26 creencias que harán fracasar tu implementación de GTD (IV)

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Antes de Navidad interrumpía esta serie sobre las creencias más comunes que harán fracasar tu implementación de GTD. Con el nuevo año, ha llegado el momento de continuar y, en el próximo post, rematar esta serie que espero que arroje algo de luz a la supuesta «dificultad» de poner en práctica esta metodología de productividad personal de David Allen.

Como dice Walter Riso, psicólogo y especialista en Terapia Cognitiva, «le creemos demasiado a las creencias, porque es más cómodo no cuestionarnos a nosotros mismos». Mejorar implica cambiar, y para cambiar tenemos que estar dispuestos a revisar nuestras creencias, que es otra forma de decir lo que ya Albert Einstein nos enseño hace décadas: no podemos resolver problemas pensando de la misma manera que cuando los creamos.

Te invito a revisar cinco nuevas creencias limitantes muy habituales a la hora de poner en práctica GTD. Quizá te veas identificado en alguna de ellas, y reflexionar sobre ellas te ayude a salir del atasco en que nos metemos a veces con esta metodología ;)

16. Creer que porque algo se pueda hacer en dos minutos, debes hacerlo. Una de las partes de la metodología GTD más famosa entre los novatos es sin duda la «regla de los dos minutos». Tan famosa como mal entendida, todo sea dicho. La interpretación que muchas personas hacen de esta regla es que, si puedes hacer algo en menos de dos minutos, entonces hay que hacerlo, y así te lo quitas de encima. La lectura correcta no es «si puedes hacer algo en menos de dos minutos», sino «si tienes que hacer algo y lo puedes hacer en menos de dos minutos» —otro ejemplo más de la importancia de utilizar las palabras adecuadas. Como decía Peter Drucker, la efectividad consiste en hacer de manera eficiente las cosas correctas. O dicho de otro modo, mejor que hacer inmediatamente las cosas que llevan menos de dos minutos, es no hacerlas en absoluto.

17. Creer que porque algo se pueda hacer en dos minutos, debes hacerlo en el momento. Otra sutileza de la «regla de los dos minutos» que a muchos novatos de GTD se les escapa es que debe aplicarse, no cuando estás capturando lo que llama tu atención —que es lo que solíamos hacer antes de practicar GTD—, sino cuando estás procesando lo que has capturado. Para poder determinar si hacer algo te va a llevar más de dos minutos o no, debes pensar sobre ello, y cuando capturas no piensas… ¡simplemente capturas! Por tanto, las cosas de menos de dos minutos nunca se hacen en el momento de capturar, sino cuando estamos procesando, y sólo si realmente es algo que tiene que hacerse.

18. Creer que la regla de los dos minutos es literal. La tercera idea equivocada más extendida sobre la «regla de los dos minutos» es que hay que sacar el cronómetro para aplicarla. Tan malo es modificar arbitrariamente aspectos de GTD, como ceñirnos religiosamente a una práctica sólo porque lo pone en el libro. Como en muchas de las cosas que propone David Allen en su metodología, detrás de esta regla hay un principio productivo fundamental que la sustenta: si vas a tardar más en organizar un recordatorio sobre algo que tienes que hacer, que hacerlo, mejor hazlo y olvídate de ello para siempre. Es decir, la «regla de los dos minutos» está ahí por una simple cuestión de eficiencia. Si finalmente tardas tres o cuatro minutos, es lo de menos, siempre que hacerlo sea la opción más eficiente frente a tener que gestionarlo de acuerdo al flujo de trabajo de GTD. Nada más ten cuidado no caigas en la trampa del exceso de optimismo, y algo que creías que te iba a llevar dos o tres minutos, al final se termine llevando media mañana.

19. Creer que el secreto para practicar bien GTD está en las aplicaciones. Lo he dicho tantas veces que ya me da vergüenza repetirlo: ningún truco sacado de debajo de la manga, ningún atajo o herramienta va a hacer que seas más productivo. Mejorar tu productividad, como casi cualquier cosa que merezca la pena en esta vida, requiere dedicación, cambiar unos hábitos que ahora no te sirven por otros nuevos que estén alineados con la realidad cambiante —algunos ya la llaman VUCA, por volátil, incierta, compleja y ambigua— que te ha tocado vivir. Es así de sencillo. Si pasa el tiempo y sientes que GTD no funciona, probablemente es que no has entendido bien alguna parte de la metodología, o no la estás poniendo en práctica correctamente. Todos hemos pasado por ahí, así que no te desesperes.

20. Creer que GTD genera más trabajo del necesario. Me doy cuenta cuando alguien no ha entendido la naturaleza de su trabajo y para qué le pagan, cuando le escucho decir eso de que «GTD suena muy bien, pero es mucho trabajo». Si eres trabajador del conocimiento —si tu trabajo depende de un ordenador y te resulta complicado saber de antemano qué ocupará tu atención dentro de dos días, casi seguro lo eres—, debes saber que tu trabajo no es sólo hacer —ser eficiente—, también es pensar y decidir qué hacer —ser eficaz. Ignorar este hecho te hace un mal profesional del conocimiento. El supuesto «trabajo extra» que significa practicar GTD, no es más que esa parte del trabajo que es necesario hacer para poder pensar y decidir bien.

(continuará…)

Foto por Jeff Djevdet vía Flickr

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