#CoreGTD: Las listas de verificación o checklists

Checklist de aviónSorprendentemente —o quizá no debería sorprendernos tanto—, el uso de listas de verificación o checklists es uno de los temas que David Allen decidió tratar más en profundidad en la última revisión de su libro Getting Things Done. Y digo que no debería sorprendernos tanto porque, siendo GTD® una metodología de productividad personal que hace un uso extensivo de listas, parece lógico incluir este tipo especial de listas en la ecuación.

Como hemos visto en anteriores entregas de esta serie, el tercer paso de GTD consiste, entre otras cosas, en crear recordatorios de lo que hemos decidido que hay que hacer para que los asuntos avancen, y en organizar el material de apoyo necesario para llevar a cabo las distintas acciones. Para un número significativo de cosas, identificar la «siguiente acción» física, visible, será más que suficiente para hacer el trabajo. Sin embargo, en algunas ocasiones, puede resultar muy útil hacer uso de listas de verificación.

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Acaba con los «ladrones de tiempo» para siempre

Ladrón sorprendidoSi hay algo en lo que todos podemos estar de acuerdo en relación a la productividad personal es que, en los últimos años, la naturaleza del entorno típico en el que se supone que debemos ser productivos ha cambiado enormemente. Nos movemos en entornos cada vez más VUCA, un término que, aunque a algunos no les gusta mucho, refleja una realidad: cada vez tenemos que lidiar con mayor complejidad, imprevistos y cambios en nuestro día a día, tanto en el ámbito laboral como en el personal.

Afortunadamente, en las últimas décadas hemos avanzado bastante en nuestra comprensión sobre los retos que suponen estos entornos, y cuál es la mejor manera de obtener resultados sin morir en el intento, víctimas del estrés y la frustración. No sólo tenemos trabajos como el de Stephen R. Covey o David Allen, que reflejan los aspectos más prácticos de lo que hemos aprendido con respecto a la productividad personal. Durante la última década también se han producido muchos avances desde el campo de la neurociencia, que ya es capaz de explicar por qué funcionan muchos de los principios expuestos por estos autores.

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GTD: Gestionando lo personal y lo laboral

Tomando notaEl objetivo principal de la metodología de productividad personal Getting Things Done® es ayudarte a mejorar la manera en que gestionas las cosas que continuamente llaman tu atención, y sobre las que quieres hacer algo al respecto. Por ejemplo, cosas que recuerdas que tienes que hacer, ideas que te gustaría desarrollar, información que puede resultarte útil ahora o en el futuro, etc. No prestarle la debida atención a las cosas que llaman tu atención es la mayor fuente de distracciones, y es la razón principal por la que nos cuesta tanto estar a lo que deberíamos estar, en casa y en la oficina.

Prestar la debida atención a algo significa que, tan pronto como eres consciente de ello, lo anotas en algún sitio. Si además de sacarlo de la cabeza tienes desarrollados los hábitos necesarios para transformar sistemáticamente lo que anotas en un sistema de recordatorios que podamos revisar cuando sea necesario, habrás evitado que las cosas se conviertan en distracciones. De esa manera puedes mantener la atención con más facilidad en cualquier cosa que decidas hacer.

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5 categorías básicas para organizar tu trabajo

Cinco coloresDe manera más o menos intuitiva, parece que todo el mundo entiende que es necesario apuntar las cosas si queremos organizarnos mejor. Mantener las cosas en la cabeza no es una buena idea, entre otros motivos porque nuestra memoria a corto plazo, la que utilizamos para trabajar, tiene una capacidad muy limitada. A poco que tengas necesidad de recordar uno cuantos asuntos, trabajar de cabeza implicará necesariamente olvidos y, por ende, estrés y frustración. De ahí la necesidad de construir una «mente extendida» fuera de la cabeza, que te ayude a llevarle la pista a todas esas cosas sin que explote tu cerebro.

Sin embargo, una cosa es apuntar las cosas, y otra muy distinta es apuntarlas de manera eficiente. La mayoría de las personas consigue crear una lista de tareas más o menos fácilmente, aunque casi siempre suele estar incompleta y fragmentada entre libretas, post-its, etc. El resultado es que, a pesar de tener una lista, nunca terminan de sentirse seguros de estar haciendo lo correcto, ya que raramente pueden tener una visión de conjunto de todo el panorama, que les permita elegir la mejor opción de qué hacer en cada momento.