuán eficiente seamos, lo bien diseñado que esté nuestro sistema de productividad personal, o la experiencia que tengamos con él. La verdad es que nunca podremos evitar todas las interrupciones. Siempre estarán ahí, al acecho. Tratar de esquivarlas o ignorarlas no funciona. La única salida es aprender a manejarlas correctamente. La gran pregunta es: ¿cómo hacerlo?

En realidad no es tan complicado como parece. Varios lectores me han preguntando últimamente cómo pueden manejar las interrupciones sin romper sus planes de trabajo diario. Así que he decidido compartir con vosotros mis 4 claves para gestionar las interrupciones de forma rápida y sin perder el control de tu sistema productivo.

1. Elimina todas las fuentes de interrupción que puedas. Aunque suene obvio, ignoramos este punto la gran mayoría de las veces. La mejor solución para que no haya interrupciones es eliminar el origen. Si necesitas un par de horas para sacar adelante una o varias tareas importantes, no lo dudes: por el teléfono móvil en modo “silencio”, cierra el correo –o mejor, desconéctate de Internet–, limpia tu mesa de cualquier cosa que te pueda distraer, y cierra la puerta de tu despacho con un cartel exterior para que no te molesten. Y si es necesario, desaparece: vete a una sala de reuniones que no estén utilizando, o a cualquier otro sitio donde sea más difícil que te interrumpan. No es tan grave. Hay muy pocas cosas que no puedan esperar un par de horas –salvo que estés a cargo de la seguridad de una central nuclear ;-)

2. Deshazte de la interrupción en menos de 2 minutos. Por experiencia sé que muchas de las cosas que me interrumpen son tareas sencillas de menos de 2 minutos. En estos casos, hago a un lado lo que estoy haciendo y las resuelvo inmediatamente. Consigo 3 cosas al mismo tiempo: mantengo la concentración de la tarea principal –es difícil perderla en menos de 2 minutos–, elimino la distracción y dejo a alguien contento. ¡Qué más se puede pedir! Sólo ten cuidado de que no te lleven varias de estas tareas rápidas seguidas, o tendrás que pasar al siguiente punto.

3. Aparca la interrupción en la bandeja de entrada. Siguiendo el principio de que hay muy pocas cosas verdaderamente urgentes, las tareas que no puedo resolver inmediatamente las aparco. Para ello, solicito que me envíen un correo electrónico, o anoto la tarea en una hoja de mi libreta de recopilación ecológica, la pongo en la bandeja de entrada y sigo trabajando en lo mío. Después, en los momentos que me fijo para ello, proceso las notas junto con las demás cosas y las integro a mi sistema de organización. A veces, si son realmente importantes, termino haciendo esas tareas en el mismo día durante “tiempos muertos”.

Muchas veces asumimos que algo es urgente cuando en realidad no lo es. Por ejemplo, no todo lo que te pide tu jefe es para hacerlo inmediatamente. Piensa en cómo clasificas tu trabajo, y si es posible aparcar más trabajo del que aparcas actualmente. Si tu jefe siempre te está interrupiendo con tareas “para ayer”, entonces intenta negociar con él. Si no es posible, entonces pídele que sea él el que priorice y organice su trabajo, dentro de un esquema lógico. Y si tampoco es posible, entonces es que tu jefe no es una persona razonable –yo pensaría seriamente en cambiar de empleo, antes de perder mi salud física y mental.

4. Aprende a ser flexible: cambia tu plan. Por último, si algo es realmente inmediato y urgente –que haberlo, “hailo”–, sé flexible. Tu plan de trabajo diario está para cumplirlo, pero tienes que ser razonable. Lo mejor que puedes hacer a la hora de crear tus listas de tareas es dejar tiempo suficiente –alrededor de un 30%– precisamente para los imprevistos. De esa forma no será fácil que pongan en peligro el cumplimiento de tu plan. Pero si a pesar de todo tu plan se va al traste por un día malo lleno de imprevistos, no te mortifiques. Mañana tendrás una nueva oportunidad para llevarlo a cabo.

¿Te ves asediado por las interrupciones muy a menudo? ¿Cómo las manejas? Comparte tu experiencia en un comentario.

10 comentarios

  1. Vuelvo a coincidir en todo. Añadiría, por último, limitar el flujo de las interrupciones, por ejemplo desconectando los notificadores de twitter o poniendo un cartelito de no molestar.

    Conste que he dicho limitar, no eliminar.

  2. Excelente post. Me recuerda tanto mi anterior empleo y jefes. Es un arte esto de manejar las interrupciones sobre todo cuando son varios los jefes. Yo al principio me estresaba por todo, con el tiempo se le va tomando el pulso al trabajo propio y el de los demás y se aprende a gestionar los asuntos con mejor tacto. He aplicado varias de las claves aquí mostradas, me han funcionado y sin tener idea de GTD, imagino que nacen solas cuando te interesa organizar y mejorar nuestro trabajo y el de nuestro entorno (cuando se puede). Nada fácil el asunto. Me quedo con: “Aprende a ser flexible”.

    Saludos.

    • @María Vanessa:

      Tienes razón en que manejar las interrupciones no siempre resulta tan fácil, aunque a veces nosotros lo complicamos más de lo que deberíamos. Simplemente siendo flexibles y no saturando nuestra agenda de trabajo auto-impuesto, ya tenemos mucho ganado.

    • @Franck:

      Por suerte para mi, no he tenido que enfrentarme a jefes entrópicos, o al menos no caóticos. Y cuando las cosas se han puesto un poco complicadas, siempre he sido capaz de negociar un punto intermedio. Pero tienes razón en que no siempre es posible.

      Si las cosas llegan a un punto realmente sin salida, recomiendo sinceramente plantearse la opción del cambio de trabajo. Yo no lo he hecho por estos motivos, pero sí por otros –incluso he realizado un cambio de país, que es todavía más drástico. Así que sé de lo que hablo. Los resultados siempre, SIEMPRE, son positivos si uno sabe cómo hacerlo.

  3. En los entornos de trabajo tradiocionales (oficinas estáticas donde los empleados tienen un sitio fijo y controlado) es complicado hacerlo, aunque con buena disciplina y personalidad es posible hacerlo. En los nuevos entornos es más sencilla esta aplicación ya que al no estar permamente localizable presencialmente, muchas de las interrupciones se eliminan de manera natural. Esta es una de las razones por las que cada vez creo más en un modelo de trabajo descentralizado y sin necesidad de presencia continua

    UN saludo
    DSR

    • @David:

      Incluso en entornos de trabajo tradicionales, si demuestras solvencia y eficacia en tu trabajo, debería ser relativamente fácil conseguir controlar las interrupciones. Un jefe que ve que eres organizado confiará en ti, tarde o temprano.

      Indudablemente, en los ambientes de trabajo “modernos” las cosas se simplifican –yo he tenido la suerte de trabajar en este tipo de entornos durante casi toda mi carrera profesional–, lo cual no quiere decir que no requieras de disciplina para manejar las interrupciones correctamente.

  4. Procuro aplicar estos puntos en la medida de lo posible: intento evitar en la medida de lo posible las interrupciones que dependen de mi. Hay otras como las externas que no puedo evitar, dado que parte de mi trabajo se basa en asesoramiento y atención al cliente (interno). La aplicación de la “regla de los dos minutos” resulta positiva siempre y cuando no se encadenen pequeñas intrerrupciones. En cuanto a la flexibilidad:, …. o te flexibilizas o acabas cazando moscas..¨ :-).

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