3 cosas que poner en la bandeja “en curso”

Noria girando

Foto por Stig Nygaard (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

La bandeja de entrada ya se ha convertido en el icono de todo practicante de GTD. Quien más quien menos, todos tenemos un recipiente donde alojar los papeles a la espera de ser procesados: facturas, cartas, informes, notas de todo tipo… y hasta objetos como pilas gastadas. Todo lo que entra en el área de influencia de nuestro radar productivo empieza su periplo en esta bandeja.

Sin embargo, muchos no tenemos una, sino hasta tres bandejas distintas. Además de la bandeja de entrada, yo tengo una bandeja de cosas “en curso” y otra de material para “leer/revisar”. Estas dos bandejas extras no son parte de GTD, ni son estrictamente imprescindibles, pero muchos practicantes las hemos adoptado por su extremada utilidad. En particular, encuentro especialmente cómodo tener una bandeja de cosas “en curso” porque me permite gestionar tres cosas que son muy importantes para mi.

La primera cosa que me ayuda a gestionar la bandeja de cosas “en curso” es, como no podía ser de otro modo, el material de apoyo para proyectos activos. Como muchos de vosotros ya sabéis, la mayoría de mis proyectos GTD o frentes abiertos no alcanzan el calibre necesario como para perder tiempo en gestionarlos de manera formal. No obstante, sigo teniendo unos pocos proyectos que son lo suficientemente complejos o ricos en contenido como para necesitar gestionar algún tipo de material de apoyo.

Así que, lo primero que necesito tener siempre a mano son las carpetas de color manila que utilizo para guardar el material de apoyo de este tipo de proyectos. Notas, mapas mentales, formularios, cotizaciones y todo tipo de documento relacionado con un proyecto va a parar a su carpeta o carpetas correspondientes. Podría tenerlas guardadas en el archivo de referencia y sacarlas cuando fuera necesario, pero me resulta más cómodo tenerlas siempre a mano en esta bandeja.

Otro tipo de cosas que necesito tener siempre a mano es el material de apoyo para las siguientes acciones. No son proyectos, por lo que no tienen una carpeta específica asignada. Así que siempre tengo una carpeta de color rojo en la bandeja en curso, etiquetada “siguientes acciones”, que contiene la factura que tengo que escanear, el informe que tengo que revisar, la lista que tengo que pasar a limpio, etc. En cierto modo esta carpeta representa el material de referencia para todo el trabajo que no forma parte de ningún proyecto en particular.

Por último, tengo un tercer tipo de carpetas –trato que sean de color azul para diferenciarlas de las carpetas de proyectos, y la carpeta de siguientes acciones. Las carpetas azules contienen material que debo procesar por lotes cuando tenga tiempo. Por ejemplo, tengo una carpeta para facturas por archivar, otra para cartas responsivas por firmar, otra más para material para digitalizar, etc. De esta forma, vaciar la bandeja de entrada de este tipo de cosas resulta muy rápido: simplemente traslado las hojas a la carpeta azul correspondiente y me olvido de ellas hasta que llegue la hora.

Como podéis imaginar, esta forma de utilizar la bandeja “en curso” agiliza mucho mi trabajo diario. Ya no tengo que buscar en diferentes lugares los diferentes tipos de material. Todo está ahí, con sólo estirar mi brazo –y lo que es mejor, perfectamente organizado por colores ;-)

¿Utilizas una bandeja de cosas “en curso”? ¿Qué tipo de cosas guardas y cómo las gestionas? Comparte con nosotros tu experiencia en un comentario.

10 comentarios

  1. Yo uso varias bandejas de entrada. Una de ellas es la bandeja física y el resto son los buzones de entrada de mis cuentas de correo. También uso una bandeja física y otra virtual para cosas “en curso”, por ejemplo, emails en los que voy en copia y no tengo que hacer nada con ellos más que estar al tanto.

    • @José Miguel:

      Gracias por compartir tu configuración. Desde luego, resulta más que adecuada para la mayoría de nosotros –de hecho creo que todos los que llevamos un tiempo con GTD tenemos un “setup” muy similar. En cualquier caso, aunque yo he explicado el uso de la bandeja en curso para gestionar papeles, creo que lo dicho se puede utilizar igualmente para cualquiera de sus versiones digitales –excepto por el asunto de las carpetas de colores ;-)

  2. Hola Jero,

    Pues ahora que he puesto en marcha mi proceso de productividad ´gracias a este blog, he tratado de mantener todas las cosas en su lugar tan pronto las recibo, para evitar el papeleo innecesario.

    Sin embargo tengo un espacio donde tengo organizado por engargolados los elementos de las reuniones que va a tener que seguirse dando seguimiento.

    En verdad siento que estoy logrando eficientar mis actividades laborales y personales en razón de lo que leo aquí.

    Saludos

    Omar Carreño

    • @Omar:

      No cabe duda que organizar el material lo antes posible es fundamental para la productividad. No importa si usas una bandeja física, el archivo A-Z o cualquier otra herramienta, lo importante es que tengas claro dónde va cada cosa tan pronto llegue a tus manos. Lo peor que nos puede pasar es tener que devolver un papel a la bandeja de entrada simplemente porque no sabemos qué hacer o dónde guardarlo.

      Me alegra saber que tu productividad va por buen camino :-)

  3. Pues tanto así como una bandeja, no tengo.

    Pero con los archivos en mi sistema de clasificación, iniciar el nombre de un archivo con la letra “I” sirve para eso, hace la diferencia entre los archivos “A” que analizo o trabajo con ellos y los archivos “I” que son material de apoyo o información.

    Para objetos no tengo un lugar fijo, pero en mi Palm tengo apuntado que debo hacer y pocas veces le pierdo la pista a un objeto porque en mi casa procuro tener todo en orden.

    Los papeles en general trato de evitarlos y solo cuando es imposible digitalizarlos y desecharlos me decido a tratarlo como los objetos. Ahora, para digitalizar un papel no utililizo un escaner, con tomarle una foto digital es suficiente y más rapido.

    En general, puedo decir que procuro tener ordenado todo y trabajo con apuntes o recordatorios de que debo hacer, tener a la mano los objetos o archivos favorece tenerlos a la mano siempre.

    • @Hluot:

      Es bueno tener un punto de entrada único para los papeles y objetos físicos. Ello te permite tener la seguridad de que nada está perdido o desperdigado pro ahí. No sabes la tranquilidad que da eso :-)

      En cuanto a la digitalización, estoy de acuerdo contigo. En la medida de lo posible es buena idea mantener todo en formato digital y deshacernos de los papeles –y si es posible, incluso evitar que lleguen los papeles a nuestro mundo, por ejemplo, cambiando la entrega de estados de cuenta bancarios de correo ordinario a correo electrónico.

      Lo que desde luego no tengo muy claro es que sea buena idea digitalizar con cámara fotográfica: muchos documentos, para que sean válidos en formato digital, deben tener una resolución y calidad mínimos, que no se suele conseguir con simplemente una fotografía –distancia de toma, desenfoques, etc.

  4. Hola, yo uso varias bandejas “en curso”. Realmente no son bandejas, sino carpetas cogantes en un archivador portátil de plástico que tengo encima de la mesa y que necesito consultar constantemente. Son mis “12Folders”

    Las etiquetas que señalizan estas carpetas las tengo coloreadas según el área que ocupan en mi trabajo. Son cuatro: “Administración”, “Producción”, “Siniestros” y “Asuntos Personales”. Incluso me permito la complicación de subdivir las áreas de trabajo para controlar mejor el tema. Un proyecto en curso del área de Producción puede estar en fase de “Cotización”, “Seguimiento”, “Emisón” o “Pendiente de Recibir”, y hay una subcarpeta para cada fase, pero todas estas subdivisiones son de color verde. Por el contrario, hay otros colores en los que debido a la gran cantidad de fases por las que pueden pasar, no suelo dividirlos. Sólo hay un par de etiquetas: “Pendientes de Apertura” y “En Tramitación”.

    Para saber en qué carpeta colgante está un proyecto, sólo tengo que ir a Outlook, buscarlo por una de las cuatro o cinco referencias que utilizo normalmente, y una vez leído su contenido, deducir por las anotaciones que hice en qué carpeta puede estar. El sistema es rápido, tan sólo cabe un error al buscar. El proyecto puede estar en el estadio anterior, pero nunca en el anterior a ése ni en el futuro (salvo errores).

    Saludos

    • @José Fco.:

      Tu sistema de organización, aunque peculiar, tiene mucho sentido para el tipo de trabajo que realizas. Es una excelente muestra de cómo se puede aplicar la creativdad para facilitar nuestro trabajo.

      Las claves de un buen sistema de organización son tres:

      1. Que organices el material nuevo inmediatamente –no dejarlo que se acumule encima de la mesa o en la bandeja de entrada– para lo que debes…

      2. Tener claro cómo/dónde guardar el material nuevo tan pronto llega a tus manos, lo que implica…

      3. Poder recuperar rápidamente cualquier material que necesites, sin andar rebuscando por miles de sitios.

      Y parece que tu sistema cumple con los 3 puntos a la perfección. Así que ¡enhorabuena! :-D

  5. Hola Jero!
    Yo también utilizo una bandeja que tengo etiquetada como “pendientes”, aunque veo que el uso que le doy es similar al tuyo, con una diferencia: como mis proyectos llevan su tiempo de ejecución, le tengo creada una carpeta independiente a cada uno que archivo en la cajonera de mi mesa, por lo que en la bandeja “pendientes” (o “en curso”, como tú la llamas), sólo dejo las cosas en las que estoy trabajando y que no corresponden a uno de los proyectos ya abiertos. Como suelen ser pocas, no me hace falta clasificarlas de ninguna forma, así pierdo menos tiempo aún.
    También tengo otra bandeja como la que comentas de “leer/revisar”, de la que cada vez que tengo que ir a una reunión, pillo un documento para aprovechar el tiempo muerto en las esperas ;)

    • @David:

      Gracias por compartir tu configuración. Por lo que cuentas, se adapta perfectamente a tu forma de trabajo –de eso se trata al fin y al cabo, ¿no? ;-)

      Yo me estoy planteando eliminar la bandeja “leer/revisar”, pues ya casi no tengo material que leer o revisar en papel. Es lo bueno de digitalizar todo lo digitalizable.

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